Como elaborar um plano de ação sólido

A melhor maneira de atingir um objetivo é ter um plano de ação sólido. 

Quando você tem um plano de ação:

  • Estamos mais focados. Sabemos exatamente o que devemos fazer para alcançar nosso objetivo, mas também o que não devemos fazer. Estamos menos distraídos com tarefas e projetos paralelos.1
  • Esquecemos menos coisas. Ao escrever um plano de ação, você elabora uma lista exaustiva de ações a serem tomadas. Tudo é visível em um único documento. Você pode consultá-lo regularmente para não esquecer nada. 
  • Ganhamos clareza. Quando criamos um roteiro, tiramos todas as ideias da cabeça e as reunimos em um plano detalhado e estruturado. É uma maneira simples de ver com mais clareza.
  • Otimizamos nossos recursos: Sem planejamento, falta coordenação. Vamos trabalhar várias horas em uma tarefa, por exemplo, apenas para perceber mais tarde que esquecemos um passo importante e então temos que começar tudo de novo. Realizamos uma tarefa quando alguém da nossa equipe já a fez… Em suma, estamos desperdiçando nosso tempo e nossa energia. Um plano de ação nos permite evitar isso.
  • Temos mais visibilidade: Definir um plano de ação nos dá visibilidade do que será realizado nos próximos dias, semanas e meses. Sabemos para onde estamos indo, o que nos permite ser mais eficientes .
  • Prevemos problemas: como temos mais visibilidade, podemos evitar certos problemas antes mesmo de eles surgirem e colocar sistemas em funcionamento caso ocorram.

Os benefícios são, portanto, numerosos. É também por isso que utilizamos estes planos em muitas áreas: em marketing, vendas, gestão, desenvolvimento web e até para a concretização de objetivos pessoais.

Neste artigo, veremos o que é um plano de ação e como criar um simplesmente em 4 passos. 

planejamento
planejamento

O objetivo é que no final deste artigo você tenha todos os elementos necessários para atingir seus objetivos.

O que é um plano de ação?

Um plano de ação é uma sequência de etapas ou atividades que nos permite atingir um determinado objetivo. Para cada etapa ou atividade, o plano fornece as seguintes informações:

  • Quais ações devem ser tomadas
  • Quem é o responsável
  • Qual é o prazo
  • Quanto tempo estimamos que levará
  • Quais recursos serão disponibilizados2

Muitas vezes, essas informações são representadas na forma de uma tabela do Excel ou integradas em gerenciadores de tarefas , como Trello, Asana ou Monday.

Isso lhe dá uma visão geral do projeto. Sabemos quais ações tomar a qualquer momento e qual é o nosso progresso em relação aos objetivos que estabelecemos. 

Como desenvolver um plano de ação?

Antes mesmo de desenvolver um plano de ação, devemos primeiro ter certeza de que temos um objetivo muito específico em mente, pois todo o nosso plano de ação decorre dele.

Para isso, basta definir um objetivo SMART , ou seja, um objetivo Específico, Mensurável, Ambicioso, Realista e Temporário.

Uma vez definido, podemos criar nosso plano de ação seguindo os 4 passos a seguir.

Passo 1: Tire todas as ideias da sua cabeça 

Quando você tem um objetivo, você nunca realmente começa do zero. Muitas vezes temos uma ideia mais ou menos vaga de como podemos alcançá-lo. 

Se queremos fazer mais vendas, suspeitamos que devemos prospectar, anunciar, enviar e-mails. E se você quer perder peso, sabe que precisa se exercitar e comer melhor.

Então, já temos algumas ideias enterradas em nossas cabeças esperando para serem desenterradas. Este é precisamente o objetivo do passo 1. 

Na etapa 1, tiramos todas essas ideias da cabeça para estruturá-las. Para isso, usamos o diagrama “Como” .

Com este diagrama, partimos do nosso objetivo ou do nosso problema e nos perguntamos várias vezes como extrair ideias concretas. 

Para tornar este diagrama o mais claro possível, ele é representado como uma árvore onde cada ideia forma um ramo.

Vamos dar um exemplo para entender melhor. 

mulher em reunião
mulher em reunião

Digamos que nosso objetivo seja:

Aumentar as vendas em 20% até o final do ano

É assim que nosso diagrama pode ficar:

Para formar esta árvore, primeiro partimos do nosso objetivo e nos perguntamos como? 

Como aumentar as vendas em 20% até o final do ano? 

Obtemos então várias ideias:

Apenas essas primeiras ideias carecem de especificidade. Nós realmente não sabemos quais ações tomar para alcançar nosso objetivo.

Por isso, nos perguntamos uma segunda vez a pergunta Como esclarecer cada ideia:

  • Como redobrar seus esforços na prospecção comercial?
  • Como vender outros produtos para clientes existentes?
  • Como lançar uma campanha de marketing?

Desta vez, obtemos novas respostas um pouco mais precisas:

Com essas novas respostas geradas, voltaremos a fazer a pergunta Como

  • Como contratar um vendedor?
  • Como ligar para os clientes existentes?
  • Como enviar uma campanha de e-mail que oferece -10% em nossos produtos?
  • Como criar campanhas publicitárias no Facebook?

Continuamos a refinar nossas ideias.

Observe que quanto mais vezes fazemos a pergunta Como , mais nossas ideias se materializam.

No início, partimos com um objetivo geral: “ Aumentar as vendas em 20% até o final do ano ” e, à força de cavar, conseguimos transformá-las em tarefas que podemos utilizar em nosso plano de ação.

O diagrama Como , portanto, nos permite tirar todas as ideias de nossas cabeças, mas também explorá-las enquanto as estruturamos.

Nota: Para fazer este diagrama, você pode usar um aplicativo de mapeamento mental , como o Mindmeister ou uma simples folha e caneta.

mapa mental
mapa mental

Etapa 2: mantenha apenas ideias relevantes

Nem todas as ideias que saem de nossas cabeças são necessariamente relevantes. Alguns são provavelmente ruins ou até mesmo impossíveis. O 2º passo, portanto, consiste em classificá-los para manter apenas os melhores. 

Para fazer essa classificação, devemos integrar certas restrições em nosso pensamento. Restrições de tempo, lugares, recursos, meios…

Para tomar nosso exemplo, poderíamos dizer que contratar um novo vendedor não é necessariamente uma boa ideia porque nos faltam recursos financeiros e tempo. Podemos, portanto, eliminar essa ideia do nosso diagrama. 

É importante ter tempo para eliminar certas ideias. Não queremos investir nossos esforços e recursos em coisas que não valem a pena ou que não são viáveis.

Depois de rever todas as nossas ideias, acabamos com uma lista de ações concretas a serem tomadas. Agora é uma questão de torná-los práticos para implementar nosso plano de ação. 

Passo 3: Torne as ideias práticas

O passo 3 é sobre tornar as ideias do nosso diagrama práticas. Queremos saber exatamente o que deve ser feito, por quem e quando. Para isso podemos utilizar o método QQOQCCP (O quê? Quem? Onde? Quando? Como? Quanto? Por quê?)

Veja o que significa cada letra:

  • O que = o nome e o conteúdo da tarefa a ser executada
  • Quem = proprietário da tarefa e partes interessadas
  • Onde = a localização geográfica onde será realizado
  • Quando = a data de início e término da tarefa
  • Como = o orçamento e outros meios para realizar esta tarefa
  • Quanto = quantidade, volume, valor
  • Por que = por que fazemos isso. 

Observe que o Onde e Como nem sempre são necessários. Se realizarmos nossas tarefas no escritório como todos os dias ou se nenhum meio específico for usado, podemos abster-nos de indicá-las.

Então, para cada ideia, vamos nos fazer as perguntas O quê? Quem ? Onde ? Quando ? Como ? Quantos ? Por quê ?

Por exemplo, para a primeira ideia:

Pesquise em nosso banco de dados os clientes mais satisfeitos com nossos produtos 

Vamos adicionar os seguintes detalhes:

  • O que = Pesquise em nosso banco de dados os clientes mais satisfeitos com nossos produtos
  • Quem = Maria
  • Onde = X
  • Quando = 3 de outubro
  • Como = Usando nosso banco de dados
  • Quanto = Escolha pelo menos 50 clientes
  • Por quê = Realizamos esta tarefa para ligar para clientes existentes para vender mais produtos

Detalhamos todas as nossas ideias desta forma e depois as adicionamos a uma tabela como veremos no 4º e último passo.

Etapa 4: crie sua tabela de plano de ação

Para sintetizar todas essas informações, agora só precisamos criar nosso plano de ação no Excel assim:

Graças a esta tabela, sabemos exatamente o que deve ser feito por quem e quando. Então, tudo o que temos a fazer é compartilhar o documento com as pessoas envolvidas em nosso plano de ação e marcar a caixa apropriada cada vez que uma tarefa for realizada.

Se você quiser copiar a tabela acima, encontrará vários modelos de plano de ação na seção a seguir.

Exemplo de plano de ação de marketing

Situação: Estamos lançando um novo produto e queremos promovê-lo. Veja como pode ser nosso plano de ação de marketing.

Exemplo de Plano de Ação Empresarial

Situação: Faltam poucos meses para o final do ano e nossa equipe de vendas está atrasada em seus objetivos de vendas. Aqui está como poderia ser o nosso plano de ação.

Exemplo de um plano de ação para um projeto pessoal 

Planos de ação não são apenas para empresas. Eles também podem ser relevantes para projetos pessoais. Por exemplo, por que não criar um para um projeto de reforma?

Se você deseja realizar uma reforma e não esquecer nada, pode criar um plano de ação desse tipo:

Claro que esta tabela é apenas um exemplo. Alguns não verão o sentido de criar um plano de ação para uma reforma tão simples. Mas se você gosta de planejar e estruturar seus projetos, esse tipo de quadro pode te ajudar.

A partir do momento em que um objetivo é complexo de alcançar, criar um plano de ação pode ser útil para navegar. Você só precisa ter cuidado para não cair em certas armadilhas ao criá-lo.

Armadilhas do plano de ação a evitar

Vimos um pouco acima dos 4 passos para realizar um plano de ação, mas ainda não abordamos as armadilhas a serem evitadas. 

Ao executar um plano de ação, devemos nos certificar de evitar as seguintes armadilhas.

entrar em muitos detalhes

Costuma-se dizer que o diabo está nos detalhes, é verdade. Mas isso também não significa que temos que encher nosso plano com detalhes.

Você precisa ser específico, claro, mas não deve ser tão específico a ponto de adicionar informações desnecessárias.

Por exemplo, se criarmos uma apresentação comercial, não há necessidade de indicar que teremos que procurar fotos para ilustrar nossa apresentação e que teremos que exportar a apresentação em PDF. Acrescentar este tipo de passo em nosso plano de ação não nos serve de nada.

Redação Preparar a apresentação sobre X, Y é mais que suficiente e evita que sobrecarreguemos nosso plano de ação com detalhes.

Desenvolver um plano de ação antes de definir um objetivo específico

Muitas vezes nos jogamos de cabeça em um plano de ação antes mesmo de ter definido um objetivo específico. Estamos com tanta pressa de ir que esquecemos o nosso destino. Só nós podemos ter o mais belo roteiro, se não soubermos para onde vamos, de nada nos servirá.

Portanto, é importante definir nosso objetivo a montante antes de trabalhar em qualquer coisa, porque, relembro, todo o nosso plano de ação decorre do nosso objetivo. 

rapaz focado
rapaz focado

Não meça nossos resultados porque é difícil

Alguns resultados, como a satisfação do cliente ou o impacto de uma campanha de relações públicas, por exemplo, podem ser difíceis de medir. No entanto, devemos fazer o nosso melhor para avaliar o sucesso de nossos projetos. É fazendo essas medições que podemos saber se nossas ações foram eficazes ou não. É graças a isso que aprendemos e podemos progredir efetivamente em direção aos nossos objetivos futuros.

Não informar as pessoas a quem delegamos determinadas tarefas do nosso plano de ação

Nada é pior do que dar uma tarefa a alguém sem dar-lhe um mínimo de informação de antemão. Esta é a receita garantida para que a tarefa não seja realizada como desejado.

Quando você delega uma tarefa a alguém, você deve, portanto, certificar-se de fornecer a ele todos os elementos de que ele precisa para que ele possa realizá-lo nas melhores condições possíveis. 

Como manter um plano de ação?

Desenvolver um plano de ação é uma coisa, segui-lo ao longo do tempo é outra. Quantas vezes definimos um plano de ação apenas para esquecê-lo algum tempo depois? 

Nós o realizamos por alguns dias e, em seguida, as distrações gradualmente assumem o controle. Temos novas ideias, respondemos a pedidos, começamos a trabalhar em novos projetos que não tínhamos planejado… E depois de várias semanas, percebemos que abandonamos completamente nosso plano de negócios. 

Então, como você mantém um plano de ação ao longo do tempo?

Crie um plano de ação claro

Quando você cria um plano de ação, você tem que pré-trapacear o trabalho o máximo possível para que, ao consultá-lo, saiba exatamente o que precisa ser feito sem ter que pensar. Devemos querer consultá-lo.

Nosso plano deve ser um suporte confiável no qual podemos ter confiança cega. Se for mal estruturado, ambíguo e nos colocar em dúvida, não o usaremos.

É por isso que é importante usar o método QQOQCCP que vimos um pouco antes. Este método simples nos permite tornar nosso plano de ação claro e prático.

Defina um plano de ação realista

Meus primeiros planos de ação eram irreais. Ainda me vejo olhando para o meu calendário e planejando um número ridículo de tarefas para completar a cada dia. Eu absolutamente não levei em conta o inesperado e meu nível de energia e motivação. Eu adicionei minhas tarefas ao meu calendário como você solta blocos em um Tetris.

Quando fazia um balanço no final de cada semana, muitas vezes ficava deprimido porque metade das tarefas que havia planejado não foram concluídas. Eu me culpei porque disse a mim mesma que não era produtiva. Como resultado, acabei desanimando e abandonando meus planos.

O que eu não sabia era que eu não tinha um problema de produtividade, mas um problema de planejamento. 

Planejar seus dias como se estivesse produtivo e motivado a cada segundo é irreal. Inevitavelmente, enfrentamos interrupções e imprevistos. E gostemos ou não, nosso nível de energia flutua constantemente ao longo do dia, assim como nossa motivação.3

Ao criar um plano de ação, esses fatores devem ser levados em consideração. Ou seja, devemos evitar sobrecarregar nossos dias para melhor antecipar o inesperado e as variações de energia e motivação. Desta forma, podemos cumprir melhor o nosso plano de ação a longo prazo. 

Leia também: Como gerenciar sua energia e não apenas seu tempo

tele trabalho
tele trabalho

Faça um balanço diário

Para manter um plano de longo prazo, você deve adquirir o hábito de consultá-lo diariamente para garantir que ele esteja sendo seguido. Nosso plano de ação deve ser o primeiro documento que abrimos pela manhã e o último que fechamos no final do dia.

Para adquirir o hábito de fazer esses pontos diários, podemos criar um lembrete em nossa agenda/ lista de tarefas ou ter nosso plano aberto automaticamente toda vez que ligamos o computador. A ideia é tornar inevitável a sua consulta.

se recompense

Os jogos são viciantes por uma razão. A cada nível que passamos, geralmente desbloqueamos algo, obtemos pontos, desenvolvemos novas habilidades. É este sentimento de progresso que nos faz querer continuar e enfrentar novos desafios, 

Uma boa maneira de manter nossos planos ao longo do tempo e torná-los tão viciantes quanto os jogos, recompensando cada vez que concluímos um jogo. 

Por exemplo, você pode se deliciar com um bom restaurante depois de concluir um projeto. Organize um fim de semana depois de alcançar um grande objetivo. Ou permita-se fazer uma maratona Netflix de fim de semana depois de uma semana produtiva.

Não devemos hesitar em nos divertir quando as principais etapas do nosso plano forem alcançadas. É isso que nos motiva a continuar trabalhando nos próximos passos. 

Traga um parceiro

Ter um parceiro a quem devemos nos reportar regularmente pode nos ajudar a permanecer no longo prazo. Muitas vezes, quando somos os únicos responsáveis ​​por nosso plano de ação, procrastinamos ou nos distraímos. Um parceiro pode nos ajudar a manter o rumo.

Para ser acompanhado é simples, escolhemos alguém em quem confiamos, partilhamos com ele o nosso plano de ação e comprometemo-nos a respeitá-lo, caso contrário temos de sofrer as consequências.

Se não respeitarmos o nosso compromisso, podemos, por exemplo, concordar em pagar-lhe um restaurante ou autorizá-lo a descontar um cheque que lhe demos.

O não cumprimento do nosso plano de ação deve ter consequências. É isso que nos permitirá manter nosso plano de ação semana após semana.

Construa sua autodisciplina

Todas as técnicas que acabamos de ver são uma excelente ajuda para manter um plano ao longo do tempo. Mas a maneira mais segura de manter nosso plano ainda é a autodisciplina.

É graças à autodisciplina que perseveramos, que terminamos o que começamos, que nos mantemos focados em nossas tarefas e que não nos deixamos distrair. 

Quando você é autodisciplinado, você vai até o fim. Enquanto nosso plano de ação não estiver concluído, continuamos avançando. É uma qualidade muito importante a desenvolver para fazer qualquer mudança em nossa vida.

Para fortalecer sua autodisciplina, leia: 9 dicas para melhorar sua autodisciplina

Conclusão

Em conclusão, aqui estão as conclusões mais importantes deste artigo.

Para desenvolver um plano de ação, basta seguir 4 passos:

  • Passo 1: Tire todas as ideias da sua cabeça. Para isso utilizamos o método “ Como ”
  • Passo 2: Mantenha apenas ideias relevantes. Levamos em consideração as restrições e a viabilidade de nossas ideias para manter apenas o melhor
  • Passo 3: Torne as ideias práticas. Para esta etapa, usamos o método QQOQCCP (O quê? Quem? Onde? Quando? Como? Quanto? Por quê?)
  • Etapa 4: Crie uma tabela de plano de ação. Pegamos todas as nossas ideias e as integramos em uma tabela.

Ao desenvolver um plano de ação, evite as seguintes armadilhas: 

  • Entre em muitos detalhes. 
  • Desenvolva um plano de ação antes de definir um objetivo específico. 
  • Não medir nossos resultados porque é difícil.
  • Não informar as pessoas a quem delegamos determinadas tarefas em nosso plano de ação.

E para ter um plano de ação, devemos:

  • Crie um plano de ação claro
  • Defina um plano de ação realista
  • Faça um ponto diário
  • se recompense
  • Trazendo um parceiro
  • Fortaleça sua autodisciplina

Notas:

  1. Como você pode se beneficiar do planejamento de ações?
  2. Seção 5. Desenvolvendo um Plano de Ação
  3. 7 razões pelas quais você não pode manter seu planejador

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