Como ser ultra-eficiente

O famoso lema “  trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil  ” existe desde a década de 1930, quando Allen Morgenstern o inventou para simplificar a maneira como seus funcionários trabalham. Significa saber usar as habilidades de pensamento para minimizar as tarefas a fim de poder mover as coisas com mais rapidez e eficiência em direção ao objetivo a ser alcançado. Isso também significa que, como indivíduo, você é capaz de priorizar suas próprias necessidades e aproveitar seus pontos fortes e fracos.

O que Morgenstern pretendia alcançar era que os trabalhadores pudessem completar suas tarefas com menos esforço. Isso numa época em que o trabalho físico era de longe a maioria e a maioria das pessoas trabalhava 6 dias por semana em siderúrgicas, no campo ou em linhas de montagem manual. 

Hoje, a era industrial se transformou com máquinas e softwares poderosos destinados a tornar nossas vidas mais fáceis. O trabalho físico foi substituído por um trabalho muito mais mental e menos exigente fisicamente. Apesar disso, muitos mentores e gurus continuam a dizer que você tem que trabalhar mais e se esforçar constantemente, não importa o que esteja fazendo. Essas são palavras bonitas, mas, na realidade, uma porcentagem muito pequena de nós realmente sabe o que é preciso para ser bem-sucedido.

Agora a grande questão é: como você trabalha de forma mais inteligente, não mais difícil? Se você já está usando técnicas, mas ainda está sobrecarregado com tarefas, então você veio ao lugar certo. Continue lendo e aprenda algumas das dicas de como você pode colocar esse lema em bom uso em sua vida! Para lhe dar uma vantagem, aqui você encontrará algumas das melhores ferramentas práticas de desenvolvimento pessoal que serão boas de dominar.

gestão de tempo
gestão de tempo

Melhore a gestão do seu tempo

O tempo é o seu primeiro e mais importante recurso. Além das dicas usuais sobre como definir prazos realistas ou evitar distrações, existem algumas técnicas práticas que você pode implementar. De acordo com alguns estudos, 90 minutos é o intervalo de tempo com maior probabilidade de promover um excelente desempenho no trabalho. Qualquer coisa além dessa faixa apenas diminui sua produtividade.

Para fazer isso, divida seu dia em pedaços de 90 minutos ou dois períodos separados de 4 horas, um pela manhã e outro à tarde com uma grande pausa para o almoço. Considere usar o sempre popular método Pomodoro , se você gosta de pausas mais curtas. A ideia por trás do Pomodoro é que trabalhar em lotes de 25 minutos seguidos de uma pausa de 5 minutos aumentará sua produtividade e deixará sua criatividade correr solta.

Técnica Pomodoro
Técnica Pomodoro

Use ferramentas digitais

Ao contrário de Morgenstern, que teve que pensar em formas inovadoras de contornar os processos de trabalho constrangedores de seu tempo, o trabalhador de hoje só precisa usar uma ferramenta que possa fazer muito do trabalho por ele. Existem realmente várias soluções para cada problema: ferramentas de edição de imagem que até mesmo não designers podem usar, agendadores de mídia social para automatizar suas postagens, editores de código online, software de mixagem de áudio, conversores de fala para texto etc.

Delegue o que você pode delegar

Delegar suas tarefas é algo que você deve considerar seriamente. Pedir ajuda é uma maneira de trabalhar de forma inteligente. Como parte de uma equipe, definitivamente existem algumas tarefas em que você pode usar a ajuda de outra pessoa. Na verdade, quase sempre você pode encontrar alguém que seja melhor do que você em uma determinada tarefa ou que tenha mais conhecimento sobre ela.

Comece delegando suas tarefas menos importantes a alguém que possa fazê-las por você. Em seguida, liste suas próprias tarefas de acordo com sua prioridade. Faça as tarefas o mais rápido possível, se elas puderem ser concluídas em meia hora. Se demorar mais, agende-os e priorize-os. Tudo isso, juntamente com o gerenciamento eficaz do tempo, significa que você pode trabalhar de maneira mais inteligente, não mais difícil.

planejamento
planejamento

Aprenda a automatizar seu trabalho o máximo possível

Você está cansado de fazer tarefas chatas e repetitivas? Considere automatizá-los. Lembre-se, quanto mais você automatizar seu trabalho, mais tempo poderá gastar em tarefas mais criativas e produtivas. Você pode fazer isso listando todas as tarefas que você executa de forma recorrente semanalmente. Em seguida, use o poder da tecnologia para automatizá-los usando um aplicativo pago e de código aberto ou criando o seu próprio, se você tiver algumas habilidades de programação.

Uma tarefa repetitiva comum que enfrentamos todos os dias é lidar com e-mails. Aqui, mesmo pequenas automações podem fazer uma enorme diferença. Por exemplo, você pode aprender alguns truques. Como usar atalhos de teclado e implementar regras em sua caixa de entrada. Só com eles, você já pode economizar alguns minutos preciosos processando toneladas de mensagens.

Mantenha o foco em uma tarefa de cada vez

Quaisquer que sejam os métodos que você escolher para gerenciar seu tempo, você precisa reconsiderar como você realiza multitarefas. Tentar trabalhar em várias coisas ao mesmo tempo pode diminuir sua eficiência em até 40%. A solução é simples: processe cada tarefa sistematicamente de acordo com suas prioridades. Mesmo que você goste de fazer isso, a multitarefa pode causar mais problemas e trabalho do que o necessário. Porque ao tentar fazer tantas coisas ao mesmo tempo, você se torna incapaz de se concentrar totalmente em qualquer uma de suas tarefas. 

A multitarefa deixa você mais lento porque a mudança de contexto leva tempo e esgota o cérebro. Ele satura sua memória de trabalho com muita informação, corroendo ainda mais sua eficiência. Sem mencionar que leva pelo menos 20 minutos para recuperar a concentração após uma distração. O que significa que você não só perde produtividade por falta de concentração, mas também perde tempo devido à necessidade constante de pular de uma tarefa para outra. Portanto, mantenha o foco em uma tarefa de cada vez e conclua essa tarefa antes de passar para a próxima!

agenda
agenda

Abrace e use seus pontos fortes e fracos

Todo mundo tem seus próprios pontos fortes e fracos e, de uma forma ou de outra, eles afetarão a maneira como você lida com suas tarefas. Aprenda a abraçar ambos, assumindo mais atividades nas quais você acha que é bom e ficando longe daquelas que diminuem sua produtividade o máximo possível. Novamente, evite multitarefa e, se possível, delegue ou colabore com alguém que possa assumir o fardo de seus pontos mais fracos. Assim, você pode gastar mais tempo fazendo o que faz de melhor.

Tente priorizar

Considere priorizar e concluir tarefas com mais eficiência planejando sua programação com antecedência. Isso garante que você possa estar totalmente focado e engajado no que está trabalhando no momento. Para projetos que exigem mais atenção e foco, agende intervalos de tempo maiores quando você se sentir no auge. Consolide as tarefas administrativas e agende-as nos intervalos curtos da sua agenda ou quando sentir que não está mais no nível ideal de concentração.

Organize suas tarefas com eficiência

É completamente normal sentir que você não consegue colocar suas tarefas em ordem. Especialmente quando você tem tantas coisas importantes, cada uma clamando por seu quinhão de atenção. Aqui estão três princípios-chave para sempre ter em mente para esses tempos difíceis:

Matriz de decisão de Eisenhower

Essa técnica ajuda a distinguir entre tarefas urgentes que exigem atenção imediata e tarefas importantes que você pode concluir em qualquer outro momento. A Matriz de Eisenhower permite separar as tarefas em 4 categorias diferentes: importantes e urgentes, importantes mas não urgentes, não importantes mas urgentes e não importantes ou urgentes.

Eisenhower

Lei de Pareto

Também conhecida como a regra 80/20 . Essa lei se baseia no princípio de que 20% das tarefas são responsáveis ​​por aproximadamente 80% dos resultados. Este poderoso princípio pode ser aplicado a qualquer situação. Aplicado às empresas, isso pode significar que 20% dos vendedores são responsáveis ​​por 80% das vendas. Ou que 20% de seus clientes contribuem com 80% do lucro total.

O método GTD

O método GTD é uma estrutura de 5 etapas criada por David Allen que permite gerenciar suas tarefas de maneira estruturada e sem estresse.

 Para implementá-lo, siga estas etapas:

  • Captura : anote todas as ideias e atividades que requerem sua atenção;
  • Esclareça : dê sentido a cada ideia e o que você pode fazer com ela;
  • Organize : organize suas atividades em listas;
  • Reflita : reserve um tempo para analisar regularmente o que você está fazendo;
  • Comprometa -se : trabalhe em suas ideias.

Conclusão

Trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil, envolve colocar diferentes estratégias em prática. Em última análise, isso resultará em um trabalho de alto nível e menos estressante. Isso não apenas ajudará você a fazer as coisas mais rapidamente, mas também terá mais energia e tempo para gastar em atividades relaxantes depois que o trabalho estiver concluído. Considere todos os conselhos dados, mas às vezes esteja preparado para trabalhar duro sempre que necessário. O verdadeiro sucesso a longo prazo é uma mistura desses dois conceitos. E seja um trabalho árduo ou não, sempre faça o que é certo para você.

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