Como criar um sistema de Gestão do Conhecimento Pessoal

As seguintes situações são familiares para você?

  • Você consome muito conteúdo interessante, mas não sabe como explorá-lo.
  • Suas anotações estão espalhadas por diferentes pastas, ferramentas e cadernos e você perde muito tempo encontrando as informações que precisa
  • Você teme que suas melhores ideias caiam no esquecimento devido à falta de organização
  • Você tentou dezenas de maneiras de organizar suas notas, mas nenhuma parece funcionar para você 

Em um momento você aprenderá como resolver todos esses problemas criando o que é chamado de sistema de gestão do conhecimento pessoal . Mas primeiro, o que é gestão do conhecimento e qual é o seu interesse?

O que é Gestão do Conhecimento?

A gestão do conhecimento ou Gestão do Conhecimento é um conjunto de métodos e ferramentas que visa melhor armazenar, organizar e explorar o conhecimento.

Existem 2 tipos de gestão do conhecimento:

  • Gestão do conhecimento nos negócios : Consiste em otimizar o fluxo de informações dentro de uma empresa. Isso pode envolver a criação de um wiki interno, ou seja, um repositório de conhecimento para que os funcionários criem, modifiquem e compartilhem conteúdo relevante da empresa, ou até mesmo a criação de uma central de ajuda para responder às perguntas dos usuários. 
  • Gestão do conhecimento pessoal ou PKM (Personal Knowledge Management) : Otimiza a gestão do conhecimento a nível pessoal. Nesse caso, você configura sistemas em seu nível para melhor gerenciar e explorar as informações que consome (livros, artigos, podcasts, apresentações, vídeos etc.)

Neste artigo, vamos nos concentrar na 2ª categoria.

aprendizado
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Por que otimizar a gestão do conhecimento pessoal?

Você faz melhor uso de seus dados 

Um sistema de gestão do conhecimento pessoal facilita a busca de informações e, portanto, seu uso. Você sabe exatamente onde estão as notas que precisa e pode consultá-las a qualquer momento para produzir algo (artigo, vídeo, apresentação, relatório…). Você é um pouco como um grande chef que sabe perfeitamente onde seus utensílios e ingredientes estão armazenados e que pode tirá-los com os olhos fechados para preparar um prato delicioso.

Você economiza tempo

Quando seus dados estão mal organizados, você perde muito tempo. Você está desperdiçando seus preciosos minutos passando por várias pastas, aplicativos e e-mails antes de encontrar o que precisa. E cada vez que você faz isso, você multiplica as chances de se distrair. 

Ao navegar pelas suas pastas, você pode ver uma fatura que esqueceu de enviar. Ao passar pela sua caixa de correio, você abrirá os novos e-mails que recebeu. Uma riqueza de informações irá distraí-lo durante a sua pesquisa. Então, entre o momento em que você começa a procurar uma nota e a hora em que você coloca as mãos nela, 15 minutos terão se passado.

Com um sistema de gestão do conhecimento, você evita esse problema. Você pode encontrar qualquer informação em apenas alguns segundos, o que limita as distrações.

Você ganha serenidade 

Um bom sistema de gestão de conhecimento pessoal lhe dá tranquilidade:

  • Isso alivia sua carga mental . Em vez de bagunçar sua mente, as informações são transferidas para um espaço em que você pode confiar.
  • Ele permite que você encontre informações rapidamente. Procurar informações não é mais uma dor de cabeça, mas um prazer. Não há nada mais satisfatório do que saber que tudo o que você fez backup por anos pode ser acessado em segundos.
  • Ele mantém suas melhores ideias em um só lugar para que você possa colocá-las em prática mais tarde. Você sabe exatamente onde encontrá-los e não tem mais medo de que eles caiam no esquecimento.

É por todas essas razões que um sistema de gestão do conhecimento é tão útil.

Agora que tudo isso foi dito, como criar tal sistema?

Para começar, você precisará de uma ferramenta de gestão do conhecimento. 

Qual ferramenta de gestão do conhecimento escolher?

Há uma enorme quantidade de ferramentas de gestão do conhecimento por aí, e pode ser difícil saber qual escolher. Alguns dirão que é melhor usar o Notion, outros o Evernote ou ainda outros o Onenote. Então, quem está dizendo a verdade? Quem você deve ouvir? 

A resposta é simples: em vez de ouvir os conselhos dos outros, escolha um aplicativo adaptado às suas necessidades que você goste de usar. Mas para isso, você deve primeiro conhecer o seu perfil. 

Quando se trata de gestão do conhecimento, existem 3 perfis principais:

  • Bibliotecários
  • Os arquitetos
  • Os jardineiros

Bibliotecários 

Os bibliotecários organizam seus conhecimentos por assunto e categoria. Ao capturar uma determinada informação, eles têm o reflexo de armazená-la em um arquivo para que possam encontrá-la posteriormente. 

A maioria das pessoas são bibliotecárias, pois foi assim que a escola nos ensinou a organizar a informação. Na época, tínhamos um caderno para cada disciplina (francês, história, matemática etc.). Classificamos nossas notas por tema. Hoje muitos mantêm esse reflexo e usam pastas e subpastas para organizar as informações. 

ampulheta
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Se você se reconhece no perfil “bibliotecário”, os melhores apps para você serão Evernote , Onenote , Bear e Simplenote . Eles permitirão que você crie diferentes pastas para classificar suas notas.

Os arquitetos

Os arquitetos gostam de construir seu próprio sistema. Eles querem poder configurar suas ferramentas nos mínimos detalhes e organizar seus conhecimentos de acordo com sua própria lógica. Acima de tudo, eles procuram ferramentas flexíveis e totalmente personalizáveis. 

Se você já experimentou vários aplicativos de anotações no passado e nenhum funcionou para você, é provável que você seja um arquiteto.

No seu caso, aplicativos como Notion ou Coda serão perfeitamente adequados ao seu perfil. Graças a eles, você poderá criar uma ferramenta sob medida que responde à sua própria lógica.

Os jardineiros 

Os jardineiros são o oposto dos bibliotecários, pois não pensam em termos de pastas, subpastas e categorias, mas sim em termos de redes. Para eles, cada informação é como um nó que faz parte de uma rede maior de conhecimento interconectado. 

Os jardineiros pensam lateralmente . Ou seja, eles gostam de fazer conexões e conexões entre diferentes conceitos, ideias e teorias aparentemente opostas. Acima de tudo, são pessoas criativas, exploradoras e curiosas com sede de conhecimento.

Se você acha difícil categorizar seu conhecimento e prefere organizá-lo por tags, com certeza você é um jardineiro. Os aplicativos recomendados para você serão Obsidian , Roam ou Workflowy . 

Bibliotecários, arquitectos e jardineiros são, portanto, 3 perfis que gerem os seus conhecimentos de forma diferente e que necessitam de ferramentas diferentes para isso. Agora, não é impossível que você se encontre em um ou mais desses perfis. Talvez você até se reconheça em todos os 3. 

Em caso afirmativo, escolha um aplicativo do perfil que pareça mais adequado para você e teste-o. Seu uso é intuitivo? Isso faz você querer tomar notas? Você tem o reflexo para abri-lo? Se a resposta for não, experimente outros aplicativos até encontrar um que funcione para você. 

Depois de ter feito sua escolha, no entanto, não mude. Ignore todas as novas ferramentas “sexy” que saem todos os meses. Você evitará perder tempo mudando constantemente de uma solução para outra. 

5 dicas para construir seu sistema de gestão de conhecimento pessoal

Lembre-se da lei de Gall

Ao criar o seu sistema de gestão do conhecimento, muitas vezes você tenderá a tornar as coisas mais complexas do que o necessário. Você criará todo tipo de lógica que dificultará a organização das informações.

Quando comecei a usar o Notion , imediatamente comecei a construir um sistema superlativo. Passei horas criando bancos de dados para gerenciar meus conhecimentos e meus projetos. Só depois que meu sistema foi criado percebi que nunca o estava usando. Era muito pesado, restritivo e difícil de manter ao longo do tempo. 

plano
plano

Em vez de tornar meu sistema desnecessariamente complexo, eu deveria ter aplicado a lei de Gall. Esta lei nos lembra disso:

Todos os sistemas complexos que funcionam vêm de sistemas mais simples que funcionam. Sistemas complexos estão cheios de variáveis ​​e interdependências que precisam ser organizadas adequadamente para funcionar. Sistemas complexos criados ex nihilo nunca funcionarão na realidade, pois não foram submetidos à seleção de seu ambiente durante seu desenvolvimento.

JOSH KAUFMAN

Simplificando, se você deseja construir um sistema de gestão do conhecimento que funcione, comece desenvolvendo um sistema simples que chegue ao resultado final e depois melhore-o com o tempo. E, a longo prazo, você terá um sistema complexo que funciona.

Escolha o seu método de gestão do conhecimento e adapte-o a si

Organizar o conhecimento de forma coerente é incrivelmente difícil. Você deve levar em conta uma infinidade de variáveis ​​e responder a todos os tipos de perguntas para as quais nem sempre você tem a resposta, como:

  • Qual é a maneira mais consistente de armazenar meus dados?
  • Devo usar pastas, tags ou ambos?
  • Quais pastas criar no meu aplicativo?
  • Como formatar minhas notas?

Para economizar tempo e dores de cabeça, adote sistemas já comprovados e adapte-os ao seu molho.

Existem 2 sistemas principais de gestão do conhecimento:

  • O método PARA : Este método permitirá que você organize seu conhecimento, suas tarefas e seus projetos de acordo com uma lógica universal e modular. 
  • O método Zettelkasten : Com esta abordagem, você será capaz de capturar, organizar e conectar seu conhecimento para trazer novas ideias (este método irá agradar você se você tiver o perfil “jardineiro”)

Esses 2 métodos permitirão que você aplique uma lógica organizacional comprovada que já funciona com milhares de pessoas. Você só precisa aprendê-los, entendê-los e aplicá-los. Às vezes não há necessidade de reinventar a roda. 

Facilite ao máximo a captura de informações

Para enriquecer seu sistema com conteúdo e ideias relevantes, você precisa tornar a captura tão fácil quanto clicar em um botão.

Você tem diferentes opções para isso:

  • Instale o web clipper do seu aplicativo : Um web clipper é uma pequena ferramenta que você baixa para o seu navegador e permite capturar rapidamente qualquer conteúdo da web. Todos os aplicativos de anotações populares têm um (Evernote, Notion, Onenote…). Para encontrar o seu, procure o nome do seu aplicativo no Google seguido de “web clipper” e instale-o gratuitamente no seu navegador.
  • Adicione um widget à tela inicial do seu smartphone : um widget permitirá que você crie um atalho para seu aplicativo de anotações para capturar informações facilmente quando estiver em trânsito. 
  • Conecte o Readwise com seu aplicativo de anotações: Readwise é uma ferramenta que centraliza todas as passagens de livros e artigos que você achar interessantes. Ao sincronizá-lo com Evernote, Notion, Obsidian… você poderá transferir automaticamente todas as informações que você destacou para seu aplicativo. 

Essas poucas dicas facilitarão a captura de informações que o incentivarão a salvar as informações.

Capture apenas o que é importante

É difícil saber quais informações tomar nota quando tudo é interessante. Que informação privilegiada? O que vale a pena destacar? O que você deve observar?

Para isolar os 20% de informação que fornecem 80% do valor, identifique o “bife” do conteúdo.

O conteúdo é um pouco como um hambúrguer com várias camadas. Há a introdução (o pão), a ideia principal (o bife), um esboço da ideia principal com exemplos e ilustrações (a guarnição) e a conclusão (a 2ª fatia de pão).

Todo o conteúdo segue sempre mais ou menos a mesma estrutura (Introdução, ideia principal, desenvolvimento da ideia, conclusão). Para captar a essência da informação, anote a ideia principal (o bife) e deixe de fora o resto. 

Aproveite o tempo para formatar suas notas 

Tomar notas é como enviar um pacote de informações para si mesmo no futuro. Você pode enviar este pacote de 2 maneiras:

Ou você envia às pressas copiando e colando alguns trechos de informações aqui e ali sem perder tempo para formatá-los e adicionar as fontes. Ou você o envia com cuidado, estruturando suas notas e certificando-se de incluir todas as informações que você precisará no futuro. 

Como você pode imaginar, você tem todo o interesse em favorecer a segunda abordagem. Ao investir um pouco mais em anotações, você estará fazendo um favor a si mesmo. Ao reabrir sua nota, você saberá imediatamente o que é e poderá usá-la imediatamente.

Resumindo : 

Um sistema de gestão de conhecimento pessoal é um sistema que permite capturar, organizar e usar informações de forma eficaz.

Para construir o seu sistema, deve primeiro identificar o seu perfil (Bibliotecário, Arquiteto, Jardineiro) para escolher a aplicação que mais lhe convém. Em seguida, aplique as 5 dicas a seguir:

  • Mantenha a Lei de Gall em mente e construa um sistema simples que você aperfeiçoará com o tempo
  • Escolha o método PARA ou o método Zettelkasten para organizar suas notas e adaptá-las a você.
  • Facilite ao máximo a captura de informações com o web clipper do seu aplicativo, os widgets do seu smartphone e o Readwise
  • Identifique o “bife” no conteúdo que você consome
  • Aproveite o tempo para empacotar as informações para que seu futuro economize tempo e use as informações de forma eficaz

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