Se você é um empreendedor, coach, consultor ou freelancer, é obrigado a gerenciar vários projetos ao mesmo tempo. Podem ser projetos internos da sua empresa ou projetos que você gerencia em nome de clientes. De qualquer forma, você precisa conciliar uma infinidade de tarefas e prazos, o que nem sempre é fácil. Então, como você mantém as coisas sob controle e completa seus planos?
Neste artigo, você descobrirá 5 dicas simples para organizar suas semanas quando tiver vários projetos em movimento.
Gerencie vários projetos ao mesmo tempo, priorizando-os
Seus projetos não têm todos o mesmo nível de prioridade. Algumas são muito importantes e devem ser realizadas primeiro, enquanto outras são mais incidentais e podem ser relegadas a segundo plano. Para organizar de forma eficaz, você precisa fazer a distinção.
Para isso, você só precisa usar a matriz Eisenhower . Esta matriz permite classificar suas tarefas e seus projetos de acordo com seu grau de importância e urgência (e, portanto, saber qual é sua ordem de prioridade). Mas antes de explicar como funciona, vamos dar uma olhada rápida na noção de “importância ” e “ urgência ”, pois essas 2 noções são muitas vezes confundidas.
- Urgente : Um projeto urgente é um projeto que você precisa concluir o mais rápido possível. Caso contrário, as repercussões serão imediatas. Por exemplo, se um de seus clientes está prestes a lançar um novo produto em breve e você tem a tarefa de preparar a campanha de comunicação para seu lançamento, você deve cuidar disso rapidamente. Caso contrário, o lançamento será um fracasso e seu cliente insatisfeito nunca mais trabalhará com você e não recomendará seus serviços.
- Significativo : Um projeto significativo é aquele que permite que você faça o progresso mais significativo em direção ao seu objetivo final. Por exemplo, se seu objetivo é dobrar sua receita este ano, um projeto importante pode ser criar um programa de afiliados e recrutar parceiros para promover seus produtos e serviços. Este projeto pode trazer os resultados explosivos que você deseja.
Depois de entender a diferença entre urgência e importância, você pode categorizar seus projetos em 4 categorias:
- A) Projetos importantes e urgentes : Estes são os projetos que estão alinhados com o seu objetivo final e que você deve concluir o mais rápido possível. Como você pode imaginar, estes também são os que você precisa realizar primeiro. Por isso, merece um lugar de escolha no seu planejamento . Normalmente, você pode concluir esses projetos pela manhã ou trabalhar duro neles por 1 ou 2 dias para garantir que os conclua a tempo.
- B) Projetos importantes e não urgentes : Estes são os projetos para os quais você está menos pressionado pelo tempo. Você ainda deve planejá-los em seu diário para não esquecê-los e cuidar deles a tempo. Ao planejar com antecedência e cuidar deles no momento certo, você evitará que esses projetos se tornem urgentes.
- C) Projetos urgentes e não importantes : Estes são os projetos que você deve delegar. Você deve gastar o mínimo de energia e tempo possível no que não é importante para se concentrar no que tem valor agregado real. Agora, se você é um empreendedor solo ou freelancer e não tem o orçamento necessário para recrutar, você tem 2 opções. Você mesmo pode cuidar dessa dimensão. Se for isso que você decidir fazer, tente reduzir ao máximo o tempo gasto com isso. Em nenhuma hipótese você deve dedicar mais tempo a esta categoria de projeto em relação às categorias A e B. Ou, 2ª opção, você pode contratar um estagiário para apoiá-lo. Por outro lado, jogue o jogo, treine-o e aumente suas habilidades. Ninguém gosta de cursos “café”.
- D) Projetos que não são urgentes nem importantes : Todos os projetos que pertencem a esta categoria são inúteis. Então deixe-os ir completamente. Você economizará tempo e reduzirá sua carga mental.
Ao classificar seus projetos de acordo com essas 4 categorias, você terá uma ideia melhor do lugar que deve dar a cada um deles em sua agenda.
Divida seus projetos em uma lista exaustiva de tarefas
Para gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, você deve ter clareza sobre seus prós e contras. Você precisa saber quais são seus objetivos, quais são seus marcos, quais tarefas precisam ser realizadas…
Para colocar tudo isso em forma, você pode usar um plano de projeto. Este roteiro fornecerá todos os elementos necessários para gerenciar seus projetos com sucesso. Ele está reorganizando:
- Objetivos do projeto
- as principais etapas do projeto
- as tarefas de cada etapa
- as pessoas responsáveis por essas tarefas
- as datas de início e fim das tarefas
- interdependências entre tarefas
- os recursos implantados (recursos humanos, recursos financeiros)
Graças ao seu plano de projeto, você poderá medir seu progresso e melhorar seu planejamento. Para saber mais, leia: Como criar um plano de projeto? (Kit de gerenciamento de projetos incluído)
Centralize todos os seus projetos em um único aplicativo
Para gerenciar com eficiência vários projetos em paralelo, você precisa centralizá-los em um só lugar. Se você espalhá-los por várias páginas ou vários aplicativos, será muito difícil coordená-los entre si. Você não poderá ver os potenciais conflitos existentes entre as diferentes tarefas e prazos.
Quando eu gerenciava minha agência de web marketing há alguns anos, estava trabalhando com vários clientes e estava enfrentando esse problema. Usei o aplicativo Todoist, Trello e Notion para gerenciar os projetos da minha empresa e dos meus clientes. Às vezes aconteceu de eu agendar o projeto de um cliente em um aplicativo e não perceber que meu agendamento era incompatível com o agendamento de outro projeto que estava hospedado em outro aplicativo. Isso dificultou o gerenciamento de projetos porque as informações estavam espalhadas entre as diferentes ferramentas. Posteriormente, decidi usar o Notion para centralizar todas essas informações, o que simplificou bastante as coisas.
Moral da história, hospede todos os seus projetos em um único aplicativo. Você facilitará sua vida e economizará tempo. Você pode usar Notion , Trello , Click Up ou Asana . Estas aplicações permitem-lhe criar vários projetos e criar dashboards graças aos quais poderá gerir facilmente todos os projetos.
Planeje seus projetos semanalmente
Ao trabalhar em vários projetos, você pode ficar tentado a definir um cronograma detalhado que abrange várias semanas. Mas, ao contrário do que se possa pensar, isso é um erro. É até contraproducente. Deixe-me explicar por quê.
Imagine levar 3 horas no início do mês para planejar seus projetos. Você define precisamente o que fará durante as próximas semanas. Você diz a si mesmo que semana 1, você fará as tarefas A, B, C, semana 2 você fará as tarefas D, E, F, semana 3, tarefas G, H, I…
Depois de fazer este exercício, você definitivamente terá uma mente clara, porque saberá exatamente no que trabalhar nas próximas semanas. Mas aqui está o que pode acontecer. No início, você pode ser capaz de manter sua agenda, mas logo enfrentará imprevistos. Surgirão problemas, você ficará para trás em suas tarefas, seus planos mudarão… e o cronograma detalhado que você levou 3 longas horas para construir se tornará obsoleto. Resultado, você terá perdido tempo à toa.
Para planejar seus projetos de forma eficaz, você precisa trabalhar em um horizonte de tempo mais curto. Em vez de definir agendas mensais ou trimestrais detalhadas, defina agendas semanais. Para fazer isso, indique em seu calendário os projetos nos quais você trabalhará durante a semana. Você poderia dizer, por exemplo: na segunda e na terça das 9h às 12h eu cuido do projeto A, e na quarta e quinta o dia todo eu cuido do projeto B. estoque de seu progresso e plano para a semana seguinte.
Esta operação ágil tem 2 grandes vantagens. Primeiro, você perde menos tempo definindo planos grandes e irreais que duram várias semanas e, segundo, você consegue adaptar seus planos às realidades da vida cotidiana.
Ajuste sua agenda com pequenas revisões diárias
Quer você goste ou não, sua agenda sempre será desafiada pelas realidades da vida cotidiana. Você inevitavelmente enfrentará problemas e atrasos que atrapalharão o andamento de seus projetos. E a única maneira de manter as coisas sob controle é fazer pequenas verificações diárias.
Os relatórios diários permitirão ajustar sua agenda diante de imprevistos e manter seus projetos nos trilhos. Para fazer essas avaliações, reserve de 5 a 10 minutos no final do dia para fazer um balanço. Se você perceber que está na hora ou até mesmo à frente dos seus planos, tudo bem, continue no mesmo ritmo e não mude nada. Por outro lado, se você perceber que ficou para trás, encontre uma maneira de recuperar o atraso nos dias seguintes. Talvez você tenha que cancelar algumas reuniões, adiar algumas tarefas ou trabalhar um pouco mais tarde à noite…
É graças a essas pequenas reflexões diárias que você poderá manter o rumo e gerenciar todos os seus projetos de forma eficaz.
Conclusão
Gerenciar vários projetos ao mesmo tempo pode ser um desafio. Se você não sabe como fazer isso, pode rapidamente se sentir sobrecarregado. Para evitar que isso aconteça, seguem algumas dicas:
- Priorize seus projetos usando a Matriz Eisenhower
- Faça uma lista exaustiva de tarefas a fazer, estabelecendo planos de projeto
- Centralize seus projetos em um só lugar para facilitar sua vida
- Planeje seus projetos semanalmente
- Ajuste sua agenda fazendo uma pequena atualização diária