4 maneiras eficazes de melhorar sua gestão do tempo

Neste artigo você vai descobrir os melhores métodos para gerenciar melhor o seu tempo.

Você sente que nunca tem tempo suficiente? Ser sobrecarregado? De ter muitas coisas para fazer e muito pouco tempo para realizá-las?

Se sim, você provavelmente está administrando mal o seu tempo.

Felizmente , a gestão do tempo não é apenas uma habilidade aprendida, mas também é incrivelmente benéfica.

Saber gerir o seu tempo é saber gerir o seu recurso mais precioso.

Como Harvey MacKay diz:

“ O tempo é grátis, mas não tem preço. Você não pode possuí-lo, mas você pode usá-lo. Você não pode mantê-lo, mas você pode gastá-lo. Uma vez perdido, você nunca pode recuperá-lo. 

Saber administrar seu tempo também significa ser capaz de realizar mais em menos tempo. Vários estudos 1 mostram que as pessoas que sabem administrar o tempo geralmente têm melhor desempenho do que as outras, progridem mais rapidamente em seus projetos e têm renda média mais alta.

Gerenciar seu tempo de forma eficaz também permite que você libere mais horas em sua agenda para treinar, aprender, praticar esportes ou meditar.

Quando optamos por usar esse tempo para trabalhar em nós mesmos, os benefícios são multiplicados.

Ao passar mais tempo desenvolvendo nosso conhecimento, nossa condição física e nossa espiritualidade, somos ainda mais eficazes no trabalho e, portanto, mais felizes e realizados.

O que me leva ao benefício final de uma boa gestão do tempo:

Quando administramos melhor nosso tempo, gerenciamos melhor nosso estresse.

2 estudos publicados no Journal of Educational Psychology e no Journal of Work, Health and Organization mostram que existe uma correlação direta entre gerenciar nosso tempo e reduzir nosso estresse. Os sujeitos que participaram desses estudos consideraram que administrar bem o tempo os tornava mais felizes e satisfeitos.2 .

Como você deve ter entendido, uma boa gestão do nosso tempo oferece benefícios em muitos níveis.

organização
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Então, como exatamente você gerencia melhor seu tempo? Quais técnicas realmente funcionam?

Isto é o que vamos ver agora com os 4 pontos seguintes.

Defina suas prioridades

Quando nos falta tempo, muitas vezes é porque não temos prioridades.

Quando não definimos nossas prioridades, tratamos todas as nossas tarefas da mesma forma. Sejam tarefas importantes, secundárias, inúteis, opcionais, mal definidas… colocamos todos os ovos na mesma cesta.

Consideramos que um dia produtivo é um dia durante o qual conseguimos riscar o máximo de tarefas possíveis na nossa lista de tarefas.

Mas é isso que significa ser produtivo?

Cumprir um grande volume de tarefas é satisfatório, com certeza, mas elas ainda precisam nos fazer progredir em nossos objetivos.

Nem todas as tarefas  são necessariamente boas de se fazer.

Alguns realmente valem nosso tempo e atenção porque nos aproximam de nossos objetivos, enquanto outros são puramente distrações que drenam nosso tempo.

Para gerir melhor o nosso tempo , devemos, portanto, articular claramente as nossas prioridades para saber quais as tarefas que merecem o nosso tempo e quais são as que nos fazem desperdiçá-lo. Basta então eliminar todos aqueles que nos fazem perder alguns para ganhar mais tempo.

Estabeleça prazos que você certamente cumprirá

Em 1955, Cyril Northcote Parkinson, historiador e autor inglês, publicou um artigo na revista The Economist sobre a administração inglesa e suas ineficiências.

planejamento
planejamento

Neste artigo ele compartilha suas observações. Ele explica em particular que os funcionários públicos ingleses perdem muito tempo fazendo seu trabalho porque tendem a espalhar muito suas tarefas ao longo do tempo.

Ele então extrai uma lei dessa observação que ele chama de lei de Parkinson .

Esta lei dispõe que:

“[todo] o trabalho se espalha de modo a ocupar o tempo disponível para sua conclusão” 

Em outras palavras, quanto mais tempo você se permitir para concluir um determinado trabalho, mais tempo esse trabalho levará.

Então, se nos dermos uma semana para realizar uma tarefa que pode ser feita em 1 dia, por exemplo, na verdade levaremos uma semana para realizá-la e não um dia.

Resumindo: quanto mais tempo nos permitimos, mais desperdiçamos.

Para contrariar este fenómeno e poupar tempo, temos de definir prazos “inteligentes”. Ou seja, as datas que definimos devem estar suficientemente próximas no tempo para que nos pareçam urgentes e reais.

Se você não entender o porquê, pense em seus dias de escola.

Naquela época, muitas vezes você recebia a lição de casa com bastante antecedência. E, no entanto, você fez isso no último momento para trabalhar nisso. Por quê ? Porque no começo você achava que tinha tempo. Então, com o passar dos dias, o prazo se aproximava e se tornava cada vez mais real. Até que fosse tão real, você não tinha escolha a não ser começar a trabalhar.

Para não perder tempo e espalhar nosso trabalho por longos períodos, devemos, portanto, definir prazos próximos o suficiente para criar um senso de urgência. Desta forma nos forçamos a trabalhar e otimizar nosso tempo.

E se nosso prazo for definido em um futuro distante, devemos aproximá-lo determinando todas as etapas intermediárias que devemos percorrer para atingir nosso objetivo. Devemos então definir um prazo para cada um deles. Este exercício ajuda a tornar o prazo final mais real e mais próximo.

tempo
tempo

Delegar quando necessário

Você pode conseguir tudo o que quiser na vida, mas primeiro perceba que não pode fazer tudo sozinho –

Delegar é uma das melhores maneiras de economizar tempo instantaneamente e aumentar nossa produtividade. Ao transferir parte do nosso trabalho para outras pessoas, automaticamente liberamos mais tempo.

No entanto, nem todas as nossas tarefas merecem ser delegadas…

Então, quais você pode delegar exatamente?

Aqui está uma lista não exaustiva:

Trabalho que não é importante: Algumas de nossas tarefas nos fazem pouco ou nenhum progresso em nossos objetivos. Reservar uma passagem de avião, enviar uma fatura, fazer uma transcrição, traduzir um texto, por exemplo, são coisas que devem ser feitas, mas que nos trazem pouco ou nenhum valor. Essas tarefas devem, portanto, ser delegadas.

Trabalho de detalhe: Criar um visual para um artigo, editar um vídeo, criar um site, repintar uma sala… são trabalhos de detalhe. Geralmente, são trabalhos criativos e meticulosos que levam muito tempo para serem concluídos e devem ser delegados o mais rápido possível. A menos, é claro, que esses trabalhos sejam parte integrante de nossa profissão (se você é ilustrador, editor, codificador, pintor etc.)

O trabalho que você faz mal: Quando um trabalho pode ser feito melhor por outra pessoa e em menos tempo, é sinal de que você deve delegar. Devemos reconhecer nossas fraquezas e concordar em transferir algumas de nossas tarefas se quisermos economizar tempo.

Trabalho que não gostamos: Seja para preencher um arquivo Excel, limpar, corrigir um bug  prejudicar nosso trabalho. Portanto, é preferível delegar essas tarefas para economizar tempo e evitar erros.

Ao adquirir o hábito de delegar as tarefas certas, podemos economizar rapidamente várias horas de trabalho por semana enquanto avançamos mais rápido em nossos projetos.

diga não mais vezes

Uma das melhores maneiras de gerenciar melhor seu tempo é dizer não com mais frequência.

Saber dizer não nos permite não nos envolver em projetos acessórios. Isso nos liberta de tarefas que tomam nosso tempo e reduz consideravelmente a probabilidade de nos dispersarmos.

Não devemos, portanto, hesitar em dizer não às pessoas que nos solicitam, não às distrações, não às reuniões…

Dizer não protege nosso tempo. É isso que nos mantém alinhados com nossas prioridades e objetivos.

Se você percebe que dizer não é importante, mas acha difícil dizê-lo, recomendo a leitura do meu artigo sobre a arte de dizer não . Você encontrará todos os conselhos para poder dizer não mais facilmente e, assim, economizar tempo.

ampulheta
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Para concluir, a gestão do nosso tempo é fundamental para ser eficaz. Se queremos avançar em nossos projetos e acelerar a execução de nossas tarefas, devemos saber aproveitar ao máximo cada segundo.

Ao aplicar as dicas que aprendeu hoje, você poderá economizar tempo e aumentar sua produtividade.

Para ir mais longe, não hesite em aderir ao programa de 7 dias para ser mais produtivo. Você receberá um vídeo todos os dias durante uma semana para ser mais eficiente.

Gostou deste artigo ? Acesse mais conteúdo de gerenciamento de tempo

Notas:

  1. A MARA University of Technology na Malásia e o Australian Journal of Business and Management mostraram em estudos que o gerenciamento do tempo afeta o desempenho dos funcionários, bem como o desempenho dos alunos.
  2. Prevenir a tensão de curto prazo por meio do gerenciamento de tempo 
  3. Lei de Parkinson 

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