Neste artigo, sugiro que você descubra outra estratégia para melhorar sua produtividade, ou seja, o bloqueio de tempo .
Antes de descobrir como usar essa ferramenta a seu favor, me parece importante definir o que é bloqueio de tempo.
Definição de bloqueio de tempo
O bloqueio de tempo é uma estratégia simples para gerenciar melhor seu tempo tanto no trabalho quanto na vida pessoal.
Consiste em planejar seu dia em blocos de tempo, depois agendar cada bloco de acordo com o nível de importância da tarefa ou melhor ainda de acordo com seu cronotipo e o nível de importância da atividade que deseja realizar.
O objetivo desta abordagem é:
- aprenda a se concentrar no essencial para maximizar as chances de alcançar seus objetivos mais importantes
- evite gastar muito tempo em atividades que não lhe trazem nada de útil
O bloqueio de tempo tem a vantagem de fornecer gerenciamento geral do seu tempo, porque você criará blocos de tempo para seu trabalho e sua vida privada.
Isso permite que você:
- ter uma visão clara de suas ações em todos os momentos ao longo do dia
- conscientize-se de como você usa seu tempo e modifique seu comportamento, se necessário
A seguir, apresento a você conselhos da minha experiência como coach em gerenciamento de tempo e minha pesquisa no campo da eficiência.
Sugiro que você, sem mais delongas, passe para o primeiro conselho
1 – Programe pelo menos uma hora por dia para você
Você deve reservar pelo menos uma hora por dia, porque senão corre o risco de se esquecer de si mesmo e de não colocar seu bem-estar no centro de seu sistema de organização pessoal.
Este tempo pessoal é o mais importante porque é o tempo durante o qual você trabalhará em si mesmo.
Se você não sabe como usar esse tempo individual, aqui estão algumas ideias para ajudá-lo a planejá-lo.
Você pode usar sua hora para:
- pratique atividades que lhe permitam relaxar como praticar meditação, praticar esportes, encontrar amigos, tocar um instrumento, cantar, etc.
- desenvolver seus conhecimentos e habilidades para estar sempre no topo da profissão que você exerce
- reserve um tempo para refletir globalmente sobre sua vida para identificar e resolver seus problemas, encontrar novas estratégias para trabalhar com mais eficiência, melhorar sua criatividade, superar a procrastinação , gerenciar melhor o estresse e usar as emoções a seu favor
Se você não tirar esse tempo para si, pagará um preço alto pela sua saúde e isso não é desejável porque não é bom para você nem para os outros.
Entenda que você merece toda a atenção possível porque independente das ferramentas de gestão do tempo que você usa, se você não cuidar de si mesmo, você será improdutivo, insatisfeito e insalubre.
Agora que você entende a importância de reservar um tempo para você todos os dias, sugiro que passe para a próxima dica, que é decidir o que é mais importante para você.
2 – Decida o que é mais importante para você
O método de bloqueio de tempo só se torna realmente eficaz se você identificar de antemão o que é importante para você.
Meu conselho é decidir o que é essencial, identificando seus valores pessoais.
São coisas como saúde, família, liberdade, honestidade, etc.
Você não apenas precisa entender quais são esses valores, mas também precisa classificá-los em ordem de importância.
Em seguida, será necessário verificar se há um conflito de valores que possa desencadear um comportamento de autossabotagem.
Quando se trata de seu trabalho, seus gerentes geralmente definem suas prioridades, mas você sempre pode identificar as suas.
Se, por outro lado, você tem uma posição em que é mais independente ou trabalha por conta própria, será necessário identificar e perseguir objetivos consistentes com seus valores pessoais.
Depois de decidir o que é mais importante fazer, certifique-se de reservar tempo suficiente para concluir essas atividades.
Meu conselho é reservar mais tempo para cada atividade e fazer pelo menos 10 minutos de intervalo entre cada tarefa.
Tente preencher suas pausas com algo que o desconecte totalmente do seu trabalho.
Isso permite que você recarregue suas baterias para realizar as outras tarefas que você precisa fazer da melhor maneira possível.
Agora sugiro que você passe para a próxima dica que é reservar um tempo para cada tarefa.
3 – Reserve um tempo para cada tarefa
Se você está acostumado a planejar apenas sua vida profissional, aconselho a pensar no seu tempo de uma forma mais global.
Fazer isso é importante para transformar seu diário em uma ferramenta visual, permitindo que você tenha uma visão geral do seu dia e da sua semana de relance.
Na medida do possível, aconselho a agendar cada atividade no mesmo dia e nos mesmos horários.
Isso permitirá que você crie hábitos que aumentarão a probabilidade de concluir essas atividades e combater a procrastinação .
Você deve especialmente agendar tempo para tarefas que exigem mais de uma hora de trabalho.
Isso inclui tarefas como escrever documentos, pesquisar, editar e outros projetos mais longos.
Mas para manter sua produtividade no trabalho , faça uma pausa de 5 ou 10 minutos a cada 50 minutos.
Se você não tiver certeza se uma tarefa requer mais de uma hora do seu tempo, faça a si mesmo as seguintes perguntas:
Vou precisar fazer de novo?
Existe outro projeto mais urgente?
Quanto tempo esta tarefa consome quando eu a faço bem?
Planeje também sua vida privada, mesmo que ache que é uma restrição.
Lembre-se de que tudo o que você planeja é mais provável de ser feito e, se você não planejar sua vida privada, estará desperdiçando seu tempo em tarefas menos importantes.
Agora podemos passar para a próxima dica que é organizar suas tarefas em ordem de importância.
4 – Realize as tarefas em ordem de importância apenas se você tiver um cronótipo matinal
Depois de classificar as tarefas em ordem de importância, se você tiver duas ou mais tarefas de igual importância, classifique-as pelo esforço necessário e pelo tempo necessário para concluí-las .
Se você seguir esse princípio organizacional, concluirá a maioria de suas tarefas importantes pela manhã.
Essa estratégia será eficaz se você tiver um cronotipo matinal. O cronótipo é uma predisposição genética para um melhor desempenho em uma hora específica do dia.
Mas se você não é uma pessoa matinal, esse conselho não o ajudará.
Se você tem um cronotipo diferente e se sente melhor à tarde ou à noite, sugiro planejar suas tarefas em torno do seu cronotipo.
Portanto, você planejará suas atividades menos importantes pela manhã ou à noite se estiver à tarde ou de manhã ou à tarde se estiver à noite.
Se você é funcionário, terá que se adaptar mais, mas pode propor ao seu gerente uma reorganização de suas tarefas por uma ou duas semanas.
Mas se você puder organizar seu trabalho em torno de sua própria operação, aumentará sua produtividade e satisfação.
5 – Não se distraia
Sua capacidade de ser produtivo também depende de sua capacidade de manter o foco nas tarefas que você planejou.
Para conseguir isso, é importante estar ciente do que pode distraí-lo.
Para simplificar, podemos dizer que existem duas categorias principais de distrações, ou seja, as que dependem de você e as que vêm dos outros.
As distrações que você pode controlar melhor são aquelas que estão sob seu controle.
Para identificá-los, comece a perceber cada tipo de distração durante o dia.
Então, depois de completar esta lista, anote a necessidade que essa distração permitiu que você satisfizesse.
Em seguida, pense em outras maneiras mais produtivas de atender a essa mesma necessidade.
Se essas distrações persistirem, você pode questionar seu nível de motivação para encontrar uma estratégia para entender como se motivar mais.
Às vezes, a dificuldade em manter o foco em uma tarefa também depende do estilo de vida da pessoa.
Se, por exemplo, você não dormir o suficiente ou tiver um sono de má qualidade, não conseguirá manter o foco em suas atividades.
Se você é viciado em seu smartphone e suas notificações estão constantemente ligadas, você vai querer assisti-las o tempo todo.
Distrações dos outros também são abundantes.
Seu local de trabalho pode ser uma fonte de distração, por exemplo, se for muito barulhento, você terá mais dificuldades.
É o mesmo se você tiver colegas ou um gerente que o incomoda durante seu trabalho.
Aprenda a ser assertivo explicando que você precisa de foco para trabalhar bem e oferecendo-se para retomar a conversa depois de concluir sua tarefa.
Conclusão sobre bloqueio de tempo
Neste artigo, mostrei 5 etapas para criar a programação diária perfeita para melhorar sua produtividade e bem-estar.
Se você se interessa pelo tema produtividade, convido você a conhecer todos os meus artigos sobre produtividade .