Gerencie melhor seu tempo com bloqueio de tempo

Você recebe uma caneta de 4 cores e deve desenhar a próxima linha o mais rápido possível.

Na sua opinião, qual é o melhor método? 

  • Método A : desenhe uma linha verde. Mudar cor. Desenhe uma linha vermelha. Mudar cor. Desenhe uma linha verde novamente. Mudar de cor e assim por diante até ter desenhado a linha inteira? 
  • Método B : Desenhe todas as linhas verdes primeiro e todas as linhas vermelhas depois?

Logicamente, o método B é o mais rápido. Com este método você gasta menos tempo e energia mudando constantemente de cor.

Então, por que, quando se trata de nosso trabalho, tendemos a usar o método A? 

Começamos a escrever um relatório por 10 min, paramos 5 min para responder um e-mail, depois retomamos a redação do nosso relatório por alguns minutos e nos deixamos distrair novamente por outro e-mail…

Como resultado, perdemos muito tempo mudando constantemente de uma tarefa para outra ou “mudando cores” se usarmos a analogia da caneta. 

Para gerenciar melhor nosso tempo, devemos abordar nosso trabalho de maneira diferente. E para isso o bloqueio de tempo é ideal.

Neste artigo veremos o que é o time-blocking e como usá-lo para gerenciar melhor o seu tempo.

O que é bloqueio de tempo?

O bloqueio de tempo consiste em organizar nossas semanas em blocos de tempo durante os quais trabalhamos em nossas tarefas ou projetos de forma ininterrupta.

Por exemplo, bloquearemos 1 hora todos os dias entre 11h e 12h para processar todos os nossos e-mails ou reservaremos um horário de 2 horas na terça e quinta-feira para escrever artigos. Então, em vez de dividir nossa agenda em mil e uma pequenas tarefas e interrupções, criamos grandes blocos de trabalho durante os quais nos concentramos totalmente em nosso trabalho.

bloqueio de tempo

A ideia por trás desse método é estruturar nossos dias com mais eficiência e não sermos constantemente interrompidos por e-mails, mensagens, solicitações… 

O bloqueio de tempo é especialmente útil para quem tende a passar os dias no modo reativo . Ou seja, responder a e-mails e mensagens no segundo mais próximo ou ser constantemente interrompido pelo telefone. 

Este método é muito semelhante ao lote ou dias temáticos.

Batching e dias temáticos: 2 abordagens complementares ao bloqueio de tempo 

Batching e dias temáticos são duas abordagens que complementam bem o bloqueio de tempo.

Batching consiste em agrupar tarefas semelhantes e escolher um nicho para cuidar delas. Por exemplo, você pode escolher um intervalo de 2 horas para processar todas as tarefas relacionadas à comunicação (e-mails, mensagens em redes sociais, publicações de postagem). 

Também podemos agrupar nossas tarefas de acordo com seu grau de esforço. O que costumo fazer é agrupar todas as minhas pequenas tarefas de 5 minutos que exigem pouco esforço e demoro 1 hora no final do dia para cuidar delas. 

Também podemos ir além dos lotes criando dias temáticos. Ou seja, dedicamos cada dia da semana a um tema principal. Por exemplo, na segunda-feira cuidaremos do marketing, terça-feira das tarefas administrativas, quarta-feira das vendas, quinta-feira do suporte ao cliente e sexta-feira do desenvolvimento do produto. É um método que Elon Musk ou mesmo Jack Dorsey usam para gerenciar seus negócios. 

Os benefícios do bloqueio de tempo

Então, quais são os benefícios do bloqueio de tempo exatamente?

Ganho de eficiência

“ Uma semana de 40 horas organizada em blocos de tempo produz a mesma quantidade de trabalho que uma semana de 60 horas sem estrutura. 

CAL NEWPORT – AUTOR DE DEEP WORK

O interesse de criar blocos de tempo em nossos dias é ganhar em eficiência. Quando concluímos nossas tarefas de uma só vez, as concluímos mais rapidamente. Como diz a lei de Carlson :

“Um trabalho feito continuamente leva menos tempo e energia do que quando é feito várias vezes” .

Melhor concentração

O bloqueio de tempo nos permite estar 100% focados em nossas tarefas, projetos e atividades. Não nos distraímos com nosso telefone, nossos e-mails, ligações ou reuniões improvisadas. Em vez de deixar que essas coisas nos interrompam, reservamos blocos de tempo dedicados para elas. 

Ao canalizar essas distrações, trabalhamos no modo Deep Work . Ou seja, nos concentramos intensamente em nossas tarefas por um determinado tempo. Isso nos permite produzir nosso melhor trabalho e estudar temas em profundidade.

mapa mental
mapa mental

Simplificação 

Organizar nossas semanas em blocos também simplifica muito nossa vida diária. Quando começamos um dia de trabalho, sabemos exatamente no que vamos trabalhar e por quanto tempo. Não perdemos tempo nem energia escolhendo as tarefas que vamos realizar durante o dia. Só precisamos abrir nosso calendário e executar nosso plano.

Leia também: 12 maneiras de facilitar a vida no trabalho

Conhecimento

Fazer o bloqueio de tempo nos permite tomar consciência do nosso tempo de várias maneiras:

  • Vemos como nosso tempo é distribuído em nosso calendário pelos diferentes blocos. 
  • Sempre que planejamos uma tarefa, projeto ou atividade, devemos estimar o tempo que levará antes de adicioná-la ao nosso calendário.
  • Quando o dia termina, sabemos quais tarefas nos levaram mais tempo do que o esperado e quais nos levaram menos tempo, o que nos ajuda a planejá-las melhor na próxima vez.

Melhor controle

Finalmente, fazer o bloqueio de tempo nos dá mais controle sobre nosso trabalho e nosso tempo. Quando você sabe o que precisa fazer e quando precisa fazer, fica mais fácil canalizar as distrações e dizer não às demandas. 

E se criarmos esses blocos por meio de uma agenda virtual (Google Calendar, Calendar…) também podemos compartilhá-la com outras pessoas para que saibam quando estamos disponíveis. Portanto, se quiserem marcar uma reunião ou ligar para nós, terão que fazê-lo dentro dos prazos previstos para esse fim, o que nos dá mais controle.

Como aplicar o bloqueio de tempo para gerenciar melhor seu tempo

Conheça suas principais prioridades

Para aplicar o bloqueio de tempo, devemos primeiro saber quais são nossas principais prioridades. Ou seja, quais são as atividades, tarefas e projetos importantes que você absolutamente deseja realizar.

moça escrevendo
moça escrevendo

Para conhecê-los, podemos nos fazer as seguintes perguntas:

  • Quais são meus objetivos? 
  • Que tarefas se seguem? 
  • O que é absolutamente inegociável? É escrever 1 hora todos os dias? É passar mais tempo com a família? Está fazendo mais esporte?
  • Quais são os 20% das tarefas que produzem 80% dos resultados ?

Uma vez que conhecemos nossas principais prioridades, podemos começar a criar nossos blocos de tempo prioritários.

Crie blocos de tempo prioritários 

Para criar os blocos de tempo prioritários, basta pegar nosso calendário e escolher os intervalos de tempo apropriados. A melhor maneira de escolher esses slots é considerar nosso ritmo ultradiano .

Todos nós passamos por fases durante o dia em que nosso nível de energia e motivação variam, isso é chamado de ritmo ultradiano. 

Pessoalmente, sei que de manhã estou transbordando de energia e motivação e que à noite, por volta das 17h, não tenho mais energia para fazer nada. Então eu planejo meus blocos levando em consideração essas restrições. 

De manhã, quando tenho mais energia, dedico meus blocos de trabalho a tarefas importantes e reservo a tarde para tarefas menos desafiadoras.

Então tenho certeza que tenho toda a energia e motivação para fazer as coisas importantes.

Criar blocos de tempo secundários

Uma vez que bloqueamos o tempo para nossas prioridades, planejamos as tarefas secundárias: e-mails, reuniões, chamadas, faturamento… E bloqueamos o tempo necessário durante a semana para cuidar delas.

Reserve blocos para tarefas não agendadas

Por mais que planejemos nossos dias nos mínimos detalhes, sempre enfrentaremos o inesperado. Para se organizar bem, é preciso levar isso em conta.

Para antecipar, basta reservar 1 hora no final do dia para todos os imprevistos, seja um problema técnico, uma reunião de última hora, uma ligação…

Se tudo correr como planejado, tanto melhor, podemos aproveitar esta hora para avançar para o dia seguinte. Se, por outro lado, enfrentarmos um imprevisto, esse bloco de uma hora nos permitirá levar o golpe sem que nosso dia seja muito impactado.

Faça um balanço no final de cada dia

Terminado o dia de trabalho, é importante fazer questão de se preparar para o dia seguinte. Nosso trabalho está em constante mudança. Às vezes nos atrasamos em nossos projetos. Às vezes, certas tarefas são adicionadas ao longo do caminho. Às vezes nossos compromissos são cancelados… Então, temos que fazer uma atualização diária para levar em conta esses riscos e reorganizar nossos blocos, se necessário.

Algumas dicas para gerenciar bem seu tempo com o bloqueio de tempo

Agora que conhecemos os diferentes passos a seguir para aplicar o método de bloqueio de tempo, é importante manter algumas coisas em mente.

Meça seu tempo para criar blocos

A principal dificuldade ao aplicar o método de bloqueio de tempo é estimar o tempo necessário para realizar um determinado trabalho. É sempre difícil saber quanto tempo uma tarefa nos levará. Ou não planejamos tempo suficiente ou planejamos demais. 

Para avaliar nosso tempo com mais precisão, podemos usar aplicativos como RescueTime ou Toggl . Essas ferramentas medem o tempo que gastamos fazendo nossas tarefas. Eles também nos fornecem dados precisos sobre como alocamos nosso tempo a cada dia. Sabemos quanto tempo levamos para processar nossos e-mails, por exemplo, para escrever artigos ou preparar apresentações.

Podemos então contar com esses dados para criar nossos blocos de tempo. Se sabemos que em média demoramos 30 minutos a processar os nossos e-mails, basta reservar um bloco de 30 minutos por dia para os nossos e-mails. E se preparar uma apresentação nos levar em média 3 horas, reservaremos um bloco de 3 horas cada vez que tivermos que preparar uma apresentação no futuro.

Ao coletar esses dados, fica muito mais fácil avaliar o tempo necessário para concluir nossas tarefas.

planejamento
planejamento

Não seja muito rígido

Quando começamos a aplicar o método de bloqueio de tempo, geralmente tendemos a ser muito rígidos. Uma vez que nossos blocos são criados, não queremos que eles se movam. Apenas para que este método funcione, é preciso ser flexível. Devemos estar prontos para modificar nossos bloqueios ou removê-los para lidar com os caprichos da vida. O bloqueio do tempo é acima de tudo uma forma de pensar, não é um quadro imutável que estamos proibidos de mudar.

Colocar buffers entre os blocos

Depois de completar uma tarefa, todos nós temos o que é chamado de atenção residual . Isso quer dizer que nossa mente permanece fixa por alguns momentos na atividade que acabamos de fazer. Não saltamos instantaneamente de um assunto para outro. Geralmente, levamos de 10 a 15 minutos para nos concentrarmos totalmente em uma nova atividade. 

Para organizar efetivamente nossos dias, devemos levar em conta esse fenômeno do resíduo. Para isso podemos espaçar nossos blocos de 10 a 15 min. Isso nos permite não apenas uma melhor transição entre nossas diferentes tarefas, mas também respirar um pouco. 

Conclusão

O bloqueio de tempo é um método simples que permite que você gerencie melhor seu tempo e se concentre. 

Aqui está um lembrete das diferentes etapas a seguir para aplicar esse método:

  • Conheça suas principais prioridades
  • Crie blocos de tempo prioritários
  • Criar blocos de tempo secundários
  • Reserve blocos para tarefas não agendadas
  • Faça um balanço no final de cada dia

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