Há muitas maneiras de se comunicar hoje. E-mail, SMS, chamada, reunião, Whatsapp, Messenger, Stories, Slack…
Mas que tipo de comunicação você prefere no dia a dia? Comunicação síncrona ou comunicação assíncrona?
Esta pergunta é importante porque dependendo do modo de comunicação que você escolher, você pode economizar mais ou menos tempo .
Neste artigo, você descobrirá, portanto, que tipo de comunicação escolher para ser eficaz . Mas antes disso, vamos voltar ao básico:
O que exatamente é comunicação síncrona e assíncrona?
O que é comunicação síncrona?
A comunicação síncrona é a comunicação em tempo real entre duas ou mais partes. As trocas são diretas e instantâneas.
Entre as comunicações síncronas encontramos: conversas presenciais, reuniões, chamadas, videoconferências ou mesmo mensagens instantâneas.
As vantagens da comunicação síncrona:
- Velocidade: quando você se comunica de forma síncrona, obtém respostas instantâneas. Você não espera várias horas ou vários dias antes que seu interlocutor volte para você.
- Riqueza na troca: A comunicação síncrona oferece riqueza na troca. Quando você fala cara a cara com alguém, você não recebe apenas informações verbais. Você também recebe informações vocais (entonação e som da voz) e visuais (expressão facial e linguagem corporal). Esse conjunto de informações torna a troca muito mais rica.
- Mais humano: a comunicação síncrona também é mais humana. Por um lado, porque é mais rico, como acabei de mencionar, e por outro, porque é mais fácil ler e transmitir suas emoções quando você discute na frente de alguém.
Desvantagens da comunicação síncrona:
- Chega de interrupções: A grande desvantagem da comunicação síncrona é que ela promove interrupções. Quando você trabalha em um ambiente de trabalho que favorece esse tipo de comunicação, geralmente você tem mais reuniões e seus colegas vêm com mais frequência interrompê-lo para perguntar coisas. Por isso, às vezes pode ser difícil se concentrar e fazer um trabalho profundo .
- Perda de liberdade: Quando você recebe uma mensagem de texto, você tem a liberdade de lê-la e respondê-la mais tarde. Com a comunicação síncrona isso é impossível. Se alguém vem falar com você, você não pode ignorá-lo e voltar para ele mais tarde. Você tem que parar o que está fazendo para responder a ele. Essa restrição lhe dá menos liberdade.
Agora que você sabe o que é comunicação síncrona, vamos ver o que é comunicação assíncrona.
O que é comunicação assíncrona?
A comunicação assíncrona é a comunicação que ocorre offline. As restrições espaciais ou temporais são inexistentes. Você decide quando negociar e onde negociar.
Entre as comunicações assíncronas encontramos e-mails, sms, Whatsapp, Messenger, Snapchat, Skype, Slack, fóruns ou ainda mais tradicionalmente cartas postais.
De fato, cada vez que há um atraso mais ou menos longo entre o momento em que a informação é transmitida e o momento em que é recebida, falamos de comunicação assíncrona.
Observe que alguns canais de comunicação podem ser usados de forma síncrona e assíncrona. Tome mensagens de texto, por exemplo. Se você enviar uma mensagem e for respondido instantaneamente, estará em comunicação síncrona. Se, por outro lado, a pessoa para quem você envia um sms responder 30 minutos depois, você está em comunicação assíncrona.
As vantagens da comunicação assíncrona:
- Maior liberdade: A comunicação assíncrona oferece mais liberdade. Você escolhe quando e onde você negocia.
- Melhor controle de seu tempo: À medida que você mantém o controle de suas trocas, você tem um melhor controle de seu tempo. Por exemplo, você pode muito bem decidir ignorar todas as suas mensagens por 2 horas enquanto trabalha em seu trabalho.
- Melhor controle das informações transmitidas: Com a comunicação assíncrona, você tem mais controle sobre sua comunicação. Você pode pensar duas vezes antes de enviar uma mensagem. Você também pode tomar o tempo para formular as coisas.
- Respeito pelo tempo de outras pessoas: Quando você vem ver alguém em sua mesa ou liga para eles, você cria uma interrupção. Ao se comunicar pelo Slack ou por mensagem, você dá a ele a liberdade de te responder quando achar que será o melhor momento. A comunicação assíncrona, portanto, também permite respeitar melhor o tempo dos outros.
Desvantagens da comunicação assíncrona:
- Comunicação menos rica: A comunicação assíncrona é menos rica. Ao escrever ou receber uma mensagem, você perde as informações vocais e visuais que tornam uma conversa cara a cara rica. Claro, você sempre pode trocar por mensagem de voz ou vídeo, mas sempre sentirá falta do imediatismo e espontaneidade das trocas síncronas.
- Lento: A comunicação assíncrona é mais lenta. Como vimos um pouco acima, tudo acontece offline. E esse atraso pode ser mais ou menos longo. Às vezes, você pode esperar várias horas ou até meses antes de receber uma resposta.
Que comunicação deve ser favorecida para ser eficaz?
Agora que sabemos o que é comunicação síncrona e assíncrona, como saber qual delas priorizar no dia a dia?
Devemos nos comunicar por e-mail? Organizar reuniões? Fazer chamadas de videoconferência? O que economiza mais tempo?
Na verdade, não existe um tipo de comunicação melhor que outro. Tudo depende do contexto.
Se você tiver algo longo para explicar, não gaste 30 minutos escrevendo um e-mail, conversando cara a cara ou fazendo uma ligação.
Se, por outro lado, você precisar de um documento específico, uma apresentação em Powerpoint ou um folheto de vendas, não há necessidade de discutir pessoalmente ou fazer uma ligação. Envie sua solicitação diretamente por e-mail. Leva apenas um minuto e você não interromperá quem você pedir.
Para ter uma ideia melhor de quando usar a comunicação síncrona e assíncrona, listei abaixo uma lista não exaustiva de situações em que é melhor usar um tipo de comunicação em vez de outro.
Quando favorecer as comunicações síncronas:
- Quando você tem algo delicado a dizer: uma conversa cara a cara ou por telefone permitirá que você dê explicações mais em tempo real e demonstre empatia.
- Quando você antecipa perguntas: quanto mais complexo for o que você deseja comunicar, mais perguntas serão feitas. Para evitar intermináveis trocas de perguntas e respostas por sms ou e-mail, prefira comunicações em tempo real, você economizará muito mais tempo.
- Quando a coisa a tratar é urgente: Se você tem um tópico muito quente em chamas e não pode esperar, comunique-se de forma síncrona, você receberá uma resposta imediata.
- Quando você está fazendo um brainstorming : Para trocar ideias rapidamente e com outras pessoas, as trocas síncronas são mais adequadas.
- Quando você quer construir um relacionamento: E-mails, mensagens, vídeos… são ótimas ferramentas de comunicação, mas nada supera uma troca cara a cara. Novamente, essa continua sendo a troca mais rica que você pode ter. Você estabelecerá links muito mais facilmente conhecendo uma pessoa pessoalmente do que trocando por e-mail.
Quando favorecer as comunicações assíncronas:
- Quando você quer se concentrar: Se você bloquear o tempo ou não quiser ser ininterrupto, favoreça as comunicações assíncronas, você terá melhor controle sobre as distrações.
- Quando o feedback não precisa ser imediato: se você está procurando o feedback de alguém, mas não é urgente, envie sua solicitação por e-mail, mensagem, Slack ou qualquer outro canal assíncrono.
- Quando você deseja criar um processo: digamos que você ofereça serviços aos seus clientes e eles sempre liguem para você para fazer as mesmas perguntas. Em vez de respondê-las de forma síncrona, crie uma documentação que responda às suas perguntas e envie-as por e-mail automaticamente.
Estes são apenas alguns exemplos de quando usar a comunicação assíncrona e assíncrona. Há um número infinito de outras situações possíveis. Mas isso já deve te ajudar a escolher melhor o tipo de comunicação a favorecer.
Conclusão
Uma empresa pode operar 100% de forma assíncrona. Algumas empresas, como a Basecamp, tendem a trabalhar principalmente offline.
Agora, isso significa que você tem que fazer isso? Ser assíncrono o tempo todo é benéfico?
Algum tempo atrás eu entrei em um experimento assíncrono. Passe 1 semana trocando apenas por e-mail e Slack.
No final da semana fiz um balanço. Percebi que minha produtividade realmente aumentou. Consegui me concentrar melhor e seguir em frente em grandes questões. Mas também me senti menos humana. Perdi o contato e a troca.
Sou um grande defensor da comunicação assíncrona porque é a que me dá mais liberdade e me permite trabalhar de forma mais produtiva. No entanto, acho que a comunicação síncrona é necessária. É o que nos permite conectar socialmente e criar laços com os outros.
Nem tudo é produtividade.