O método dos 5 porquês foi inventado na década de 1930 pelo fundador da Toyota, Sakichi Toyoda.
“ A base da abordagem científica da Toyota é perguntar-se 5 vezes por que cada vez que você encontrar um problema… Ao repetir o porquê 5 vezes, a natureza do problema e sua solução se tornam claras. ”
TAIICHI OHNO
O método dos 5 porquês, portanto, consiste em fazer a pergunta por que 5 vezes para voltar à origem de um problema e encontrar uma solução adequada.
Esse método, que nasceu originalmente da otimização de processos industriais, acaba sendo útil para muitas outras coisas.
Com esta ferramenta você pode:
- Chegue à raiz de qualquer problema (não apenas industrial) e encontre soluções.
- Melhorar a qualidade do nosso trabalho
- Tome melhores decisões
- Revelar nossas motivações profundas (Por que fazemos tal e tal coisa? Por que perseguimos tal e tal objetivo? Por que agimos de tal maneira?)
- Compreender um sistema em profundidade
Neste artigo, veremos, portanto, como aplicar o método dos 5 porquês passo a passo.
Aplique o método dos 5 porquês
Como acabamos de ver, para aplicar o método dos 5 porquês, nos perguntamos 5 vezes o porquê. O método é simples, mas ainda devemos ter o cuidado de respeitar as seguintes regras:
- Mantenha-se o mais factual possível
- Evite deduções ou suposições
- Limite-se a causas sobre as quais você tem controle
Depois de ter essas regras em mente, basta seguir os 3 passos a seguir.
Passo 1: Identifique o problema
Que problema estamos enfrentando? O que nos prejudica? O que é prejudicial?
Exemplo: “ Eu fiquei para trás na criação do meu site. ”
Passo 2: Faça a si mesmo a pergunta Por que
Partimos então do nosso problema e nos perguntamos por quê.
“Por que estou atrasado para criar meu site?”
Respondemos à pergunta uma vez para encontrar a causa do problema e iniciamos o processo 5 vezes seguidas até voltarmos à fonte.
Aqui está um exemplo :
1) Por que estou atrasado na criação do meu site?
“ Porque estou sobrecarregado e tenho muitos projetos em andamento .”
2) Por que tenho muitos projetos em andamento?
“ Porque muita gente veio até mim pedindo ajuda. ”
3) Por que tantas pessoas me procuraram pedindo ajuda?
“ Porque muitas vezes digo sim a eles quando me pedem ajuda. ”
4) Por que muitas vezes digo sim a eles?
“ Porque acho difícil dizer não a eles. ”
5) Por que acho difícil dizer não a eles?
“ Porque tenho medo de ofender as pessoas que me pedem ajuda. ”
Em 5 perguntas, voltei à origem do problema.
Se estou atrasado na criação do meu site, é porque me envolvi com muita gente e tenho medo de ofender.
No meu exemplo, você descobrirá que tive o cuidado de permanecer factual, evitar suposições e limitar-me às causas que controlo. Se eu não tivesse me limitado, seria assim:
1) Por que estou atrasado na criação do meu site?
“ Porque construir um site leva tempo .”
2) Por que está demorando tanto?
Nesta fase eu teria ficado preso porque o fato de criar um site levar tempo não depende de mim. Claro que existem soluções prontas e sempre posso trabalhar mais rápido, mas isso não muda o fato de que o trabalho tem que ser feito e leva algum tempo.
O interesse do método dos 5 Porquês é descobrir o que causa nossos problemas para poder resolvê-los. Se voltarmos a causas que não controlamos, será difícil encontrar soluções. É por isso que se deve limitar-se apenas às causas que se controla.
Nota: Para aplicar o método dos 5 porquês, não é necessário fazer sistematicamente a pergunta do porquê 5 vezes. Às vezes, você pode voltar à origem de um problema fazendo a si mesmo a pergunta menos vezes, às vezes é perguntando a si mesmo mais vezes. O mais importante é se perguntar o suficiente.
Passo 3: Proponha uma solução
Uma vez que voltamos à origem do problema, pensamos em uma ou mais soluções.
Para soluções, recomendo a leitura de How to Build a Strong Action Plan . Neste artigo, você descobrirá um método para encontrar ideias e as diferentes etapas a serem seguidas para implementá-las.
No meu exemplo, a fonte do meu problema foi:
“ Porque tenho medo de ofender as pessoas que me pedem ajuda. ”
Para dizer não sem ofender, existem diferentes soluções. Eu poderia usar a estratégia de antecipação , oferecer alternativas ou comunicar as razões pelas quais digo não.
Ao aprender a dizer não com mais frequência, me comprometerei com menos projetos e, portanto, ficarei menos para trás no meu trabalho.
Em 3 passos simples consigo assim voltar rapidamente à raiz dos meus problemas para melhor os resolver.
A árvore causal
Acabamos de ver como encontrar uma causa para um determinado problema. Só o que notamos é que nossos problemas muitas vezes vêm de várias causas. Eles assumem a forma de árvores chamadas árvore de causas.
No meu exemplo de atraso, a principal causa que identifiquei é que não ouso dizer não. No entanto, eu poderia ter ido mais longe. Eu também poderia ter identificado outras causas potenciais.
Talvez cavando eu também tivesse percebido que fiquei para trás porque escrevi mal minhas especificações.
Minha abordagem teria sido então:
Ao identificar todas as fontes do meu problema, eu teria encontrado uma solução mais completa. Além de aprender a dizer não, eu também poderia ter decidido me organizar de forma diferente, realizando todas as tarefas que são importantes no início do dia, quando tenho mais energia.
Quando enfrentamos um problema, devemos procurar todas as possíveis causas desse problema, caso contrário, acabamos com soluções incompletas. A árvore de causas nos ajuda precisamente a identificar essas múltiplas causas.
Conclusão
O método dos 5 porquês é uma ferramenta simples e eficaz que nos permite voltar à origem dos nossos problemas e encontrar as soluções adequadas.
Para aplicá-lo, basta seguir estes 3 passos:
- Passo 1: Identifique o problema
- Passo 2: Faça a si mesmo a pergunta Por que
- Passo 3: Proponha uma solução