Método GTD – Como aumentar sua produtividade

O método GTD é uma das técnicas de organização mais populares. Permite-nos esvaziar a cabeça de todas as nossas tarefas, projetos e ideias e organizá-los de forma eficiente.

O método GTD ( Getting Things Done ), inventado por David Allen, é um sistema que visa aumentar nossa produtividade melhorando nosso fluxo de trabalho . Este método permite-nos captar melhor o nosso trabalho, organizá-lo e determinar o que merece a nossa atenção.

É particularmente útil quando nos sentimos sobrecarregados, paralisados ​​por todas as nossas tarefas e não sabemos por onde começar.

Ele nos dá os meios para descarregar nossos pensamentos, projetos, ideias e tarefas no papel (ou em um aplicativo) para que possamos processá-los de maneira eficaz e seguir em frente.

Então vamos ver como o método GTD funciona.

Você descobrirá em particular: “  Os 3 erros que matam sua eficiência  ”, “  O livro que você absolutamente deve ler para explodir seus resultados  ” e “  Um método para nunca mais procrastinar  ”.

Como funciona o método GTD

“  Sua mente foi feita para ter ideias, não para armazená-las”
– David Allen

O método GTD é baseado no seguinte circuito:

gtd 2

Vamos dar uma olhada mais de perto em como esse método funciona:

Primeiro, as coisas a fazer (tarefas, projetos, ideias, solicitações, afazeres, lembretes, compromissos, eventos, etc.) são capturadas na caixa de entrada (inbox).

A funcionalidade da caixa de entrada é para aliviar sua mente. É ela quem recebe e armazena todas as coisas que você precisa processar:

  • Alguém lhe envia um e-mail pedindo para você escrever um relatório? → Você adiciona na caixa de entrada
  • Você acabou de ter uma ideia para um aplicativo? → Você adiciona na caixa de entrada
  • Você é convidado para um evento em 2 semanas? → Você adiciona na caixa de entrada
  • Quer se lembrar de comprar leite? → Você adiciona na caixa de entrada

A caixa de entrada permite que você armazene todas as coisas que se manifestam à medida que se manifestam.

O segundo passo é determinar a natureza da coisa recebida para saber o que você faz com ela ( O que é ?).

Você então se perguntará se essa coisa é “acionável”, em outras palavras, se tem uma ou mais ações claramente identificáveis.

Escrever um artigo sobre produtividade é acionável, por exemplo. Você sabe quais ações tomar para fazê-lo. Investir em imóveis, por outro lado, não é acionável. Não está claro. Você não pode identificar claramente as ações que deve tomar para atingir seus objetivos.

Quando você se pergunta se é acionável, três cenários são possíveis:

1º cenário: A coisa é acionável, mas envolve várias etapas.

Se você quer organizar uma viagem ao Peru, sabe que terá que determinar a data da viagem, reservar as passagens de avião, o hotel, definir o que visitar… É, portanto, um projeto que requer planejamento. Assim, é transferido para a pasta Projetos , onde todos os passos serão claramente identificados para saber quais as ações a tomar.

2º cenário: A coisa não é acionável

Quando a coisa não é acionável, porque é muito vaga ou não está claramente definida, por exemplo, você pode:

  • Elimine-o se não for relevante
  • Incubar para torná-lo maduro
  • Mantenha-o em um arquivo para referência futura

3º cenário: A coisa pode ser acionada imediatamente

Se a coisa for acionável, você pode lidar com ela de 4 maneiras diferentes:

  • Se a coisa demorar menos de 2 minutos, você lida com ela imediatamente.
  • Se você não é a pessoa certa para lidar com isso ou não tem tempo, você delega. A coisa será então transferida para a lista de espera.
  • Se você puder lidar com isso e a ação a ser tomada for claramente identificável, você a transfere para a lista de ações futuras. É nesta lista que você encontrará todas as coisas nas quais irá trabalhar.
  • Se a coisa tiver uma data específica, como um compromisso ou um evento, você a transfere para o seu calendário.

Ao seguir este caminho, você é capaz de lidar efetivamente com todas as coisas que precisa fazer.

rapaz focado
rapaz focado

Os 5 pilares do método GTD:

Para aproveitar ao máximo este sistema, você deve ter em mente os seguintes 5 pontos1 :

Capturar: Você deve capturar sistematicamente o que tem em mente e transferi-lo para este sistema para descarregá-lo. Dessa forma, todos os seus projetos, metas, tarefas, eventos… aparecem na sua frente e não ocupam mais espaço em sua cabeça onde criam estresse e confusão.

Esclarecer: Para trabalhar efetivamente em algo, deve ser esclarecido. Escrever “planejar férias” em seu afazer não o ajudará a saber quais ações tomar. Portanto, é necessário definir quais etapas você deve percorrer para atingir seus objetivos. Torne as coisas “acionáveis”. É além de todo o interesse da pasta Projeto mencionada anteriormente que possibilita esclarecer nossas tarefas e projetos.

Organize: você precisa organizar essas coisas acionáveis ​​por categoria e prioridade. Atribua datas quando possível e lembretes para garantir que você não perca nada.

Reflita: é aqui que seu trabalho de esclarecimento e organização é benéfico. Porque você desmembrou, reformulou e organizou todas as coisas para fazer de antemão. Agora você pode pensar efetivamente nas tarefas nas quais precisa trabalhar. A reflexão também envolve revisar periodicamente todas as coisas que você precisa fazer para ajustá-las às suas prioridades ao longo do tempo.

Prepare-se: agora é a hora de começar a trabalhar e enfrentar cada tarefa uma por uma e seguir em frente.

Como aplicar o método GTD com o Trello:

Uma das melhores ferramentas para aplicação do método GTD é o Trello .

O Trello é um aplicativo gratuito que permite organizar suas tarefas, projetos, ideias… graças a um sistema de colunas e cartões.

É assim que um quadro do Trello se parece com o método GTD ( clique aqui para ver o quadro maior ):

Este aplicativo é tanto mais útil quanto pode ser enriquecido com recursos conhecidos como  Power Ups . Com Power Ups  você pode, por exemplo, definir tarefas recorrentes (exemplo: Toda quinta-feira às 7h, o Trello me lembra de praticar esportes). Você pode adicionar um calendário ao aplicativo, conectar o Trello ao Evernote para escrever notas diretamente do Trello…

Esses recursos tornam o Trello ainda mais versátil e, portanto, ainda mais adaptável às suas necessidades.

papel em branco
papel em branco

Leia também: Como organizar sua lista de tarefas com o método GTD?

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Implementar um sistema para aumentar a produtividade é sempre um desafio. Por um lado, porque o sistema deve atender às nossas necessidades e, por outro, porque temos que nos acostumar a usá-lo e aplicá-lo.

O que diferencia o método GTD é que ele se adapta à maioria das nossas necessidades profissionais e pessoais, seja qual for o nosso perfil.

Seja você empresário, comunicador, gerente, cozinheiro, desenvolvedor, técnico… este sistema prova ser de grande ajuda. Experimente você mesmo,  crie seu quadro Trello gratuitamente e aplique o método GTD.

Para mais informações sobre o método, veja o livro:  Getting Things Done – The Art of Stress Free Productivity

Notas:

  1. Produtividade 101: Uma cartilha para fazer as coisas 

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