Como organizar sua lista de tarefas com o método GTD?

O método GTD é uma das técnicas de organização mais populares. Permite-nos esvaziar a cabeça de todas as nossas tarefas, projetos e ideias e organizá-los de forma eficiente.

Todos nós já criamos pelo menos uma vez uma lista de tarefas para nos organizar. Seja para fazer uma lista de tarefas no trabalho ou para sair de férias. E por um bom motivo, as listas de tarefas são uma ótima maneira de descarregar nossas mentes e não esquecer nada. 

Só que às vezes acontece que as tarefas se acumulam em nosso fazer e que se torna um verdadeiro catch-all em que é difícil encontrar nosso caminho. Perdemos então toda a utilidade dessa ferramenta que deveria nos permitir ser mais organizados e serenos.

Felizmente existe um método eficaz para organizar todas as nossas tarefas diárias e esse método é o método GTD (Getting Things Done).

O método GTD é um sistema para organizar todas as nossas tarefas, projetos, ideias, lembretes… de forma rápida e simples.

Neste guia você verá em detalhes o que é o método GTD. Você também descobrirá como aplicá-lo concretamente em sua vida e em qualquer meio que usar, seja por meio de um aplicativo de lista de tarefas ou em papel.

Ao final deste minicurso, você poderá manter sua lista de tarefas organizada em todas as circunstâncias.

Separei este guia em 4 partes:

  • A primeira parte explica como funciona o método GTD
  • A segunda parte mostra como aplicar o método GTD com aplicativos Todoist, Wunderlist, TickTick, Any.do, Things.
  • A terceira parte aborda como aplicar o método GTD com Trello, Asana, Notion , Airtable, Monday.
  • A quarta e última parte descreve como aplicar o método GTD ao usar uma mídia de papel ou um notebook. 

Para tirar o máximo proveito deste guia, aconselho que você leia primeiro a primeira parte do método GTD e depois vá diretamente para a parte que lhe interessa. Se você usa o Trello, por exemplo, vá direto para a parte 3, não precisa ler a parte 2 ou 4.

Vamos começar agora vendo o que é o método GTD.

Nota: Este guia é relativamente denso (mais de 80 páginas). Se você quiser salvá-lo para mais tarde, você pode baixá-lo gratuitamente aqui:Baixe o guia GTD

Nota bis: não sou certificado nem afiliado à David Allen Company

O que é o método GTD?

O método GTD é um sistema que nos permite ordenar nossa lista de tarefas de forma simples e rápida. 

Você tem que ver esse método um pouco como uma espécie de máquina na qual colocamos todas as nossas tarefas, projetos, ideias, lembretes… e que, uma vez processados, saem ordenados e ordenados.

Então, como isso realmente funciona? 

Bem, tudo é baseado no seguinte sistema: 

Vejamos este método em detalhes.

Tudo começa com a Caixa de entrada ou Caixa de entrada, se preferir. 

A caixa de entrada é o lugar onde descarregamos todas as coisas para fazer. Sejam tarefas, projetos, ideias, lembretes, compromissos… nós os esvaziamos na Caixa de entrada onde estão esperando para serem processados.

O 2º passo consiste em determinar a natureza da coisa recebida. 

Aqui, pegaremos cada coisa que colocarmos na caixa de entrada e nos perguntaremos se essa coisa é “ acionável ” ou não. Em outras palavras, se incluir uma ou mais ações claramente identificáveis.

Compras, por exemplo, são acionáveis. Sabemos que a ação a ser tomada para concluir essa tarefa é fazer uma lista de compras e ir ao supermercado. 

A criação de um site de comércio eletrônico , por outro lado, não é acionável. Não está claro o que precisa ser feito ou feito para resolver esse elemento. É mais uma ideia do que uma ação clara a ser tomada.

Quando nos fazemos a pergunta “ É acionável? “Enfrentamos 3 cenários.

1º cenário: A coisa é acionável, mas envolve várias etapas

Nesse caso, o que estamos tentando processar requer várias etapas para serem concluídas. É, portanto, um projeto que requer planejamento. 

Para poder transformar um projeto em uma lista de tarefas, ele deve ser dividido em subtarefas. Por exemplo, digamos que queremos organizar uma viagem ao Peru, sabemos que teremos que reservar as passagens de avião, o hotel, ver o que visitar… para concretizar este projeto.

2º cenário: A coisa não é acionável

Quando a coisa não é acionável porque é muito vaga ou não inclui ações claras, podemos:

  • Elimine-o se não for relevante
  • Incubar para amadurecer. Em outras palavras, deixe algum tempo passar antes de voltar a ele. 
  • Mantenha-o em uma pasta para referência posterior

3º cenário: A coisa pode ser acionada imediatamente

Quando a coisa é acionável, ela pode ser tratada de 4 maneiras diferentes:

  • Se a coisa demorar menos de 2 minutos, fazemos imediatamente.
  • Se nos falta tempo, expertise ou a coisa não faz parte do nosso escopo de atuação, nós delegamos. Pediremos então a alguém para cuidar dele e o colocaremos na lista de espera até que seja tratado.
  • Se pudermos cuidar disso e soubermos claramente o que temos que fazer para conseguir isso, colocaremos isso em nossas ações futuras. Ou seja, definimos um momento para cuidar disso.
  • Se a coisa tiver uma data específica, adicionamos ao nosso calendário. Todos os eventos, compromissos, reuniões, chamadas, conferências… acabam nesta categoria.

Ao seguir este sistema, somos capazes de determinar de forma rápida e eficiente o que fazer cada vez que algo chega à nossa caixa de entrada.

mesa de trabalho
mesa de trabalho

Se você quiser saber mais sobre o método, recomendo que leia o artigo Como aumentar sua produtividade com o método GTD

Agora que você já entendeu como o método funciona, veremos como implementá-lo concretamente dependendo do meio que estiver usando (Todoist, Trello, Asana, agenda, etc.). Para fazer isso, clique na parte que lhe interessa no índice.

Como aplicar o método GTD com os aplicativos de lista de tarefas Todoist, Wunderlist, Google Tasks, TickTick, Any.do, Remember the Milk?

Nesta parte você aprenderá como aplicar o método GTD com Todoist , Wunderlist , Google Tasks , TickTick , Any.do , Remember the Milk .

A razão pela qual agrupei esses aplicativos de tarefas é porque eles são semelhantes. Eles funcionam na forma de uma lista, ao contrário de aplicativos como o Trello, que funcionam na forma de uma tabela.

Para este tutorial, usaremos o aplicativo Todoist, mas você pode muito bem aplicar a estratégia com qualquer aplicativo que esteja na forma de lista, como Wunderlist, Google Tasks, TickTick…

Etapa 1: criar a estrutura da lista de tarefas

Para a etapa 1, estruturaremos nosso aplicativo de lista de tarefas para que possamos classificar nossa lista de tarefas.

Para estruturar nossa lista de tarefas, basta criar diferentes compartimentos como este:

  • Trabalho: São todas as tarefas e projetos relacionados ao trabalho
  • Pessoal: Estas são todas as coisas que temos que fazer ou queremos fazer em nossa vida pessoal, por exemplo, fazer compras, organizar uma viagem, ir ao cinema.
  • Administrativo: No administrativo são os prazos, as faturas que a gente tem que pagar…

Passo 2: Limpe sua mente

O segundo passo é usar a caixa de entrada do Todoist para limpar sua mente.

É na caixa de entrada que colocamos em massa todas as nossas tarefas, projetos e ideias….

  • Se apenas pensamos em algo que precisamos fazer, colocamos na caixa de entrada.
  • Se um colega vier nos solicitar um serviço, colocamos sua solicitação na caixa de entrada.
  • E se tivéssemos uma ideia, colocamos na caixa de entrada também

O que quer que esteja atrapalhando nossas mentes, nós o adicionamos à caixa de entrada assim:

Passo 3: Passe cada elemento pelo sistema GTD

Uma vez que tiramos todos os elementos de nossas cabeças, os pegamos um por um e os passamos pelo sistema GTD. 

Vamos para a primeira tarefa: Escreva o relatório do mês de outubro

Começamos nos perguntando, é acionável?

A resposta é sim. Você pode identificar claramente o que você tem que fazer: escrever um relatório.

Então nos perguntamos qual é a próxima ação a ser tomada em relação a essa tarefa, ou seja, o que devemos fazer com ela? 

Como a elaboração deste relatório é uma tarefa que nos é destinada, que demora mais de 2 min e que não inclui uma data específica, adicionamo-lo à lista de ações futuras. Para fazer isso, pegamos a tarefa Escrever o relatório de outubro e o adicionamos à lista de tarefas futuras do projeto Trabalho .

Em seguida, definimos a data em que trabalharemos nele, por exemplo, hoje. 

menina trabalhando
menina trabalhando

Agora que lidamos com a primeira tarefa, voltamos para nossa caixa de entrada e continuamos com a 2ª: Compras

Fazemos as mesmas perguntas:

As compras são acionáveis?

Sim, sabemos exatamente o que devemos fazer ao ver a tarefa. 

Então, qual é a próxima ação?

Como não delegamos esta tarefa, demora mais de 2 min e não tem uma data específica, adicionamo-la à lista de ações a enquadrar no projeto Pessoal, pois é uma tarefa pessoal.

Em seguida, adicionamos uma data.

Continuamos com a 3ª tarefa Preparar o lançamento do novo produto

Essa tarefa é acionável, mas requer várias etapas para ser concluída. De fato, preparar um lançamento requer várias subetapas, por exemplo: 

  • enviar uma série de e-mails
  • entre em contato com a imprensa
  • anunciar

Estamos, portanto, no cenário de várias etapas:

Aqui devemos criar um novo projeto para dissociá-lo do resto. Para isso , adicionamos um subprojeto abaixo do Trabalho que chamaremos de lançamento do produto . 

Em seguida, transferimos Preparar o lançamento do novo produto para o subprojeto de lançamento do produto .

Em seguida, no lançamento do produto , detalhamos o projeto adicionando subtarefas e as datas associadas como esta:

Agora sabemos quais tarefas executar e quando realizá-las para concluir este projeto.

Depois de detalharmos este projeto, continuamos a classificar as tarefas em nossa caixa de entrada.

Para a Estratégia melhorar a visibilidade da empresa nos perguntamos se ela é acionável ou não?

Aqui, este não é o caso. Não existe uma tarefa claramente definida para este elemento. É apenas uma ideia que tivemos e que queremos manter em algum lugar. 

Então, como não é acionável, mas ainda queremos manter essa ideia para referências futuras, adicionamos como referência.

Para adicioná-lo como Referência, tiramos esse elemento do Todoist para armazená-lo em outro aplicativo como o Evernote ou em um notebook, por exemplo.

A razão pela qual não o mantemos no Todoist é porque no Todoist queremos apenas manter as coisas para fazer. Aqui a estratégia de melhoria de visibilidade não é algo para fazer, mas sim uma ideia, por isso é melhor mantê-la em outro lugar.

Agora que isso está feito, voltamos à nossa caixa de entrada para classificar nosso penúltimo item: 12 de novembro Conferência de marketing

Esta tarefa é acionável. Sabemos que temos que ir a uma conferência. E como há uma data específica, a próxima ação é adicioná-la ao nosso calendário.

Para adicioná-lo ao calendário é simples, primeiro transferimos a tarefa para o lugar certo. Como esta conferência é para o nosso trabalho, adiciono-a à categoria de trabalho.

espaço de trabalho
espaço de trabalho

E indicamos quando o evento acontecerá.

Para adicionar automaticamente este evento ao nosso calendário, só precisamos sincronizar nosso aplicativo Todoist com o Google Calendar. Dessa forma, cada vez que adicionarmos uma tarefa com uma data, Todoist a transferirá automaticamente para o nosso calendário na data indicada.

Para sincronizar, é simples, siga o tutorial a seguir , leva apenas um minuto.

E finalmente para a última tarefa Filmar o vídeo promocional (Marc) 

Aqui é uma tarefa que deve ser delegada a Marc.

Então, o que você faz quando precisa delegar?

Primeiro, adicionamos a tarefa à categoria correspondente, então aqui Work . 

Em seguida, adicionamos a tag @on_waiting com uma data para lembrar de acompanhar Marc. 

Quando o Dia D chegar, seremos avisados ​​de que devemos voltar a Marc para descobrir se ele filmou o vídeo promocional. Também saberemos que é uma tarefa que delegamos e que está pendente porque veremos a escrita “pendente” logo abaixo da tarefa.   

Nota: Se Marc já estivesse usando Todoist, também poderíamos tê-lo convidado para participar do projeto e atribuído a tarefa a ele diretamente. Esta situação é obviamente ideal. Mas como todo mundo usa ferramentas diferentes e muitas vezes é difícil conseguir que alguém adote uma nova ferramenta, a solução de tag @pending continua sendo uma opção confiável para garantir que você acompanhe uma tarefa.

Resumindo :

Para usar o método GTD com aplicativos List como Todoist, Any.do / TickTick / Wunderlist você deve seguir os seguintes passos:

  • Passo 1: Crie a estrutura da lista de tarefas. Uma maneira simples de fazer isso é criar 3 categorias: Trabalho, Pessoal, Administrativo
  • Etapa 2: limpe sua mente com a caixa de entrada. Não mantenha todas as suas tarefas, projetos e ideias na cabeça, empurre-os para a caixa de entrada.
  • Passo 3: Execute cada tarefa, projeto e ideia através do sistema GTD para classificá-los e organizar sua lista de tarefas.

Como aplicar o método GTD com os aplicativos de lista de tarefas Trello, Asana, Notion, Monday, Airtable?

Se você usa Trello , Asana , Notion , Monday ou Airtable (ou quer usá-los), esta parte é para você.

Eu agrupei esses aplicativos de tarefas porque eles funcionam na forma de uma tabela, ao contrário de aplicativos como Todoist, Wunderlist ou TickTick, que funcionam exclusivamente na forma de uma lista.

Para mostrar como aplicar o método GTD com aplicativos do Tableau, usarei o Trello, mas você pode seguir este tutorial perfeitamente se usar Asana, Notion, Airtable… 

Etapa 1: crie a estrutura da sua lista de tarefas

Para começar, devemos definir a estrutura da nossa lista de tarefas. Para isso vamos criar uma nova tabela no Trello e adicionar 6 colunas que chamaremos: 

  • Caixa de correio
  • Projetos
  • Chegando
  • Calendário
  • Lista de espera
  • Um dia / Referência

Clique aqui para ver o quadro maior do Trello

Passo 2: Limpe sua mente

Uma vez criada a estrutura, descarregamos nossa mente usando a coluna Caixa de entrada.

Se temos tarefas em mente, projetos e ideias seja vida profissional/vida pessoal, colocamos em massa na coluna Inbox . 

Etapa 3: passar cada item pelo sistema

Agora que tiramos todos os elementos de nossas cabeças, é hora de classificá-los usando o método GTD.

Como lembrete, o método GTD consiste em ordenar todas as nossas tarefas, projetos e ideias usando o seguinte sistema:

Então começamos com nosso primeiro elemento: Escreva o relatório para o mês de outubro

Perguntamo-nos se este elemento é acionável ou não, ou seja, se sabemos claramente o que devemos fazer com ele.

Aqui sabemos que temos que escrever um relatório para que seja acionável.

tele trabalho
tele trabalho

Como é acionável, agora nos perguntamos qual será a próxima ação, ou seja, o que devemos fazer com ela?

Como estamos encarregados de escrever o relatório, a tarefa leva mais de 2 minutos e não inclui uma data e hora específicas, colocamos na coluna de ações futuras.

Também adicionamos uma data para determinar quando vamos lidar com isso.

Você também pode adicionar um rótulo para definir a categoria à qual a tarefa pertence. Aqui, como é relativo ao trabalho, podemos adicionar o rótulo Trabalho:

Adicionar tags às nossas tarefas nos permitirá classificá-las por categoria. Se você deseja ver apenas as tarefas relacionadas ao trabalho, por exemplo, pode fazê-lo usando os rótulos.

Agora que resolvemos a primeira tarefa, cuidamos da 2ª: Compras

Novamente passamos o elemento no sistema GTD para saber o que fazer com ele. 

Fazer compras é uma tarefa acionável, você sabe exatamente o que precisa fazer para realizá-la. Então nos perguntamos qual é a próxima ação.

Como é uma tarefa que nos é destinada, que demora mais de 2 min e que não tem data específica, colocamos na coluna das próximas ações.

Em seguida, é adicionada uma data e o rótulo Pessoal , pois é uma tarefa pessoal.

Continuamos e assumimos a 3ª tarefa: Preparar o lançamento do novo produto

Esta é uma tarefa acionável?

A preparação para um lançamento é realmente acionável, mas requer várias etapas para ser concluída. Por exemplo, você precisa preparar uma série de e-mails, entrar em contato com jornalistas, anunciar, etc. 

Como é multi-etapas, estamos no cenário do Projeto :

Assim, transferiremos Preparar o lançamento do novo produto na coluna Projetos.

Agora teremos que listar todas as subtarefas a serem realizadas para realizar este projeto.

Para fazer isso, clique na tarefa para criar uma lista de verificação de subtarefas.

Em seguida, adicionamos todas as subtarefas relacionadas a este projeto.

Em seguida, indicamos o prazo do projeto, bem como seu rótulo .

Feito isso, voltamos à coluna Inbox e ordenamos o 4º elemento: Estratégia para melhorar a visibilidade da empresa

Este elemento não tem nada a ver. Não sabemos o que temos que realizar, é apenas uma ideia que passou pela nossa cabeça.

Como não é acionável, mas ainda queremos mantê-lo para mais tarde, vamos colocá-lo em Referência.

Para colocá-lo como referência, basta transferi-lo para a coluna Um dia/referência

Opcionalmente, você pode clicar no mapa para adicionar todos os detalhes relacionados a essa ideia.

Agora estamos atacando o penúltimo elemento: Conferência de Marketing em 12 de novembro

Aqui este elemento é acionável e inclui uma data, então devemos adicioná-lo à coluna Calendário.

Adicionamos a data correspondente ao nosso elemento, bem como seu rótulo.

Para ver nossa tarefa também aparecer em nosso Google Calendar ou iCal, basta sincronizar o Trello com ele. Para fazer essa sincronização, recomendo que você consulte o tutorial: Adicionar Trello ao Google Calendar e iCal .

Dessa forma, toda vez que adicionarmos uma tarefa no Trello, ela também aparecerá automaticamente em nosso calendário. 

E terminamos com o último elemento da nossa lista de tarefas: 

Aqui é uma tarefa que queremos delegar ao Marc, por isso vamos transferi-la para a Lista de Espera , pois é uma tarefa que delegamos e pela qual estamos aguardando.

pessoas trabalhando
pessoas trabalhando

Uma data e um rótulo também são adicionados a ele.

Isso nos ajudará a lembrar de voltar a Marc em 28 de agosto para pedir a ele para filmar o vídeo promocional. 

Uma vez que os itens são classificados, temos uma visão geral de todas as nossas tarefas, projetos e ideias que precisam ser realizadas e sabemos exatamente onde encontrá-los.

Resumindo :

Para aplicar o método GTD ao Trello, Asana, Notion, Airtable ou Monday, basta seguir estes 3 passos:

  • Passo 1: Crie a estrutura da lista de tarefas. Para isso adicione 6 colunas Caixa de entrada , Projeto , Em breve , Calendário , Lista de espera , Um dia / referência
  • Etapa 2: limpe sua mente com a Caixa de entrada . Não guarde todas essas tarefas, projetos e ideias na cabeça. Liberte-se adicionando-os à caixa de entrada.
  • Etapa 3: execute cada item pelo sistema. Pegue cada item da caixa de entrada e classifique-os com o método GTD

Como aplicar o método GTD em papel, caderno, diário, Moleskine?

Se você usa um caderno, agenda ou Moleskine e deseja aplicar o método GTD, primeiro terá que estruturar seu suporte.

Para mostrar como, peguei um caderno barato e post-its. O objetivo é provar a você que você pode aplicar o método GTD com qualquer coisa (claro que é sempre melhor se você usar uma agenda (aff) ou um Moleskine (aff)).

Etapa 1: estruture seu notebook

Aqui partimos de um caderno em branco, não é numerado, então adicionaremos um número na parte inferior da página (somente na frente). 

Todas as páginas do caderno são numeradas, exceto a primeira que funcionará como índice. 

Na página Índice , as seguintes categorias são indicadas com seu número de página:

  • Calendário – página 1
  • Caixa de entrada – página 13
  • Projetos – página 15
  • Para vir – página 20

Respeitar a paginação é importante.

Para encontrar essas seções rapidamente, você também pode adicionar marcadores como este:

Para construir o Calendário, vamos criar uma página por mês numerando os dias do lado esquerdo.

É nestas páginas que informaremos todas as marcações, reuniões e eventos.

Então começamos com a página 1 e escrevemos o mês de janeiro indicando todos os dias do lado esquerdo.

Então continuamos na página 2 com fevereiro

Depois a página 3 com março… e assim sucessivamente até completar todos os meses.

Chegou em dezembro, estamos na página 12. 

Acabamos de criar a seção de calendário do nosso notebook.

As próximas 2 páginas, páginas 13 e 14 são as da Caixa de entrada. É aqui que chegam todas as nossas tarefas, projetos, ideias… Então, acima dessas páginas, escreveremos Inbox .

Uma vez criada a seção Caixa de entrada, continuamos na página 15 com a seção Projetos . Esta seção vai da página 15 à página 19. Acima de cada uma dessas páginas está escrito Projetos . 

Uma vez criada a seção Projetos , criamos a última seção do nosso notebook, a seção Próximos .  

A seção Próximos se estende da página 20 até o final do caderno. Cada página representa 1 dia do ano.

Começamos escrevendo na página 20 o dia em que estamos, então hoje 3 de novembro:

Então na página depois de escrevermos 4 de novembro, na página novamente depois de 5 de novembro… até chegarmos em 31 de dezembro. 

Nota: Se você não tiver páginas suficientes em seu caderno para escrever todos os dias do ano, basta começar de uma nova quando chegar ao final de seu primeiro caderno.

Acabamos de estruturar nosso notebook, agora estamos prontos para atacar o estágio 2. 

Etapa 2: definir um código

Para identificar rapidamente os diferentes elementos que adicionaremos ao nosso notebook, definiremos o seguinte código:

  • As tarefas a fazer são representadas por um quadrado vazio
  • Tarefas concluídas com um quadrado marcado
  • Eventos por um círculo vazio
  • Os eventos terminaram com um círculo marcado 
  • As tarefas que são delegadas são representadas por um triângulo vazio 
  • E as tarefas que foram delegadas e que são completadas por um triângulo marcado.

Passo 3: Limpe sua mente

Agora que lançamos todas as bases do sistema e estruturamos nosso caderno, vamos descarregar nossas mentes. Ou seja, tiraremos da cabeça todas as nossas tarefas, projetos, ideias, lembretes… para transferi-los para a caixa de entrada do nosso notebook. 

Para isso pegamos um post-it e fazemos uma lista de todas essas coisas e depois colocamos em nossa caixa de entrada. É claro que você pode fazer quantos post-its precisar.

Nota: Se preferir escrever diretamente no caderno e não em post-its, você pode fazê-lo, mas acho que usar post-its é mais fácil de organizar nossas tarefas como veremos agora. 

Etapa 4: executar cada item pelo sistema

No passo 4, vamos ordenar todas as nossas tarefas, projetos, ideias usando o método GTD, que eu lembro que é assim:

Começamos com o primeiro item da nossa lista de tarefas: escrever o relatório de outubro 

Primeiramente nos perguntamos se essa tarefa é acionável, ou seja, se podemos identificar as ações a serem tomadas para completá-la.

Aqui Escrever um relatório é bastante simples. Sabemos o que temos que fazer, pode ser feito.

Então, como é acionável, então nos perguntamos qual é a próxima ação a ser tomada, ou seja, o que devemos fazer com essa tarefa?

Como estamos encarregados de escrever o relatório, a tarefa leva mais de 2 minutos e não inclui uma data e hora específicas, transferimos para a seção de ações futuras.

Para fazer isso, vamos para a seção Próximas do nosso notebook na data que queremos e adicionamos a tarefa.

Continuamos com a 2ª tarefa: Compras

Nós nos fazemos as mesmas perguntas. Nós nos perguntamos “ A tarefa é acionável?”

Aqui está, sabemos o que devemos fazer quando vemos Shopping

Então nos perguntamos: “ Qual é a próxima ação? 

É uma tarefa que se destina a nós, que leva mais de 2 min e que não inclui uma data específica, por isso a adicionamos na seção Próximas escolhendo a data em que vamos cuidar dela.

Então cuidamos do 3º elemento da nossa lista: Preparação para o lançamento do produto

É acionável?

Este é o caso aqui, mas a preparação para um lançamento também envolve várias etapas. Por exemplo, enviar uma série de e-mails, entrar em contato com jornalistas, fazer publicidade… estamos no cenário de Projetos .

Por isso transferimos Preparar o lançamento do produto na seção Projetos do caderno onde adicionaremos um prazo e onde detalharemos todas as subtarefas a serem concluídas para realizar este projeto:

  • Escreva os 3 emails de lançamento
  • Entre em contato com 10 jornalistas para falar sobre o produto
  • Carregue 3 anúncios no Facebook

Também pensaremos na data em que essas subtarefas devem ser concluídas, por exemplo:

  • Escreva os 3 emails de lançamento – 15 de novembro
  • Entre em contato com 10 jornalistas para falar sobre o produto – 16 de novembro
  • Carregue 3 anúncios no Facebook – 17 de novembro

Em seguida, adicione cada subtarefa à seção Próximas no dia apropriado.

Agora que o projeto foi detalhado, podemos passar para o 4º item da nossa lista de pendências: Estratégia para melhorar a visibilidade da empresa

É acionável?

Aqui não sabemos o que devemos realizar. Não sabemos que ação tomar. É apenas uma ideia que me veio à cabeça. Estamos, portanto, no caso em que o elemento não é acionável.

Como queremos manter essa ideia em algum lugar para talvez examiná-la mais tarde, colocamos em um arquivo de referência.

Para isso, podemos escrever nossa ideia em outro caderno ou em um aplicativo como o Evernote para mantê-la em um lugar e poder consultá-la posteriormente.  

Agora vamos para o penúltimo elemento: Conferência de Marketing 12 de novembro

É acionável?

É uma conferência que significa que temos que ir a algum lugar, então sim, é acionável.

Agora, como a tarefa inclui uma data específica (12 de novembro), vamos transferi-la para o nosso calendário.

Portanto, vamos à seção Calendário do nosso caderno, na data indicada, e adicionamos o evento.

Além disso, também o adicionaremos à seção Próximos para não perder o evento no Dia D.

Observe aqui que respeitamos o código que definimos anteriormente. Por se tratar de um evento, colocamos um círculo à esquerda do marketing da Conferência.

Agora vamos para a última tarefa da nossa lista de tarefas: Filmar o vídeo promocional (Marc)

É acionável?

Aqui está. Sabemos que é uma ação a ser realizada. Mas também é uma tarefa que queremos delegar ao Marc. Então vamos adicioná-lo à lista de espera.

Em seguida, vamos para a seção Próximas na data em que queremos lembrar para perguntar a Marc como ele está progredindo no vídeo e adicionamos a tarefa.

Observe que desenhamos um triângulo à esquerda da tarefa para lembrar que é uma tarefa que delegamos. Também adicionamos à direita o nome da pessoa a quem delegamos a tarefa de retornar a ela facilmente.

Resumindo : 

Para criar uma lista de tarefas com um notebook usando o método GTD, você deve: 

  • Etapa 1: estruture seu notebook
  • Etapa 2: definir um código
  • Passo 3: Limpe sua mente
  • Passo 4: Passe cada tarefa, projeto, ideia pelo sistema GTD

Se você está acostumado a trabalhar com bullet journal, também recomendo que leia o excelente artigo de Claire:

Fazendo as coisas + Bullet Journal: uma equipe vencedora

Conclusão

O método GTD é uma ótima maneira de organizar sua lista de tarefas, independentemente do meio. Este sistema pode ser intimidante no início quando você não o conhece. Mas, ao usá-lo, você verá que ele se tornará automático e poderá organizar muito melhor sua vida.

Explorando o Gamebucks: Transformando Opiniões em Inovação Gamer

O Gamebucks, uma criação visionária do programador brasileiro Carlos, celebrado como o Elon Musk...

Guia Essencial para Escolher a Agência de Marketing Digital Perfeita para o Seu Negócio

O marketing digital tornou-se uma ferramenta indispensável para empresas que buscam se destacar no...

Técnico Mecânico Hidráulico: Um Guia Completo Sobre a Profissão

A carreira de Técnico Mecânico Hidráulico é uma das mais fundamentais no setor industrial...