Há uma diferença entre ser produtivo e sentir que você é produtivo.
Realizar 10, 20, 30… microtarefas durante o dia pode nos fazer sentir produtivos. No entanto, se essas microtarefas não estiverem conectadas aos nossos objetivos, elas permanecerão nem mais nem menos do que distrações que deveríamos ter dispensado.
Podemos pensar que ser produtivo significa realizar muitas coisas, mas acima de tudo significa realizar as coisas certas para avançar efetivamente em direção aos nossos objetivos.
Esta é uma das maiores armadilhas de produtividade.
Neste artigo, veremos que existem outras armadilhas desse tipo que devemos evitar absolutamente se quisermos ter sucesso.
Antes de começar: Se você quer aprender a ser mais eficiente, participe do curso intensivo de 7 dias para ser mais produtivo . Você descobrirá em particular: “ Os 3 erros que matam sua eficiência ”, “ O livro que você absolutamente deve ler para explodir seus resultados ” e “ Um método para nunca mais procrastinar ”.
Aprenda sem aplicar
Quando criei meu primeiro blog, procurei aprender tudo que pudesse sobre aquisição de tráfego, redes sociais ou até mesmo desenvolver uma comunidade de assinantes.
Passei horas lendo estudos de caso, assistindo a vídeos de empreendedorismo e ouvindo podcasts. Eu achava que todo aquele tempo era produtivo.
Afinal “ quanto mais você aprende, mais você ganha ”.
Apesar de todo o conteúdo maravilhoso que eu absorvia diariamente, meu blog não estava crescendo.
Na verdade, eu estava gastando mais tempo aprendendo do que aplicando o que estava aprendendo. O que é um erro muito comum na produtividade.
Ler livros e artigos, assistir a vídeos ou ouvir podcasts é necessário para desenvolver um projeto e encontrar novas ideias. Mas torna-se um problema quando esse trabalho de aprendizagem assume a execução.
Muitas vezes tendemos a esquecer que o que nos faz progredir em direção aos nossos objetivos é o trabalho que oferecemos. O conhecimento é importante, mas deve ser aplicado para ser útil.
Para avançar com força total em nossos projetos, devemos, portanto, buscar gastar mais tempo executando do que aprendendo a executar.
Porque muitas vezes “aprender” é apenas uma forma disfarçada de procrastinar:
Em vez de escrever um artigo que você não quer escrever, vamos assistir a um vídeo sobre como escrever artigos melhores.
Em vez de superar nosso medo e contatar 100 prospects por telefone, vamos ler um artigo sobre como X gerou 10.000 euros no mês passado com “uma técnica muito simples”.
Em vez de calçar nossos tênis e correr, vamos assistir a um vídeo de uma pessoa bem construída que nos explica como conseguiu o corpo dos sonhos.
O problema de agir assim é que nos dá a falsa impressão de que estamos avançando em nossos objetivos quando na realidade estamos parados. Nunca devemos perder de vista que a execução é o que realmente nos impulsiona.
Participar de mais reuniões do que o necessário
Segunda-feira nosso gerente nos pede para organizar uma reunião. O objetivo? Mostre a ele o relatório que acabamos de enviar.
Após 1h30 de apresentação em Power Point, ele finalmente tem todos os elementos que poderia ter tido em 20 min se tivesse tido tempo para ler o relatório em detalhe…
Terça-feira um colega convida-nos para uma reunião para apresentar a sua “ideia do século”. Após 30 minutos de apresentação, notamos que ele claramente não preparou sua apresentação e que sua ideia requer muito mais pesquisa antes de ser apresentada ou mesmo considerada.
Quarta-feira, participamos de outra reunião para apresentar à nossa equipe os resultados do mês passado, mas rapidamente a reunião sai do controle e nossos colegas começam a discutir um problema que surgiu com um cliente na mesma manhã.
E a semana continua, com cada vez mais encontros e debates.
Quantas dessas reuniões participamos por mês? E destes quantos são úteis para nós?
As reuniões são uma das maiores armadilhas da produtividade, principalmente quando são mal organizadas. No entanto, eles podem ser uma ótima maneira de negociar.
Quando são justificados, preparados e supervisionados, permitem-nos encontrar novas ideias, tomar melhores decisões e colocar as coisas para avançarmos eficazmente em determinados assuntos.
Só que, como a maioria deles são mal organizados ou até inúteis, acabam sendo uma enorme perda de tempo.
Para evitar a organização de reuniões improdutivas, devemos, portanto, nos fazer a seguinte série de perguntas:
Ao fazer esta série de perguntas, sabemos se sim ou não, devemos organizar uma reunião.
Usando muitos aplicativos e sistemas
Adoro aplicativos de produtividade. Eu os testo regularmente para descobrir maneiras novas e inovadoras de me organizar.
Apenas por testá-lo, rapidamente me encontrei gerenciando várias ferramentas:
- Trello para trabalho
- Todoist para minhas tarefas pessoais
- Conceito para meus projetos de longo prazo
- Evernote para fazer anotações e arquivar meus documentos
- Timerescue para medir minha produtividade
Quando você usa tantos aplicativos, você se perde muito rapidamente. Não sabemos mais onde procurar para nos organizarmos e avançarmos produtivamente em nosso trabalho.
Não só perdemos tempo mudando constantemente de um aplicativo para outro, mas também perdemos tempo aprendendo a usá-los e integrá-los em nossas vidas diárias.
Essas ferramentas são projetadas para nos poupar tempo, não desperdiçá-lo.
É por isso que recentemente decidi centralizar tudo no Notion .
Agora todas as minhas tarefas, projetos e objetivos estão acessíveis a partir desta ferramenta. Posso mudar rapidamente de um projeto para outro graças a um sistema de filtros predefinidos. É muito mais claro e simples. Eu economizo muito tempo.
Se você também costuma usar mais aplicativos do que precisa, pergunte a si mesmo como poderia simplificar seu fluxo de trabalho? O que você poderia eliminar? O que você manteria?
Ao se fazer essas perguntas, você fará com que esses aplicativos e sistemas funcionem para você, não contra você.
Leia também: Noção: O melhor aplicativo de anotações
Trabalhe em multitarefa
A multitarefa pode nos fazer sentir produtivos. Mas, na realidade, essa maneira de trabalhar nos torna mais lentos.
Numerosos estudos mostram que nosso cérebro é incapaz de se concentrar em várias tarefas simultaneamente.
Se você estiver lendo um livro e ouvindo um amigo ao mesmo tempo, por exemplo, o que você realmente está fazendo é pular de uma atividade para outra muito rapidamente. Você não está fazendo as duas coisas em paralelo como você pode pensar.
É um problema porque cada vez que passamos de uma tarefa para outra, nos encontramos fazendo as mesmas coisas várias vezes.
Tente ler um livro enquanto faz outra coisa e você se verá lendo as mesmas passagens repetidamente. Da mesma forma, tente ouvir seu amigo enquanto faz outra coisa e você pedirá para ele repetir porque você não ouviu.
É melhor se concentrar em uma tarefa de cada vez e realizá-la da maneira mais eficiente possível do que fazer várias tarefas simultaneamente com metade do foco.
Iniciar muitos projetos
Quando você inicia um projeto, geralmente fica empolgado em trabalhar em algo novo. E quando terminamos sentimos uma forma de realização que nos dá uma satisfação incrível.
Como é um processo estimulante, tendemos a querer recolher os projetos. Então começamos um projeto de blog, depois um projeto de livro, depois um projeto de viagem e um projeto de e-commerce… só por ter tantos projetos, perdemos produtividade.
Quando trabalhamos em vários projetos, dividimos nossas forças e nosso tempo. O que significa que quanto mais projetos começamos, mais nosso progresso diminui. E, portanto, quanto mais ficamos para trás.
Portanto, é preferível escolher apenas um número limitado de projetos para trabalhar e levá-los adiante e depois passar para os próximos.
Não dormir o suficiente
Quando você tem muito trabalho, pode ficar tentado a dormir menos para realizar mais, mas fazer essa escolha é sempre um erro.
Precisamos descansar para produzir nosso melhor trabalho. É dormindo o suficiente que somos capazes de estar alertas, eficientes e focados durante o dia. Não é porque temos mais tempo que necessariamente vamos usá-lo da melhor forma, muito pelo contrário.
Como diz a lei de Illich:
“ Depois de um tempo, a produtividade tende a diminuir, ou até atingir valores negativos .”
Em outras palavras, gastamos um certo número de horas de trabalho no dia, somos menos eficientes porque temos menos energia para nos concentrar e tomar boas decisões. É por isso que é imperativo dormir para recarregar as baterias.
A melhor maneira de dormir o suficiente é simplesmente tratar o sono como se fosse um grande projeto. Quando planejamos nossas semanas, devemos obrigatoriamente levar em conta esses grandes blocos de sono e nos organizar de acordo com eles e não em detrimento deles.
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Aprender sem aplicar, participar de mais reuniões do que o necessário, usar muitos aplicativos, multitarefa, iniciar muitos projetos e não dormir o suficiente são os 6 erros que você absolutamente deve evitar para avançar de forma mais eficaz em direção aos seus objetivos.
Se você quiser ser ainda mais eficiente, criei um curso intensivo de 7 dias que pode ser do seu interesse.
Todos os dias durante 7 dias você receberá uma vídeo aula de produtividade. Você aprenderá em particular “ qual é o ponto comum entre pessoas que realizam mais do que outras ” mas também “ um método visual para evitar que você procrastine ”, “ o livro que você absolutamente deve ler para ser produtivo ” e muito mais!