Lei de Parkinson: Otimizando Tempo, Espaço e Recursos

Se você tende a procrastinar e às vezes insistir em detalhes sem importância, isso pode ser um sinal de que você está sob a influência da Lei de Parkinson . 

A Lei de Parkinson afirma que:

Todo o trabalho tende a se expandir para preencher o tempo disponível

Para entender melhor, você tem que dar uma olhada na física. Na física, existe uma lei, que é chamada de lei dos gases . Esta lei descreve o fenômeno segundo o qual o volume de gases se adapta ao recipiente em que está localizado.

Simplificando, se você difundir um gás em uma sala de 50m2, o gás ocupará os 50m2. E se você difundir esse mesmo gás em uma sala de 5m2, ele ocupará os 5m2. O volume do recipiente determina o espaço ocupado pelo gás.

O mesmo é observado para o trabalho. Se você se der 3 meses para realizar uma determinada tarefa, você a realizará em 3 meses. E se você se der apenas 3 dias, você o realizará em 3 dias. O volume de horas que você dedica a si mesmo determina quanto tempo suas tarefas ocuparão. 

Isso é chamado de lei de Parkinson. 

A lei de Parkinson é, portanto, a lei dos gases aplicada ao trabalho. 

Neste artigo veremos o que é a lei de Parkinson, quais são suas implicações e como limitar seus efeitos.

biblioteca
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O que é a Lei de Parkinson?

Les origines de la loi de Parkinson

A lei de Parkinson foi destacada por Cyril Northcote Parkinson na década de 1950 em um artigo publicado na revista The Economist . 

Neste artigo, ele explica por que a burocracia é ineficiente. Aprendemos que os funcionários públicos tendem a multiplicar seus subordinados e que, ao multiplicá-los, criam ao mesmo tempo uma carga de trabalho adicional. Porque os novos recrutas devem ser treinados e gerenciados. 

Quanto mais cresce a carga de trabalho dos servidores públicos, mais cresce também sua necessidade de recrutamento. Isso leva a ainda mais recrutamento e, portanto, a ainda mais trabalho depois. É o círculo vicioso. Como Cyril Northcote Parkinson explica:

Os funcionários públicos criam trabalho uns para os outros.

Esse mesmo fenômeno é observado nas empresas. Quanto maior uma organização fica, menos ela trabalha para atender seus clientes e mais ela trabalha para si mesma.

Faça uma start-up com 5 funcionários. Uma pequena empresa desse porte trabalha 100% para seus clientes. Todos os seus recursos são investidos no desenvolvimento de produtos e serviços, comercialização, prospecção, venda, etc. Os colaboradores estão em contato direto com o mercado.

Agora pegue uma grande empresa como a Coca-Cola. A Coca-Cola tem mais de 70.000 funcionários em todo o mundo. E desses 70.000, apenas uma fração deles trabalha diretamente para o mercado (desenvolvimento de produtos, vendas, suporte ao cliente, marketing etc.). 

O restante trabalha exclusivamente para as necessidades internas da empresa. Ou seja, recrutar novos funcionários, treiná-los, gerenciá-los, gerenciar sua folha de pagamento… ou seja, gerenciar questões internas da empresa.

Seu papel não é atender o consumidor final, seu papel é atender o próprio negócio.

Aqui encontramos a lei de Parkinson. Quanto mais o número de funcionários aumenta, mais o volume de trabalho também aumenta, pois cada funcionário contratado representa uma carga de trabalho em si. O que exige que mais pessoas sejam capazes de gerenciá-los. O volume de trabalho, portanto, se expande não porque há mais trabalho em si, mas porque há mais funcionários para gerenciar.

papel em branco
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A implicação da lei de Parkinson em seu trabalho

A lei de Parkinson afeta a produtividade dos negócios, mas também influencia nossa eficácia pessoal. 

Se você procrastina e perde tempo com detalhes sem importância, geralmente é porque se dá muito tempo para fazer as coisas.

Para pegar meu caso pessoal, quando criei minha agência de marketing em 2018, me dei 3 meses para me preparar. 3 meses durante os quais desenvolvi um plano de negócios, defini meu posicionamento, criei templates de email de prospecção, escrevi meus pitches de vendas, fiz pesquisas… 

Olhando para trás, digo a mim mesmo que toda essa preparação não foi necessária. Eu poderia ter feito sem ele. O que eu deveria ter feito é me dar 3 dias de preparação e começar a prospectar e vender meus serviços diretamente. Eu teria perdido muito menos tempo e energia.

Mas como eu sabia que tinha 3 meses pela frente, espalhei minha preparação por 3 meses ocupando meu tempo com coisas inúteis. 

O que essa experiência me ensinou é que os prazos têm uma enorme influência em nossa psicologia. E que um projeto pode ser concluído na metade do tempo apenas adiantando seu prazo. 

A lei de Parkinson além do trabalho

A lei de Parkinson se aplica ao trabalho como acabamos de ver, mas também pode ser observada em outras áreas, começando pelo nosso espaço de vida.

Você provavelmente já percebeu que quanto maior o espaço em que você mora, mais você tende a se espalhar. Você sempre encontra maneiras de comprar mais móveis, mais bugigangas e mais gadgets para preencher seu espaço. E depois de se mudar para um lugar maior, você se pergunta como já viveu em um lugar tão pequeno antes.

É a mesma coisa na área de informática. Quanto mais espaço você tiver disponível em seu computador ou smartphone, mais você será incentivado a preencher esse espaço com aplicativos, fotos e vídeos. “ Os dados se expandem para preencher o espaço disponível para armazenamento ”

Idem para suas finanças pessoais, quanto mais dinheiro você tem, mais frequentemente você fica tentado a gastá-lo comprando coisas que você não precisa.

A lei de Parkinson influencia, portanto, o seu tempo, o seu espaço, mas também os seus recursos (recursos informáticos, recursos financeiros). 

ampulheta
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Como limitar os efeitos da lei de Parkinson?

A única maneira de limitar os efeitos da Lei de Parkinson é impor restrições a si mesmo.

Se você quer melhorar sua gestão do tempo , estabeleça prazos agressivos. Ou seja, prazos que você não tem certeza de atingir. Você concluirá seu trabalho muito mais rápido e perderá menos tempo.

Se você se der 1 mês para preparar uma apresentação em PowerPoint por exemplo, seja mais agressivo, dê a si mesmo 7 dias. Porque se você se der 1 mês para fazer isso, você vai espalhar sua tarefa ao longo do tempo. Talvez você passe horas escolhendo as cores certas, as imagens certas, a tipografia certa…

Considerando que se você se der 7 dias para fazê-lo e terminar em 10 dias, pode sentir que estava 3 dias atrasado, mas na realidade estará 20 dias à frente do seu planejamento inicial. 

Essa abordagem torna possível compactar o tempo de certa forma.

Agora, se você trabalha para outra pessoa, um colega de trabalho ou um cliente, não diga a eles seu prazo agressivo, dê-lhes uma data posterior. Um que você tem certeza de respeitar. 

É melhor planejar com antecedência e entregar seu trabalho com antecedência, do que não planejar o suficiente e dar falsas esperanças. Isso lhe dará uma imagem muito melhor. 

E no que diz respeito à gestão do seu espaço ou dos seus recursos, aqui também impõe constrangimentos.

Só compre objetos, roupas, gadgets… se estiver disposto a se desfazer de outra coisa em troca. Por exemplo, só compre um novo par de sapatos se estiver pronto para se livrar de outro par em troca. E só compre roupas novas se estiver pronto para organizar seu armário. 

Essa abordagem também funciona para gerenciar seu espaço em seu computador e smartphone. Baixe novos aplicativos apenas se estiver disposto a se livrar de outros em troca.

Essa restrição permitirá otimizar seu espaço físico e digital.

Pessoalmente, aplico uma derivação desta regra. Toda vez que compro um novo gadget, me obrigo a investir o preço do gadget na bolsa de valores ao mesmo tempo. Se, por exemplo, eu me divertir comprando um relógio conectado por 300€, também terei que investir mais 300€ no mercado de ações. 

Essa regra me faz pensar duas vezes antes de comprar alguma coisa. Muitas vezes, isso me dissuade de me sobrecarregar com objetos inúteis. Mas nas raras vezes em que desisto, estou fazendo uma boa ação porque estou investindo meu dinheiro.

Essa abordagem me permite limitar os efeitos da lei de Parkinson.

Conclusão

A Lei de Parkinson é uma lei importante para saber se você deseja otimizar seu tempo, espaço e recursos.

Para limitar seus efeitos, é simples, imponha restrições a si mesmo. Defina prazos agressivos e só compre coisas novas se estiver pronto para se livrar do equivalente.

Para descobrir outras leis como a lei de Parkinson, recomendo que você leia o seguinte artigo: As 11 leis da produtividade

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