O método GTD é uma das técnicas de organização mais populares. Permite-nos esvaziar a cabeça de todas as nossas tarefas, projetos e ideias e organizá-los de forma eficiente.
O método GTD ( Getting Things Done ), inventado por David Allen, é um sistema que visa aumentar nossa produtividade melhorando nosso fluxo de trabalho . Este método permite-nos captar melhor o nosso trabalho, organizá-lo e determinar o que merece a nossa atenção.
É particularmente útil quando nos sentimos sobrecarregados, paralisados por todas as nossas tarefas e não sabemos por onde começar.
Ele nos dá os meios para descarregar nossos pensamentos, projetos, ideias e tarefas no papel (ou em um aplicativo) para que possamos processá-los de maneira eficaz e seguir em frente.
Então vamos ver como o método GTD funciona.
Você descobrirá em particular: “ Os 3 erros que matam sua eficiência ”, “ O livro que você absolutamente deve ler para explodir seus resultados ” e “ Um método para nunca mais procrastinar ”.
Como funciona o método GTD
“ Sua mente foi feita para ter ideias, não para armazená-las”
– David Allen
O método GTD é baseado no seguinte circuito:
Vamos dar uma olhada mais de perto em como esse método funciona:
Primeiro, as coisas a fazer (tarefas, projetos, ideias, solicitações, afazeres, lembretes, compromissos, eventos, etc.) são capturadas na caixa de entrada (inbox).
A funcionalidade da caixa de entrada é para aliviar sua mente. É ela quem recebe e armazena todas as coisas que você precisa processar:
- Alguém lhe envia um e-mail pedindo para você escrever um relatório? → Você adiciona na caixa de entrada
- Você acabou de ter uma ideia para um aplicativo? → Você adiciona na caixa de entrada
- Você é convidado para um evento em 2 semanas? → Você adiciona na caixa de entrada
- Quer se lembrar de comprar leite? → Você adiciona na caixa de entrada
A caixa de entrada permite que você armazene todas as coisas que se manifestam à medida que se manifestam.
O segundo passo é determinar a natureza da coisa recebida para saber o que você faz com ela ( O que é ?).
Você então se perguntará se essa coisa é “acionável”, em outras palavras, se tem uma ou mais ações claramente identificáveis.
Escrever um artigo sobre produtividade é acionável, por exemplo. Você sabe quais ações tomar para fazê-lo. Investir em imóveis, por outro lado, não é acionável. Não está claro. Você não pode identificar claramente as ações que deve tomar para atingir seus objetivos.
Quando você se pergunta se é acionável, três cenários são possíveis:
1º cenário: A coisa é acionável, mas envolve várias etapas.
Se você quer organizar uma viagem ao Peru, sabe que terá que determinar a data da viagem, reservar as passagens de avião, o hotel, definir o que visitar… É, portanto, um projeto que requer planejamento. Assim, é transferido para a pasta Projetos , onde todos os passos serão claramente identificados para saber quais as ações a tomar.
2º cenário: A coisa não é acionável
Quando a coisa não é acionável, porque é muito vaga ou não está claramente definida, por exemplo, você pode:
- Elimine-o se não for relevante
- Incubar para torná-lo maduro
- Mantenha-o em um arquivo para referência futura
3º cenário: A coisa pode ser acionada imediatamente
Se a coisa for acionável, você pode lidar com ela de 4 maneiras diferentes:
- Se a coisa demorar menos de 2 minutos, você lida com ela imediatamente.
- Se você não é a pessoa certa para lidar com isso ou não tem tempo, você delega. A coisa será então transferida para a lista de espera.
- Se você puder lidar com isso e a ação a ser tomada for claramente identificável, você a transfere para a lista de ações futuras. É nesta lista que você encontrará todas as coisas nas quais irá trabalhar.
- Se a coisa tiver uma data específica, como um compromisso ou um evento, você a transfere para o seu calendário.
Ao seguir este caminho, você é capaz de lidar efetivamente com todas as coisas que precisa fazer.
Os 5 pilares do método GTD:
Para aproveitar ao máximo este sistema, você deve ter em mente os seguintes 5 pontos1 :
Capturar: Você deve capturar sistematicamente o que tem em mente e transferi-lo para este sistema para descarregá-lo. Dessa forma, todos os seus projetos, metas, tarefas, eventos… aparecem na sua frente e não ocupam mais espaço em sua cabeça onde criam estresse e confusão.
Esclarecer: Para trabalhar efetivamente em algo, deve ser esclarecido. Escrever “planejar férias” em seu afazer não o ajudará a saber quais ações tomar. Portanto, é necessário definir quais etapas você deve percorrer para atingir seus objetivos. Torne as coisas “acionáveis”. É além de todo o interesse da pasta Projeto mencionada anteriormente que possibilita esclarecer nossas tarefas e projetos.
Organize: você precisa organizar essas coisas acionáveis por categoria e prioridade. Atribua datas quando possível e lembretes para garantir que você não perca nada.
Reflita: é aqui que seu trabalho de esclarecimento e organização é benéfico. Porque você desmembrou, reformulou e organizou todas as coisas para fazer de antemão. Agora você pode pensar efetivamente nas tarefas nas quais precisa trabalhar. A reflexão também envolve revisar periodicamente todas as coisas que você precisa fazer para ajustá-las às suas prioridades ao longo do tempo.
Prepare-se: agora é a hora de começar a trabalhar e enfrentar cada tarefa uma por uma e seguir em frente.
Como aplicar o método GTD com o Trello:
Uma das melhores ferramentas para aplicação do método GTD é o Trello .
O Trello é um aplicativo gratuito que permite organizar suas tarefas, projetos, ideias… graças a um sistema de colunas e cartões.
É assim que um quadro do Trello se parece com o método GTD ( clique aqui para ver o quadro maior ):
Este aplicativo é tanto mais útil quanto pode ser enriquecido com recursos conhecidos como Power Ups . Com Power Ups você pode, por exemplo, definir tarefas recorrentes (exemplo: Toda quinta-feira às 7h, o Trello me lembra de praticar esportes). Você pode adicionar um calendário ao aplicativo, conectar o Trello ao Evernote para escrever notas diretamente do Trello…
Esses recursos tornam o Trello ainda mais versátil e, portanto, ainda mais adaptável às suas necessidades.
Leia também: Como organizar sua lista de tarefas com o método GTD?
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Implementar um sistema para aumentar a produtividade é sempre um desafio. Por um lado, porque o sistema deve atender às nossas necessidades e, por outro, porque temos que nos acostumar a usá-lo e aplicá-lo.
O que diferencia o método GTD é que ele se adapta à maioria das nossas necessidades profissionais e pessoais, seja qual for o nosso perfil.
Seja você empresário, comunicador, gerente, cozinheiro, desenvolvedor, técnico… este sistema prova ser de grande ajuda. Experimente você mesmo, crie seu quadro Trello gratuitamente e aplique o método GTD.
Para mais informações sobre o método, veja o livro: Getting Things Done – The Art of Stress Free Productivity
Notas: