Originalmente apresentado em fábricas no Japão, o método 5S consiste em otimizar seu espaço de trabalho para aumentar a eficiência .
É chamado de método 5S porque é baseado em 5 palavras japonesas que começam com a letra S:
- Seiri (整理): Livre-se, remova o desnecessário
- Seiton (整頓): Organizar, ordenar
- Seiso (清掃): Limpar
- Seiketsu (清潔): Padronizar, manter em ordem
- Shitsuke (躾): Ser rigoroso
Neste artigo vamos descobrir em que consiste este método e como aplicá-lo concretamente. Você verá que mesmo que o método se origine nas fábricas, ele continua sendo bastante aplicável quando se trabalha no escritório.
Seiri (Riding)
O Seiri é o primeiro passo no processo de otimização. Esta etapa consiste em eliminar ou reciclar todos os arquivos, pastas, objetos e dispositivos que você não usa ou usa pouco. A ideia aqui é organizar seu espaço de trabalho.
Exemplos de Seiri:
- Jogue fora todos os papéis e objetos desnecessários que estão em sua mesa há dias
- Exclua todos os arquivos, pastas e aplicativos do seu computador que não são ou não são mais interessantes
- Elimine todos os aplicativos que você não usa em seu smartphone
- Arquivar e-mails da sua caixa de entrada
Seiton (Ranger)
Uma vez que você se livrou do supérfluo, você tem que guardar o que sobrou. Seiton significa organizar, ordenar e classificar. O objetivo desta 2ª etapa é otimizar seu espaço de trabalho para que tudo tenha um lugar bem definido.
O que você usa com mais frequência deve ser facilmente acessível. Você também pode organizar os elementos classificando-os por tema, por tipo de aplicação ou até mesmo em ordem alfabética.
Exemplos de Seiton:
- Arrume sua mesa e coloque todos os itens em seus lugares (caneta no porta-canetas, classifique os documentos e coloque-os nas lixeiras apropriadas)
- Armazene documentos que você raramente usa em um armário de escritório (aff)
- Armazene seus cabos espalhados com um cabo arrumado (aff)
- No seu computador, crie novas pastas e armazene seus arquivos lá
- Crie categorias em seu smartphone para agrupar seus aplicativos por tema (fotos, redes sociais, jogos).
- Torne os aplicativos que você usa mais facilmente acessíveis.
- Em sua caixa de entrada de e-mail, crie pastas e marcadores para classificar seus e-mails de acordo com sua natureza (e-mail de trabalho, newsletter, faturas, notificações)
Seiso (Limpeza)
Uma vez que você se livrou do inútil (Seiri), guarde o resto (Seiton), agora você tem que limpar e restaurar (Seiso). Este é o 3º S do método 5S.
Seiso é um passo importante. Permite-lhe manter o seu equipamento, evitar avarias e tornar o seu espaço de trabalho mais saudável e agradável.
Para fazer isso, comece verificando se todos os itens que você armazenou estão no lugar. Feito isso, você pode prosseguir com a limpeza e manutenção.
Exemplos de Seiso:
- Limpe sua mesa, computador, teclado, mouse, impressora
- Repare seu equipamento (mesa bamba, gaveta que abre e fecha mal, carregador de computador que desfia, tela de smartphone quebrada, lâmpada queimada, etc.)
- Desfragmente seu computador e faça as atualizações necessárias
- Retire a casca do seu smartphone e faça uma limpeza
Seiketsu (Padronizar)
Agora que você tem um espaço de trabalho limpo e ideal, é importante mantê-lo assim pelo maior tempo possível. É aqui que entra o Seiketsu.
Seiketsu significa padronizar, manter a ordem. Para esta etapa, você precisa encontrar maneiras e sistemas para manter seu espaço de trabalho ideal ao longo do tempo. O ideal é automatizar a limpeza e o armazenamento. Se você não conseguir fazer isso, simplifique essas ações, você terá muito mais chances de manter esses bons hábitos ao longo do tempo.
Exemplos de Seiketsu:
- Coloque um pacote de lenços de limpeza em sua mesa para que, no final de cada dia, você possa limpar facilmente seu espaço de trabalho
- Adicione um novo item ao seu espaço de trabalho somente se estiver disposto a se livrar de outro em troca. Isso irá salvá-lo da desordem.
- Use software como o Noodlesoft para armazenar e excluir automaticamente os documentos do computador
- Nomeie suas pastas e arquivos de acordo com as convenções para encontrá-los facilmente. Em vez de nomear uma fatura Fatura edf agosto por exemplo, ligue para 20190801_Facture_edf_August.pdf que você terá mais facilidade para encontrá-la mais tarde.
- Crie regras para filtrar automaticamente seus e-mails e encaminhá-los automaticamente para a pasta certa. Por exemplo, você pode definir uma regra segundo a qual todos os e-mails que contenham a palavra “Fatura” sejam automaticamente transferidos para a pasta Fatura .
Shitsuke (Rigor)
O último S do método 5S é Shitsuke que significa rigor. É o S que torna tudo mais possível. Com efeito, é necessário rigor para respeitar este processo de otimização. Sem rigor é difícil manter um espaço de trabalho limpo e arrumado.
Para ser rigoroso, recomendo que você leia as 9 dicas para melhorar sua autodisciplina . Você aprenderá a reforçar seu rigor graças a algumas técnicas simples.
Conclusão
O método 5S foi inicialmente pensado para otimizar o espaço de trabalho nas fábricas, mas vemos que este método é bastante aplicável ao escritório.
Este método manterá seu espaço de trabalho limpo e organizado.
Se você aplicar essas dicas, descobrirá que ficará mais motivado para atacar seus dias e que perderá menos tempo procurando seus documentos.