Como se organizar: os melhores métodos organizacionais

James Cameron é um dos diretores que produziu os filmes mais ambiciosos dos últimos anos, incluindo Exterminador do Futuro, Aliens, Titanic e Avatar.

Quando perguntado sobre como se organizar e o que fazer quando se sente sobrecarregado, ele respondeu:

“ O que eu faço quando me sinto sobrecarregado? Eu arrumo minha mesa.

Quando você trabalha intensamente, tudo se acumula. Apenas o ato de arrumar minha mesa é como um reset. Como computadores reiniciando. […]

O que também é excelente é tirar um dia de descanso ou meio dia de descanso não para entretenimento, mas apenas para reorganizar. 

Quando você está se sentindo sobrecarregado, estressado e sentindo que está perdendo o controle, geralmente é um bom momento para fazer uma pausa e se organizar.

Se você não aproveitar esse momento e continuar sobrecarregado, mais cedo ou mais tarde você acabará pagando o preço.

As contas não pagas que se acumulam em sua mesa precisam ser pagas um dia se você não quiser pagar taxas atrasadas.

E-mails de clientes que estão se afogando em sua caixa de entrada precisarão ser endereçados em algum momento se você quiser que eles continuem pagando.

E essas chaves que você vai perdendo precisarão ser guardadas em um lugar específico se você não quiser que elas sejam perdidas para sempre e você acabar tendo que chamar um serralheiro.

dado mágico
dado mágico

Todos esses inconvenientes não são inevitáveis ​​e podem ser facilmente evitados com um mínimo de organização.

Neste artigo, você encontrará os melhores recursos sobre como se organizar .

Obs: Se você quer aprender a ser mais organizado e produtivo, participe do meu treinamento gratuito:  7 dias para ser mais produtivo . Este treinamento em vídeo é para você se tiver dificuldade em se organizar, definir suas prioridades e se sentir que não está se movendo rápido o suficiente em seu trabalho.

Os benefícios de ser organizado

Organizar-se requer um esforço, com certeza, mas esse esforço é amplamente recompensado pelos 4 benefícios a seguir:

Ser organizado reduz nosso estresse

Se tem uma coisa que causa estresse é a falta de organização.

Quando você não tem organização, geralmente sente que sua cabeça está cheia e sobrecarregado o tempo todo. Temos medo de esquecer as coisas e nunca nos sentimos realmente no controle. Tudo isso cria uma tensão permanente que promove o estresse.

Quando nos organizamos, liberamos essa tensão. Nossas tarefas são transferidas para um notebook ou um aplicativo, o que limpa nossas mentes. Não nos esquecemos de nada porque tudo fica armazenado em um sistema que automaticamente nos lembra o que fazer. Temos mais visibilidade do que temos que realizar a cada semana, o que nos dá uma boa sensação de controle e confiança.

Ser organizado melhora nossa concentração

Quando há caos em nossas vidas, é mais difícil manter o foco.

Por mais que tentemos manter nossa atenção em uma tarefa, não podemos deixar de pensar ao mesmo tempo no e-mail que temos que enviar, no relatório que temos que escrever, na jaqueta que temos que recuperar do roupa… enfim, todas aquelas pequenas coisas que não têm nada a ver com a tarefa na qual estamos tentando nos concentrar.

Quando estamos organizados, tiramos todas essas coisas de nossas mentes e as mantemos em algum lugar em um caderno ou aplicativo para garantir que não as esqueçamos. Ficamos então menos preocupados e temos mais espaço e energia para nos concentrarmos totalmente.

Ser organizado nos permite alcançar nossos objetivos mais rapidamente

Imagine fazer um curso de orientação. Você está na linha de partida e não tem mapa nem bússola, mas os outros participantes têm ambos. Você acha que pode chegar à linha de chegada mais rápido que eles?

Provavelmente não.

Aqueles que estão equipados certamente irão muito mais rápido que você.

Ser organizado é um pouco como ter um mapa e uma bússola à sua frente o tempo todo. Todos os dias sabemos quais tarefas realizar e quando. Tudo o que precisamos fazer é seguir o plano estabelecido para atingir nosso objetivo.

Ser organizado nos permite usar melhor nossos recursos

Nosso tempo e energia são recursos limitados. Todos nós temos 24 horas em um dia e nosso nível de energia, como uma bateria, diminui à medida que a usamos.

No início do dia geralmente temos muita energia, enquanto no final do dia é mais difícil nos concentrar.

Quando sabemos nos organizar, somos capazes de nos adaptar a essas restrições e planejar de acordo. Por exemplo, você pode fazer as tarefas que exigem mais concentração pela manhã (escrever, codificar, pensar, etc.) e fazer as tarefas que exigem menos energia à tarde (e-mail, prospecção, reunião, etc.). Desta forma, aproveitamos melhor os nossos recursos e somos mais eficientes.

Em resumo, ser organizado nos permite viver uma vida mais serena sem sacrificar nossa produtividade.

Quando sabemos nos organizar de forma eficaz, não só aumentamos nossa concentração, mas também utilizamos melhor nossos recursos, o que nos permite atingir nossos objetivos mais rapidamente.

Agora que conhecemos os benefícios da organização, vamos ver concretamente como organizar.

Como organizar?

Há muitas maneiras de organizar. Você encontrará as melhores maneiras nos seguintes artigos:

  • Método PARA: Como organizar toda a sua vida? O método PARA é um sistema universal que permite organizar absolutamente tudo.
  • Como aumentar sua produtividade com o método GTD : O método GTD (Getting Things Done) é um dos métodos de organização mais populares. Ele permite capturar efetivamente todas as coisas que você enfrenta diariamente (tarefas, projetos, eventos, compromissos, ideias, etc.) e organizá-los usando um sistema de classificação. Este método é muito eficaz para limpar nossas mentes.
  • Como organizar sua lista de tarefas com o método GTD? Neste guia completo você aprenderá concretamente como implementar o método GTD independente do meio que utiliza para se organizar.
  • Como se organizar melhor diariamente para ser mais eficiente : Neste artigo você descobrirá qual é a coisa mais produtiva a fazer assim que acordar, verá o que é o bloqueio de tempo e por que usá-lo toda semana, o interesse em criar uma “zona branca”, como organizar seu espaço de trabalho e como priorizar.
  • Método 5S: Como otimizar seu espaço de trabalho? Descubra o método japonês que tornará seu espaço de trabalho saudável e eficiente.
  • 11 maneiras de colocar a cabeça acima da água quando você se sente sobrecarregado : Existem certas técnicas que ajudam a reduzir instantaneamente nosso estresse e recuperar o controle rapidamente. Neste artigo você encontrará as 11 melhores maneiras de fazê-lo.
  • Os melhores aplicativos para organizar suas tarefas : Os gerenciadores de tarefas são uma ótima maneira de se organizar. Eles nos ajudam a limpar nossas mentes de todas as coisas que estão em nossas mentes e criam lembretes para garantir que não nos esqueçamos de nada. Neste artigo você encontrará os melhores aplicativos para se organizar.
  • Rotinas produtivas de Jack Dorsey: Jack Dorsey é o CEO do Twitter e da Square. Ele tem uma maneira única de organizar sua agenda. Neste artigo, você descobrirá como ele cria dias temáticos para gerenciar seus 2 negócios, mas também como ele se certifica de manter o foco graças a um sistema de listas de afazeres (o oposto das listas de afazeres).
  • O sistema definitivo para gerenciar melhor seus e-mails e economizar tempo : Dependendo do seu trabalho, os e-mails podem monopolizar boa parte de sua agenda. O sistema que você descobrirá neste artigo permitirá que você processe seus e-mails mais rapidamente. Você aprenderá quais regras seguir se quiser gastar menos tempo em sua caixa de entrada e quais ferramentas usar para economizar tempo.
  • Responda automaticamente aos seus e-mails com este recurso oculto : existe uma maneira de responder automaticamente aos seus e-mails sem precisar escrever nada. Neste artigo você verá como configurar essa automação.
homem no email
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A armadilha da organização pessoal

Organizar-se é sempre benéfico?

A resposta é não, especialmente quando a organização é apenas uma maneira disfarçada de procrastinar.

Deixe-me dar um exemplo concreto.

Antes de criar minha agência web em 2018, tentei me organizar ao máximo. Passei várias semanas criando uma página de recursos no Notion .

Nesta página eu tinha:

  • Meu plano de negócios e minhas projeções mês a mês
  • Scripts para me comunicar com meus clientes
  • Modelos de e-mail
  • Uma lista de tutoriais para me ajudar a prospectar e concluir contratos

Tudo estava limpo e categorizado.

No final de 2018 começo a prospectar e aí dou um grande tapa. Nada sai como planejado. A meta que eu havia definido no meu plano de negócios claramente não precisa dos meus serviços. Meus scripts são inúteis, eu nunca os uso para me comunicar com meus prospects. Não uso templates de e-mail e raramente consulto tutoriais.

Todas essas semanas de organização e preparação foram de muito pouca utilidade para mim no final.

Em retrospectiva, vejo que toda essa preparação foi, na verdade, apenas um meio disfarçado de procrastinar.

Essa linda página que eu tinha criado com todos esses recursos era apenas uma forma de atrasar o trabalho real que eu tinha que fazer e isso me assustou. E esse trabalho foi prospectar e me confrontar com o mercado.

De todas as maneiras de procrastinar, “organizar” é sem dúvida a pior. Porque nos dá a ilusão de que estamos trabalhando ativamente em direção aos nossos objetivos quando, na realidade, estamos apenas tentando evitar fazer o trabalho real.

Quando estiver se organizando, sempre pergunte a si mesmo se está realmente fazendo isso para avançar em seus objetivos ou se é apenas mais uma maneira de procrastinar. Se for apenas procrastinação, pare e comece a trabalhar.

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