Listar todas as suas tarefas em uma planilha ou em um aplicativo de tarefas é uma maneira rápida de recuperar sua clareza mental quando estiver se sentindo sobrecarregado e estressado.
Mas isso não é suficiente se você quiser ser eficaz .
Para ser eficaz, você também deve priorizar suas tarefas. Ao priorizá-los, você investirá melhor sua energia e tempo. Você vai se concentrar no que traz os melhores resultados. E você vai perder muito menos tempo com coisas fúteis.
Então, como você prioriza suas tarefas?
Dentre os diversos métodos de priorização, encontramos o método ABCDE. Este método fácil de aplicar permite que você organize melhor todas as suas tarefas, independentemente do meio que você já está usando (notebook, Trello, Todoist, etc.)
Neste artigo veremos em detalhes o que é o método ABCDE e como utilizá-lo com um notebook ou um aplicativo de lista de tarefas.
Como priorizar suas tarefas com o método ABCDE?
O método ABCDE consiste em classificar suas tarefas em 5 categorias principais:
- A = Tarefas muito importantes : Tarefas muito importantes são aquelas que você absolutamente deve fazer. Estas são as 2, 3 coisas que você absolutamente deve fazer antes do final do dia. Não fazer isso pode ter consequências graves.
- B = Tarefas Importantes: Tarefas importantes são aquelas que você precisa fazer, depois de ter concluído as tarefas muito importantes. Eles não são tão importantes quanto as tarefas da Categoria A e não completá-las terá apenas consequências menores.
- C = Tarefas opcionais: As tarefas opcionais correspondem a tarefas que você pode realizar se e somente se as tarefas das categorias A e B forem concluídas. Isso é o que eu chamo de tarefas bônus. Estes são os que fazemos quando temos um pouco de tempo sobrando no dia. Não fazê-los não tem consequências negativas reais.
- D = Tarefas a delegar: Tarefas a delegar são aquelas que você transfere para outras pessoas para liberar seu tempo. Para aprender a delegar suas tarefas, recomendo que você leia Uma abordagem brilhante para delegar tarefas de forma eficaz
- E = Tarefas a eliminar: Tarefas a eliminar são todas as tarefas que deve eliminar da sua lista de tarefas , seja porque não lhe são úteis ou porque já não são relevantes.
Se você aplicar o método ABCDE corretamente, deverá ter pouquíssimas tarefas na categoria A, um pouco mais na categoria B e até um pouco mais nas categorias C, D e E.
Se o seu volume de tarefas nas categorias A e B for substancial, é sinal de que você ainda não priorizou o suficiente. Idealmente, você deve encontrar apenas 2 ou 3 tarefas para concluir a cada dia para essas categorias. Pode não parecer muito, mas são as poucas ações que realmente importam. Esses são os 20% das tarefas que trazem 80% dos resultados se usarmos a lei de Pareto .
Aplique o método ABCDE de acordo com sua ferramenta
Agora que você já sabe a que se refere o método ABCDE, como aplicá-lo no dia a dia?
Existem diferentes maneiras de aplicar esse método, dependendo das ferramentas que você está usando. Aqui estão algumas ideias.
Se você usa o Trello para se organizar, pode usar tags para categorizar suas diferentes tarefas com uma tag (A) Muito importante, (B) Importante, (C) Opcional e (D) A ser delegado.
Nota: Você pode adicionar tarefas da categoria E se desejar, mas como estas são tarefas a serem eliminadas, você não precisa. Pessoalmente, gosto de organizar minhas listas de tarefas o máximo possível e manter apenas o essencial .
Se você usa Todoist e deseja aplicar o método ABCDE, o recurso de priorização serve bem para isso. Para fazer isso, é muito fácil, escreva ao lado de sua tarefa p1, p2 ou p3 para indicar o grau de prioridade que deseja dar à tarefa:
- Tarefa A = p1
- Tarefa B = p2
- Tarefa C = p3
As tarefas aparecerão em uma cor diferente em seu aplicativo para que você possa reconhecê-las facilmente.
Você verá rapidamente todas as suas tarefas e saberá o que é prioritário ou não. Mais uma vez, são apenas ideias. Há uma infinidade de outras maneiras de aplicar o método ABCDE. Faça o que faz mais sentido para você.
Seguindo essas poucas dicas, você verá com mais clareza sua lista de tarefas e investirá melhor sua energia e tempo.
Se você quiser ir mais longe no assunto de priorização de tarefas, recomendo também os seguintes artigos:
- Como priorizar quando tudo parece importante
- Matriz de Eisenhower: Como gerenciar melhor suas prioridades
- Gerencie suas prioridades com o método MoSCoW