Gerente do escritório

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Você está procurando um emprego que se adapte a você e topou com o termo “Gerente de escritório”? Agora você gostaria de saber que tipo de trabalho é, o que você faz neste trabalho e se este trabalho seria a escolha certa para você? Então você está exatamente aqui.

O que é um gerente de escritório?

Um gerente de escritório é um funcionário central da área de escritório, que atua como uma interface entre a administração e os funcionários e pode assumir várias tarefas de gerenciamento em uma empresa. Os poderes e as atividades do gerente administrativo geralmente dependem do tamanho da empresa e de sua estrutura interna.

Aqui, iremos informá-lo sobre as várias áreas profissionais como gestor de escritório, dar-lhe uma perspetiva de atividades futuras e, claro, apresentar-lhe as ofertas de emprego adequadas nesta área.

Perguntas frequentes sobre a vaga de gerente de escritório

O que é um gerente de escritório?

Um gerente de escritório coordena todo o trabalho de escritório e é a interface direta entre a gerência e a equipe. Além disso, o gerente do escritório pode representar a administração e ser responsável por várias áreas de uma empresa.

O que um gerente de escritório faz?

Organização do trabalho de escritório e processos operacionais, planejamento de pessoal e entrevistas de pessoal, organização de treinamentos e educação continuada, condução de negociações e discussões, gerenciamento de projetos, análises de mercado e gestão de conflitos dentro da empresa. As atividades podem variar.

Como posso me tornar um gerente de escritório?

O cargo de gerente de escritório pode ser alcançado por meio de treinamento adicional. Para tal, é útil uma formação prévia na área comercial da indústria hoteleira.

Quanto ganha um gerente de escritório?

Como gerente de escritório, você ganha entre 36.000 e 40.000 euros brutos por ano.

Dependendo

  • Filial corporativa
  • Tamanho da empresa
  • Experiência e qualificações
  • Campo de responsabilidade atribuído
  • Responsabilidade pela empresa

O trabalho como gerente de escritório é

  • pago apropriadamente
  • extremamente variado
  • associado com responsabilidade
  • um trabalho com boas perspectivas
  • em grande demanda em muitos setores e empresas

Tarefas como gerente de escritório

  • Gestão representada
  • Realizar entrevistas com a equipe
  • Organizar treinamento e educação adicional
  • Gestão de projetos e organização de eventos
  • e muitas mais atividades

Gerente de escritório: definição

Como gerente de escritório, você é o braço direito da gestão e praticamente um centro de controle dentro da empresa. Você é o elo entre a força de trabalho e a gestão e é responsável por muitas áreas de trabalho dentro da empresa. O foco do seu trabalho como gerente de escritório está, na verdade, nas tarefas de gerenciamento. Entre outras coisas, você assume a correspondência, a gestão de compromissos e as chamadas telefônicas ou as delega aos funcionários do escritório responsável.

Mulher no escritório
Mulher no escritório

O trabalho que um gerente de escritório assume depende não menos do tamanho e da estrutura da empresa. Entre outras coisas, um gerente de escritório pode representar a gestão, organizar o escritório e seus processos internos, motivar os funcionários, participar na avaliação do pessoal, organizar treinamentos e aperfeiçoamentos e muitas outras tarefas. Devido à sua posição, um gerente de escritório tem insights sobre quase todas as áreas de uma empresa e é um verdadeiro especialista.

Um gerente de escritório assume tarefas de organização e de comunicação, toma cuidado de trabalho de escritório e mantém costas dos gerentes libertar. Os gerentes de escritório desempenham um papel importante dentro da empresa como elo entre a força de trabalho e a equipe sênior.

A descrição do trabalho atual de um gerente de escritório não pode mais ser comparada com a de uma secretária clássica, mesmo que seja, na verdade, um desenvolvimento posterior disso. Porque um gerente de escritório geralmente assume muito mais tarefas do que uma secretária .

Gerente de Escritório: Tarefas

Como gerente de escritório, você deve ser capaz de enfrentar uma ampla variedade de tarefas. O escopo das tarefas e a quantidade de responsabilidade nesta posição dependem em grande parte da empresa e da estrutura corporativa. Enquanto alguns gerentes de escritório têm apenas uma pequena área de responsabilidade em sua profissão e podem, portanto, trabalhar muito especializados, alguns outros nesta posição estão equipados com considerável poder e autoridade para tomar decisões.

Basicamente, o gerente do escritório é o elo direto entre a administração e a força de trabalho e está envolvido em quase todas as áreas da empresa.

As habilidades organizacionais, bem como de gerenciamento, desempenham um papel importante para o sucesso como um gerente de escritório. Quanto melhor as tarefas são realizadas e quanto mais competente o gerente do escritório é em seu trabalho, mais responsabilidades geralmente ele recebe. Com experiência profissional suficiente, um gerente de escritório pode facilmente manter toda a empresa funcionando e permitir que todos os fios se unam.

Ele atende avaliações de funcionários, é responsável pela gestão de conflitos internos e organiza educação e treinamento adicionais para funcionários. Além disso, eventos, feiras e apresentações também são organizados pelo gerente do escritório. Como regra, o gerente do escritório raramente está envolvido no trabalho direto do escritório, mas delega isso aos funcionários relevantes.

Ele fica de olho no panorama geral e, assim, garante processos perfeitos e uma comunicação clara e inequívoca em sua área de trabalho.

A principal tarefa de um gerente de escritório é substituir seus próprios superiores com uma gestão implantada de forma eficiente . Portanto, o conhecimento de gerenciamento de projeto e tempo é tão importante quanto o manuseio profissional do PC e dos clientes. De um gerente de escritório, entretanto, às vezes se espera o planejamento e a organização de reuniões, atividades de escritório, contato com o cliente e até mesmo o desenvolvimento de conceitos de relações públicas e marketing. As tarefas específicas dependem muito do tipo e do tamanho da empresa. Os gerentes de escritório costumam ser verdadeiros funcionários versáteis no escritório.

Mulher no escritório
Mulher no escritório

Gerente de escritório: requisitos

Como gerente de escritório, você tem que trabalhar de uma forma muito estruturada, pois muitas vezes precisa trabalhar sob estresse. A organização é muito importante aqui. Você também deve gostar de se comunicar com as pessoas e estar interessado em questões comerciais. Você também deve ser capaz de falar vários idiomas.

Além do interesse puro, a qualificação profissional naturalmente também desempenha um papel importante. Você deve atribuir importância especial aos seguintes aspectos se quiser chegar um passo mais perto do emprego dos seus sonhos de ser gerente de escritório.

  • Experiência em gestão de projetos, finanças e secretaria
  • Educação comercial
  • Pelo menos um bom domínio de inglês

Gerente de Escritório: Treinamento e Estudos

Não existe uma forma oficial de concluir o treinamento inicial ou um diploma para esta profissão. É um curso de formação avançada e avançada para se tornar gerente de escritório, que deve ser realizado antes do respectivo IHK. A fim de se qualificar para essa educação adicional e, posteriormente, ter sucesso na profissão de gerente de escritório, o conhecimento básico de negócios é um dos requisitos absolutos.

Regra geral, é necessária uma aprendizagem comercial completa ou experiência profissional correspondente nestas profissões. Você também pode treinar para se tornar um gerente de escritório com treinamento na indústria hoteleira ou em secretaria.

Se você é formado em economia ou administração de empresas, também pode trabalhar como gerente de escritório. Neste caso, entretanto, não é necessário treinamento adicional, pois você já possui o conhecimento especializado necessário proveniente de seus estudos.

O trabalho de gerente de escritório não é um trabalho de treinamento oficial. Qualquer pessoa que tenha concluído um estágio comercial e já possua alguma experiência profissional tem as melhores qualificações para trabalhar como gerente de escritório. Inúmeras instituições de ensino privadas oferecem ensino à distância como uma oportunidade de treinamento adicional em gestão de escritório. As Câmaras de Comércio e Indústria (IHK) também oferecem cursos para futuros gerentes de escritório que desejam dar mais substância às suas qualificações e adicionar um certificado oficial. Aqueles que frequentam o curso por alguns meses enquanto trabalham e são aprovados no exame final podem então se autodenominar “Certified Office Manager” .

Gerente de escritório: primeiros passos

Normalmente, existem três opções para entrar em uma determinada ocupação:

Mudanças de carreira

experiência de trabalho

Uma vez que a profissão de gerente de escritório não é um aprendizado, geralmente não há entrada como um iniciador de carreira completo. Normalmente, você já concluiu um estágio como gerente de escritório antes de iniciar sua carreira e, se necessário, já trabalhou em seu setor. Devido às diversas demandas do gestor de escritório, as empresas buscam cada vez mais colaboradores com experiência profissional.

Mulher no escritório
Mulher no escritório

Com um aprendizado ou diploma adequado, você também tem a chance de mudar sua carreira neste trabalho. Como gerente de escritório, muito depende da personalidade e das estratégias utilizadas, se o trabalho pode ser administrado com sucesso.

Se você deseja aumentar suas chances no mercado, como gerente de escritório você deve ter os seguintes conhecimentos e experiência:

  • Experiencia internacional
  • gestão
  • Gerenciamento de Projetos
  • marketing
  • finanças e controle
  • Liderança

Habilidades sociais úteis como gerente de escritório

Mesmo que o conhecimento técnico e a experiência sejam importantes como gestor de escritório, são sobretudo as competências sociais , que distinguem o que é bom gestor de escritório. Devido ao contacto frequente com clientes, colaboradores e gestores, é especialmente importante uma boa capacidade de comunicação e alguma assertividade, por exemplo. Além disso, como gerente de escritório, você deve ter as seguintes habilidades sociais:

  • Competência intercultural
  • Resiliência e resistência ao estresse
  • Habilidades organizacionais
  • Assertividade
  •  empatia
  • Pensamento empreendedor
  • Boas habilidades analíticas
  • Certamente conhecimento de inglês ou outras habilidades de língua estrangeira

Gerente de escritório: Indústrias e áreas

Como gerente de escritório, você não está limitado a uma indústria específica, mas pode trabalhar em praticamente todas as empresas na Alemanha e internacionalmente. A descrição do trabalho pode mudar dependendo do setor. Uma vez que todos os segmentos de uma empresa geralmente se reúnem na gestão do escritório e todas as informações são agrupadas lá, você obtém uma visão abrangente da empresa.

Basicamente, a área de responsabilidade do gerente de escritório costuma ser severamente restrita em pequenas empresas, uma vez que o piso da gerência geralmente não está disposto a abrir mão do poder e da responsabilidade. Mas, em uma empresa de médio porte, um gerente de escritório pode assumir uma responsabilidade considerável em uma empresa e tomar ou influenciar muitas decisões importantes todos os dias.

Se possível, o setor deve atender a você e aos seus interesses para que o período de indução seja o mais curto possível. A grande flexibilidade em termos de setores e áreas de atividade torna o trabalho de gerente de escritório extremamente flexível. Se você não estiver vinculado a nenhum local, poderá encontrar rapidamente um emprego como gerente de escritório em quase qualquer lugar.

  • Telecomunicações
  • Engenharia Mecânica
  • Indústria farmacêutica
  • Biotecnologia e química

Gerente de escritório: o salário

O salário de um gerente de escritório é muito bom e mais do que adequado para a quantidade de responsabilidade. Basicamente, vários fatores desempenham um papel importante no cálculo do salário. Por um lado, a localização geográfica da empresa. O porte da empresa também deve ser levado em consideração. As pequenas empresas costumam pagar menos do que as grandes, mas isso também se deve à falta de responsabilidade e à carga de trabalho menor.

Em geral, o seu salário bruto como gerente de escritório é entre 36.000 e 40.000 euros por ano. No entanto, ainda existem algumas possibilidades para cima. Com o aumento da experiência profissional, você também pode conseguir pagamentos significativamente mais elevados nas negociações salariais, se a situação da empresa o permitir. Além disso, outras qualificações também podem ter um impacto monetário.

Mulher no escritório
Mulher no escritório

Como gerente de escritório, você pode ganhar muito mais dinheiro ao longo do tempo, de forma que o pagamento corresponda ao encargo. A experiência profissional desempenha um papel extremamente importante no valor do salário esperado para o gerente do escritório. Porque o grande sucesso nesta profissão só pode ser alcançado com a experiência. Conseqüentemente, gerentes de escritório experientes são muito solicitados no mercado.

Perspectivas de carreira oportunidades de  avanço

Mais Educação

O treinamento adicional desempenha um papel importante para o gerente do escritório. Porque, idealmente, um gerente de escritório deve acompanhar os desenvolvimentos de negócios e comerciais e ter os conhecimentos mais recentes. Uma vez que o gerente de escritório também tem muito a ver com funcionários e gerentes, as habilidades humanas também desempenham um papel importante.

Muitos gerentes de escritório optam por treinamento nas áreas de gestão de pessoal e gestão de conflitos, a fim de serem capazes de lidar com esta difícil parte do trabalho com mais facilidade e eficácia. A área de gerenciamento de projetos também é referida por muitos gerentes de escritório como a área central de seu trabalho. Dessa forma, os cursos de treinamento na área de gerenciamento de projetos são agendados com frequência.

Basicamente, um gerente de escritório deve estar constantemente pronto para mais educação e treinamento e se esforçar constantemente para melhorar seu próprio desempenho e habilidades. Só assim o gestor de escritório pode manter-se atualizado com as suas diversas áreas de atividade e utilizar os desenvolvimentos atuais para a empresa.

No entanto, não há nenhum treinamento adicional dedicado à profissão de gerente de escritório que possa ser usado. Via de regra, é sempre um treinamento especializado ou um treinamento especializado em um aspecto do trabalho. O foco aqui pode mudar e variar significativamente dependendo da empresa.

Oportunidades de promoção e perspectivas de carreira

Oportunidades de carreira para gerentes de escritório são bastante raras. No entanto, existe, por exemplo, a possibilidade de se especializar em certas áreas do seu próprio trabalho e depois mudar para esta área. Por exemplo, muitos gerentes de escritório mudam posteriormente para gerenciamento de RH e gerenciamento de pessoal.

Além disso, é comum que os gerentes de escritório assumam cada vez mais responsabilidades em uma empresa ao longo do tempo e com o aumento da experiência. A subida, portanto, acontece lenta e continuamente.

Muitas vezes, as diferentes áreas de trabalho se reúnem em um gerente de escritório, de forma que ele pode não só influenciar muitas pequenas áreas da empresa, mas pode até influenciar a direção estratégica de uma empresa.

Os gestores de escritório que exercem uma actividade particularmente longa na empresa são, desde que devidamente qualificados, também com maior frequência promovidos para quadros superiores, onde o conhecimento do quotidiano de trabalho e o saber especializado do gestor de escritório são muito valorizados.