Você está sobrecarregado agora, não é? Sua lista de tarefas é tão longa quanto seu braço e você tem dificuldade em saber o que tem prioridade.
Você se pergunta se deve trabalhar em seu projeto como prioridade, responder aos seus clientes, preparar sua apresentação ou melhor publicar novos conteúdos.
Você se sente perdido. Há tanto para fazer e tão pouco tempo para realizar tudo! Onde começar ? O que você deve trabalhar primeiro? Como você pode ter certeza de que é a coisa certa?
Neste artigo você vai descobrir 5 dicas para melhorar sua gestão de prioridades.
Melhore seu gerenciamento de prioridades listando todas as suas tarefas
Para começar, faça uma lista abrangente de todas as tarefas que você precisa fazer ou gostaria de fazer. Anote-os em um pedaço de papel ou em um aplicativo.
Fazer este exercício é importante, ele permitirá que você:
- reduza sua carga mental
- diminuir sua ansiedade
- identifique suas prioridades com mais facilidade
- não se esqueça de nada
Para tornar esta lista o mais útil possível, anote claramente suas tarefas. Evite escrever apenas uma palavra, pensando que vai se lembrar a que ela se refere mais tarde. Em vez disso, expresse-as em frases precisas e concisas para que, quando você as ler novamente mais tarde, saiba exatamente do que se trata.
Defina suas metas para identificar suas prioridades
Se você está interessado em organização e produtividade, provavelmente já ouviu falar da Matriz de Eisenhower . Isso permite que você priorize suas tarefas de acordo com seu grau de importância e urgência.
Se uma tarefa é importante e urgente, você a completa primeiro. Se for importante e não urgente, você agenda. Se for urgente e não importante, você delega. Se não for importante nem urgente, você o elimina.
Agora, toda a questão é se uma tarefa é importante ou não. Para isso você deve identificar seus objetivos de médio/longo prazo . Graças a eles, você terá uma ideia clara do que é importante para você e poderá priorizar suas tarefas.
Vamos dar um exemplo para entender melhor. Digamos que você seja um coach e seu objetivo este ano seja encontrar mais 5 clientes por mês. E digamos que você tenha os seguintes itens em sua lista de tarefas:
- Processar meus e-mails
- Criar anúncios para promover minha atividade de coaching
- Enviar faturas para meu contador
- Publicar uma postagem no LinkedIn
- Compre cartuchos de tinta para a impressora
Graças à sua lente, você saberá que o importante aqui é criar os anúncios e publicar um post no LinkedIn. Estas são as 2 tarefas que o aproximarão do seu objetivo.
Ao identificar claramente seus objetivos, você poderá priorizar melhor.
Gerencie suas prioridades criando uma lista de MIT (Tarefas Mais Importantes)
Quando sua lista de tarefas inclui dezenas e dezenas de tarefas, fica difícil saber o que tem prioridade. Para encontrar seu caminho, crie uma lista de MIT (Tarefas Mais Importantes).
Para fazer isso, revise sua longa lista de tarefas e identifique as 3 tarefas mais importantes, aquelas que você deseja concluir antes do final do dia.
Então pegue a primeira tarefa e siga em frente. Não faça mais nada até terminar completamente. Feito isso, passe para a segunda tarefa. Novamente, chegue ao final deste antes de começar qualquer outra coisa. Então continue com o terceiro.
Ao criar o hábito de identificar e trabalhar diariamente em suas 3 tarefas mais importantes, você progredirá diariamente nas coisas que têm mais impacto.
Realize suas tarefas prioritárias no momento certo
A manhã é o melhor momento para avançar em suas tarefas prioritárias, porque é quando você tem mais energia e motivação. Você está, portanto, nas melhores condições para realizar o que é importante.
Para aproveitar esse momento estratégico, liste as 3 tarefas mais importantes do dia anterior para o dia seguinte. Dessa forma, quando você chega ao trabalho pela manhã, sabe exatamente o que precisa fazer e tudo o que precisa fazer é começar a trabalhar.
Gerenciar emergências
Até agora vimos como identificar tarefas prioritárias e quando realizá-las, mas o que fazer quando surge uma emergência? Você tem que parar o que está fazendo para lidar com isso? Ou melhor, terminar as tarefas que você já havia planejado?
Na maioria dos casos, terminar tarefas importantes antes de lidar com emergências é o melhor curso de ação. Quando surge uma emergência, muitas vezes somos tentados a parar o que estamos fazendo para lidar com ela imediatamente. Mas você deve sempre ter em mente que a maioria das “emergências” pode esperar várias horas ou às vezes vários dias. Raras são as emergências que requerem intervenção imediata.
Então, obviamente, se seu site quebrar, se sua plataforma de pagamento não funcionar mais ou se o prédio estiver pegando fogo, você deve parar o que está fazendo e corrigir o problema o mais rápido possível, é claro. Mas esses casos permanecem excepcionais.
Para ser eficaz , você deve focar no que é importante primeiro antes de focar no que é urgente.
Conclusão
Gerenciar prioridades nem sempre é fácil, mas seguindo algumas dicas deste artigo, você poderá identificar rapidamente o que é importante e trabalhar nisso no melhor momento.
Para recapitular, veja como gerenciar adequadamente suas prioridades:
- Faça uma lista abrangente de todas as suas tarefas. Depois de tê-los em vista, será mais fácil determinar o que tem prioridade.
- Defina suas metas para saber o que é importante em sua lista de tarefas
- Crie uma lista do MIT (suas 3 tarefas mais importantes do dia)
- Realize suas tarefas importantes pela manhã, quando você tem mais energia e motivação
- Coloque o importante antes do urgente, a maioria das emergências pode esperar várias horas ou até dias