Para ser organizado , é preciso ter uma programação semanal e mensal . Essa é a melhor maneira de avançar nas coisas que são importantes para você, mas também de priorizar, ganhar clareza e otimizar sua gestão do tempo .
Então, como definir sua agenda de forma eficaz?
Neste guia, você aprenderá todas as etapas de planejamento necessárias para organizar melhor suas semanas e meses. Você também terá acesso a um planejador semanal e mensal gratuito e imprimível .
Para obter clareza, recomendo que você use 2 horários diferentes, um para a semana e outro para o mês. Se você usar a mesma programação para tudo, corre o risco de acabar com muitas informações agrupadas em um único local, o que pode rapidamente se tornar ilegível. É melhor fornecer 2 suportes diferentes.
Na sua agenda mensal, você encontrará todos os seus compromissos, seus eventos, os prazos dos seus projetos, os fins de semana e os feriados. Você deve ver este planejador mensal como uma espécie de visão aérea dos seus meses.
E em sua agenda semanal, você verá suas tarefas, projetos e reuniões lá. Com esse cronograma, você terá uma ideia clara de como seus dias estão organizados.
Ao ter uma programação mensal e semanal, você ganha clareza e visibilidade.
Agora, a questão é como usá-los efetivamente…
Isto é o que veremos agora.
As etapas do planejamento
Passo 1: Liste todas as suas tarefas, projetos, compromissos e eventos
O primeiro passo do planejamento é pegar uma folha de papel em branco e listar todas as tarefas, projetos, compromissos e eventos que você possa imaginar.
- Tarefas são todas as coisas que você precisa fazer. Eles incluem suas tarefas profissionais (escrever um relatório, preparar a reunião, etc.), suas tarefas pessoais (compras, limpeza, etc.), mas também suas tarefas recorrentes, ou seja, aquelas que você tem que fazer toda semana ou todo mês , como pegar as crianças na escola ou pagar as contas.
- Projetos são conjuntos de tarefas que você deve concluir antes de um prazo. Podem ser profissionais (lançar um produto, organizar um evento, etc.) ou pessoais (organizar uma viagem, aprender um idioma, etc.). Ao escrever seu projeto, certifique-se de indicar o nome do projeto, suas etapas e seu prazo.
- Compromissos, reuniões e eventos são tudo o que você participa que tem uma data e hora específicas.
Quando você listar todos esses itens em sua folha, certifique-se de não esquecer nada. Você verá que, ao colocá-los no papel, você se livrará deles e ganhará clareza instantânea.
Concluída esta primeira etapa, passe para a próxima etapa.
Passo 2: Defina suas prioridades
Agora que você listou todas as suas tarefas, projetos, compromissos e eventos, classifique-os por prioridade.
Para fazer essa classificação, você pode usar a matriz Eisenhower . Esta matriz permitirá classificar tudo o que você precisa fazer em 4 categorias principais:
- Importante e urgente (coisas com as quais você precisa lidar imediatamente)
- Importante, mas não urgente (coisas que você precisa planejar para mais tarde)
- Urgente, mas não importante (coisas que você precisa delegar)
- Nem urgente nem importante (coisas que você precisa eliminar ou limitar)
Para fazer essa classificação, adicione cada elemento em um quadro como este.
Suponha que todas as coisas que são importantes e urgentes ou importantes, mas não urgentes, sejam suas principais prioridades. Estas são suas grandes pedrinhas para usar a analogia do professor e do balde .
Depois de adicioná-los à sua agenda, eles não se movem mais e se tornam inegociáveis. Todos os elementos que serão adicionados posteriormente terão que se adaptar a essa restrição.
Por exemplo, se você determinar que a preparação de sua estratégia trimestral é uma prioridade e a agendar para segunda-feira entre 9h e 12h, deve bloquear esse horário. Se você for convidado para uma reunião no mesmo horário, terá que adiá-la ou cancelá-la se não for importante e/ou urgente.
Pessoalmente, todas as manhãs, entre 7h e 9h30, escrevo meus artigos. Este intervalo de tempo está bloqueado. Nada e ninguém pode movê-lo. Se recebo uma chamada durante este intervalo de tempo, não a atendo. Se alguém agenda uma reunião, eu recuso. E se surgir uma tarefa urgente, lidarei com ela depois das 9h30. Tornei este nicho inegociável e é o que me permitiu escrever um artigo por semana por mais de 3 anos.
Suas tarefas prioritárias são as que mais o movem em direção aos seus objetivos. Aqueles que exigem toda a sua atenção e tempo. Você deve dar a eles o lugar que merecem em sua agenda.
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Etapa 3: adicionar itens à sua programação mensal
Se você seguiu o passo 1 corretamente, deve encontrar em sua folha todos os eventos, os compromissos, as reuniões em que participará nas próximas semanas, mas também os prazos de seus projetos.
Pegue cada um desses elementos e adicione-os à sua agenda mensal, escolhendo o dia e a hora em questão.
Você também pode adicionar feriados, férias e fins de semana para mais visibilidade. Você terá então uma visão geral do seu mês.
Quando o plano mensal estiver concluído, você poderá passar para o plano semanal.
Etapa 4: adicione os itens à sua programação semanal
Novamente, pegue os itens listados na etapa 1 e adicione-os à sua programação semanal. Decida em horários específicos durante a semana em que você cuidará de suas tarefas e projetos.
Por exemplo, se você precisar preparar uma apresentação de vendas, indique especificamente o dia e a hora em que você cuidará dela.
Decidir com antecedência quando você fará suas tarefas é a melhor maneira de se manter eficiente, como comprova um estudo publicado no British Journal of Health Psychology . Em 2001, um grupo de pesquisadores ingleses fez um estudo com 248 pessoas que queriam adquirir o hábito de se exercitar. As pessoas que tiveram o melhor desempenho foram aquelas que determinaram especificamente o dia, a hora e o local onde se exercitariam. Mais uma prova de que definir um cronograma é importante.
Agora isso não significa que você tem que planejar tudo até o segundo. Não empilhe suas tarefas em seu calendário como dominó no Tetris. Seja realista e sempre permita espaço entre suas tarefas, porque nada sai como planejado.
As tarefas costumam demorar mais, as reuniões se arrastam, as ligações duram mais… Por isso, você deve sempre planejar os espaços para antecipar esses contratempos, mas também para fazer pausas .
Também deixe sempre 1h a 2h livre no final do dia para absorver todo o inesperado. Ao manter esse espaço livre, você poderá cuidar de todas as coisas que não conseguiu prever no momento do seu planejamento.
Se você for solicitado por um serviço, se um cliente ligar para você quando não era esperado… você pode cuidar disso durante esta janela. E se tudo correr conforme o planejado, tanto melhor, você pode aproveitar esse tempo livre para se antecipar ao dia seguinte.
Uma última coisa a ter em mente ao fazer sua programação semanal é sempre planejar de acordo com seu nível de energia . Tente ao máximo agendar suas tarefas importantes e/ou urgentes no início do dia, ou seja, quando você está mais animado e concentrado. Você deve estar nas melhores condições para cuidar do que é prioritário. Reserve a tarde para todo o resto.
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Etapa 5: gerenciar a entrada
Sua agenda nunca é fixa, sempre há novos elementos que são adicionados ao longo do tempo. Novas tarefas para fazer, novos compromissos para participar, novas reuniões para participar… Todos esses elementos são chamados de entrada .
As entradas são todas as coisas que são adicionadas à sua lista de tarefas ao longo do dia. Para se manter organizado e eficiente, você precisa saber como gerenciá-los.
Para isso, tenha sempre em mente algumas regras:
- Se a entrada demorar menos de 2 minutos, faça-o imediatamente para não confundir sua mente e calendário. Se você estiver fazendo uma tarefa e for solicitado um serviço que leve menos de 2 min por exemplo, faça-o imediatamente, você se livrará dele sem interromper seu estado de fluxo .
- Se a entrada for importante e urgente, mantenha-se ocupado no final do dia usando o bloco de 2 horas que você planejou para esse fim. Não cometa o erro de cuidar dele imediatamente. A maioria das coisas que você considera urgentes geralmente pode esperar algumas horas. Agora, é claro, se sua casa pegar fogo, você for assaltado ou precisar levar um ente querido às pressas para o hospital, parar de fazer o que está fazendo e resolver o problema imediatamente, é claro. Mas reconheça que coisas extremamente urgentes ainda são excepcionais.
- Se a entrada for importante, mas não urgente, agende-a em seu calendário semanal ou mensal.
Os participantes não devem questionar o horário que você definiu. Se você rever suas prioridades a cada nova tarefa, a cada nova solicitação ou a cada nova reunião, nunca conseguirá avançar efetivamente em seu trabalho. Você será como o capitão de um navio que muda constantemente de direção.
É por isso que você deve ser firme e inflexível em seu planejamento. Depois de definir um curso, você deve cumpri-lo, não importa o que se manifeste ao longo do caminho. Os participantes devem se adaptar à sua programação e não o contrário. É a melhor maneira de garantir que você chegue ao fundo das coisas.
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Passo 6: Faça uma revisão semanal
No final de cada semana, faça um balanço . Analise o que deu certo e o que não deu certo e aprenda com isso. É adotando essa abordagem de melhoria contínua que você progredirá.
Aproveite também para se preparar para a semana seguinte. Para fazer isso, comece na etapa 1, liste as tarefas que você não teve tempo de concluir, mas também todas as suas novas tarefas e seus novos compromissos. Em seguida, priorize-os e adicione-os à sua programação semanal e mensal.
Seguindo estes poucos passos, você ficará organizado e sereno.
Conclusão
Como você pode ver, definir um cronograma semanal e mensal não é complicado. Demora 1h a 2h por semana no máximo e permite-lhe gerir melhor o seu tempo.
Para definir este cronograma, você deve seguir 6 passos:
- Passo 1: Liste todas as suas tarefas, projetos, compromissos e eventos
- Passo 2: Defina suas prioridades
- Etapa 3: adicionar itens à sua programação mensal
- Etapa 4: adicione os itens à sua programação semanal
- Etapa 5: gerenciar a entrada
- Passo 6: Faça uma revisão semanal