O que é a regra de Pareto ou regra 80/20? E como aplicá-lo no dia a dia? É o que veremos neste guia completo.
Vilfredo Pareto, um economista e sociólogo italiano do século 19, estuda a distribuição da riqueza na Itália e observa que 80% da riqueza pertence a 20% da população. Muito mais tarde, Joseph Juran, um dos fundadores da abordagem da qualidade, retomou o trabalho de Pareto e observou que essa regra 80/20 também se aplica a muitas outras áreas. Hoje essa regra é conhecida como lei de Pareto .
Neste guia veremos:
- O que é a lei de Pareto?
- Como aplicá-lo com o gráfico de Pareto?
- Exemplos concretos do princípio de Pareto
- Os limites da lei de Pareto e as precauções a tomar
O que é a lei de Pareto?
A lei de Pareto ou a regra 80/20 nos lembra que a maioria das coisas na vida não são distribuídas uniformemente e que 80% dos efeitos são causados por 20% das causas .
Por exemplo :
- 80% das falhas de software são devidas a 20% de bugs
- 80% dos custos de armazenamento vêm de 20% dos itens de estoque
- 80% dos lucros vêm de 20% dos produtos ou serviços
- 80% das vendas vêm de 20% dos vendedores
Chamamos isso de lei de Pareto, mas devemos falar de observação ou princípio.
Uma lei é uma regra obrigatória. É algo que se aplica a todos e em todas as circunstâncias. Este não é o caso da “lei” de Pareto. Não é imperativo e ainda menos universal ao contrário da lei da gravitação, por exemplo.
Há muitos casos em que 80% dos efeitos não são causados por 20% das causas.
Às vezes 20% dos bugs causam apenas 10% das falhas, às vezes 2% dos clientes são responsáveis por 30% das reclamações e às vezes 8% do que fazemos nos traz 60% dos resultados.
Pelo contrário, esta lei deve ser vista como um princípio. Algo que nos lembra que as coisas raramente são distribuídas uniformemente e que existem maneiras de otimizar nossas vidas e nosso trabalho.
Na próxima parte, veremos como usar esse princípio com o diagrama de Pareto para trabalhar de forma mais produtiva e tomar melhores decisões .
Como aplicar o princípio de Pareto com o gráfico de Pareto?
O princípio de Pareto pode ser aplicado de duas maneiras.
A primeira maneira, como acabamos de ver, é usar a regra 80/20 como lembrete. Ou seja, como princípio, ter em mente constantemente para melhor detectar possíveis oportunidades de otimizar as coisas.
A segunda maneira é seguir uma abordagem mais metódica usando o que é conhecido como gráfico de Pareto.
Vamos ver do que se trata este diagrama com um exemplo concreto.
Aqui vamos fingir que somos empreendedores e que estamos tentando otimizar nossa forma de prospecção. Queremos saber quais são os possíveis 20% de esforços que nos trazem 80% de nossos clientes.
Passo 1: Liste os critérios de avaliação
O primeiro passo na construção de um diagrama de Pareto é listar todos os nossos critérios de avaliação, ou seja, todos os elementos que estamos tentando avaliar.
Para este exemplo, estamos tentando avaliar nossa forma de prospecção, então listaremos todas as coisas que tentamos em termos de prospecção nos últimos meses. Estes serão os nossos critérios de avaliação.
Etapa 2: Quantificar o critério de avaliação
Para esta segunda etapa, devemos associar uma quantidade a cada um dos nossos critérios de avaliação.
Aqui, como queremos saber quais ações de prospecção nos trazem mais clientes, tomaremos como quantidade o número de clientes obtidos graças a cada ação de prospecção. Vamos nos basear nos últimos 12 meses para ter uma boa visão geral.
Se conseguimos obter 29 clientes através da prospecção por e-mail, colocaremos 29 na frente do critério “prospecção por e-mail”.
Depois de quantificarmos nossos critérios de avaliação, os classificamos em ordem decrescente.
Em seguida, calculamos o número total de clientes:
Etapa 3: calcular as porcentagens
Para esta etapa, devemos calcular o percentual que cada critério de avaliação representa em relação ao total.
Então para prospecção de e-mail faremos 29/56 = 51,79%, para evento 12/56 = 21,43%, parceria 8/56 = 14,29%…
Etapa 4: calcular porcentagens cumulativas
Para calcular os percentuais acumulados, basta somar o percentual do critério, pelo percentual acumulado do critério da linha anterior:
- Prospecção por e-mail: 51,79% (nenhum critério o precede, portanto não há cálculo)
- Evento: 51,79% + 21,43%+ = 73,21%
- Parceria: 73,21% + 14,29%+ = 87,50%
- Prospecção por telefone: 87,50% + 8,93% + = 96,43%
- Site: 96,43% + 3,57% = 100%
Etapa 5: criar o gráfico de Pareto
Depois de calcular todos esses dados, tudo o que precisamos fazer é criar nosso diagrama. Aqui eu mostro como fazer isso no Google Sheet em exatamente 40 segundos.
https://www.youtube.com/embed/92-6OFWVyMg
Obtemos, portanto, o seguinte diagrama.
Passo 6: Tire uma conclusão
Então, como podemos ler este diagrama? E que conclusão podemos tirar disso?
Para descobrir, desenhamos uma linha de 80% no eixo y para a direita até chegarmos à linha de porcentagem acumulada e depois traçamos uma linha para baixo.
Tudo à esquerda da linha é o “20%”. As ações de prospecção funcionam melhor.
Então, de acordo com o diagrama, devemos nos concentrar na prospecção e eventos de e-mail.
Aqui pegamos um exemplo simples de prospecção, mas o diagrama funciona para muitas outras coisas, como veremos na próxima parte.
Princípio de Pareto: Exemplos
Exemplo 1 do princípio de Pareto: o dono do restaurante
Um dono de restaurante procura avaliar a satisfação de seus clientes. Ele quer descobrir onde pode melhorar. Ele envia um questionário para seus clientes e coleta 810 devoluções. Neste questionário ele pede para colocar um (+) ao lado do que os clientes gostaram e um (-) ao lado do que eles não gostaram.
Uma vez que as respostas foram coletadas, o restaurador olha para os pontos negativos e conta o número de vezes que o (-) aparece para cada critério, então constrói o diagrama.
De acordo com o diagrama, o dono de restaurante deve, portanto, concentrar-se principalmente na melhoria da qualidade do serviço, dos pratos e também em parte das instalações.
Exemplo 2 do Princípio de Pareto: O Desenvolvedor Web
Um desenvolvedor web quer priorizar a correção de bugs. Ele decide listar todos os bugs que foram reportados nos últimos 3 meses e calcular sua recorrência (ou seja, o número de vezes que o mesmo bug foi reportado).
Aqui está o que o gráfico de Pareto pode parecer neste cenário.
Vemos muito claramente aqui que o bug que deve ser corrigido primeiro é o bug 1 seguido pelo bug 2.
Exemplo 3 do Princípio de Pareto: O Diretor de RH
Um Diretor de RH observa uma perda de motivação entre os funcionários da empresa. Ele quer entender o porquê. Ele, portanto, envia um questionário anônimo a cada funcionário e solicita que classifiquem os seguintes critérios em ordem de importância:
- Problema pessoal
- Perda de sentido no trabalho
- Pressão de direção
- Desacordo com a nova estratégia
- Sentimento de não ser bastante apreciado
Em seguida, calcula o número de vezes que cada critério aparece primeiro. Se, por exemplo, ele descobrir que de 200 funcionários, 52 colocam a “pressão da gerência” primeiro, ele colocará 52 próximos a esse critério.
De acordo com a pesquisa, o departamento de RH deve, portanto, trabalhar primeiro na perda de sentido do trabalho dos funcionários, depois na pressão da gestão e também em parte no desacordo com a nova estratégia corporativa.
Agora que você já entendeu como funciona o princípio de Pareto e como aplicá-lo, veremos que ainda existem alguns limites e precauções a serem tomadas.1 .
Os limites do princípio de Pareto e as precauções a tomar
Limite 1: Nem sempre temos todas as informações
O princípio de Pareto pressupõe que temos todas as informações para fazer nossa análise, mas nem sempre é esse o caso.
Digamos que você administre um negócio e queira saber onde investir melhor seu tempo e dinheiro.
Depois de construir o diagrama de Pareto, você descobre que 80% do seu faturamento vem de 20% dos seus anúncios no Facebook. Além disso, você escreve artigos no blog da sua empresa toda semana há 3 meses e percebe que esse esforço não faz diferença em termos de faturamento.
Se você aplicar estritamente o princípio de Pareto, provavelmente decidirá parar de blogar e se concentrar apenas em anúncios.
Isso é um problema porque se você tomar essa decisão, não apenas dependerá muito do Facebook para gerar seu faturamento, mas, sobretudo, não levará em conta a equação do tempo em sua análise.
Blogar leva tempo. No curto prazo, pode parecer uma perda de tempo, especialmente quando você olha para isso à luz de 80/20. Mas se você mostrar paciência e perseverança, muitas vezes verá que o conteúdo é um dos melhores canais para adquirir clientes a um custo menor no longo prazo.
Em suma, o princípio de Pareto é uma boa forma de analisar uma situação em um determinado momento, mas tome cuidado para não depender apenas dele para tomar suas decisões . Considere também o fator tempo e o fator de risco.
Limite 2: Cuidado com o Martelo de Maslow
O martelo de Maslow consiste em dizer que:
Se a única ferramenta que você tem é um martelo, você tende a ver qualquer problema como um prego.
O que isso significa para o princípio de Pareto é que, uma vez que você o conheça, pode ser tentado a aplicá-lo em todos os lugares, mesmo quando não for necessário. Às vezes, podemos ir tão longe a ponto de “torcer” a realidade para torná-la conforme a esse princípio.
Mas, na verdade, há coisas que não merecem ser otimizadas ou situações para as quais o modelo não funciona.
Para fazer um bom bolo você precisa de ovos, açúcar, farinha e manteiga. Você poderia dizer que 80% do sabor do bolo vem de 20% dos ingredientes, mas se você deixar de fora um dos ingredientes, descobrirá rapidamente que 100% dos ingredientes são necessários e que não faz sentido tentar para determinar quais ingredientes são os mais importantes2 .
Limite 3: Não busque 100%
O princípio de Pareto é muitas vezes mal compreendido. Acreditamos que 20% devem necessariamente resultar em 80% dos efeitos porque pensamos que devemos obter a soma ordenada de 100%. Mas essas 2 porcentagens são independentes como vimos.
20% dos produtos vendidos em um site de e-commerce, por exemplo, podem muito bem gerar 40% das vendas, 50%, 70% ou até 100%. É bem possível que 80% dos produtos nunca sejam vendidos e que 20% gere todo o faturamento3 . E quando fazemos 20+100 podemos ver que não dá 100%. Trate as 2 porcentagens de forma independente, isso evitará que você seja muito otimista ou muito pessimista.
Conclusão
Os efeitos resultantes de nossos esforços, investimentos, problemas, bugs… raramente são distribuídos uniformemente como vimos. O princípio de Pareto está aí para nos lembrar disso.
A regra 80/20 é um bom modelo mental para se ter em mente. Embora aproximado, ele nos lembra que sempre há uma maneira de otimizar as coisas.
Para aplicar este princípio, você só precisa criar o gráfico de Pareto seguindo os passos:
- Passo 1: Liste os critérios de avaliação
- Etapa 2: Quantificar o critério de avaliação
- Etapa 3: calcular as porcentagens
- Etapa 4: calcular as porcentagens acumuladas
- Etapa 5: criar o gráfico de Pareto
- Passo 6: Tire uma conclusão