Matriz de Eisenhower: Como gerenciar melhor suas prioridades

“ O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante ”  – Dwight David Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de priorização inventada por Dwight David Eisenhower o 34º Presidente dos Estados Unidos.
Essa matriz, agora conhecida, foi popularizada em 1989 por Stephen Covey graças ao livro, os 7 hábitos das pessoas eficazes¹.
Eisenhower era famoso por sua excelente produtividade. 

Durante seus 2 mandatos (1953 – 1961), liderou o programa de desenvolvimento do sistema rodoviário americano, lançou a Internet com a DARPA, iniciou o programa de exploração espacial (NASA) e deu origem à Agência Espacial Internacional, Energia Atômica (AIEA).
Antes de ser presidente, foi Estado-Maior General e Comandante Supremo das Forças Armadas dos Estados Unidos². 

Ao longo de sua carreira, Eisenhower demonstrou uma incrível capacidade de permanecer eficaz durante dois períodos particularmente difíceis da história: a Segunda Guerra Mundial e a Guerra Fria.

Sua notável eficiência pode ser parcialmente explicada pela matriz de decisão que ele mesmo criou.
Então vamos ver o que é a matriz de Eisenhower e como usá-la para gerenciar melhor nossas prioridades e nosso tempo.

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é uma matriz de decisão projetada para organizar todas as nossas tarefas de acordo com sua importância e urgência.

A matriz distingue 4 categorias de tarefas:

• Urgente e importante (estas são todas as tarefas que devem ser tratadas imediatamente) 
• Importante, mas não urgente (essas são as tarefas que se deve planejar depois)
• Urgente, mas não importante (essas são as tarefas que devem ser delegadas)
• Nem urgentes nem importantes (essas são as tarefas que devem ser eliminadas ou limitadas)

A diferença entre urgente e importante

“ As tarefas importantes sussurram, enquanto as urgentes gritam.”  Michael Masterson³

Urgente significa que uma tarefa deve ser processada imediatamente. Geralmente é o tipo de tarefa que se realiza com pressa ou urgência. Estamos, portanto, em um modo reativo ao lidar com esse tipo de tarefa.⁴

Importante refere-se a tarefas que nos ajudam a atingir nossos objetivos de longo prazo. Tarefas importantes às vezes são urgentes, mas esse caso ainda é raro.

Tarefas importantes são aquelas que são abordadas estrategicamente. Ao lidar com esse tipo de tarefa, geralmente fica-se calmo, racional e aberto a oportunidades. Estamos, portanto, em um modo ativo.

A distinção entre urgente e importante é, portanto, clara e, no entanto, muitas vezes tendemos a confundir os dois termos. Consideramos que quando uma tarefa não é urgente, não é importante e, portanto, priorizamos o urgente e negligenciamos o importante.

Temos operado desta forma durante séculos. Serviu-nos bem no passado, quando nossos ancestrais caçavam por comida e se protegiam de predadores. Eles então agiram com urgência. Eles não estavam pensando a longo prazo.⁵ .  Foi isso que permitiu a sobrevivência da nossa espécie.

No entanto, hoje esse hábito não nos é mais útil e até nos prejudica.

É por isso que a matriz de Eisenhower é relevante. Ajuda-nos a distanciar-nos da nossa natureza primitiva e obriga-nos a trabalhar em tarefas que nos beneficiem a longo prazo.

Como funciona a matriz de Eisenhower?

A matriz de Eisenhower distingue 4 quadrantes graças aos quais podemos classificar todas as nossas tarefas para depois poder lidar com elas de forma eficaz.

Quadrante 1: Urgente e importante

O quadrante 1 corresponde a tarefas urgentes e importantes. Essas são as tarefas que exigem nossa atenção imediata e contribuem para a realização de nossos objetivos de longo prazo.

Aqui estão alguns exemplos de tarefas urgentes e importantes:

• Envie uma dissertação em uma semana
• Atender uma chamada de um recrutador
• Responder a um anúncio imobiliário que acabou de nos ser enviado
• Pague os impostos na data de vencimento
• Ligue para a loja de conveniência
• Indo ao hospital para um ente querido

Tarefas importantes e urgentes são muitas vezes o resultado de um planejamento inadequado.

Por exemplo, se estamos trabalhando hoje em um relatório que recebemos há 3 meses e o prazo é amanhã, a tarefa é importante e urgente. Somente se tivéssemos começado a trabalhar nele quando o trabalho nos foi dado, teria sido importante e não urgente.

Com um bom planejamento, muitas tarefas que pertencem ao quadrante 1 podem ser eliminadas.

Quadrante 2: Importante, mas não urgente

Tarefas importantes, mas não urgentes, são aquelas que têm um prazo distante ou inexistente e contribuem para o alcance de nossos objetivos de longo prazo.

Tarefas importantes, mas não urgentes, incluem, por exemplo:

• Planejando nossas tarefas
• O desporto
• Meditação
• Leitura
• Tempo para a família
• O desenvolvimento de nossas habilidades em um campo

As tarefas do quadrante 2 são aquelas nas quais devemos investir o máximo de tempo possível, pois são as tarefas que contribuem para nossa realização, nosso desenvolvimento pessoal e nosso sucesso.

Paradoxalmente, essas também são as tarefas que sempre tendemos a negligenciar. Como temos muitas emergências para lidar, deixamos essas tarefas para o dia seguinte. Dizemos a nós mesmos que um dia teremos tempo para cuidar disso.

O problema é que esse dia nunca chega. Sempre haverá uma emergência para lidar. Sempre uma tarefa de última hora. Sempre um e-mail a ser respondido. Sempre um cliente para ligar imediatamente…

É por isso que às vezes temos que esquecer a urgência para poder dar um passo atrás e alocar mais tempo  para as tarefas do quadrante 2.

Quadrante 3: Urgente, mas não importante

As tarefas do quadrante 3 são atividades que requerem nossa atenção imediata, mas não contribuem para nossos objetivos de longo prazo.

Quando você está mal organizado, geralmente é nesse dial que você perde mais tempo.

Aqui estão alguns exemplos de tarefas urgentes, mas não importantes:

• a maioria das chamadas, mensagens e e-mails
• colegas que vêm ao nosso escritório para nos pedir algo no último minuto
• um amigo que nos pede ajuda em um projeto

As tarefas do quadrante 3 geralmente são tarefas importantes para os outros, mas não para nós.

Essas tarefas não são necessariamente ruins, no entanto, devemos garantir que elas não ocupem um lugar mais importante do que as tarefas do quadrante 2. Caso contrário, corremos o risco de pensar erroneamente que estamos realizando muitas coisas quando na realidade estamos progredindo pouco em nossos projetos.

A melhor maneira de lidar com o quadrante 3 é, portanto, delegar o maior número possível de tarefas. Isso permite tanto melhorar a gestão do nosso tempo quanto investir mais nas tarefas do quadrante 2.

Quadrante 4: Nem urgente nem importante

Tarefas que não são urgentes nem importantes são tarefas que não temos que fazer imediatamente e que não têm impacto direto em nossos objetivos de longo prazo.

Eles geralmente estão associados a distrações.

No quadrante 4 encontramos atividades como:

• Assista vídeos no Youtube
• Comprar
• Percorra nosso feed de mídia social
• Assistir série
• Jogar videogames

Muitas vezes ouvimos que, para ser eficaz, devemos eliminar completamente as tarefas do quadrante 4 para focar nos outros quadrantes.

Isso certamente pode nos poupar algumas horas por semana, no entanto, a longo prazo, perderemos eficiência.

Vários estudos científicos – incluindo o estudo Rest Is Not Idleness conduzido por Mary Helen Immordino-Yang⁶ , mostram que nosso cérebro precisa de distrações e descanso para consolidar o conhecimento que adquire.

Sem pausa, somos menos eficientes. Lutamos para nos concentrar, estamos mais ansiosos e irritados e administramos menos bem nosso tempo.  

As distrações são realmente necessárias para recarregar e manter o desempenho.

Ao gastar cerca de 5% do nosso tempo acordado em tarefas no quadrante 4, somos, portanto, ainda mais eficientes no processamento de tarefas nos quadrantes 1, 2 e 3.

___

Para concluir, a matriz de Einsenhower é uma forma simples e rápida de processar todas as nossas tarefas de acordo com a sua urgência e importância.

É uma ferramenta que nos impede de pensar com pressa e nos ajuda a delegar, eliminar e concentrar melhor nossos esforços. 

Portanto, adicione “  Use a Matriz de Eisenhower  ” às suas tarefas urgentes e importantes agora e veja como isso afeta seus objetivos de longo prazo.

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Notas :

1. 7 hábitos de pessoas eficazes 
2. Dwight D. Eisenhower – Wikipedia, a enciclopédia livre 
3. A Promessa: Seu Plano Mestre para uma Vida Abundante 
4. A matriz de decisão de Eisenhower: como distinguir entre tarefas urgentes e importantes e fazer progressos reais em sua vida 
5. Tarefas Urgentes x Importantes: Qual é a Diferença? [+ Práticas recomendadas]
6.  Descanso não é ociosidade