Você já planejou algo e percebeu depois que estava completamente errado?
Você estabeleceu um cronograma e nada saiu como planejado. Seu projeto levou mais tempo do que você pensava. Você enfrentou problemas que não previu. Outras tarefas, reuniões e compromissos foram adicionados à sua agenda e fizeram com que você ficasse atrasado. Como resultado, você não foi capaz de realizar o que havia planejado.
Esse problema comum é explicado pelo que é chamado de erro de planejamento ou falácia de planejamento em inglês. Esse viés cognitivo foi destacado por Daniel Kahneman e Amos Tversky em 1979 e é definido por:
a tendência de subestimar o tempo necessário para concluir uma tarefa futura, em parte devido à confiança em cenários de desempenho excessivamente otimistas.
Essa estimativa ruim dificulta o planejamento e o gerenciamento do tempo . Também impede que você gerencie seus projetos de forma eficaz.
Então, como você supera o erro de planejamento?
É isso que veremos juntos neste artigo.
As 5 principais causas do erro de planejamento
Se você tende a subestimar quanto tempo suas tarefas e projetos levarão, é por um ou mais dos seguintes motivos.
O viés do otimismo
O viés de otimismo é uma das causas mais comuns de erro de planejamento. Quando você está sob a influência desse viés, você faz estimativas excessivamente otimistas e superestima suas habilidades. Você considera a informação negativa, mas dá a ela menos peso em comparação com a informação positiva, o que o leva a fazer projeções irreais.
O viés de ancoragem
Quando você confia demais em informações passadas para tomar decisões e as informações estão erradas, é mais provável que você cometa erros de planejamento porque está “ancorando” seu raciocínio. Vamos dar um exemplo para ver como é.
Digamos que você esteja planejando um grande projeto e defina um prazo irreal de 1 mês. Você começa a trabalhar neste projeto e depois de alguns dias percebe que nunca conseguirá concluir seu projeto a tempo. Então você decide alterar seu prazo e se dá mais 3 dias para cumpri-lo. Só que mesmo com esses poucos dias extras, seu prazo ainda é irreal.
Este é um caso típico de viés de ancoragem. Aqui seu prazo inicial de 1 mês faz o papel de âncora e todo o seu pensamento gira em torno dele. Você se sente compelido a raciocinar a partir disso, mesmo que seja irreal. E é por isso que você comete erros de planejamento.
O pensamento ilusório
O pensamento ilusório (ou wishful thinking) refere-se à formação de opiniões, decisões e estratégias baseadas na motivação e nos desejos, em vez do que é realista e racional.
Para dar um exemplo concreto, há alguns anos criei um blog e meu objetivo era gerar € 10.000/mês em 3 meses. Minha única “estratégia” para conseguir isso foi criar um produto e vendê-lo por US$ 200. Na época, eu não tinha perspectivas e nenhum conhecimento de marketing. Eu só esperava que, depois de criar meu produto, as pessoas o descobrissem milagrosamente e o comprassem. Como ? Eu não fazia ideia. Não consegui explicar como isso seria possível. Mas era isso que eu queria.
Aqui eu estava totalmente sob a influência do pensamento delirante. Meu plano não era nada realista e meu pensamento era guiado apenas pelo meu desejo de alcançar meu objetivo.
pressão social
A pressão social também pode fazer com que você planeje mal. Quando você é pressionado por seu gerente de linha, clientes ou acionistas para concluir um projeto rapidamente, você se sente compelido a definir prazos irreais para atender às expectativas deles, o que novamente leva a erros de planejamento.
Lego
Finalmente, a última razão pela qual você pode cometer erros de planejamento é por causa do seu ego. Nesse cenário, você estabelece prazos impossíveis para impressionar os outros. Essa causa é menos comum, mas muito real para algumas pessoas.
Agora que você conhece as 5 principais causas do erro de planejamento, como superá-lo?
Como superar o erro de planejamento?
A implementação das intenções
A implementação de intenções é uma ótima maneira de se manter realista ao planejar, conforme evidenciado por um estudo realizado na Grã-Bretanha.
Em 2001, pesquisadores ingleses realizaram um experimento de 2 semanas com 248 pessoas. O objetivo era ajudá-los a desenvolver o hábito de se exercitar regularmente. Os participantes foram divididos em 3 grupos.
O primeiro grupo (grupo controle) teve que anotar quando havia feito uma atividade física.
O segundo grupo (o grupo motivacional) teve que fazer o mesmo que o primeiro e ler mais sobre os benefícios do esporte.
Por fim, o 3º e último grupo teve as mesmas instruções do segundo grupo e teve que formular um plano especificando onde e quando praticariam esportes, completando a seguinte frase: “Na próxima semana, farei pelo menos 20 minutos de exercícios intensos em [ DAY] às [TIME] às [LOCATION].”
Aqui estão os resultados do estudo: 35 e 38% dos membros do primeiro e segundo grupo se exercitaram na semana seguinte e 91% dos membros do 3º grupo se exercitaram pelo menos uma vez. É 2 vezes mais do que os outros 2 grupos!
Esses resultados demonstram o poder de implementação de intenções. Quando você define precisamente quando concluirá suas tarefas, você não apenas procrastina menos, mas também planeja melhor porque é forçado a pensar em quanto tempo suas tarefas levarão e em sua viabilidade.
Para evitar erros de planejamento, defina intervalos de tempo específicos em seu calendário durante os quais você realizará suas tarefas.
Tempo seu tempo
O que não pode ser medido não pode ser melhorado .
WILLIAM EDWARDS DEMING
Para evitar erros de planejamento, você deve aprender a estimar melhor o tempo que suas tarefas levarão. E para isso que melhor do que cronometrar eles?
Ao cronometrar suas tarefas, você terá uma ideia precisa de quanto tempo elas levam. Você saberá, por exemplo, que em média você leva 1 hora para processar seus e-mails, que escrever um artigo leva 2 horas e que preparar suas reuniões leva 30 minutos. Com esses dados em mente, você pode planejar melhor seu trabalho e limitar os erros de planejamento.
Para cronometrar suas tarefas, recomendo usar o aplicativo Toggl ou Timing . Toggl é uma ferramenta de rastreamento de tempo ativa no sentido de que você clica em um botão para iniciar e parar o cronômetro. O aplicativo também fornece um relato preciso de quanto tempo suas tarefas e projetos levaram.
O tempo fornece as mesmas informações, mas funciona de maneira diferente, pois é uma ferramenta passiva. Ele é executado em segundo plano e mede todas as suas atividades sem que você precise fazer nada.
Seja qual for a ferramenta que você usa, o mais importante é adquirir o hábito de medir o que você está fazendo para planejar melhor depois.
Divida seus grandes projetos em várias etapas
Quando você inicia um novo projeto, pode ficar tentado a apressar as coisas e definir imediatamente um prazo aproximado com base apenas em sua intuição. Por exemplo, você dirá para si mesmo: “ Em 2 semanas criarei meu site ” Somente definindo um prazo com o dedo molhado, você estará errado quase todas as vezes porque não se baseará em nada concreto.
Em vez de se apressar e definir um prazo imediatamente, comece identificando os diferentes estágios intermediários do seu projeto e, em seguida, determine seus respectivos prazos. Você poderia dizer por exemplo:
- Encontre um nome para o meu site – 10 de janeiro
- Registre meu nome de domínio e escolha um host – 10 de janeiro
- Criar meu site no WordPress – 14 de janeiro
- Definir e criar páginas mestras – 21 de janeiro
- Publicar 5 artigos – 4 de fevereiro
Ao definir essas diferentes etapas, você saberá que o prazo final para a realização do seu site será 4 de fevereiro. Esta data será baseada nas etapas concretas que você identificou.
Sempre forneça um “buffer”
Em produtividade , a lei de Hofstadter diz o seguinte:
Sempre leva mais tempo do que o esperado, mesmo levando em consideração a Lei de Hofstadter.
Essa lei nos lembra de sempre pensar grande ao planejar. Se você estima que uma tarefa levará 1h, bloqueie 1h30 em sua agenda. Ao adicionar esses 30 minutos de buffer, você pode antecipar melhor os potenciais imprevistos e manter as coisas sob controle.
Pessoalmente, quando planejo minha semana, sempre deixo mais tempo para fazer meu trabalho e também deixo 2 horas livres no final do dia. Se as coisas não saírem conforme o planejado, uso as 2 horas para solucionar problemas e lidar com atrasos. E se tudo correr bem, aproveito para adiantar o dia seguinte.
Ao evitar o overbooking de seus dias e ao planejar esses buffers, você limitará os erros de planejamento.
Conclusão
O erro de planejamento é um problema comum que pode ser explicado por 5 causas principais: viés de otimismo, viés de ancoragem, pensamento delirante, pressão social e ego.
Para superar esse problema, você pode fazer isso de várias maneiras:
- Implemente suas intenções definindo precisamente onde e quando você realizará suas tarefas para permanecer realista
- Tempo seu tempo com Toggl/Timing para obter uma melhor estimativa de quanto tempo suas tarefas e projetos levarão
- Divida seus principais projetos em várias etapas, cada uma com seu respectivo prazo
- Sempre planeje mais tempo para antecipar potenciais imprevistos