40 técnicas para ser mais produtivo

Como ser mais produtivo?

Esta é a pergunta que todos nós já nos fizemos pelo menos uma vez.

E por bons motivos…

Por trás da noção de produtividade esconde-se uma promessa. A promessa de que é possível atingir nossos objetivos mais rápido, realizar mais, usar melhor nosso tempo, ser organizado e ter controle.

Para muitos, ser mais produtivo significa fazer mais. Conclua mais tarefas. Acorrenta as horas. Acordar mais cedo e dormir mais tarde…

Esta abordagem pode funcionar a curto prazo e produzir resultados. No entanto, a longo prazo, é uma receita certa para exaustão e esgotamento.

Porque a produtividade não é um sprint, mas uma maratona.

Ser mais produtivo não significa mover-se a todo vapor em um monte de coisas, mas sim mover-se consistentemente em um punhado de coisas que realmente fazem a diferença.

Neste artigo, veremos como identificar as tarefas que fazem a diferença e quais são as técnicas, dicas e hábitos a serem seguidos para ser mais produtivo no dia a dia.

Nota: Este artigo é relativamente denso (contar cerca de 30 min de leitura). Por isso, compilei todas as dicas a serem lembradas em um eBook que você pode baixar clicando no link a seguir: 40 técnicas para ser mais produtivo

menino focado
menino focado

Aplicar o método GTD

Todos os dias, temos que pensar em uma infinidade de coisas: Pensar em enviar um e-mail, escrever um artigo, corrigir o bug do site, ligar para o banco, fazer compras…

Tudo isso ocupa nossas mentes e cria estresse.

Então, como você pode se organizar melhor e se livrar desse estresse?

O método GTD atende perfeitamente a essa necessidade.

Este método permite armazenar, organizar e processar com eficiência todas as coisas que precisamos fazer ou as coisas que queremos lembrar, sejam nossas tarefas, projetos, ideias ou solicitações.

O método GTD é baseado no seguinte circuito:

GTD

Seguindo este circuito, é possível saber exatamente que ação(ões) tomar para lidar com a coisa a fazer.

Sabemos se devemos:

  • planeje
  • elimine isso
  • incubar isso
  • transferi-lo para uma pasta de referência
  • faça isso imediatamente
  • delegar
  • adicione-o às nossas próximas ações
  • transferi-lo para o nosso calendário

Se você quiser saber mais sobre esse método e como ele funciona, explico em detalhes no meu artigo intitulado Como aumentar sua produtividade com o método GTD.

Organize no papel ou com aplicativos

Nosso cérebro não foi projetado para armazenar todas as nossas tarefas, projetos e ideias. É por isso que é necessário transferi-los em papel ou dentro de um pedido de quitação.

Alguns dos melhores aplicativos de gerenciamento de tarefas incluem:

Trello – Você vai gostar do aplicativo se for mais visual por natureza e quiser uma visão geral de suas tarefas.

Todoist – Todoist irá satisfazer os minimalistas que também gostam de acompanhar seu desempenho. É um dos melhores aplicativos quando se trata de criar tarefas rapidamente.

Noção – Para quem deseja personalizar seu gerenciador de tarefas nos mínimos detalhes. É um dos aplicativos mais adaptáveis ​​que você encontrará. Você pode até torná-lo muito mais do que apenas um gerenciador de tarefas.

Evernote – Você vai gostar do Evernote se quiser um aplicativo sólido para organizar suas tarefas e projetos em pastas. O aplicativo é ideal para salvar documentos e marcar rapidamente o conteúdo da web.  

Habitica – O aplicativo é adequado para gamers. Permite-nos desenvolver novos hábitos e motivar-nos para realizar as nossas tarefas e projetos graças a um sistema de pontos e recompensas.

Asana – Asana é mais adequada para projetos colaborativos.

Há uma infinidade de outros aplicativos, mas você já deve encontrar sua felicidade nos mencionados aqui.

E se os aplicativos não combinam com você, você sempre pode se organizar com o tradicional Moleskine (aff) ou Agenda (aff).

Depois de escolher seu meio, você pode finalmente colocar as coisas em ordem e começar a se organizar de maneira eficaz.

mesa organizada
mesa organizada

Prepare o dia anterior para o dia seguinte

Um dia produtivo é preparado no dia anterior.

Uma boa maneira de se preparar é gastar de 15 a 30 minutos no final do dia para listar todas as tarefas importantes que serão feitas no dia seguinte e visualizar sua sequência.

Dessa forma, ao acordar pela manhã , você sabe exatamente no que precisa trabalhar e em que ordem. Assim não perdemos tempo pensando nas tarefas que temos que realizar, nós as executamos diretamente.

Alinhe suas tarefas

Quando alinhamos estrategicamente nossas tarefas, conseguimos realizar nossos projetos com mais eficiência, mesmo os mais ambiciosos.

Essa ideia de alinhamento vem do livro The One Thing de Gary Keller.

Em seu livro Keller explica todo o poder que o alinhamento de nossas tarefas pode ter em nosso trabalho graças ao que ele chama de Efeito Dominó .

Demonstra que os dominós têm um poder, o de derrubar dominós que são x 1,5 do seu tamanho . Ele acrescenta que essa força pode produzir resultados extraordinários:

“ Imagine uma longa fila de dominós alinhados um atrás do outro, e cada um é x 1,5 vezes maior que o anterior. Se você derrubasse o primeiro dominó em 5 centímetros, desencadearia uma reação em cadeia onde o 57º dominó teria força suficiente para derrubar um dominó de tamanho equivalente à distância entre a Terra e a Lua.

Para Gary Keller, o caminho para a realização e o sucesso é alinhar um passo após o outro como dominós, e então avançar passo a passo, garantindo cada vez que o que você faz esteja alinhado com nossos objetivos. E com o tempo, esse hábito  aumenta nossa produtividade. 

No início do processo pode-se ter a impressão de andar devagar ou até mesmo fazer coisas inúteis.

Afinal, é verdade, por que se dar ao trabalho de publicar este artigo em nosso novo blog? Ninguém vai lê-lo de qualquer maneira. E então por que ir a este evento de networking? Nosso novo projeto não é credível o suficiente, ninguém vai querer ouvir falar dele.

Mas assim como um dominó de 2 polegadas pode parecer insignificante no início, são essas primeiras ações, por menores  que sejam, que iniciam um processo que nos permite alcançar coisas muito maiores.

Todos os grandes sucessos que conhecemos hoje começaram com algo insignificante:

Mark Zuckerberg começou o Facebook escrevendo uma primeira linha de código em seu computador.

resultados
resultados

Barbara Corcoran começou comprando o melhor terno que podia pagar antes de iniciar sua carreira no setor imobiliário. Ela então se tornou um multimilionário alguns anos depois.

Oprah Winfrey apareceu no concurso Miss Black Tennessee, onde foi vista pela rádio local e foi isso que impulsionou sua carreira na mídia.1

Todas essas pessoas começaram com a menor das ações. Então eles continuaram passo a passo, certificando-se de que estavam sempre alinhados com seu objetivo. Foi isso que permitiu que eles se tornassem o que são hoje. 

Para ter sucesso, devemos, portanto, começar pequeno e depois alinhar continuamente nossas tarefas, prioridades e ações até atingirmos nossos objetivos.

Se você quer saber mais sobre o Efeito Dominó e como alinhar suas tarefas, prioridades e ações, participe do curso 7 Dias para Ser Produtivo . Você descobrirá esse método em detalhes e em vídeo.

Divida seus grandes projetos em pequenas tarefas

Muitas vezes procrastinamos quando o trabalho a ser feito e os esforços a serem feitos são substanciais.

Grandes projetos, como escrever um livro ou criar um aplicativo, são assustadores quando considerados como um todo. E como consideramos que são difíceis de alcançar, tendemos a adiar para o dia seguinte.

Uma maneira eficaz de evitar a procrastinação é cortar nossos projetos em tarefas menores e digeríveis.

Para escrever um livro, por exemplo, você pode começar com um passo muito simples:

Pegue uma folha, escreva o assunto do livro e resuma o assunto em um parágrafo.

É simples. Todos podem fazê-lo. E é aí que reside o poder desta técnica.

É mais provável que comecemos a trabalhar quando estiver escrito em nossa lista de tarefas:

“ Escrever um parágrafo que resuma o meu livro”

Ao invés de

“ Escrever um livro ”.

A ideia aqui é, portanto, pré-mastigar nosso trabalho definindo as etapas e subtarefas de nossos projetos para torná-los mais acessíveis. Dessa forma, sabemos exatamente no que precisamos trabalhar a qualquer momento e é menos provável que procrastinemos.

hábitos
hábitos

Coma um sapo todas as manhãs

Mark Twain disse uma vez que se você comer um sapo vivo de manhã cedo, poderá passar o resto do dia sabendo que nada pior acontecerá.

Para Brian Tracy, o sapo se refere à nossa tarefa mais importante ou mais difícil. Segundo ele, devemos começar nossos dias atacando o trabalho mais desafiador e isso por 2 motivos.

No início da manhã, temos mais energia e força de vontade, o que torna o trabalho desafiador relativamente mais fácil.

E em segundo lugar, uma vez que o trabalho é feito, você se beneficia de uma sensação de realização ao longo do dia, o que impacta positivamente todas as outras tarefas que se seguem.

É por isso que “comer um sapo” é a melhor maneira de começar nossos dias.

Evite multitarefa

A multitarefa desperdiça mais tempo do que economiza.

Um estudo do Instituto Nacional de Saúde e Pesquisa Médica2 descobriram que as pessoas que realizam várias tarefas ao mesmo tempo cometem 3 vezes mais erros do que as pessoas que se concentram em uma coisa de cada vez. Isso significa que uma pessoa multitarefa também perderá mais tempo corrigindo seus erros.

Outro estudo do Journal of Experimental Psychology3 confirma essa pesquisa ao indicar que a multitarefa faz com que percamos 40% do tempo produtivo.

Quando você está constantemente mudando de uma tarefa para outra, você realmente perde muito tempo refocando.

Portanto, é do nosso interesse focar em uma coisa de cada vez para evitar erros e economizar tempo.

Abrace o trabalho profundo

Pela lei de Carlson :

“ Um trabalho feito continuamente leva menos tempo e energia do que quando é feito várias vezes ”.

Para economizar tempo, portanto, é preferível trabalhar em blocos de tempo de trabalho ininterrupto.

O ideal é adotar a técnica de Deep Work (Deep Work) de Cal Newport.

O Deep Work envolve trabalhar sem interrupções ou distrações por um determinado período de tempo e estar no que é comumente referido como “a zona”.

Isso não apenas reduz o tempo necessário para concluir nossas tarefas ou projetos, mas também leva nossas habilidades cognitivas ao limite. Assim, podemos produzir um trabalho melhor e reduzir o risco de erros enquanto melhoramos nossas habilidades.

organização
organização

Permitir o caos

“ Qualquer coisa que você produz em grande escala ou com intensa paixão convida ao caos ” -Francis Ford Coppola

Quando alguém se concentra exclusivamente em uma determinada tarefa e nada mais, outras coisas são automaticamente deixadas de lado e ficam para trás, o que pode causar uma forma de caos.

Se estivermos trabalhando intensamente em um projeto, por exemplo, pode demorar mais para respondermos aos nossos e-mails. Deixe os pratos empilhados na pia. Que a maçaneta da porta que precisa ser reparada não seja reparada imediatamente. Que a lista de tarefas se alongue em nossa lista de tarefas… e é natural.

Devemos aceitar o caos para avançar efetivamente em direção aos nossos objetivos. Se constantemente tentamos realizar todas as nossas tarefas ao mesmo tempo, acabamos não conseguindo nada efetivamente.

Melhor se concentrar em uma coisa importante e esquecer temporariamente o resto, mesmo que isso crie caos, do que trabalhar em várias coisas ao mesmo tempo e se mover lentamente.

Elimine as distrações

“ Lutando contra todos os obstáculos e distrações, podemos chegar infalivelmente ao nosso objetivo ou ao nosso destino ” – Cristóvão Colombo

Ruído ambiente, notificações, redes sociais, e-mails, telefone, as últimas tendências… são distrações que nos fazem perder produtividade.

Para reduzir ou eliminar essas distrações, aqui estão algumas ferramentas, hábitos e aplicativos que podem ajudar:

Medite: Ao meditar diariamente, é possível eliminar as distrações com mais facilidade e rapidez. Meditar é inerentemente um excelente exercício para aprender a canalizar as distrações.

Aplicativos: Aplicativos como SelfControl e Freedom permitem restringir o acesso a determinados sites e aplicativos que podem nos distrair.

Acessórios técnicos: Fones de ouvido com cancelamento de ruído, como o BoseQuietComfort (aff), são uma ótima maneira de reduzir significativamente as distrações de ruído.

Muse (aff) também é uma forma inovadora de praticar a eliminação de distrações. Esta faixa de cabeça conectada a fones de ouvido nos guia em nossas meditações graças aos sons da natureza.

Quando nosso cérebro está distraído, agitado e estressado, ouvimos o som de ondas poderosas no meio de uma tempestade e, à medida que nos acalmamos, a tempestade também se acalma e dá lugar a mares menos agitados.

Finalmente, acessórios mais extremos, como o Pavlok , nos treinam para ser menos distraídos enviando-nos choques elétricos.

A coisa mais importante ao tentar eliminar as distrações é fazer disso um hábito. Se a cada dia aprendermos a focar nossa atenção em uma coisa de cada vez e esquecer o resto, eliminar as distrações se torna cada vez mais fácil.

tele trabalho
tele trabalho

Escreva uma nota de atenção

Uma carta de atenção é um documento que lista todas as regras que estabelecemos para não perder tempo.

Cal Newport descreve este documento da seguinte forma:

“ Uma carta de atenção é um documento que lista as razões gerais pelas quais você permite que alguém ou algo reivindique sua atenção. Para cada motivo, você descreve sob quais condições e para quais quantidades você permite esse compromisso. 

Por exemplo:

“ Só vou participar de reuniões que durem no máximo 1 hora ”.

“ Só vou verificar meus e-mails duas vezes por dia por no máximo 2 horas ”.

“ Vou passar apenas 5 horas no telefone por mês no máximo ”.

Ao definir esses tipos de regras, automaticamente liberamos mais tempo para avançar em nossos objetivos e também nos damos um motivo válido para recusar determinados pedidos.

Adote a técnica TIO (Touch It Once)

Muitos de nós perdemos tempo e energia relendo ou reconsiderando as tarefas que precisamos fazer. Em vez de cuidar da tarefa imediatamente, dizemos a nós mesmos que a faremos quando tivermos tempo e começamos a trabalhar em outra coisa.

Mais tarde, quando temos que reavaliar a tarefa, novamente gastamos tempo e energia para processá-la.

Para evitar lidar com as mesmas coisas várias vezes e perder tempo, você pode usar a técnica TIO (Touch It Once).4 .

Esta técnica é baseada em um conceito simples:  

Quando surge uma tarefa, deve-se determinar imediatamente o que se quer fazer com ela. Devemos tratá-lo imediatamente? Planejar para o futuro? Delegar? Delete isso?

Ao determinar imediatamente o que queremos fazer com ela, tocamos na tarefa apenas uma vez, o que nos economiza tempo.

cara cansado
cara cansado

Respeite a regra dos 2 minutos

A regra dos 2 minutos é simples:

Se uma tarefa leva menos de 2 minutos para ser concluída, devemos fazê-la imediatamente para evitar que ela ocupe nossas mentes.

Normalmente, se abrimos um e-mail no qual um documento é solicitado, devemos enviá-lo imediatamente, pois a tarefa leva apenas alguns segundos. Dessa forma, você pode seguir em frente rapidamente e esquecê-lo.

Delegar quando necessário

Ser produtivo não consiste em fazer tudo sozinho, muito pelo contrário.

Para ser eficaz, é imperativo saber delegar algumas de nossas tarefas para poder trabalhar mais rapidamente. Isso é o que nos permite focar no que nos faz mais progressos em nossos objetivos.

Aqui estão os 4 tipos de tarefas que devem ser delegadas:

  • Tarefas urgentes, mas não importantes: Essas são todas as tarefas classificadas no 3º quadrante da matriz de Eisenhower. Por exemplo, fazer compras para cozinhar o jantar é urgente, mas não é importante (especialmente se tivermos o suficiente para comer na geladeira). Você pode, portanto, usar um serviço de entrega para evitar perder tempo nas lojas.
  • Tarefas para as quais não somos competentes ou não temos experiência: Se uma tarefa pode ser feita melhor por outra pessoa e pode ser feita mais rapidamente, é sinal de que deve ser delegada . Por exemplo, quando você cria seu próprio negócio, é melhor terceirizar nossa contabilidade do que fazer nós mesmos.
  • Trabalho de detalhe: geralmente são trabalhos que levam muito tempo e trazem relativamente pouco valor. Criar um visual para nosso último artigo, editar um vídeo, criar um documento do Excel… são trabalhos detalhados, por exemplo.
  • Tarefas realmente delegáveis:  Se leva mais tempo para explicar o trabalho a ser feito do que para fazê-lo nós mesmos, é melhor não delegar.

Delegar esses 4 tipos de tarefas nos permite focar nas coisas onde realmente podemos fazer a diferença.

Comunicar efetivamente

Todos conhecemos as diferentes formas de comunicação (por telefone, mensagem, e-mail, reunião, etc.), mas nem sempre sabemos como escolhê-las de forma eficaz.

Não é incomum ser convidado para uma reunião por um assunto que poderia ter sido abordado por e-mail. Ou para lidar com algo por e-mail que exigiria uma discussão cara a cara.

Quando escolhemos os formatos errados de comunicação, desperdiçamos nosso tempo e nossa energia e também os desperdiçamos com os outros.

Para evitar isso, aqui está um lembrete dos diferentes formatos de comunicação existentes e como melhor usá-los:

E-mail: Se um e-mail demorar mais de 10 minutos para escrever, provavelmente há uma maneira melhor de nos comunicar (telefone, reunião, vídeo…)

Mensagem/Chat: Para comunicações informais que requerem uma troca rápida e curta.

meninas conversando
meninas conversando

Telefone: Para comunicações que exigem uma troca real, o telefone continua sendo o melhor meio de comunicação. O telefone é ideal quando você tem algo complicado para explicar, quando você antecipa muitas perguntas, quando você sabe que vai demorar muito para responder por e-mail, quando é muito importante ou delicado.

Reunião: As reuniões são uma forma de trocar rapidamente e com os outros. No entanto, na maioria das vezes estes são um desperdício de tempo. De acordo com o barômetro Wisembly/IFOP, executivos franceses perdem em média 10 dias por ano em reuniões5 .

Muitas reuniões acontecem quando não deveriam.

Para saber se você deve realizar uma reunião, faça a si mesmo as seguintes perguntas:

Vídeo: O vídeo é um excelente formato de comunicação porque é escalável. Uma vez gravado, um vídeo permite que nos comuniquemos com várias pessoas, várias vezes, independentemente do nosso tempo e pelo tempo que desejarmos.

Quando viajei pelo mundo durante 1 ano, preferi criar vídeos regularmente e transmiti-los no Youtube para informar todos os meus familiares. Isso me salvou de escrever longos e-mails para cada um deles explicando onde eu estava, o que estava fazendo e como estava indo. E como bônus também permitiu que eles viajassem comigo.

Ao escolher os formatos de comunicação corretos, você pode economizar várias horas por mês e também salvar aquelas com quem você se comunica. Você apenas tem que aprender a fazer as escolhas certas.

Leia também: Comunicação síncrona vs comunicação assíncrona

Siga a regra dos 10 minutos

O inimigo número um da produtividade é a procrastinação . Quando fazemos tudo, menos a tarefa que devemos fazer, perdemos tempo e nossos projetos ficam para trás.

Uma maneira simples de evitar a procrastinação é seguir a regra dos 10 minutos .

Essa regra consiste em se comprometer a trabalhar pelo menos 10 minutos na tarefa em que você procrastina e depois parar, se desejar.

O objetivo, claro, não é parar, mas ao se dar permissão para isso, você tem menos dificuldade para começar a trabalhar.

Uma vez iniciado o trabalho, deve-se procurar colocar-se rapidamente em um estado de fluxo para poder continuar trabalhando na tarefa dada.

espaço de trabalho
espaço de trabalho

Use a técnica do sanduíche

O problema de definir um prazo é que geralmente é artificial. Nada realmente nos obriga a respeitá-lo.

Para tornar o prazo mais real e menos arbitrário, pode-se utilizar a técnica Sandwich.

Esta técnica consiste em encaixar nossas tarefas entre 2 atividades das quais não podemos escapar. Por exemplo, se você escrever um artigo, poderá dividir essa tarefa entre uma ligação com um cliente e uma reunião. Ou, se decidirmos correr de manhã, podemos interromper essa atividade entre o momento em que nos levantamos e o momento em que saímos para o escritório.

Isso nos dá uma razão mais tangível para concluir uma tarefa antes de uma determinada data ou hora.

Agrupe suas tarefas

Nunca nos ocorreria fazer uma máquina toda vez que um par de meias estivesse sujo. Geralmente esperamos atingir uma certa massa crítica antes de lançar uma máquina, desta forma fazemos tudo de uma só vez. Isso é chamado de lote .

Batching consiste em agrupar várias tarefas semelhantes para processá-las todas de uma vez e de forma ininterrupta. Isso nos permite economizar tempo, evitando ter que focar sistematicamente em nossas tarefas.

Por exemplo, em vez de processar nossos e-mails ao longo do dia, podemos agrupá-los levando 1 hora no final do dia para processá-los todos de uma vez.  

Também podemos agrupar nossos compartilhamentos nas redes sociais. Em vez de postar todos os dias no Facebook, Twitter, Instagram… podemos reservar 2 horas no início da semana para planejar todas as nossas postagens com antecedência usando aplicativos como Buffer ou Hootsuite. Assim economizamos tempo.

moça escrevendo
moça escrevendo

Elimine suas tarefas

“ Tenho tanto orgulho das coisas que não fizemos quanto das coisas que fizemos”  – Steve Jobs

Somos produtivos graças às coisas que fazemos, mas também graças às que não fazemos. É por isso que devemos eliminar regularmente tarefas desnecessárias para sermos mais produtivos.

Se tomarmos a matriz de Eisenhower , as tarefas desnecessárias são aquelas que não são importantes nem urgentes. Em outras palavras, é um trabalho que não tem impacto em nossos objetivos. 

Toda semana, não hesite em passar por nossa lista de tarefas e eliminar impiedosamente todas as tarefas que não estão alinhadas com nossos objetivos e prioridades.

diga não mais vezes

Para ser mais produtivo, é preciso saber dizer não com frequência.

Temos que conhecer nossas prioridades e dizer não a todas aquelas coisas que não estão alinhadas com elas. Não a este projeto acessório, não a esta ideia, não a esta solicitação, não a este convite…

Isso libera mais tempo para tarefas e projetos que são realmente importantes para nós.

Automatize suas tarefas seguindo a regra de 3

Em produtividade a regra de 3 afirma que se o mesmo problema ou a mesma tarefa ocorre 3 vezes, devemos encontrar uma maneira de lidar com isso de forma definitiva ou automatizá-lo.

Entre as tarefas que se repetem encontramos por exemplo:

  • Documentos que nos são enviados por e-mail e que guardamos manualmente nos nossos ficheiros.
  • Arquivos que são renomeados um por um
  • Os mesmos e-mails que enviamos regularmente (e-mails para clientes, parceiros, prospects)
  • Postagens nas redes sociais
  • Os identificadores que escrevemos cada vez que nos conectamos a uma conta

Estas são apenas algumas das tarefas repetitivas que podemos enfrentar diariamente. Existem muitos outros.

tarefas
tarefas

Para automatizá-los aqui estão algumas ferramentas que podem nos ajudar:

IFTTT / Zapier : Estas 2 soluções permitem que várias aplicações comuniquem entre si de forma a automatizar as nossas tarefas. Graças a eles, podemos definir uma infinidade de regras. Por exemplo “ se eu publicar um novo artigo no meu blog => eu compartilho automaticamente no Facebook, Twitter e Pinterest ”.

Hazel : Hazel é uma ótima ferramenta para automatizar nosso processamento de arquivos. O aplicativo permite, em particular, salvar automaticamente anexos de e-mail em pastas específicas, limpar nossa área de trabalho uma vez por semana, renomear nossos arquivos seguindo uma convenção especial e muito mais.

aText : Todos nós escrevemos regularmente as mesmas coisas repetidamente. Nossos clientes geralmente nos fazem as mesmas perguntas às quais respondemos da mesma maneira. Muitas vezes escrevemos os mesmos e-mails de prospecção…

Em vez de escrever as mesmas coisas repetidamente ou usar uma ferramenta de expansão de texto, como aText. aText é um aplicativo que permite em uma palavra-chave escrever parágrafos inteiros para evitar ter que redigitar a mesma frase repetidamente.

Dashlane : Perdemos muito tempo digitando nossas senhas, lembrando-as, alterando-as… para evitar ter que preenchê-las o tempo todo, basta usar o Dashlane. Dashlane é um aplicativo que mantém todas as nossas senhas seguras e nos conecta automaticamente em todas as nossas plataformas favoritas.

Ao usar esses aplicativos e reservar um tempo para configurar essas automações, pode-se economizar rapidamente várias horas de trabalho por semana.

Crie dias temáticos e NIDs

Criar dias temáticos envolve alocar um ou mais dias da semana para realizar um projeto ou objetivo específico e focar exclusivamente nele.

Veja como Jack Dorsey , CEO do Twitter e Square, organiza seus dias da semana por tema:

“ Às segundas-feiras, para as 2 empresas, concentro-me na gestão e administração. Na terça-feira concentro-me no produto. Quarta-feira concentro-me em marketing, comunicação e crescimento. Quinta-feira sobre desenvolvedores e parcerias. Sexta-feira sobre negócios, cultura e recrutamento. Sábado tiro um dia de folga, faço caminhadas. Domingo é para reflexão, feedback, estratégia e preparação para a próxima semana.”

Também podemos criar NID (No Interruption Days) em outras palavras, dias sem interrupções durante os quais nenhum e-mail, ligação, reunião ou outra distração é autorizada. Dessa forma, podemos investir totalmente nossa atenção nos projetos que são importantes para nós.

Ao estabelecer este tipo de dia, criamos um ritmo e uma estrutura na nossa vida que nos permite ser mais produtivos.

Seja intencional em sua abordagem

“ Se você otimizar seus dias, suas semanas serão otimizadas ” – Peter Voogd

Para ser mais produtivo ao longo do ano, você precisa ser extremamente intencional sobre como aloca seu tempo diariamente.

O erro que não deve ser cometido é acordar de manhã e escolher aleatoriamente as tarefas nas quais trabalharemos durante o dia.  

A produtividade requer ser mais intencional.

Ser intencional é decidir no que você vai trabalhar momento a momento e focar todos os dias nos 20% das tarefas que produzem 80% dos resultados .

A cada semana, é imperativo nos perguntarmos se o que estamos realizando nos aproxima ou afasta do nosso objetivo e, se não for o caso, voltar nossa atenção para o que é mais importante realizar.

produtividade
produtividade

Pense sempre SMART

Quaisquer que sejam nossos objetivos, tarefas e projetos, devemos sempre nos certificar de articulá -los de maneira SMART . Ou seja, garantir que sejam Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis/Ambiciosos, Realistas e Temporários.  

Desta forma, não há espaço para ambiguidade ou confusão. Sabemos exatamente o que devemos realizar e quando devemos realizá-lo, o que melhora a qualidade de nossas ações e aumenta nossa eficiência em geral.

Otimize seu tempo de inatividade

Nossos dias estão cheios de tempo de inatividade. Seja quando passamos o tempo no transporte, quando fazemos fila na loja, quando esperamos ser atendidos no restaurante, quando esperamos nosso trem ou nosso avião… no total, são horas inteiras que passamos esperando.

Essas horas podem ser otimizadas investindo-as em atividades produtivas. Você pode por exemplo: 

  • Leia livros ou ouça-os com Audible (aff) 
  • Ouça podcasts
  • Use nosso gerenciador de tarefas para organizar nossos dias
  • Reproduza o conteúdo que salvamos no  Pocket
  • Processe nossos e-mails
  • Avançando em nosso trabalho com aplicativos do Google em dispositivos móveis
  • Medite com Headspace , Petit Bambou
  • Aprenda novos idiomas com Duolingo ou Babbel

Fazer essas poucas atividades pode parecer trivial e, no entanto, pode realmente fazer a diferença a longo prazo.

Imagine poder alocar 160 horas (que é o tempo médio de viagem por ano na França) para aprender um idioma, meditar ou ler livros. Esta é a oportunidade perfeita para progredir em determinadas áreas.

Não mantenha mais de 10 abas abertas simultaneamente em seu navegador

Quanto mais abas abrimos em nosso navegador, mais tendemos a nos perder e nos distrair (especialmente se as abas do Facebook, Twitter, LinkedIn, Slack ou Gmail, por exemplo, estiverem abertas).

Portanto, é preferível manter apenas 10 guias abertas no máximo e garantir que essas guias nos sirvam apenas para realizar a tarefa em que estamos trabalhando. 

Observação: para acelerar sua navegação entre as diferentes guias, aqui estão alguns atalhos de teclado a serem conhecidos:

  • cmd + T para abrir a aba
  • cmd + W para fechá-lo
  • cmd + 1 para ir para a 1ª guia, cmd + 2 para ir para a 2ª guia…
  • cmd + L para pesquisar

Crie um espaço de trabalho organizado e saudável

Nosso espaço de trabalho desempenha um papel importante em nossa produtividade e satisfação. Não é coincidência que os vídeos de configuração do escritório tenham milhões de visualizações no Youtube.

Todos sabemos o quanto é importante ter um espaço de trabalho em que nos sintamos bem e eficientes.

Para garantir que nosso escritório seja ideal, devemos torná-lo prático e saudável.

planejamento
planejamento

Conveniente significa que tudo o que precisamos está em seu lugar e de fácil acesso, nossas canetas, folhas, cadernos ou qualquer outra coisa que precisemos para trabalhar.

Também devemos ser capazes de encontrar quaisquer documentos em segundos. Um estudo da Associação Nacional de Organizações Profissionais descobriu que perdíamos quase 4 horas por semana procurando nossos pertences. Ao organizar nosso espaço de trabalho, podemos economizar várias horas de produtividade.

Nosso escritório também deve ser saudável, ou seja, não deve prejudicar nossa saúde, como muitas vezes acontece.

Quando ficamos sentados por longos períodos e nossa mesa não é adequada, é provável que desenvolvamos todos os tipos de problemas de saúde, como distúrbios musculoesqueléticos, problemas cardíacos, risco de diabetes…

Algumas melhorias e reflexos podem limitar muito esses riscos.

Antes de mais nada, devemos nos acostumar a ficar profundamente na cadeira e ajustar nossa altura para que possamos colocar os pés no chão  (para não ficar permanentemente sentado, l Ainda é ideal trabalhar em uma mesa de pé ajustável (aff) ser capaz de trabalhar em pé e sentado).

Nossa tela também deve estar no nível dos olhos (nossos olhos devem estar no mesmo nível da parte superior da tela). E nosso teclado deve estar perto de nós para que possamos digitar sem muito esforço.

Também é preferível que nenhuma luz direta entre em nossa tela para não criar um reflexo e cansar nossos olhos.

Ao respeitar essas poucas instruções, ficamos menos expostos a diversos problemas de saúde e temos melhores condições para nos mantermos produtivos.

Mantenha uma temperatura ambiente ideal

Numerosos estudos mostram que a temperatura afeta diretamente nossa produtividade. Também sentimos isso quando trabalhamos durante os períodos de verão. Os funcionários tendem a fazer intervalos mais longos para o almoço, chegam ao escritório mais tarde, saem mais cedo e ficam mais distraídos.

Para manter a produtividade, recomenda-se manter uma temperatura entre 21° e 25°. Fora dessa faixa, você pode perder até 16% de produtividade.

Pode parecer um detalhe menor, mas se melhorarmos gradualmente nosso ambiente em 1% aqui e ali, podemos ver rapidamente a diferença que isso faz em nossa produtividade.

tempo
tempo

Considere o seu cronótipo

Se soubermos exatamente os horários em que temos mais energia durante o dia, podemos adaptar nosso trabalho ao nosso ritmo para ser mais eficiente.

Para fazer isso, você só precisa conhecer o seu cronotipo, ou seja, se você é mais matutino, vespertino ou se está entre os dois.

Para saber qual é o seu cronótipo, faça o teste . Depois de conhecer sua tipologia, adapte seu trabalho ao seu ritmo.

Leia também: Como aproveitar seu ritmo ultradiano para máxima produtividade

Passe noites inteiras

A menos que você seja uma das poucas pessoas com o gene Tacheur , é provável que você precise de pelo menos 7 horas de sono para funcionar de forma eficaz.

O sono é essencial para ser produtivo.

Quando você não dorme o suficiente, toma decisões ruins, tem mais dificuldade em lembrar de informações, se distrai com mais facilidade e comete erros com mais frequência.

A melhor maneira de otimizar nosso sono é ir para a cama e acordar nos mesmos horários todos os dias (incluindo fins de semana).

Mantendo um ritmo regular, é mais fácil levantar e ir para a cama, o que melhora a qualidade das nossas noites e, portanto, a nossa produtividade.

Tome estimulantes naturais

Certos estimulantes naturais podem nos ajudar a ter mais energia e foco.

Alguns dos melhores estimulantes incluem:

Café: O café é um dos estimulantes mais populares. Depois de consumi-lo, geralmente leva apenas 10 minutos para se sentir mais energizado e focado. Tenha cuidado para não exceder 400 mg por dia (cerca de 4 xícaras) . Atravessando esse limite, o café será mais prejudicial do que estimulante.

Erva-mate: A erva-mate é uma bebida muito popular na Argentina que tem o poder de aumentar nossa concentração ao longo do dia. Seus efeitos são mais graduais do que o café. O café geralmente causa um “crash” depois de algumas horas. Isso quer dizer que sentimos as consequências de seus efeitos. Ficamos então mais nervosos, estressados ​​e cansados. Esse fenômeno não ocorre com a erva-mate. Esta bebida fornece uma fonte constante de energia ao longo do dia sem qualquer efeito “crash”.

Água: todos sabemos que é importante beber água regularmente e, no entanto, 75% dos franceses sofrem de desidratação crônica7 . Beber água ao longo do dia é benéfico para o nosso cérebro e nosso nível de energia. Basta estar desidratado para perceber a importância da água. Quando você fica sem água, geralmente sofre de dores de cabeça, está cansado e às vezes pode até se sentir tonto. Beber água regularmente, portanto, garante o bom funcionamento do nosso cérebro.  

ampulheta
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Óleo de coco: O óleo de coco promove a produção de cetonas que são uma fonte de energia para o nosso cérebro. Este óleo encaixa muito bem nos pratos que cozinhamos e bebemos.

Para aumentar nossa concentração também há ginkgo, bacopa ou sálvia.

Ao integrar esses poucos estimulantes naturais em sua vida diária, você verá rapidamente uma diferença em sua produtividade.

Medite todos os dias

Cada vez mais empresas como Apple, Google, Nike ou mesmo AOL, dão acesso a salas de meditação aos seus funcionários e também lhes oferecem cursos de meditação.8 . Quando conhecemos os benefícios da meditação, entendemos melhor o porquê.

A meditação permite melhorar nosso foco e atenção, desenvolver nossa capacidade de decidir e ser criativo, gerenciar melhor as informações, fortalecer nossas capacidades mentais ou reduzir o estresse e a ansiedade. 

Existem muitas técnicas de meditação, mas a maneira mais fácil de começar é se concentrar em nossa respiração. Basta observar o ritmo de nossas inspirações e expirações. E quando surgem outros pensamentos para trazer calmamente nossa atenção de volta à nossa respiração.

Faça pausas

Ser produtivo não é trabalhar de manhã à noite sem parar. Fazer pausas é necessário.

Como diz a lei de Illich :

“ Depois de um tempo, a produtividade tende a diminuir, ou mesmo atingir valores negativos. 

Fazendo pausas regularmente, restauramos nossa motivação e criatividade. Também aumentamos nosso nível de energia e evitamos a fadiga de decisões.9 . 

Então, quando exatamente devemos fazer pausas?

Os estudos se contradizem, mas geralmente é recomendado fazer uma pausa de 5 a 15 minutos a cada hora e 30 minutos a cada 2 ou 4 horas, dependendo da tarefa. 

Para tirar o máximo proveito dessas pausas, também é melhor caminhar, alongar e fazer todos os tipos de atividades que não exigem nossa concentração.

Busque sempre aprimorar suas habilidades

Aprender nos poupa muito tempo e melhora a execução de nossas tarefas e projetos. Quando você adquire novas habilidades, você se dá a chance de fazer melhor, mais rápido.

Se gastarmos tempo aprendendo a usar o Final Cut Pro, por exemplo, podemos produzir vídeos melhores em menos tempo porque sabemos usar os diferentes recursos.

Se aprendermos a codificar, podemos criar certos programas para automatizar nossas tarefas.

Se aprendermos os fundamentos do investimento imobiliário, evitaremos certos erros que podem nos custar muito tempo e dinheiro.

A aprendizagem ajuda-nos a fazer melhores escolhas e a encontrar as melhores formas de fazer o nosso trabalho.

plano
plano

Meça sua produtividade

Uma boa maneira de melhorar nossa produtividade é medi-la. Ou seja, calcular o tempo que gastamos para realizar nossas tarefas e analisar a maneira como alocamos nosso tempo.

Os aplicativos RescueTime e Timing são perfeitamente adequados para isso.

Esses aplicativos permitem que você rastreie o tempo gasto em cada site e aplicativo e detecte automaticamente quando você é produtivo e quando é menos produtivo. Também podemos descobrir quais aplicativos estão desperdiçando mais tempo e identificar tendências.

Assim, podemos otimizar nossos dias usando dados concretos e nos desafiar todos os dias a fazer sempre melhor.

Vá até o fim das coisas

Durante minha entrevista com o astronauta Jay C Bukey , ele me deu uma dica de produtividade simples, mas muitas vezes esquecida:

“ Uma coisa que é importante ter é a paixão por ver as coisas acontecerem, ou seja, quando você começa algo você tem que focar até que isso seja realizado, é muito importante. 

Pode parecer óbvio e, no entanto, com que frequência nos distraímos? Com que frequência olhamos para o telefone quando uma tarefa se torna muito difícil ou assustadora? Ou com que frequência paramos um projeto porque ele nos excita menos do que quando o começamos?  

Chegar ao fim das coisas mesmo quando se torna chato, difícil ou complicado também é produtividade.

Não procure atalhos

Procurar atalhos às vezes é uma perda de tempo, como explica Shane Parrish:

“ Muitas vezes tentamos evitar coisas difíceis, então pegamos atalhos. E quando esgotamos todos os atalhos, não temos escolha a não ser fazer as coisas difíceis que inicialmente estávamos tentando evitar.

É muito mais fácil e rápido parar de evitar coisas difíceis e lidar com elas diretamente.

A dificuldade do obstáculo é sempre visível mas a realidade dos atalhos está quase sempre oculta. Isso explica parcialmente por que tendemos a gravitar em torno de atalhos e também por que eles não funcionam. 

Não se preocupe quando estiver preso

Quando avançamos em um projeto, às vezes pode acontecer de ficarmos presos em uma tarefa por um tempo sem encontrar uma solução. Então, como você supera esse tipo de bloqueio e continua avançando de forma eficaz?

Segundo  Jean Pierre Luminet , diretor de pesquisas do CNRS e astrofísico, trata-se de deixar descansar:

“ Para superar esses bloqueios, alguns pesquisadores trabalham muito obsessivamente e nunca param de pensar no assunto. É impossível para mim trabalhar desta forma.

Quando vejo que bloqueia, faço outra coisa. E o que a mente faz afinal? Ele continua a trabalhar no subsolo. E é isso que é extraordinário. Quase sempre acabamos desbloqueando as coisas inconscientemente.

Assim como algumas artes marciais, não atacamos o problema de frente, evitamos o confronto, o contornamos .”

Então, da próxima vez que você ficar preso em alguma coisa, tente deixar essa coisa completamente de lado por um tempo e deixe as soluções virem até você.

Peça por ajuda

Ao trabalhar em uma tarefa complexa e você tropeçar, não hesite em pedir ajuda rapidamente, em vez de persistir em procurar uma solução sozinho. Às vezes, um simples empurrão pode nos poupar várias horas de pesquisa.

Não procure a perfeição

Buscar a perfeição apresenta dois problemas principais.

A primeira é que desperdiça nosso tempo. Quando você busca a perfeição, geralmente leva mais tempo para concluir um determinado trabalho. Passamos horas alterando a redação de nossas frases, ajustando o tamanho do logotipo em nosso site, mudando a cor de uma imagem centenas de vezes… Todas essas horas gastas corrigindo esses detalhes seriam muito melhor investidas em outras tarefas mais importantes.

Procurar a perfeição também é criar bloqueios. Ao definir a fasquia alta, é mais difícil começar a trabalhar e muitas vezes tendemos a procrastinar. À medida que procrastinamos, nos sentimos culpados por não progredir em nossas tarefas, o que nos frustra. E quanto mais frustrados ficamos, mais ficamos presos. O que nos faz perder ainda mais tempo… Encontramo-nos então numa espiral improdutiva onde cada tarefa nos parece muito mais difícil do que realmente é.

Para sermos mais produtivos, devemos, portanto, aprender a liberar a pressão e esquecer a perfeição. Porque é quando estamos relaxados que produzimos o nosso melhor trabalho.

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Você acabou de aprender 40 técnicas para ser mais produtivo. Para se beneficiar dele, inspire-se nele. Não há nenhum ponto em aplicá-los ao pé da letra.

Somos todos diferentes. Nossos objetivos são diferentes, nossa maneira de pensar é diferente, nosso trabalho é diferente. Isso requer a adaptação das técnicas para que elas se adaptem a você e funcionem para você .

Pessoalmente meu sistema de produtividade é um Frankenstein entre o método GTD, a matriz de Einsenhower e o Deep Work e tudo é organizado com Trello, Evernote e Todoist. Funciona bem para mim, mas as chances são de que não funcionará para você.

Portanto, cabe a você dedicar um tempo para criar seu próprio sistema e criar algo que se pareça com você. Provavelmente será o melhor investimento de tempo que você fará este ano.

Para ir mais longe, não hesite em aderir ao programa de 7 dias para ser mais produtivo . Você receberá um vídeo todos os dias durante uma semana para ser mais eficiente.

Gostou deste guia? Descubra mais artigos sobre como ser produtivo

Notas:

  1. Oprah Winfrey 
  2. Representação dividida de objetivos simultâneos nos lobos frontais humanos 
  3. Separando Limites na Preparação versus Processamento Online em Paradigmas de Multitarefa: Evidências para Modelos de Recursos 
  4. O princípio “toque uma vez” que aumentará sua eficiência pessoal 
  5. Executivos desperdiçam 10 dias por ano em reuniões ineficazes
  6. 5 novas técnicas de produtividade que você provavelmente não ouviu falar
  7. Infográfico: França desidratada
  8. 5 grandes empresas vendo grandes benefícios da meditação
  9. Como as pausas de trabalho ajudam seu cérebro? 5 respostas surpreendentes

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