Economizar tempo é um super poder. Quando sabemos como gerenciar nosso tempo, fazemos nosso trabalho mais rápido. Liberamos mais tempo livre. E alcançamos nossos objetivos mais rapidamente.

Todos podem economizar tempo. Tudo que você precisa é das ferramentas certas.

Neste artigo, listei algumas técnicas que devem ajudá-lo a economizar várias horas por semana.

Audite seus dias

Antes mesmo de olhar para as diferentes maneiras de economizar tempo, você deve primeiro saber como o perde . E para isso, nada melhor do que fazer uma auditoria dos nossos dias.

Rescuetime torna possível realizar este tipo de auditoria. Uma vez instalado, o aplicativo nos informa quais sites e aplicativos estão perdendo mais tempo. Você pode usar o ColdTurkey para bloqueá-los e, assim, economizar tempo.

Se descobrirmos que passamos muito tempo no Instagram, por exemplo, podemos bloquear o aplicativo entre 8h e 19h para não nos distrair.

Essa primeira técnica nos ajuda não apenas a saber exatamente como são nossos dias, mas também como otimizá-los.

Elimine distrações para economizar tempo

Um trabalho feito continuamente leva menos tempo e energia do que quando é feito várias vezes .
LEI DE CARLSON

Um telefone tocando, uma mensagem recebida, um novo e-mail, uma notificação… tudo isso são distrações que podem desperdiçar muito tempo diariamente. E muitas vezes essas distrações desencadeiam toda uma reação em cadeia.

Normalmente, estamos trabalhando em nosso computador e somos interrompidos por uma notificação. Nós o consultamos e uma coisa levando a outra nos encontramos perdendo vários minutos fazendo algo completamente diferente.

O que inicialmente era uma simples notificação, nos faz perder 10, 15, 20 minutos sem contar o tempo que leva para voltar a focar no nosso trabalho. Mesmo a menor das distrações pode nos levar a um círculo vicioso e desperdiçar muito tempo.

Para evitar isso, o aplicativo Coldturkey que vimos na parte anterior pode nos ajudar. Mas para realmente eliminar as distrações e economizar tempo, é essencial fortalecer nossa autodisciplina. É através da autodisciplina que se pode concentrar melhor e ignorar as distrações com mais facilidade.

Para fortalecer sua autodisciplina, recomendo que você leia os 2 artigos a seguir:

9 dicas para melhorar sua autodisciplina
10 técnicas comprovadas para focar

Agrupe tarefas semelhantes

Quando passamos de uma tarefa para outra, nosso cérebro precisa de tempo para se adaptar para fazer a transição. De acordo com um estudo da Universidade da Califórnia Irvine, levaríamos cerca de 23 minutos para nos concentrarmos novamente em uma nova tarefa.¹ .

O que acontece quando interrompemos constantemente nossos dias de pequenas tarefas é que perdemos muito tempo.

Ao invés de bloquear 2 horas em nossa agenda para preparar uma apresentação, passamos 10 minutos preparando, depois paramos 5 minutos para responder um e-mail, depois retomamos a preparação de nossa apresentação por 15 minutos e paramos novamente para responder um texto…

Resultado, o que era para levarmos 2 horas, na verdade nos leva um dia inteiro porque éramos constantemente interrompidos por pequenas tarefas.

Para perder menos tempo, é absolutamente necessário agrupar as pequenas tarefas e escolher um momento do dia para cuidar delas. Por exemplo, podemos decidir processar todos os nossos e-mails de uma só vez e não sempre que os recebermos.

Existem várias maneiras de agrupar essas pequenas tarefas. Aqui estão algumas ideias:

Processe e-mails apenas de manhã às 9h e à tarde às 14h.
Organize todas as chamadas entre 14h e 16h.
Reserve 1 hora no fim de semana para planejar sua semana inteira com antecedência
Reserve 2 horas para agendar postagens de mídia social com o Buffer
Salve no Pocket os artigos que nos parecem interessantes para ler todos de uma vez depois.
Dedique um único dia da semana para reuniões
Prepare todas as suas refeições para a semana no fim de semana e mantenha-as no congelador

Limitar a procrastinação

Às vezes, pode levar vários meses ou até anos para adiar as coisas até o dia seguinte.

Antes de criar meu primeiro blog, levei vários meses para começar. Eu teria economizado muito tempo se tivesse feito isso imediatamente, em vez de esperar pelo “momento certo”.

Se você também tende a procrastinar, aqui está uma técnica simples que deve ajudá-lo:

Pegue a coisa que você está procrastinando agora e trabalhe nela por 10 minutos. Permita-se ao final desses 10 minutos parar, se desejar.

Quer escrever um livro? Passe os próximos 10 minutos escrevendo o esboço do seu livro.

Quer começar um blog? Passe os próximos 10 minutos escrevendo 5 ideias de histórias.

Quer iniciar um programa esportivo? Passe os próximos 10 minutos colocando seus sapatos e preparando suas coisas.

Faça isso agora. Não espere.

O que geralmente acontece é que, uma vez que os 10 minutos terminem, você continuará a progredir em sua tarefa. Porque você começará a estar no fluxo . Os 10 minutos lhe dão o impulso para começar e, uma vez que você está focado, é muito fácil continuar.

Para aprender mais técnicas anti-procrastinação, leia 9 maneiras de parar de procrastinar

Delegue para economizar tempo

Ao transferir uma tarefa para outra pessoa, você pode se libertar por vários minutos ou até horas de trabalho.

Delegar também permite que você se beneficie da experiência de outras pessoas. Quando lhe falta o know-how para realizar algo, você tem mais tempo para delegar o trabalho a alguém que o tenha. Não apenas obteremos um trabalho de melhor qualidade, mas também o obteremos mais rapidamente.

Pessoalmente, quando tenho um problema técnico no meu site, não passo o dia procurando uma solução. Delego a tarefa a um desenvolvedor que resolverá o problema muito mais rápido do que eu. Assim, evito perder um dia inteiro.

Existem diferentes maneiras de determinar quais tarefas delegar. Uma delas se baseia na importância/urgência do trabalho a ser feito, bem como na disposição da pessoa a quem o trabalho é delegado. Eu explico como tudo funciona no seguinte artigo:
Uma abordagem brilhante para delegar tarefas de forma eficaz

Combine suas tarefas umas com as outras

Dependendo das tarefas que você deseja realizar, é possível combiná-las para economizar tempo. Aqui estão alguns exemplos :

Ouvindo um podcast enquanto se exercita : Ao combinar essas 2 atividades, fazemos 2 coisas simultaneamente. Nós nos mantemos fisicamente e intelectualmente. Em vez de fazer 30 minutos de esporte e depois ouvir 30 minutos de podcast, passamos 30 minutos fazendo os dois ao mesmo tempo e economizamos meia hora.
Monte um projeto com amigos : Ao combinar Projetos e Amigos , combinamos um hobby criativo com uma atividade social. Há 2 vantagens em combinar essas atividades. Ambos economizamos tempo, mas também nos beneficiamos de uma dinâmica de grupo que não teríamos sozinhos.
Reuniões durante a caminhada: Ao combinar reuniões e caminhadas, nos encontramos fisicamente e discutimos os tópicos que precisam ser abordados no trabalho. Passamos menos tempo sentados sob luz artificial e mais tempo em pé ao sol. As reuniões também são mais eficientes. Porque somos obrigados a fazê-los em pequenos grupos de 3 ou 4. E porque como os fazemos enquanto caminhamos, eles não se arrastam por horas.
Escreva um livro e anime um blog: muitas vezes vejo blogueiros que escrevem artigos para seu blog e que paralelamente trabalham escrevendo um livro. Eles passam horas e horas escrevendo todos os dias e muitos acabam saturando. Para evitar isso, é possível combinar o blog com a escrita de um livro. Tudo o que você precisa fazer é escrever o livro e transformar cada capítulo em uma postagem no blog e fazer algumas alterações, se necessário.

Esta lista de combinações não é exaustiva. Existem infinitas maneiras de combinar nossas atividades umas com as outras. Basta ser um pouco criativo e se perguntar: “ Que atividades eu poderia combinar para economizar tempo?

Canalize pessoas que desperdiçam seu tempo

Todos nós conhecemos aquelas pessoas que sempre precisam de nós. Que nos chama na menor oportunidade. Que nos interrompem no nosso trabalho prometendo-nos que o seu pedido demora apenas 5 minutos quando na realidade demora 45.

Se queremos economizar tempo, devemos aprender a canalizar essas pessoas. Aqui estão algumas dicas que podem ajudar:

Convide-os a marcar uma consulta: Para evitar que outras pessoas nos interrompam constantemente sem aviso, devemos acostumá-los a marcar uma consulta. Para isso, podemos dizer a eles que realmente queremos ter tempo para ajudá-los, mas que para isso eles precisam reservar um horário durante a semana. Quem tiver uma demanda real terá tempo para reservar esta vaga. Outros, muitas vezes, encontrarão soluções por conta própria.
Peça-lhes que façam uma lista: Em vez de deixar que os outros nos interrompam toda vez que tiverem um problema ou pergunta, por que não pedir que os listem em um pedaço de papel? Desta forma, processaremos todos os seus pedidos de uma só vez.
Limite de tempo: De acordo com a lei de Parkinson , quanto mais tempo temos à nossa disposição, mais tendemos a distribuir nosso trabalho ao longo do tempo. Para evitar perder muito tempo, é importante limitar nossos compromissos no tempo. Ou seja, definir um limite de tempo. Isso torna possível processar solicitações de forma eficiente sem se espalhar.
Não trabalhe para os outros: Quando alguém nos pede ajuda, podemos ser tentados a fazer o trabalho para eles porque sabemos como fazê-lo ou porque queremos fazê-lo bem. Só fazendo isso, não estamos fazendo um favor a ninguém. A pessoa que ajudamos não aprende nada. E da próxima vez que ela tiver um problema semelhante, ela virá até nós novamente. Em vez de fazer o trabalho por ela, é melhor aconselhá-la e fornecer-lhe o apoio de que necessita. Graças a nós, ela aumentará suas habilidades e poderá gerenciar na próxima vez que o mesmo assunto surgir. Como diz o ditado: “ Se você der um peixe a um homem, ele comerá por um dia; se você ensiná-lo a pescar, ele sempre comerá ”

Coloque tudo em seu lugar

Quanto tempo perdemos todos os dias procurando nossas chaves? Para pesquisar nossos arquivos para encontrar um documento? Para navegar em nossa caixa de entrada para encontrar um anexo?

São horas e horas perdidas a cada ano.

Para economizar tempo, você tem que ter o hábito de colocar tudo em seu lugar. Colocar nossas chaves sempre no mesmo lugar, armazenar nossos arquivos sempre nas mesmas pastas, salvar nossos anexos em categorias específicas de nossa caixa de correio… esses pequenos gestos diários podem nos poupar horas a longo prazo.

Se você sente que está perdendo muito tempo procurando suas coisas, recomendo que leia os 3 artigos a seguir:

Como podemos nos organizar melhor no dia a dia para sermos mais eficientes?
Método 5S: Como otimizar seu espaço de trabalho?
O sistema definitivo para gerenciar melhor seus e-mails e economizar tempo

Trabalhe remotamente

Perdemos muito tempo no transporte todos os dias. De acordo com um estudo da Dares, os franceses levam em média 50 minutos todos os dias para ir e voltar do trabalho² . Isso representa mais de 16 horas por mês. Em Ile-de-France esta média é de 1S24 todos os dias³ .

Para perder menos tempo, claro que podemos chegar mais perto do trabalho o problema é que muitas vezes essa solução também vem com suas restrições.

Se você mora em Ile-de-France, por exemplo, e trabalha em Paris, mudar para o centro de Paris significa que você perderá m2 ou pagará mais pelo mesmo espaço.

E se você mora em uma cidade menor e mora com sua família, aproximar-se do seu trabalho significa que às vezes você terá que se afastar do local de trabalho do seu cônjuge ou até mesmo da escola dos seus filhos.

Aproximar-se do trabalho, portanto, não é tão simples assim. Se você tem a oportunidade de fazer, você tem que fazer, mas se não for possível, você tem que encontrar alternativas.

Trabalhar remotamente é uma delas.

Quem nunca sonhou em trabalhar em casa? Para evitar engarrafamentos e problemas de transporte de manhã e à noite?

Muitas tarefas agora podem ser feitas remotamente, desde que você tenha um computador e uma conexão com a Internet. A vantagem é que o trabalho remoto é cada vez mais aceito pelas empresas, o que não acontecia há alguns anos.

Por isso, hoje temos uma oportunidade inédita de trabalhar remotamente e assim evitar horas de estresse e cansaço no transporte.

Se você deseja trabalhar remotamente, mas tem medo de pedir à sua empresa que o faça, recomendo este excelente artigo da New Workers: How to Convence a Company to Work Remotely 4 Days Out of 5?

Automatize suas tarefas

Muitas tarefas repetitivas podem ser automatizadas. Posts em redes sociais, faturas, senhas que você redigita o tempo todo… são ações que você pode transferir facilmente para um programa para não precisar mais lidar com elas.

Aqui estão alguns exemplos de automação que podem economizar tempo diariamente:

Responda automaticamente aos seus e-mails : Para automatizar seus e-mails, tudo o que você precisa fazer é criar pastas em nossa caixa de entrada de e-mail e definir certas regras. Por exemplo podemos definir a regra segundo a qual todos os emails que recebemos e que incluem a expressão “ quais são as suas disponibilidades? ” acionam uma resposta automática na qual enviamos um link para nosso calendário.
Limpe seu computador automaticamente com Hazel : Gastamos muito tempo salvando nossos arquivos em determinadas pastas, renomeando-os, excluindo-os, compactando-os, alterando seu formato, transferindo-os para Dropbox, Google Drive … Em vez de fazer tudo isso manualmente, pode-se automatizar criando regras no Hazel .
Automatize certas tarefas com o IFTTT: O IFTTT é um aplicativo que permite que os aplicativos se comuniquem entre si para economizar tempo. Por exemplo, podemos salvar automaticamente os anexos recebidos por e-mail em nosso Google Drive. Há uma infinidade de regras que se pode criar. Aqui está uma lista de idéias .
Use o Zapier para automatizar tarefas complexas : Zapier é uma ferramenta de automação muito poderosa. Funciona da mesma forma que o IFTTT, pois permite que os aplicativos sejam conectados entre si. A diferença é que vai ainda mais longe. Com o Zapier você pode conectar um número maior de aplicativos. As integrações também estão mais avançadas. Outro dia, por exemplo, eu queria transferir automaticamente certas informações que recebi por e-mail para uma planilha do Google. Consegui fazer isso com o Zapier. Criei uma regra que me permitia extrair automaticamente dados específicos dos meus e-mails para adicioná-los a uma Planilha Google. Essa automação simples me economizou 2 horas por semana.
Wildfire : Wildfire é outra maneira de automatizar nossas tarefas em nosso navegador. Graças a esta extensão disponível no Chrome e Firefox, você pode gravar as ações que realiza na web e reproduzi-las automaticamente. A extensão registra cliques, alterações de guias, dados de páginas visitadas e muito mais.
1password : Como o próprio nome sugere, 1password permite o acesso a todas as nossas senhas com uma única senha e tudo de forma totalmente segura. Não há necessidade de perder tempo procurando senhas perdidas ou redigitando-as o tempo todo. Basta mantê-los em 1password.

Há muitas maneiras de automatizar nossas tarefas. As poucas aplicações que lhe dei permitirão que você faça isso.

Assista a vídeos e ouça podcasts na velocidade x2

Eu assisto muitos vídeos na internet e ouço muitos podcasts. Também listei aqui os canais do Youtube e Podcasts que recomendo.

Só que com a agenda lotada, nem sempre tenho tempo de conferir todo esse conteúdo. Então, adquiri o hábito de ouvir podcasts e assistir a vídeos em velocidade de reprodução x2.

Isso tem 2 vantagens. A primeira é que demoro metade do tempo para consumir o mesmo conteúdo. Em vez de gastar 30 minutos assistindo a um vídeo, por exemplo, demoro apenas 15 minutos.

A 2ª vantagem é que ao adquirir o hábito de ler e assistir esses conteúdos com o dobro da velocidade, treino meu cérebro para registrar informações mais rapidamente. O que significa que quando converso com alguém em um ritmo normal, entendo as informações mais rapidamente.

À primeira velocidade a leitura pode parecer um pouco estranha, mas com o tempo você se acostuma e economiza tempo.

Aprenda atalhos de teclado

Algo tão simples quanto aprender atalhos de teclado pode nos poupar muito tempo a longo prazo. Se você fizer certas ações 3 vezes mais rápido, levará 3 vezes menos tempo, é tão simples quanto isso.

Para fazer certas ações mais rapidamente em seu computador, listei no artigo a seguir muitos atalhos que devem ajudá-lo: 40 atalhos de teclado que facilitarão sua vida

Conclusão

Acabamos de ver 12 maneiras de economizar tempo. Ainda há muitos mais. Em vez de escrever em nosso computador, por exemplo, podemos ditar. Em vez de nos limparmos, podemos pagar alguém para fazer isso e, assim, economizar várias horas por semana.

Em suma, existem muitas outras maneiras de economizar tempo.

Ao já aplicar as poucas dicas que você leu neste artigo, você já deve conseguir perder muito menos tempo e ser eficiente.

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Notas:

12 maneiras de economizar tempo