Você está sobrecarregado e lidando com tudo com pressa? Você corre de manhã à noite e ainda assim tem a impressão de pisar na água?
Em caso afirmativo, é hora de otimizar seu gerenciamento de tarefas . E para isso, nada melhor do que se inspirar na forma como as empresas administram suas ações?
Afinal, uma lista de tarefas não é nem mais nem menos do que um estoque de tarefas que você gerencia diariamente. Seu estoque aumenta quando você adiciona novas tarefas e diminui quando você as conclui. Todo o desafio é saber gerenciar esse fluxo para manter o controle de seus dias.
Por isso, neste artigo você descobrirá como as empresas gerenciam seus estoques e como adaptar seus métodos à sua organização pessoal .
LIFO / FIFO: 2 métodos de gerenciamento de estoque
As empresas aplicam 2 métodos para gerenciar o estoque: LIFO e FIFO .
LIFO é uma sigla em inglês que significa “ Last In First Out ” ou “ Last In First Out ”. Este método é baseado no seguinte princípio:
Quaisquer ativos produzidos ou comprados por último são os primeiros a sair do estoque.
Em outras palavras, a empresa se livra dos ativos que chegaram por último primeiro. Se tomarmos como metáfora uma pilha de pratos sujos, o último prato colocado em cima da pilha é o primeiro a ser lavado.Este método é oposto ao FIFO. FIFO significa “ First In First Out ” ou “ First In First Out ” . Com esse método, todos os ativos produzidos ou comprados primeiro são os primeiros a sair do estoque. Para usar a metáfora da pilha de pratos sujos, o primeiro prato colocado é o primeiro a ser lavado.
Gerenciamento de tarefas de acordo com o método LIFO
Ao gerenciar suas tarefas de acordo com o método LIFO, você processa primeiro as últimas tarefas. Em outras palavras, você coloca as novas tarefas recebidas antes das agendadas.
Vamos dar um exemplo para entender melhor. Digamos que você planejou trabalhar nas seguintes tarefas hoje:
- Preparar apresentação ao cliente
- Envie convites para a conferência online
É assim que seu dia será se você seguir o método LIFO:
- Ao chegar ao escritório pela manhã, você não trabalhará nessas 2 tarefas imediatamente. Você abrirá sua caixa de correio primeiro e lidará com seus e-mails mais recentes primeiro.
- Quando um cliente liga para você, você pausa o que estava fazendo para respondê-lo imediatamente.
- Quando um colega o convida para uma reunião de última hora, você aceita mesmo que isso signifique ficar para trás em seu trabalho.
- Quando você tem uma nova ideia, estará trabalhando nela em vez de realizar o que planejou.
Em suma, você priorizará todas essas coisas novas que surgirão durante o dia antes de fazer o que havia planejado.
Agora, como você pode imaginar, esse método de trabalho é contraproducente. Ao organizar seus dias dessa maneira, você gastará seu tempo trabalhando em tarefas pequenas e sem importância. Você fará o que é chamado de “ trabalho ocupado ”.
Você também permitirá que os outros imponham sua agenda sobre você. Você abordará suas tarefas, projetos, objetivos e necessidades antes das suas. E você achará difícil avançar com seu trabalho.
Para gerenciar melhor suas tarefas, você deve evitar o método LIFO e adotar o FIFO.
Gerenciamento de tarefas de acordo com o método FIFO
Com o método FIFO, as primeiras tarefas que você adiciona à sua tarefa são as primeiras que você processa.
Vamos voltar ao nosso exemplo para ver como é. Se hoje você está planejando preparar uma apresentação para o cliente e enviar convites para uma conferência online, essas serão as 2 tarefas com as quais você lidará primeiro. Todas as coisas que serão adicionadas ao longo do dia, sejam e-mails, chamadas, reuniões… serão tratadas mais tarde.
Para colocar isso em prática, você pode adotar o time-blocking . Ou seja, bloqueie slots não negociáveis em seu calendário para processar suas primeiras tarefas (as tarefas que você planeja) e deixe slots livres para processar todas as outras tarefas que forem adicionadas posteriormente. Dessa forma, você terá a certeza de que as tarefas planejadas serão concluídas.
Agora você provavelmente está se perguntando o que fazer se surgir uma tarefa urgente enquanto você está fazendo seu trabalho. Por exemplo, e se um cliente lhe pedir informações urgentemente enquanto você estiver trabalhando em sua apresentação? Você tem que pausar o que está fazendo e responder a isso? Ou tem que esperar até terminar?
A resposta, você sabe. Você deve concluir sua tarefa primeiro antes de lidar com essas “emergências”. Lembre-se de que a maioria das “emergências” pode esperar algumas horas. Seus clientes, seus colegas, seus fornecedores… podem esperar.
Então, você pode me dizer:
Sim, mas se eu não fornecer essas informações imediatamente, eles serão bloqueados em seu trabalho e correrão o risco de me culpar pela minha falta de resposta posteriormente.
Se este é o seu medo, neste momento você deve revisar sua organização em profundidade e criar um ecossistema no qual seus clientes, seus colegas, seus fornecedores… possam acessar as informações de que precisam sem ter que passar por você.
Para dar um exemplo concreto, quando eu era funcionário, criei um espaço Notion no qual meus colegas e meus gerentes podiam acessar todos os recursos de que precisavam. Eles podiam ver minhas apresentações, meus relatórios e meu conteúdo. Eles também podiam saber em tempo real em quais tarefas e projetos eu estava trabalhando. E graças a este espaço, consegui reduzir os pedidos em 80%.
Se você também é frequentemente solicitado a fornecer informações, crie um espaço de “autoatendimento” onde as pessoas com quem você trabalha possam encontrar todos os dados de que precisam e você economizará um tempo precioso.
Conclusão
As empresas utilizam 2 métodos para gerenciar seus estoques: LIFO (Last In First Out) e FIFO (First In First Out).
Com o LIFO, todos os ativos produzidos ou comprados por último são os primeiros a sair do estoque. Com o FIFO, todos os ativos produzidos ou comprados primeiro são os primeiros a sair do estoque.
Para otimizar sua gestão de tarefas diárias, você pode se inspirar no método FIFO. Ou seja, primeiro realize as primeiras tarefas da sua lista de tarefas, antes de se debruçar sobre as outras que são adicionadas à medida que o dia avança.
Trabalhando dessa forma, você investirá em coisas que tenham um impacto real e avançará melhor em seus projetos.