Como planejar melhor seus dias – Proporção de fudge

Se você planeja seus dias, sabe como é difícil estimar quanto tempo suas tarefas e projetos levarão. 

Muitas vezes você tende a ser excessivamente otimista. Você dá a si mesmo 2 dias para terminar uma apresentação, por exemplo, e uma semana depois, você ainda está nela. Ou você bloqueia 1 hora em sua agenda para uma reunião e ela se arrasta e acaba levando 2 horas. Nada acontece planejado.

O problema é que, ao julgar mal seu tempo, você sobrecarrega suas semanas. Você aceita novos projetos e responde a todas as solicitações como se tivesse tempo de sobra. Resultado, você acaba sobrecarregado, estressado e decepcionado com o pouco realizado.

Se você tem tanta dificuldade em estimar seu tempo, isso se deve em parte ao que é chamado de falácia do planejamento. De acordo com Daniel Kahneman e Amos Tversky é: 

a tendência de subestimar o tempo necessário para concluir uma tarefa futura, em parte devido à confiança em cenários de desempenho excessivamente otimistas.

Então, garanto, todos são vítimas desse erro, mesmo os mais produtivos entre nós. Segundo Tali Sharot, professora de neurociência e autora de The Optimism Bias , esse viés é da natureza humana: 

Um número crescente de estudos científicos conclui que o otimismo é evolutivamente programado no cérebro humano .

Assim, todos seríamos naturalmente otimistas. Boas notícias, exceto quando se trata de planejamento. Para planejar bem, você deve ser tudo menos otimista.

Portanto, neste artigo, você descobrirá como evitar esse viés e como planejar seus dias de maneira realista graças à proporção de fudge.

O que é proporção de fudge?

A taxa de correção é uma abordagem matemática que permite estimar melhor o tempo necessário para concluir suas tarefas e projetos. Consiste em comparar o tempo que você acha que precisa para alcançar algo com o tempo que você realmente levou para fazê-lo.

Ao comparar essas 2 durações, você obtém uma proporção graças à qual pode corrigir todas as suas estimativas futuras.

Vamos dar um exemplo para entender melhor. Digamos que você tenha 10 tarefas para concluir. Você estima que para fazê-los você precisará de cerca de 12 horas. Depois de completá-los, você descobre que precisava de 15.

Para determinar sua proporção de fudge, você só precisa fazer 15/12 para obter 1,25. O que isso significa é que você levou 25% mais tempo para concluir suas tarefas do que pensava. Agora você sabe que, no futuro, precisará agendar 25% a mais de tempo para concluir tarefas da mesma natureza.

Como planejar de forma realista com a proporção de fudge?

Passo 1: Liste suas tarefas/projetos

Para começar, faça uma lista abrangente de suas tarefas e projetos. Anote tudo o que você precisa fazer em uma planilha ou em um aplicativo como Evernote ou Notion . 

Por exemplo :

  • Processar meus e-mails
  • Preparando a apresentação para a reunião de marketing
  • Planeje o evento de novembro
  • Publicar um artigo
  • Compras

Passo 2: Indique o tempo que você acha que vai precisar 

Depois de ter suas tarefas e projetos à sua frente, indique quanto tempo você acha que precisará para completá-los. Por exemplo :

  • Processar meus e-mails (estimativa: 1h/dia)
  • Preparar a apresentação para a reunião de marketing (estimativa: 4h)
  • Preparar o evento de novembro (estimativa: 40h)
  • Publicar um artigo (estimativa: 3h)
  • Compras (estimativa: 45 min/semana)

Adicione todos esses itens ao seu calendário assim:

Etapa 3: Cronometre suas tarefas/projetos

Cada vez que você fizer uma tarefa da sua lista de tarefas , cronometre-a para determinar o tempo real que você levou. Você pode fazer isso de várias maneiras.

Você pode usar um cronômetro tradicional. Você a inicia quando inicia uma tarefa e a interrompe quando a termina e depois indica a hora ao lado dela.

  • Processar meus e-mails (estimativa: 1h/dia => realidade: 1h30/dia) 
  • Preparar a apresentação para a reunião de marketing (estimativa: 4h => realidade: 6h)
  • Preparar o evento de novembro (estimativa: 40h => realidade: 35h)
  • Publicar um artigo (estimativa: 3h => realidade: 4h30)
  • Compras (estimativa: 45 min => realidade: 1 hora)

Você também pode usar o aplicativo Toggl . Esta ferramenta gratuita permitirá que você programe suas tarefas e projetos com facilidade e forneça relatórios precisos sobre como você está investindo seu tempo. 

Se você decidir usar esta solução, recomendo instalar a extensão do Chrome . Você pode cronometrar suas tarefas diretamente na interface do Google Agenda. Se você planeja processar seus e-mails hoje às 11h, por exemplo, tudo o que você precisa fazer é clicar em um botão para iniciar e parar o cronômetro da tarefa em questão.

Depois de cronometrar a tarefa, você a verá aparecer no Toggl junto com o tempo que você realmente gastou nela.

O Toggl funciona muito bem, a única desvantagem é que você precisa se lembrar de iniciar e parar o cronômetro toda vez que fizer uma tarefa. Então é um hábito entrar.

Se você não quer mexer com isso e está procurando uma solução completamente passiva que cronometre tudo para você automaticamente, então eu recomendo Rescue Time ou Timing . Esses 2 aplicativos (pagos) rastrearão tudo o que você faz sem precisar levantar um dedo. No final do dia, você saberá exatamente o que realizou hora a hora e quanto tempo gastou em suas tarefas e projetos.

Passo 4: Calcule sua proporção de fudge

No final da semana, reserve um momento para calcular sua proporção de fudge para cada atividade. Para fazer essa proporção, lembro que você só precisa fazer:

Tempo real gasto/tempo estimado 

Se pegarmos nosso exemplo, é assim que se parece: 

  • Processar meus e-mails (estimativa: 1h/dia => realidade: 1h30/dia) (proporção de fudge: 90 min/60 min = 1,5)
  • Preparar a apresentação para a reunião de marketing (estimativa: 4h => realidade: 6h) (relação fudge: 6h / 4h = 1,5)
  • Preparar o evento de novembro (estimativa: 40h => realidade: 35h) (relação fudge: 35h / 40h = 0,9)
  • Publicar um artigo (estimativa: 3h => realidade: 4h30) (proporção de fudge: 270 min / 180 min = 1,5)
  • Compras (estimado: 45 min => realidade: 1 hora) (proporção de fudge: 60 min / 45 min = 1,3)

Etapa 5: planeje seus dias com a proporção de fudge

Agora que você sabe qual é a sua proporção de fudge para cada atividade, planeje suas semanas de acordo. Plano:

  • 1,5x mais tempo para processar seus e-mails
  • 1,5x mais tempo para preparar suas apresentações 
  • 0,9x menos tempo para preparar seus eventos
  • 1,5x mais tempo para publicar seus artigos
  • 1,3x mais tempo para fazer compras

Nota: Para que os índices sejam relevantes, colete o máximo de dados possível. No exemplo que dei, digo que você deve planejar 0,9x menos tempo para preparar seus eventos, mas essa proporção não é muito confiável, pois se baseia apenas na preparação de um único evento. Para o cálculo ser mais preciso, você teria que calcular essa mesma proporção na preparação de vários eventos. Você obteria então uma proporção média mais útil.

Conclusão

A taxa de correção ajuda a melhorar sua estimativa de quanto tempo suas tarefas e projetos levarão. Não é uma ciência exata, mas ainda ajuda a limitar o viés do otimismo para planejar melhor.

Para usar é simples: 

  • Passo 1: Liste suas tarefas/projetos
  • Passo 2: Indique o tempo que você acha que vai precisar
  • Etapa 3: Cronometre suas tarefas/projetos
  • Passo 4: Calcule sua proporção de fudge
  • Etapa 5: planeje seus dias com a proporção de fudge

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