Método 5S: Como otimizar seu espaço de trabalho?

Originalmente apresentado em fábricas no Japão, o método 5S consiste em otimizar seu espaço de trabalho para aumentar a eficiência . 

É chamado de método 5S porque é baseado em 5 palavras japonesas que começam com a letra S:

  • Seiri (整理): Livre-se, remova o desnecessário
  • Seiton (整頓): Organizar, ordenar
  • Seiso (清掃): Limpar
  • Seiketsu (清潔): Padronizar, manter em ordem
  • Shitsuke (躾): Ser rigoroso

Neste artigo vamos descobrir em que consiste este método e como aplicá-lo concretamente. Você verá que mesmo que o método se origine nas fábricas, ele continua sendo bastante aplicável quando se trabalha no escritório.

Seiri (Riding) 

O Seiri é o primeiro passo no processo de otimização. Esta etapa consiste em eliminar ou reciclar todos os arquivos, pastas, objetos e dispositivos que você não usa ou usa pouco. A ideia aqui é organizar seu espaço de trabalho. 

menino estudando
menino estudando

Exemplos de Seiri:

  • Jogue fora todos os papéis e objetos desnecessários que estão em sua mesa há dias 
  • Exclua todos os arquivos, pastas e aplicativos do seu computador que não são ou não são mais interessantes
  • Elimine todos os aplicativos que você não usa em seu smartphone
  • Arquivar e-mails da sua caixa de entrada

Seiton (Ranger)

Uma vez que você se livrou do supérfluo, você tem que guardar o que sobrou. Seiton significa organizar, ordenar e classificar. O objetivo desta 2ª etapa é otimizar seu espaço de trabalho para que tudo tenha um lugar bem definido. 

O que você usa com mais frequência deve ser facilmente acessível. Você também pode organizar os elementos classificando-os por tema, por tipo de aplicação ou até mesmo em ordem alfabética. 

Exemplos de Seiton:

  • Arrume sua mesa e coloque todos os itens em seus lugares (caneta no porta-canetas, classifique os documentos e coloque-os nas lixeiras apropriadas)
  • Armazene documentos que você raramente usa em um armário de escritório (aff)
  • Armazene seus cabos espalhados com um cabo arrumado (aff) 
  • No seu computador, crie novas pastas e armazene seus arquivos lá 
  • Crie categorias em seu smartphone para agrupar seus aplicativos por tema (fotos, redes sociais, jogos).
  • Torne os aplicativos que você usa mais facilmente acessíveis.
  • Em sua caixa de entrada de e-mail, crie pastas e marcadores para classificar seus e-mails de acordo com sua natureza (e-mail de trabalho, newsletter, faturas, notificações)

Seiso (Limpeza) 

Uma vez que você se livrou do inútil (Seiri), guarde o resto (Seiton), agora você tem que limpar e restaurar (Seiso). Este é o 3º S do método 5S.

Seiso é um passo importante. Permite-lhe manter o seu equipamento, evitar avarias e tornar o seu espaço de trabalho mais saudável e agradável. 

Para fazer isso, comece verificando se todos os itens que você armazenou estão no lugar. Feito isso, você pode prosseguir com a limpeza e manutenção.

Exemplos de Seiso:

  • Limpe sua mesa, computador, teclado, mouse, impressora
  • Repare seu equipamento (mesa bamba, gaveta que abre e fecha mal, carregador de computador que desfia, tela de smartphone quebrada, lâmpada queimada, etc.)
  • Desfragmente seu computador e faça as atualizações necessárias
  • Retire a casca do seu smartphone e faça uma limpeza

Seiketsu (Padronizar)

Agora que você tem um espaço de trabalho limpo e ideal, é importante mantê-lo assim pelo maior tempo possível. É aqui que entra o Seiketsu. 

Seiketsu significa padronizar, manter a ordem. Para esta etapa, você precisa encontrar maneiras e sistemas para manter seu espaço de trabalho ideal ao longo do tempo. O ideal é automatizar a limpeza e o armazenamento. Se você não conseguir fazer isso, simplifique essas ações, você terá muito mais chances de manter esses bons hábitos ao longo do tempo.

espaço de trabalho
espaço de trabalho

Exemplos de Seiketsu:

  • Coloque um pacote de lenços de limpeza em sua mesa para que, no final de cada dia, você possa limpar facilmente seu espaço de trabalho
  • Adicione um novo item ao seu espaço de trabalho somente se estiver disposto a se livrar de outro em troca. Isso irá salvá-lo da desordem.
  • Use software como o Noodlesoft para armazenar e excluir automaticamente os documentos do computador
  • Nomeie suas pastas e arquivos de acordo com as convenções para encontrá-los facilmente. Em vez de nomear uma fatura Fatura edf agosto por exemplo, ligue para 20190801_Facture_edf_August.pdf que você terá mais facilidade para encontrá-la mais tarde.
  • Crie regras para filtrar automaticamente seus e-mails e encaminhá-los automaticamente para a pasta certa. Por exemplo, você pode definir uma regra segundo a qual todos os e-mails que contenham a palavra “Fatura” sejam automaticamente transferidos para a pasta Fatura .

Shitsuke (Rigor)

O último S do método 5S é Shitsuke que significa rigor. É o S que torna tudo mais possível. Com efeito, é necessário rigor para respeitar este processo de otimização. Sem rigor é difícil manter um espaço de trabalho limpo e arrumado. 

Para ser rigoroso, recomendo que você leia as 9 dicas para melhorar sua autodisciplina . Você aprenderá a reforçar seu rigor graças a algumas técnicas simples.

Conclusão

O método 5S foi inicialmente pensado para otimizar o espaço de trabalho nas fábricas, mas vemos que este método é bastante aplicável ao escritório. 

Este método manterá seu espaço de trabalho limpo e organizado.

Se você aplicar essas dicas, descobrirá que ficará mais motivado para atacar seus dias e que perderá menos tempo procurando seus documentos.

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