Como gerenciar melhor seus e-mails e economizar tempo

Se você está lendo isso, provavelmente recebe muitos e-mails todos os dias e está procurando um sistema robusto para gerenciá-los melhor.

Fique tranquilo, você não está sozinho. De acordo com um estudo do grupo The Radicati, recebemos mais de 88 e-mails em média todos os dias. 1

Entre emails promocionais, emails de prospecção, emails de clientes, emails de parceiros, solicitações, recibos e faturas ou mesmo as inúmeras newsletters que subscrevemos, não é fácil navegar.

Assim como muitas pessoas, você provavelmente tem buscado soluções para lidar com esse fluxo constante de e-mails.

Talvez você tenha tentado criar pastas para classificar seus e-mails. Você pode até ter mudado completamente seu aplicativo de e-mail ou enriquecido sua caixa de correio com recursos pensando que isso o ajudaria. Mas realmente não mudou nada. Você continua recebendo uma tonelada de e-mails e não sabe como lidar com eles.

Neste guia, veremos como gerenciar melhor seus e-mails sem criar pastas desnecessárias ou até mesmo alterar os aplicativos de e-mail. Tudo que você precisa é de um fluxo de trabalho eficiente e um gerenciador de tarefas simples.

Antes de começar, se você quiser dominar mais do que apenas seus e-mails e aumentar sua produtividade, participe do curso intensivo de 7 dias para ser mais produtivo . Você descobrirá em particular: “ Os 3 erros que matam sua eficiência ”, “ O livro que você absolutamente deve ler para explodir seus resultados ” e “ Um método para nunca mais procrastinar ”.

Algumas regras para gerenciar melhor seus e-mails

Para aproveitar ao máximo o fluxo de trabalho que você aprenderá neste guia, é importante seguir algumas regras.

mesa organizada
mesa organizada

Regra nº 1: não processe seus e-mails nas primeiras horas do dia

As primeiras horas do dia são as horas mais produtivas. Este é o momento em que você tem mais energia e motivação para concluir suas tarefas. Ao responder seus e-mails durante essas horas, você não apenas desperdiça esse tempo produtivo fazendo um trabalho de baixo valor, mas também está colocando as agendas de outras pessoas à frente das suas. É melhor fazer seu trabalho mais importante durante essas horas e lidar com seus e-mails no final do dia.

Regra n°2: Processe em lote os seus e-mails

Você não pode fazer o seu melhor trabalho se se deixar interromper constantemente por seus e-mails ao longo do dia. Deixar uma guia do Gmail ou do Outlook constantemente aberta ou receber uma notificação toda vez que um e-mail é enviado para você é terrivelmente perturbador. Impossível manter o foco efetivamente nessas condições.

É por isso que você deve dedicar horários específicos durante o dia para processar seus e-mails de uma só vez e não de forma intermitente.

Regra nº 3: toque em seus e-mails apenas uma vez

Quando você abre um e-mail, lê-o, fecha-o e diz a si mesmo que vai lidar com isso mais tarde, está perdendo tempo. Porque quando chegar a hora de processá-lo, você terá que reabri-lo, consultá-lo novamente e decidir novamente o que fazer com ele. Você faz o dobro do que poderia fazer uma vez.

Para evitar perda de tempo, toque em seus e-mails apenas uma vez . Assim que você abrir um e-mail, decida imediatamente o que fazer com ele para não precisar reprocessá-lo mais tarde.

O fluxo de trabalho para gerenciar melhor seus e-mails

Uma das principais habilidades que você deve desenvolver rapidamente ao aprender a praticar um esporte com bola (futebol, basquete, tênis, handebol, etc.) é saber como receber a bola com perfeição e devolvê-la com precisão.

Não importa de onde vem a bola, sua distância ou sua velocidade, você deve ser capaz de controlá-la e depois devolvê-la estrategicamente para um local desejado (passe para um companheiro de equipe, chutes a gol, envio para uma área específica do campo , etc)

Essa habilidade de recebimento e envio encontrada nesses esportes é semelhante à que você precisa para gerenciar seus e-mails. Com a diferença de que você não recebe uma bala, mas e-mails.

Para gerenciar seus e-mails com eficiência, você deve saber instintivamente o que fazer com cada um dos e-mails recebidos, independentemente de sua natureza. Ou seja, você deve saber quando processá-los, quando excluí-los, quando arquivá-los ou quando transferi-los para outra pessoa.

Para desenvolver essa habilidade e processar seus e-mails mais rapidamente, basta seguir o seguinte fluxo de trabalho:

Este workflow de e-mail, que é inspirado no método GTD , permite que você saiba como “receber” todos os e-mails que recebe e como tratá-los estrategicamente.

Vamos dar uma olhada mais de perto em como esse sistema funciona.

Quando você abre sua caixa de correio e vê uma lista de mensagens não lidas, primeiro você deve passar por esses e-mails um por um e perguntar a cada um deles o que deseja fazer com eles.

Geralmente você recebe 3 categorias de e-mail:

  • E-mails para arquivar. Normalmente, esses são os e-mails que lhe interessam ou que contêm documentos importantes, como faturas, cotações, contratos. Eles devem ser movidos para o arquivo da sua caixa de entrada para que você possa encontrá-los mais tarde, ou adicionados a uma pasta de referência em um gerenciador de tarefas como Evernote ou Notion .
  • E-mails para excluir. Este é o tipo de e-mail que você recebe com mais frequência. Muitos dos e-mails enviados a você não são úteis para você. Se o e-mail for desinteressante ou inútil, não hesite em eliminá-lo completamente da sua caixa de entrada para evitar que ele o atrapalhe.
  • Os e-mails a serem transformados em uma tarefa. São e-mails semelhantes a solicitações e/ou que exigem uma resposta sua. Um colega que lhe pede um documento, um cliente que lhe faz perguntas ou mesmo um parceiro que lhe pede para saber a sua disponibilidade, são alguns dos emails que deve transformar em tarefa.

Se o e-mail que você está processando pertence à categoria 1 ou 2, você só precisa arquivá-lo ou excluí-lo.

Por outro lado, se o e-mail pertence à 3ª categoria, você deve transformá-lo em uma tarefa para saber o que fazer com ele.

Uma vez que o e-mail foi transformado em uma tarefa, vários cenários são possíveis:

Se você não é a pessoa certa para lidar com essa tarefa, você deve delegá-la.

Se você for a pessoa certa, por outro lado, pergunte a si mesmo se a tarefa leva menos de 2 minutos para ser processada. Se sim, faça-o imediatamente.

Gerente de marketing
Gerente de marketing

Se este não for o caso, transfira-o para o seu gerenciador de tarefas, tomando o cuidado de adicionar um prazo, se necessário.

Vamos dar um exemplo concreto para entender melhor.

Digamos que você seja um editor de vídeo e receba o seguinte e-mail de um colega:

Primeiro passo, você se pergunta a qual categoria esse e-mail pertence.

O e-mail aqui é como uma tarefa, então você não vai arquivá-lo ou excluí-lo, você vai transformá-lo em uma tarefa, assim:

Faça uma montagem de vídeo do evento para Simon

Depois de definir a tarefa, você precisa descobrir se é a pessoa certa para fazê-la ou se deve delegá-la.

Neste exemplo, acontece que você é um editor de vídeo, então você é a pessoa certa para essa tarefa. 

Agora a questão permanece se esta tarefa leva menos de 2 min?

A edição de um vídeo geralmente leva mais de 2 minutos. Portanto, você não poderá processar essa tarefa imediatamente. O que significa que você irá transferi-lo para o seu gerenciador de tarefas adicionando um prazo (próxima segunda-feira) e planejando quando você trabalhará nele.

Então, tudo o que você precisa fazer é responder ao Simon explicando a ele que em breve você estará trabalhando no vídeo dele.

Ao seguir esse fluxo de trabalho, você pode processar todos os seus e-mails rapidamente e saber onde está o tempo todo.

Observe que esse fluxo de trabalho requer tempo para se adaptar. No começo, você pode estar um pouco perdido, mas manter esse sistema em mente pela primeira vez e aplicá-lo rapidamente se tornará uma segunda natureza.

Aperfeiçoe seu fluxo de trabalho com as ferramentas certas

Agora que você conhece o sistema, pode aperfeiçoá-lo com algumas ferramentas.

Unroll.me : Como vimos acima, muitos e-mails que recebemos são inúteis ou desinteressantes e acabamos excluindo-os. Entre estes e-mails encontramos frequentemente e-mails promocionais e newsletters que não lemos ou que nunca subscrevemos. Para cancelar a inscrição em todas essas listas de e-mail de maneira fácil e rápida, basta usar o Unroll.me. Essa ferramenta permite que você cancele rapidamente todos os e-mails promocionais que não deseja mais receber.

TextExpander : Se você é como eu, provavelmente reescreve as mesmas frases com frequência. É uma terrível perda de tempo. Felizmente, existem ferramentas como o TextExpander, que podem solucionar esse problema. TextExpander permite digitar frases e parágrafos inteiros usando palavras-chave simples. Para fazer isso, configure o aplicativo para que, ao digitar uma palavra-chave específica, o TextExpander gere uma frase ou parágrafo inteiro. Você então escreverá seus e-mails muito mais rápido.

Mixmax : Mixmax é uma ótima ferramenta se você quiser se lembrar de acompanhar determinados e-mails, mas também se quiser saber quando um destinatário abre seu e-mail ou clica em um de seus links. Você também pode criar sequências de e-mail para automatizar sua comunicação. Mais uma forma de economizar tempo.

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Para concluir, se você deseja gerenciar melhor seus e-mails, use o fluxo de trabalho que aprendeu hoje. Você certamente precisará de algum tempo para se adaptar, mas quando se acostumar a usar esse sistema, você se perguntará como fazia antes.

Para ir mais longe, participe do curso de 7 dias para ser mais produtivo . Você descobrirá em particular: “ Os 3 erros que matam sua eficiência ”, “ O livro que você absolutamente deve ler para explodir seus resultados ” e “ Um método para nunca mais procrastinar ”.

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