“ Por que complicar quando você pode simplificar? »
Durante um dia de trabalho, enfrentamos uma infinidade de pequenas dificuldades. Entre arquivos perdidos, anexos que não encontramos, senhas esquecidas, tarefas repetitivas, o pingue-pongue de e-mails para encontrar um horário para compromissos… perdemos muito tempo e energia à toa.
Essas pequenas coisas não bloqueiam, mas complicam nossa vida. Felizmente existem soluções.
Neste artigo veremos as diferentes abordagens técnicas e ferramentas para simplificar a vida no trabalho.
Organize-se com antecedência
Pode parecer óbvio, mas organizar nossos dias de trabalho com antecedência simplifica enormemente nossas vidas.
Não há nada pior do que chegar ao escritório de manhã e não ter ideia das tarefas em mãos. Quando você não planeja com antecedência, passa os primeiros minutos da manhã decidindo o que fazer. Em outras palavras, você se cansa antes mesmo de começar a trabalhar.
É muito mais fácil chegar ao trabalho e conhecer com precisão as diferentes tarefas que nos esperam e como estão interligadas. Então não precisamos pensar. Nós apenas temos que executar tolamente o plano que estabelecemos para nós mesmos.
Pessoalmente considero que cada dia começa no dia anterior. No final da tarde, portanto, sempre preparo meu dia para o dia seguinte. Se eu ficar para trás em algumas tarefas, eu as adiciono à minha lista de tarefas no dia seguinte. E se eu consegui, eu vejo quais tarefas posso adicionar a isso.
Também defino quais são minhas prioridades de acordo com meus objetivos. Assim, quando chego ao trabalho, sei exatamente o que tenho que fazer e não perco meu tempo e energia.
Leia também: Como se organizar: os melhores métodos de organização
diga não mais vezes
Se tem uma coisa que pode facilitar nossa vida é saber dizer não. Quando dizemos sim o tempo todo, acabamos nos comprometendo com muitas coisas. Concordamos em ajudar sempre que nos for solicitado. Embarcamos em projetos com os quais estamos moderadamente empolgados. Participamos de reuniões que poderíamos ter feito sem…
Como resultado, sobrecarregamos nossa agenda com tarefas e eventos e se organizar é uma verdadeira dor de cabeça.
Quando aprendemos a dizer não, temos melhor controle sobre nossa carga de trabalho . Comprometemo-nos com menos coisas e a organização torna-se mais fácil.
Leia também: A arte de saber dizer não
Mantenha o foco
A falta de concentração não apenas nos torna menos eficientes, mas também complica nosso trabalho.
Quando não estamos 100% focados em nossas tarefas, cometemos mais erros por descuido. Escrevemos um e-mail e esquecemos o anexo. Codificamos um programa e cometemos erros em várias linhas. Enviamos uma carta e cometemos um erro no endereço postal…
O problema com esses erros é que eles criam uma carga de trabalho adicional porque gastamos mais tempo corrigindo-os.
Para limitar esse tipo de erro e facilitar nosso dia a dia, devemos aprender a nos concentrar melhor.
Para isso, recomendo os 3 artigos a seguir:
- Deep Work: Como se concentrar em um mundo distraído
- Método Pomodoro: Como melhorar sua gestão do tempo?
- Como aproveitar seu ritmo ultradiano para máxima produtividade
Você aprenderá diferentes métodos para manter sua atenção no trabalho.
Delegar tarefas
Delegar tarefas é uma ótima maneira de simplificar sua vida rapidamente.
Quando você transfere uma tarefa para alguém, você tira um peso dos seus ombros. Não precisamos mais nos preocupar em como vamos realizar a tarefa, pois é outra pessoa que cuida dela.
Também nos permite ter alguém para fazer o trabalho que sabe melhor do que nós ou que se divertirá mais fazendo o trabalho.
Quando enfrento um problema técnico no meu site ou no site de clientes por exemplo, sempre delego a tarefa para pessoas da minha equipe. Eu odeio colocar minhas mãos no código. Leva meu tempo e não tenho prazer em fazê-lo. Então eu prefiro delegar e isso facilita a minha vida.
Para ir mais longe sobre como delegar:
- Matriz de Eisenhower: Como gerenciar melhor suas prioridades
- Uma abordagem brilhante para delegar tarefas de forma eficaz
Otimize seu espaço de trabalho
Ter um espaço de trabalho limpo e arrumado facilita o nosso trabalho. Isso nos poupa os inconvenientes do tipo:
- Encontre uma pasta sob uma pilha de folhas
- Vasculhe nosso porta-lápis para encontrar a caneta que funciona
- Procure o nosso cabo de carregamento do computador por vários minutos
- Levantar-se a cada vez para tomar um copo de água ou um lanche.
Tudo é organizado e de fácil acesso.
Para saber como organizar efetivamente seu espaço de trabalho, recomendo o seguinte artigo:
Método 5S: Como otimizar seu espaço de trabalho?
Armazene seu computador
Arrumar nosso espaço de trabalho virtual é tão importante quanto arrumar nosso espaço de trabalho físico.
Com o tempo acumulamos muitas pastas, arquivos, PDFs, imagens… em nosso computador. E pode ser difícil encontrar o caminho de volta. Não sabemos mais qual pasta contém o quê? O que deve ser mantido? O que deve ser descartado?
Para encontrar o caminho com facilidade, é claro que você pode limpar regularmente, mas há melhor. Podemos automatizar completamente este trabalho.
Com aplicativos como Automator , Windows Task Scheduler ou Noodlesoft , é possível gerenciar automaticamente todos os nossos arquivos.
Graças aos fluxos de trabalho, podemos criar, excluir, copiar, transferir, compactar, converter todas as nossas pastas e arquivos.
No meu Mac eu uso o Noodlesoft. Criei a regra de que qualquer arquivo que eu salvar na minha área de trabalho que contenha a palavra-chave “fatura” é renomeado automaticamente e movido para uma pasta no meu computador. Também copio o arquivo automaticamente para meu Google Drive.
Mantenho um escritório limpo e sei exatamente onde encontrar minhas faturas. Isso torna meu trabalho muito mais fácil e me poupa muito tempo.
E-mails do organizador
Em média, recebemos cerca de 100 e-mails por dia. Entre as notificações, as newsletters, os e-mails de compromissos, os e-mails dos colegas, os dos clientes… não é fácil orientar-se.
Para facilitar o tratamento de e-mails, existe um sistema intuitivo que facilita o gerenciamento de nossos e-mails. Falo sobre isso em detalhes neste artigo:
O sistema definitivo para gerenciar melhor seus e-mails e economizar tempo
Depois de conhecer esse sistema, fica muito mais fácil gerenciar seus e-mails.
Automatize seu trabalho
Uma boa maneira de evitar ter que se preocupar com tarefas repetitivas é automatizá-las.
Para automatizar nossas tarefas, existem 2 ferramentas muito úteis que são Zapier ou IFTTT . Essas ferramentas conectam nossos aplicativos entre si para realizar determinadas tarefas para nós e, assim, facilitar nosso trabalho.
Para entender melhor como esses aplicativos funcionam, veja alguns casos concretos:
Exemplo 1: Tomamos notas em uma reunião no Evernote e queremos enviá-las automaticamente para as pessoas envolvidas quando a reunião terminar → conectamos o Evernote com o Gmail e as notas serão automaticamente transferidas para as pessoas alvo.
Exemplo 2: Somos freelancers e queremos medir o tempo gasto em cada missão → conectamos o Toggl com o Google Sheet. O Toggl rastreará o tempo gasto na missão, o Google Sheet manterá o histórico.
Exemplo 3: Queremos salvar automaticamente os anexos que recebemos por e-mail, como faturas ou apresentações → Conectamos o Gmail ao Google Drive ou Dropbox e todos os nossos anexos serão salvos automaticamente.
Exemplo 4: Recebemos contratos regularmente e queremos imprimi-los automaticamente → Conectamos o Gmail ao Google Cloud Print e definimos a regra segundo a qual qualquer email que contenha a palavra-chave contrato e que inclua um anexo é automaticamente transferido para o Google Cloud Print .
Existem infinitas outras possibilidades de automação. Basta ver quais tarefas você faz repetidamente e encontrar uma maneira de automatizá-las via Zapier ou IFTTT.
Use uma ferramenta de expansão de texto
Quantas vezes escrevemos as mesmas coisas repetidamente?
Seja para se apresentar em um e-mail, para responder perguntas recorrentes, para apresentar um relatório mensal…
Digitamos e redigitamos as mesmas coisas repetidamente. Para facilitar a vida, existem ferramentas de expansão de texto. Uma ferramenta de expansão de texto é um aplicativo que permite em uma ou duas palavras-chave escrever textos inteiros.
Usamos todos os dias sem saber. Quando escrevemos bjr por mensagem em nosso smartphone, por exemplo, o autocorretor automaticamente o transforma em hello para que não tenhamos que escrever a palavra inteira. Isso é expansão de texto. E é totalmente configurável.
Não preciso digitar e redigitar o mesmo e-mail o tempo todo.
A ferramenta de expansão de texto não funciona apenas com e-mails. Funciona em qualquer lugar onde você possa escrever texto: Word, Excel, Powerpoint, Evernote, Intercom, Slack, Messenger…
Para configurar esses atalhos, existem diferentes ferramentas de expansão de texto. Aqui estão os 3 melhores na minha opinião: aText (Windows/Mac), TextExpander (Mac), Phrase Express (Windows).
Trabalhe na nuvem
Salvar tudo diretamente no disco rígido não é necessariamente uma boa ideia. Porque o que acontece quando nosso computador tem um problema? Ou se excepcionalmente não pudermos ir trabalhar por um motivo ou outro?
Nos encontramos incapazes de trabalhar porque todas as nossas pastas e arquivos estão inacessíveis. É por isso que sempre recomendo trabalhar na nuvem.
Pessoalmente, eu não mantenho nada no meu computador. Escrevo meus rascunhos de artigos no Google Doc, minhas planilhas estão no Google Sheet, minhas notas no Evernote e Notion , meu gerenciador de tarefas também está online e todas as minhas pastas e arquivos estão no Google Drive e Dropbox.
Assim posso trabalhar a partir de qualquer lugar do mundo, em qualquer meio (computador, smartphone, tablet) só preciso de uma ligação à Internet. Simplifica muito as coisas.
Usar o Calendly
Fixar um intervalo de tempo para um compromisso é muitas vezes tedioso. Trocamos 2, 3, 4 e-mails para encontrar um horário que agrade a todos.
Para evitar essas viagens de ida e volta desnecessárias, você deve usar o Calendly . Uma vez criada a nossa conta, indicamos os horários em que estamos disponíveis. As pessoas com quem você deseja marcar um encontro só precisam selecionar o slot que mais lhes convier. Em seguida, somos notificados e o compromisso é adicionado ao nosso calendário.
Não há mais ping pong de e-mail para encontrar um intervalo de tempo, o Calendly facilita o processo.
Salvar senhas automaticamente
Quanto tempo perdemos todos os dias acessando nossos aplicativos ou procurando nossas senhas?
Todos conhecemos a frustração quando queremos nos conectar a um serviço e esquecemos a senha. Devemos fazer “senhas esquecidas”, indicar o e-mail com o qual criamos uma conta (quando nos lembramos), acessar nossos e-mails, clicar no link contido no e-mail recebido, redefinir uma senha…
Para evitar perder tempo com isso, existem diferentes serviços como 1Password , Dashlane , Lastpass . Esses gerenciadores nos permitem salvar todas as nossas senhas em um aplicativo ultra-seguro.
Uma vez configurado o aplicativo, basta lembrar uma única senha, a do nosso gerente, para encontrar todas as outras. Também podemos nos conectar automaticamente a todos os nossos serviços sem precisar digitar um e-mail ou mesmo uma senha. É uma economia de tempo real.
Conclusão
Todas as técnicas, abordagens e ferramentas que acabamos de ver simplificam muito nosso trabalho diário. Use-os e você descobrirá rapidamente que seus dias serão mais fluidos.