Como se organizar melhor no dia a dia para ser mais eficiente

Há momentos em que todos nós procrastinamos ou terminamos nossos dias sentindo que não realizamos nada.

Podemos pensar que é um problema de preguiça. Na realidade, é mais frequentemente devido a um problema organizacional.

Quando você tem muitas tarefas para realizar e não as organiza de acordo com sua ordem de prioridade, é mais provável que você procrastine porque cria uma dificuldade adicional. 

Da mesma forma, quando você não define a montante em que precisa trabalhar durante o dia, começa a trabalhar em praticamente tudo e qualquer coisa. E geralmente terminamos nosso dia insatisfeitos com nosso trabalho porque nos dispersamos.

Para evitar isso, devemos organizar e planejar melhor nossos dias.

Neste artigo, veremos, portanto, como nos organizarmos diariamente para sermos mais eficientes.

limpe sua cabeça

“ Sua mente foi feita para ter ideias, não para mantê-las ” David Allen

Quando mantemos todas as nossas tarefas, projetos e ideias na cabeça, criamos um estado de confusão e estresse. Com a cabeça cheia, você sempre tem a impressão de esquecer alguma coisa.

É por isso que se deve aprisionar todos esses pensamentos no papel ou em um aplicativo. Isso não apenas limpa nossas cabeças, mas também nos dá uma ideia do que precisa ser feito.

resultados
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Podemos transferir nossos pensamentos para:

  • Post-it 
  • Evernote
  • Todoist

Não importa o formato que escolhermos, nossos pensamentos sempre terão um lugar melhor fora de nossas mentes.

Prioritizar

Uma vez que transferimos nossos pensamentos para o papel ou em um aplicativo, devemos definir o que é prioritário.

Trata-se de considerar todas as nossas tarefas, projetos e ideias e escolher o que é mais digno de nosso tempo e atenção.

Geralmente é preferível escolher em prioridade:

  • Tarefas importantes, mas não urgentes
  • Tarefas importantes e urgentes
  • Tarefas que exigem pouco esforço e trazem muitos resultados
  • Tarefas e projetos de alto valor agregado
  • Nossa saúde, nossa família e nossos amigos
  • Aprendizagem (Você nunca deve parar de aprender. Sempre há coisas que você não sabe que podem ajudá-lo a alcançar seus objetivos de forma mais eficaz)

Ao priorizar essas coisas, temos certeza de nunca perder nosso tempo.

Planeje no dia anterior

Um dia produtivo é preparado no dia anterior.

Não há nada pior do que começar um dia sem ideia do que realizar. Geralmente é nestes momentos que nos voltamos para a primeira tarefa que se nos apresenta e muitas vezes não é a mais relevante.

Preparar nosso plano de ação no dia anterior evita isso. É então suficiente levar de 15 a 20 minutos no final de nossos dias para determinar o que faremos no dia seguinte. Dessa forma, assim que você acorda, você sabe exatamente o que precisa realizar e pode atacar suas tarefas diretamente sem perder tempo.

Definir blocos de tempo

Blocos de tempo são horas dedicadas inteiramente a uma tarefa ou projeto específico. São horas inegociáveis ​​durante as quais realizamos algo de valor e onde nada nem ninguém deve nos distrair.

Por exemplo, se você é um blogueiro, pode definir que quinta-feira das 9h às 11h vai escrever um artigo. Isso significa que, para este período, recusaremos todas as solicitações, reuniões ou compromissos.

Ao organizar nossas semanas em blocos, avançamos de forma mais produtiva em nossas tarefas e projetos, mantendo constantemente nossos objetivos à vista.

Leia também: Gerencie melhor seu tempo com bloqueio de tempo

tempo
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Reserve as primeiras horas do dia para você

Para ser feliz, devemos ter tempo para nós mesmos, para nossos projetos e nosso desenvolvimento.

Somente quando o dia está a todo vapor, somos solicitados por telefone, e-mail e mensagem e nos afogamos em nossas tarefas, é difícil encontrar tempo para si mesmo.

A melhor maneira é, portanto, criar momentos para si mesmo, levantando-se um pouco mais cedo pela manhã.

Quando todo mundo ainda está dormindo, quando nosso ambiente está calmo e tranquilo, é quando podemos nos conectar com nós mesmos e realizar nossa visão. 

Podemos meditar, escrever nossos objetivos e intenções para o dia, praticar esportes, ler, treinar e realizar o que é mais importante para nós.

Se seguirmos esse ritual diariamente, com certeza teremos sucesso sistematicamente em nossos dias porque colocamos nosso desenvolvimento pessoal em primeiro lugar.

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Sempre forneça “uma zona branca”

“ Sempre leva mais tempo do que o esperado, mesmo levando em conta a Lei de Hofstadter. – Lei de Hofstadter

Mesmo com o melhor planejamento do mundo, um dia nunca sai como planejado. Sempre há um problema, um contratempo, um imprevisto, algo que atrapalha nossa organização.

Para antecipar esse tipo de situação e evitar perder o controle, você pode planejar uma “zona branca” no final de cada dia, ou seja, um bloco de uma hora durante o qual você não planeja nada.

Desta forma, quando a nossa organização é interrompida, podemos usar esta hora para compensar o atraso e os imprevistos do dia.

E se o dia correr sem problemas, essa hora nos permitirá avançar nas tarefas do dia seguinte.

Também podemos usar a mesma estratégia para nossas reuniões. Ao fornecer uma zona branca de 30 minutos após cada reunião ou compromisso, podemos nos dar ao luxo de transbordar um pouco, sem medo de invadir o que planejamos fazer depois. Os 30 min funcionarão como um buffer.

cara cansado
cara cansado

Organize seu espaço de trabalho

Quando você tem um escritório impecável e arrumado e tudo o que você precisa está à mão, você se sente em uma boa dinâmica para atacar suas tarefas de forma produtiva. Também perdemos menos tempo procurando nossos documentos.

Para organizar seu espaço de trabalho, nada poderia ser mais simples:

  • Certifique-se de estar bem equipado (canetas, caderno, abajur, organizador, lixeira, quadro, unidade de armazenamento, suporte para computador, teclado, mouse, etc.)
  • Não deixe nada inútil em sua mesa (sem papéis inúteis, sem garrafas de plástico ou copos)
  • Digitalize seus documentos o máximo possível para evitar empilhar os papéis
  • Limpe e arrume seu escritório no final de cada dia para encontrá-lo impecável no dia seguinte

Organizar seu espaço de trabalho também é organizar seu computador.

Para organizá-lo:

  • Exclua todos os documentos que você nunca mais usará. Isso evita que você acabe com um monte de arquivos bagunçando sua área de trabalho
  • Use convenções para cada nova pasta e arquivo criado para que você possa encontrá-los mais facilmente (por exemplo 20180908_Vacances_en_bretagne_vidéo de vague_MP4)
  • Instale o Alfred para encontrar arquivos rapidamente

Organize seu espaço de trabalho dessa maneira e você terá uma cabeça muito mais clara. Você também gastará menos tempo pesquisando seus documentos e mais tempo em suas tarefas importantes.

Leia também: Método 5S: Como otimizar seu espaço de trabalho?

papel em branco
papel em branco

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Para concluir, você só precisa de alguns reflexos, rotinas e aplicativos simples para se organizar melhor no dia a dia. Ao aplicar as poucas dicas deste artigo, você terá menos dificuldade para chegar ao trabalho, será mais perspicaz, mas também menos estressado.

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