Como delegar tarefas de forma eficaz


“ Se você realmente quer crescer como empreendedor, precisa aprender a delegar ” – Richard Branson

Você se sente sobrecarregado e estressado. Você sente que nunca tem horas suficientes no dia para fazer todas as suas tarefas.

É como se uma montanha de trabalho estivesse à sua frente e você nunca visse o fim dela.

Apesar de todo o seu trabalho duro e esforço, você não está se movendo tão rápido quanto gostaria.

Não se preocupe, todos nós passamos por esses momentos.

Felizmente, existe uma maneira simples de obter melhores resultados quase que instantaneamente, sem necessariamente gastar mais tempo trabalhando – ou mesmo menos.

E isso significa que todos nós sabemos… trata-se de delegar suas tarefas.

Delegar nossas tarefas nos permite superar todos os limites que enfrentamos quando fazemos nosso trabalho sozinhos.

Primeiro, o limite de tempo é excedido. Todos nós temos 24 horas por dia, mas quando delegamos nosso trabalho, o tempo dos outros é aproveitado. É um pouco como se, por extensão, tivéssemos mais tempo à nossa disposição. 

Também excedemos o limite de energia. Nossa energia física e mental se esgota enquanto trabalhamos durante o dia. Quanto mais trabalhamos, mais nos cansamos. Quando delegamos, são os outros que investem sua energia para realizar nossas tarefas. Temos, portanto, mais energia para avançar em direção aos nossos objetivos.

Finalmente, vamos além do limite de nossa expertise. Ninguém tem a ciência infundida. É impossível saber tudo e ser especialista em todos os assuntos. Ao delegar nossas tarefas, nos beneficiamos da expertise de outros, o que nos permite ir além do nosso próprio conhecimento.

Por todas essas razões, devemos aprender a delegar se quisermos progredir. A questão é como?

Neste artigo, veremos como delegar nossas tarefas de maneira eficaz, graças a uma abordagem muito simples. Isso nos permite saber rapidamente quando delegar nosso trabalho e quando não fazê-lo.

Antes de começar, se você quiser aprender a delegar, participe do curso intensivo de 7 dias para ser mais produtivo . Você descobrirá em particular: “ Os 3 erros que matam sua eficiência ”, “ O livro que você absolutamente deve ler para explodir seus resultados ” e “ Um método para nunca mais procrastinar ”.

person holding ballpoint pen writing on white paper

2 critérios para delegação eficaz

Quando se depara com uma montanha de tarefas, como você sabe quais delegar? Como podemos ter certeza de que transferir nosso trabalho para outra pessoa não é um erro? Como você sabe se pode confiar na pessoa a quem está delegando?

Para descobrir, basta levar em consideração os 2 critérios a seguir:

  • A importância da tarefa ou sua urgência
  • A disposição do delegado (suas habilidades / sua vontade)

Vamos dar uma olhada nesses dois critérios.

A importância da tarefa / a urgência

Antes de delegar nossas tarefas, devemos sempre considerar sua importância e urgência. É isso que nos permite conhecer nossa margem de erro.

Uma tarefa de baixa importância, por exemplo, nos dará uma margem de erro maior, enquanto uma tarefa extremamente importante não nos deixará muita escolha. O fracasso nesse tipo de tarefa nos expõe a sérias consequências. É por isso que muitas vezes é preferível manter o controle total sobre as tarefas mais importantes e urgentes, evitando delegá-las.

A disposição do delegado (suas habilidades / sua vontade)

Antes de delegar, devemos considerar também a disposição do delegado. Ou seja, devemos nos perguntar se a pessoa a quem delegamos nossas tarefas está disposta a fazer um bom trabalho. Ela é competente para fazer a tarefa? Mas também, ela tem vontade de fazer isso?

mão segurando um relógio
mão segurando um relógio

O delegado deve ser capaz de realizar a tarefa pelo menos 70% tão bem quanto nós. Como diz Jim Schlekser:

“ Se a pessoa a quem o CEO quer delegar uma tarefa é capaz de desempenhá-la pelo menos 70% tão bem quanto ele, ele deve delegar… Esse padrão de desempenho de 70% permite que o CEO transfira agressivamente suas tarefas para outros membros. que pode executar as tarefas a um nível aceitável. 

O delegado também deve ter a vontade de realizar a tarefa. Este último pode ter todas as habilidades necessárias para alcançá-lo, se não tiver vontade de fazê-lo, fará mal ou errará.

O ideal é, portanto, que a pessoa seja altamente qualificada e motivada, pois, neste caso, produzirá melhores resultados. Podemos então dar-lhe mais autonomia e teremos menos necessidade de controlar o seu trabalho.

Também pode ser que, em alguns casos, a pessoa seja pouco qualificada, mas altamente motivada. É então uma excelente oportunidade para treiná-la e treiná-la para que ela tenha sucesso.

Agora que sabemos a que se referem esses dois critérios (importância/urgência da tarefa e disposição do delegado), vamos colocá-los em um quadrante para saber delegar.

O quadrante para delegação eficaz

Vamos dar uma olhada em cada cenário.

Importância e baixa urgência / Forte disposição do delegado (habilidades / vontade)

Quando o delegado tem as habilidades e a vontade de cumprir a tarefa que queremos confiar a ele e que a importância da tarefa e sua urgência é baixa, podemos delegá-la de olhos fechados.

Este primeiro cenário é ideal porque é aquele em que podemos deixar total autonomia ao delegado. Podemos descarregar completamente nossas tarefas com confiança. Sabemos que estas serão bem feitas e podemos nos permitir alguns erros devido à baixa importância/urgência das tarefas delegadas.

Importância e forte urgência / Forte disposição do delegado (habilidades / vontade)

Nesse tipo de situação, você pode delegar, mas ainda precisa controlar o trabalho realizado. Mesmo que o delegado seja muito competente e motivado, devemos garantir que a tarefa seja bem feita, pois é altamente importante / urgente.

Observe que controlar não significa microgerenciar, mas sim ficar de olho na execução da tarefa, fazendo alguns pontos regulares e prestando assistência, se necessário.

Baixa importância e urgência / Baixa disposição do delegado (habilidades / vontade)

Aqui devemos delegar e controlar. Essas são as tarefas que outras pessoas da equipe poderiam fazer. No entanto, como estes carecem de habilidade ou força de vontade, eles devem ser monitorados para garantir que sejam feitos corretamente.

Se os delegados não tiverem habilidades, eles podem ser treinados para torná-los mais autônomos. E se falta motivação, é importante discutir com eles para entender o porquê e incentivá-los ao longo da realização do trabalho.

mulher trabalhando de casa
mulher trabalhando de casa

Importância e alta urgência / Baixa disposição do delegado (habilidades / vontade)

Quando a importância/urgência é alta e o delegado não está disposto a completar a tarefa, não se deve delegar. Delegar nossas tarefas a uma pessoa desqualificada ou desmotivada seria correr um risco muito grande. Realizá-los nós mesmos pode reduzir consideravelmente esses riscos.

Onde você passa mais tempo?

Se você tende a passar muito tempo na parte inferior do quadrante, ou seja, quando as pessoas com quem você trabalha têm poucas habilidades e pouca força de vontade, é necessário treiná-las e motivá-las para serem capazes de criar um ambiente no qual você possa confiar nos outros.

Se, por outro lado, você gasta muito tempo em tarefas de alta importância/urgência e a disposição do delegado é fraca, faça as seguintes perguntas:

  • Todas essas tarefas são tão importantes e urgentes?
  • Você é realmente a única pessoa que pode lidar com eles?

Ao se fazer essas perguntas, muitas vezes você descobrirá que algumas de suas tarefas não são tão importantes e que, treinando pessoas, você pode se livrar de mais tarefas do que pensa.

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Aprender a delegar é uma necessidade se você quiser avançar efetivamente em direção aos seus objetivos. Ao aprender a delegar suas tarefas, você terá mais tempo para planejar e organizar suas tarefas. Você também será capaz de pensar de forma mais estratégica sobre seus projetos. E seu estresse e sensação de opressão também diminuirão mecanicamente.

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