Você está sobrecarregado? Você passa o tempo correndo, mas sente que está pisando na água?
Nesse caso, é hora de otimizar o gerenciamento do seu calendário. É a melhor maneira de priorizar suas tarefas, ganhar clareza e não esquecer de nada.
Gerenciar bem o seu calendário é mais fácil falar do que fazer. Onde começar ? O que você deve colocar no seu diário? Como planejar suas tarefas? E qual calendário escolher?
É isso que veremos juntos neste artigo.
Planejador de papel vs planejador digital
Existem 2 categorias principais de diários: diários em papel e diários digitais. Se você está lutando para decidir qual escolher, aqui estão os prós e contras de cada um.
O diário de papel
As vantagens do diário de papel:
- Não depende da internet : O diário em papel não depende da tecnologia. Se a sua caixa de internet avariar, se tiver uma queda de energia ou se estiver perdido no meio do nada, pode sempre consultar a sua agenda.
- Fácil de usar : O diário de papel é muito fácil de usar. Todos os calendários funcionam mais ou menos da mesma maneira. Você encontrará um planejador anual, um planejador mensal e um planejador semanal. Basta adicionar suas tarefas, reuniões e prazos nos dias certos e pronto.
- A experiência é agradável : usar um caderno de papel é sempre agradável. O cheiro do papel, o som das páginas virando, o prazer de escrever com uma bela caneta oferecem uma experiência real que as ferramentas digitais não podem igualar.
Les inconvénients de l’agenda papier :
- Problema em caso de perda ou roubo : Se você perder seu diário ou for roubado, ficará sem nada. Todos os seus dados (tarefas, compromissos, etc.) serão perdidos e você terá que começar do zero.
- Consumo de tempo: escrever à mão leva mais tempo do que digitar em um teclado, e você deve reescrever sistematicamente eventos recorrentes (reuniões semanais, hábitos, aniversários, etc.).
O diário digital
As vantagens do diário digital:
- Disponível e sincronizado em todas as mídias : O diário digital está disponível em todas as mídias, seja seu computador, smartphone ou tablet. É útil especialmente quando você está em movimento.
- Rápido : Com uma agenda digital, você pode criar e editar rapidamente seus eventos, mesmo os recorrentes. Para fazer isso, basta clicar em um botão para definir a frequência desejada (todos os dias, todas as semanas, todos os meses, todos os anos, a cada 2 semanas, etc.). Assim, você não perde tempo reescrevendo as mesmas coisas que podem acontecer com um diário de papel.
- Colaborativo : A agenda digital permite convidar outras pessoas para eventos (reuniões, compromissos, ligações, etc.) e também ser convidado. Essa é a melhor maneira de garantir que todos os envolvidos se lembrem do evento em questão.
As desvantagens da agenda digital:
- Depende da tecnologia : O diário digital depende da Internet e da eletricidade para funcionar, o que pode ser um problema em determinadas situações. Se você estiver em movimento e seu smartphone ficou sem bateria, por exemplo, você não poderá consultá-lo.
- As distrações nunca estão longe : quando você usa seu computador, smartphone ou tablet para se organizar, está sempre a um clique de se encontrar nas redes sociais, no YouTube ou em seus jogos favoritos, o que pode dificultar a concentração.
Agora que você conhece as vantagens e desvantagens da agenda em papel e da agenda digital, qual você deve escolher?
Qual é o melhor calendário?
Não há calendário melhor. O melhor planejador é aquele que funciona para você e que você usa todos os dias. Pode ser um calendário de papel, Google Calendar, calendário do Outlook, calendário da Apple ou até Fantastical, não importa. É aquele para o qual você instintivamente se volta para se organizar.
Pessoalmente, uso o Google Calendar porque gosto de sua interface, mas também porque posso adicionar eventos recorrentes e não recorrentes rapidamente e conectar o calendário a outros aplicativos como Todoist, por exemplo. Esta ferramenta é, portanto, adequada para as minhas necessidades, mas talvez não para as suas.
Talvez você não goste da interface desta ferramenta ou talvez não precise conectar seu calendário a outros aplicativos. A única maneira de saber qual é a melhor agenda para você e, portanto, experimentar vários para encontrar o que mais combina com você.
4 dicas para otimizar o gerenciamento da agenda
Espaçar seus blocos de tempo
Ao planejar suas tarefas, projetos, reuniões e compromissos, sempre mantenha espaços livres entre cada bloco de tempo. Se, por exemplo, você adicionar um bloco “Reunião de marketing”, deixe 15 a 30 minutos livres antes de adicionar o próximo bloco. Dessa forma, se a reunião se arrastar, sua agenda não será afetada porque você antecipou esse potencial imprevisto.
Também mantenha sempre de 1 a 2 horas livres em seus dias para quaisquer contratempos. Novamente, se surgir um problema ou uma tarefa demorar mais do que o esperado, esse slot permitirá que você role com os socos e mantenha as coisas sob controle.
Planeje de acordo com seu nível de energia
A maioria das pessoas planeja de acordo com seu tempo. Poucas pessoas planejam de acordo com seu nível de energia, mas há muito a ganhar.
Quando você faz as tarefas certas na hora certa, você trabalha com mais eficiência. Porque você faz as tarefas desafiadoras quando está no seu melhor e guarda as outras tarefas para quando estiver com pouca energia. Por exemplo, você pode trabalhar na preparação de uma apresentação estratégica pela manhã e reservar sua tarde para lidar com seus e-mails ou gerenciar tarefas administrativas. Como resultado, você sempre faz o seu trabalho mais importante nas melhores condições.
Planeje semanalmente
Planejar seus dias é importante, é a única maneira de investir seu tempo e energia estrategicamente. Agora, isso não significa que você tenha que criar cronogramas de comprimento de braço que abrangem semanas ou até meses. Fazer esse tipo de exercício é contraproducente, pois quanto mais distante o horizonte de tempo, menos visibilidade você tem e mais difícil se torna antecipar as coisas.
É impossível saber o que vai acontecer nas próximas semanas. você certamente enfrentará problemas que não pode prever hoje, ficará para trás em seus projetos ou novas oportunidades surgirão. De qualquer forma, uma coisa é certa, o cronograma que você definiu para si mesmo hoje não será mais tão relevante.
Portanto, você precisa ser ágil e trabalhar em ciclos mais curtos de uma semana. Para fazer isso, é simples, todo final de semana faça um balanço da semana que acabou de passar e planeje a semana seguinte. Isso permitirá que ambos permaneçam no curso enquanto se adaptam ao inesperado da vida cotidiana.
Adicionar todos os eventos (incluindo eventos pessoais)
Por muito tempo usei um diário para organizar minha vida profissional. Adicionei minhas tarefas, reuniões e prazos. Mas nunca mencionei os acontecimentos da minha vida pessoal, como noites no restaurante ou fins de semana. Achei que era inútil e que me lembraria de todas essas coisas. Que erro de principiante! Ao não notar esses eventos, naturalmente, eu os esqueci. Resultado, muitas vezes eu chegava tarde da noite, esquecia aniversários ou às vezes faltava a certos compromissos.
Aprendi com meus erros e hoje anoto tudo na minha agenda. Meus eventos profissionais e pessoais, o que me permite ver tudo em um só lugar.
Agora que você conhece as diferentes dicas para gerenciar melhor sua agenda, como você planeja?
Gerenciamento de agenda passo a passo
Passo 1: Planeje o importante
Para começar, planeje o que é importante. Se fizermos a analogia do professor e do balde , essas são suas grandes pedras. Estas são todas as coisas essenciais que você precisa priorizar em sua agenda para avançar em seus objetivos e viver uma vida equilibrada . Pode ser criando conteúdo para desenvolver sua visibilidade, otimizando seus processos para ser mais eficiente, praticando esportes 3 vezes por semana ou até mesmo passando tempo com a família, por exemplo.
Portanto, reserve blocos específicos de tempo durante a semana para fazer todas as coisas que você acha importantes.
Etapa 2: planejar elementos secundários
Depois de ter planejado o que é importante, agora você deve planejar o resto, ou seja, tudo o que é secundário, como lidar com e-mails, participar de reuniões ou gerenciar papéis.
Antes de planejar qualquer coisa em seu calendário, primeiro descubra se você pode otimizar essas coisas secundárias. Para isso pergunte a si mesmo:
Posso delegá-lo, automatizá-lo ou eliminá-lo completamente?
Se sim, então faça isso e você economizará tempo . Mas se isso não for possível, planeje em sua agenda.
Etapa 3: gerenciar a entrada
Depois de ter concluído sua programação, você deve agora gerenciar a entrada. As entradas são todas as tarefas, problemas, demandas e contingências que surgem à medida que o dia avança. Em outras palavras, são todas essas coisas que interferem na sua agenda.
Gerenciar o recebimento nem sempre é fácil, mas aqui estão algumas dicas que devem ajudar:
- Se a entrada demorar menos de 2 minutos e for urgente ou importante, faça isso imediatamente para limitar sua carga mental
- Se a entrada demorar mais de 2 min e for urgente, cuide dela durante o dia usando o bloco de tempo que você planejou para esse fim (veja a seção Espaço seus blocos na sua agenda acima)
- Se a entrada demorar mais de 2 min e for importante, planeje em sua agenda para cuidar disso depois.
- Se a entrada não for importante nem urgente, ignore-a completamente
Conclusão
O gerenciamento da agenda nem sempre é fácil, mas seguindo as dicas e truques deste artigo, você poderá organizar melhor suas semanas.
Como lembrete, veja como gerenciar adequadamente sua agenda:
- Espaço seus blocos de tempo para lidar com potenciais imprevistos
- Planeje seu nível de energia, não apenas seu tempo
- Planeje suas tarefas, projetos e atividades semanalmente
- Adicione todos os eventos em seu calendário (incluindo eventos pessoais)