Método de 12 semanas de gerenciamento de tempo

Todos sabemos que um ano são 12 meses. O que é menos conhecido, porém, é que durante esses 12 meses nossa eficiência oscila.

Em janeiro, fevereiro geralmente somos eficientes. São meses estratégicos em que tomamos novas resoluções e preparamos nossos planos para o próximo ano. 

Em julho, agosto operamos em câmera lenta. Estes são os meses de férias. Nossos clientes, prospects e parceiros são menos acessíveis. Trabalhamos um pouco menos do que o habitual. Fazemos intervalos mais longos para o almoço e terminamos o trabalho mais cedo. 

Setembro está de volta às aulas. Voltamos de férias e retomamos aos poucos o ritmo habitual de trabalho. Estamos cheios de energia e prontos para atacar os últimos 4 meses do ano. 

E em novembro, dezembro aceleramos nosso ritmo de trabalho para fechar o ano e atingir nossas metas. É isso que explica por que a maioria das empresas realiza 40% de seu progresso durante o último trimestre do ano.

Em vez de ser continuamente eficaz, nosso desempenho, portanto, se parece mais com isso:

Ao longo de um ano de 12 meses, somos, portanto, realmente eficazes apenas por 2 ou 3 meses. O resto do ano temos um desempenho inferior. 

Então, como ser eficaz de forma contínua e não apenas no início e no final do ano?

Segundo B.Moran e M.Lennington, autores do livro The 12 Week Year (aff), devemos redefinir o que é um ano e considerar que não são 12 meses, mas 12 semanas.

O que é um ano de 12 semanas?

O ano de 12 semanas é uma maneira de abordar nosso tempo de maneira diferente. Estima-se que um ano não é igual a 12 meses, mas a 12 semanas. Cada trimestre representa um ano por si só durante o qual definimos objetivos, um plano de ação e no final do qual produzimos um relatório de final de ano .

  • Trimestre 1 → Ano 1
  • Termo 2 → Ano 2
  • Período 3 → Ano 3
  • Trimestre 4 → Ano 4

Assumindo que um ano tem 12 semanas, somos mais eficientes por várias razões.

Como um ano de 12 semanas torna possível ser eficaz?

Quando você considera que um ano é igual a 12 semanas, fica mais fácil se projetar e fazer planos realistas. O planejamento para 12 meses é muitas vezes ineficiente e irreal, como explicam Moran e Lennington:

“ Quanto mais você planeja a longo prazo, menos previsibilidade você tem. Com planos de longo prazo, suas suposições são empilhadas em suposições anteriores que são empilhadas em outras suposições anteriores. O fato é que é muito difícil, senão impossível, determinar quais devem ser suas ações daqui a 11 a 12 meses .” 

Não podemos saber o que acontecerá em 12 meses ou mesmo em 6 meses. As coisas estão mudando constantemente. Sempre enfrentamos o inesperado. Portanto, é mais realista planejar ao longo de 3 meses. É longo o suficiente para projetar e curto o suficiente para manter a realidade. 

O ano de 12 semanas também cria um senso de urgência que conduz à eficiência. Em um ano de 12 meses, geralmente somos eficientes durante o primeiro e último trimestre do ano, mas entre os dois temos um desempenho abaixo do que vimos.

Quando consideramos que um ano é igual a 3 meses, mantemo-nos sempre eficientes porque temos a impressão de que o final do ano nunca está longe, mas também porque temos que produzir o equivalente a um mês de trabalho todas as semanas .

Então, como você realiza o equivalente a um mês de trabalho em uma semana? E como alcançamos nossa meta de um ano em 3 meses?

plano
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Como configurar o ano de 12 semanas?

Adote a mentalidade “sem desculpas”

Em 1519, o capitão Hernán Cortés chegou a Veracruz para iniciar sua conquista da América. Ao desembarcar, ele ordenou que sua tripulação queimasse todos os barcos com que tinham vindo. Ele sabia que sem um barco, eles não poderiam voltar e que não teriam escolha a não ser seguir em frente para cumprir sua missão.

Quando perseguimos objetivos, nossas desculpas são nossos barcos. Eles são os que usamos para recuar quando as coisas ficam difíceis. 

Para nos forçarmos a seguir em frente, devemos “queimar” nossas desculpas. Devemos prometer a nós mesmos atingir nossos objetivos, não importa o quê. Quaisquer que sejam nossas dificuldades, se estamos cansados, sobrecarregados, sem motivação ou com desconforto, devemos executar nosso plano a todo custo. São nossos compromissos que devem guiar nossas ações e não nossas emoções1.

Para cumprir tais compromissos, não basta nossa vontade. Sempre temos momentos de fraqueza durante os quais somos tentados a desistir ou procrastinar . Para obter ajuda, você pode ser acompanhado por um parceiro de responsabilidade .

Um parceiro de responsabilidade é uma pessoa confiável com quem concordamos em honrar nossos compromissos. Ela conhece nossos objetivos e nosso plano de ação e faz questão de que os respeitemos.

Também é ela quem dá a sentença quando não respeitamos nossos compromissos. Por exemplo, ela pode descontar um cheque de € 500 que lhe confiamos caso não alcancemos nossos objetivos. A sentença deve ser dolorosa o suficiente para nos levar a realizar nosso plano.

É somente quando estamos de costas para a parede que revelamos nosso verdadeiro potencial. E muitas vezes descobrimos que temos muito mais energia e recursos dentro de nós do que pensamos.

Prepare um plano de ação de 3 meses

Para configurar o ano de 12 semanas, deve-se preparar um plano sólido ao longo de 3 meses. Ao elaborar este plano, conseguimos gerir melhor a nossa energia e o nosso tempo. Sabemos exatamente o que temos que fazer todos os dias, o que nos poupa de ter que decidir sobre as tarefas do dia a dia a serem realizadas. 

Para criar nosso plano de ação, devemos começar com nossas metas de 3 meses e dividi-las em 12 metas semanais.

Esses objetivos podem ser lineares . Por exemplo, se nosso objetivo é correr uma maratona, podemos decidir correr 3 vezes por semana e adicionar 1 km à nossa corrida a cada semana. 

  • Semana 1: 3 x 5km
  • Semana 2: 3 x 6 km
  • Semana 3: 3 x 7 km
  • Semana 4: 3 x 8 km

Também podemos definir objetivos exponenciais . A cada semana, aumentaremos nossos objetivos em X%. Se, por exemplo, temos uma lista de 100 inscritos, podemos dizer que a cada semana, aumentaremos o número de inscritos em 20%.

  • Semana 1: 100 inscritos
  • Semana 2: 120 inscritos (+20%)
  • Semana 3: 144 inscritos (+20%)
  • Semana 4: 173 inscritos (+20%)

Descobrir quais ações incorporar ao nosso plano para obter esses resultados requer pesquisa. Para isso, não há necessidade de reinventar a roda. Os objetivos que perseguimos muitas vezes já foram alcançados por outras pessoas antes de nós. Trata-se, portanto, de seguir seus passos para extrair ações-chave. Você pode ler os livros que essas pessoas escreveram, assistir suas conferências, ouvir seus podcasts, entrevistá-los, fazer anotações …

Também podemos usar o diagrama de como para tirar um plano de ação sólido de nossas cabeças. Falo sobre isso em detalhes no artigo Como desenvolver um plano de ação sólido (e cumpri-lo)?

mulher em reunião
mulher em reunião

Uma vez estabelecido nosso plano de ação, é hora de executá-lo. Para medir nosso progresso, é importante consultar nossa pontuação de execução .

Meça seu progresso com a pontuação de execução

Quando perseguimos um objetivo, tendemos a medir nossos esforços por nossos resultados. 

Praticamos esportes 3 vezes por semana e para julgar nossos esforços, subimos na balança para medir nosso peso. Lançamos um produto/serviço, fazemos 30 visitas de vendas e medimos o volume de negócios resultante. 

O problema de seguir essa abordagem é que ela é desanimadora. Perder peso, aumentar o volume de negócios… são metas que levam tempo. Se medirmos os esforços que realizamos no curto prazo pelos ganhos que obtemos no longo prazo, podemos ter a impressão de que não estamos progredindo. 

Ao invés de medir a evolução de nossos resultados finais, devemos medir nossa pontuação de execução. Ou seja, o número de ações executadas em comparação com o número de ações definidas.

Se queremos perder peso, não devemos medir o nosso peso todas as semanas, mas sim o número de sessões desportivas que praticamos, o número de repetições que fazemos, o número de refeições equilibradas que comemos…

E se pretendemos aumentar o nosso volume de negócios, a métrica que devemos ter sempre em mente não é o nosso volume de negócios, mas sim o número de chamadas que fazemos, o número de novos potenciais clientes registados através das nossas campanhas de marketing…

Porque se otimizarmos constantemente nossos esforços, os resultados resultantes serão alcançados por si mesmos. Sem falar que é muito mais motivador medir coisas sobre as quais temos controle direto.

Para calcular nossa pontuação de execução, é simples, basta dividir o número de tarefas realizadas pelo número de tarefas agendadas. Se, por exemplo, realizamos 12 tarefas de 14 durante a semana, damos a nós mesmos uma pontuação de 85,7% (12/14) x 100 = 85,7. 

Se atingirmos em média 85% de nossas metas, há uma boa chance de atingirmos nossas metas. Por outro lado, se nossa pontuação for inferior a 65%, devemos soar o alarme e redobrar nossos esforços ou delegar, se necessário.

Observação: se você estiver usando o aplicativo Todoist , poderá calcular facilmente essa pontuação usando o recurso Karma. Todos os dias você define uma meta de tarefas a serem cumpridas e pode ver seu progresso diretamente do aplicativo.

Leia também: Como atingir seus objetivos em 3 passos simples

plano de ações
plano de ações

Revise seu progresso uma vez por semana

Revisar nosso progresso uma vez por semana nos permite manter o foco em nossos objetivos e corrigir nossa trajetória, se necessário.

Para isso, devemos gastar de 15 a 20 minutos na segunda-feira para fazer um balanço da semana anterior e nos preparar para a próxima.

Durante esses pontos semanais, é:

  • Meça nosso progresso em direção à nossa meta de 12 semanas
  • Ajuste nosso plano para a próxima semana. Se nos atrasarmos, teremos que corrigi-lo durante a semana.
  • Reconecte-se com nossa visão

Ao revisar regularmente nosso progresso, isso nos permite executar nosso plano conforme planejado e não nos distrairmos.

Conclusão

A abordagem de 12 semanas é uma abordagem intensa, pois consiste em realizar em 12 semanas o que normalmente é feito em 12 meses.

As pessoas que aplicam esse método geralmente obtêm resultados explosivos em pouco tempo. Por outro lado, pode ser cansativo e estressante a longo prazo porque sempre trabalhamos com pressa.

Se você deseja uma abordagem mais suave para ser eficaz, sugiro que siga o método Haiku . Mas se você quer resultados a todo custo e está preparado para trabalhar muito a cada semana, a abordagem de 12 semanas é para você.

Notas :

  1. 7 principais lições do ano de 12 semanas por Moran e Lennington

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