Método Kaizen: Como melhorar continuamente?

O método Kaizen é um método de melhoria contínua que consiste em fazer pequenas melhorias regulares.

O método Kaizen é um método de melhoria contínua nascido no Japão na década de 1950, nas fábricas da Toyota. Consiste em fazer pequenas melhorias incrementais e regulares com o objetivo de melhorar significativamente nosso desempenho a longo prazo.

Inicialmente este método nasceu na indústria transformadora mas rapidamente se espalhou para outros setores e outros campos. Hoje Kaizen é usado por líderes, gestores, consultores, coaches, empreendedores, freelancers… 

Método Kaizen: Definição

Kaizen é a contração de 2 palavras japonesas, Kai (mudança) e Zen (melhor). Geralmente é traduzido para o francês como melhoria contínua .

Essa noção de melhoria está no centro da filosofia Kaizen. Com este método, estamos constantemente à procura de novas formas de fazer melhor, eliminar desperdícios, reduzir riscos e otimizar a nossa produtividade. 

Ela se opõe ao Kaikaku , ou seja, mudanças drásticas e abruptas. Quando aplicamos o Kaizen nos esforçamos para fazer pequenas melhorias regulares, que acumuladas ao longo do tempo, possibilitam grandes mudanças. Então, estamos avançando devagar, mas com segurança. 

Esta é a melhor maneira de abordar as coisas porque mudanças repentinas raramente duram. Não é à toa que 80% das pessoas que fazem novas resoluções no início do ano as abandonam depois de apenas um mês e meio.1 . Eles querem fazer muitas mudanças muito rapidamente, o que é difícil de sustentar ao longo do tempo. Portanto, é melhor focar em esforços pequenos e regulares para produzir mudanças reais a longo prazo. É por isso que o método Kaizen é tão eficaz.

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mapa mental
mapa mental

Princípios Kaizen

Questionando-se constantemente 

O primeiro princípio do método Kaizen é considerar que nosso trabalho nunca termina e que podemos sempre fazer melhor, principalmente otimizando nossos métodos e nossos processos. Devemos estar sempre prontos para nos questionar, mesmo se acharmos que encontramos algo que funciona. 

Melhore, melhore, melhore mesmo que não esteja quebrado, porque se você não fizer isso, você não pode competir com quem faz. 

Priorizar alterações

Ao fazer alterações, priorize aquelas que são rápidas e exigem poucos recursos e investimentos. Em outras palavras, devemos nos concentrar em mudanças que tenham o máximo impacto com o mínimo de esforço. 

Corrija os erros imediatamente 

Não devemos esperar que os erros se acumulem para processá-los. Eles devem ser identificados rapidamente e tratados imediatamente. Este princípio poupa-nos um tempo considerável a longo prazo mas, sobretudo, impede-nos de agravar certos erros.

Um exemplo dramático que ilustra a importância deste princípio é o da Ford com a fabricação do Ford Pinto na década de 70. Quando os engenheiros projetaram este veículo, eles sabiam que o motor tinha uma falha e que era potencialmente vulnerável a explosões. Mas eles decidiram comercializá-lo de qualquer maneira. Como resultado, 50 pessoas perderam a vida devido ao seu design ruim. Se a empresa tivesse corrigido esse erro imediatamente, poderia ter evitado essas consequências trágicas.

Qualquer que seja o erro que enfrentamos, sempre nos beneficiaremos ao lidar com ele rapidamente. Quanto mais cedo um erro for corrigido, mais fácil será corrigi-lo e menos preocupará nossas mentes.

Seja pro ativo 

Além de ser reativos a erros, também devemos ser proativos. Ou seja, devemos buscar constantemente novas formas de trabalhar melhor, planejar melhor, organizar melhor, identificar nossas potenciais fraquezas e voltar à fonte para corrigi-las. Veremos um pouco mais adiante como fazê-lo com o método dos 5 porquês.

Busque a sustentabilidade 

A sustentabilidade é um princípio fundamental do Kaizen. É isso que torna possível a melhoria contínua. Então, o que exatamente queremos dizer com sustentabilidade?

Sustentabilidade é a capacidade de uma pessoa ou equipe de manter melhorias ao longo do tempo. É isso que torna possível construir sistemas eficientes.

Vamos dar um exemplo para entender melhor. 

Digamos que tentamos adotar novos métodos de trabalho, mas que não conseguimos manter nenhum deles a longo prazo. Isto é o que é provável que aconteça.

Adotaremos um e o abandonaremos depois de algumas semanas, depois adotaremos outro e o abandonaremos novamente. E por fim, nosso desempenho evoluirá em dente de serra como vemos aqui: 

Agora vamos ver o que acontece quando aplicamos o princípio da sustentabilidade. 

Começamos por adoptar um primeiro método de trabalho que mantemos a longo prazo. Algum tempo depois, adotamos um novo que adicionamos ao anterior para otimizá-lo. Pouco depois, enxertamos uma 3ª e depois uma 4ª… E pouco a pouco vamos construindo um sistema virtuoso que nos torna cada vez mais eficientes. 

Alcançar esse desempenho só é possível por meio da sustentabilidade. Cada método mantido ao longo do tempo constitui uma base sobre a qual novos métodos podem ser adicionados. Um pouco como Lego empilhado um em cima do outro. Sem sustentabilidade, voltamos constantemente ao zero. Portanto, somos incapazes de subir a escada do desempenho.

Evite o desperdício

A noção de desperdício é algo presente em todos os métodos de melhoria e o método Kaizen não foge à regra. Para aplicar este princípio, os 3 tipos de resíduos a seguir devem ser evitados a todo custo:

  • Muda: Muda refere-se a atividades que não têm valor agregado. Uma tarefa que é feita repetidamente quando pode ser automatizada é um Muda, por exemplo. Viagens desnecessárias também são Muda, assim como tempos de espera ou processos desnecessários.
  • Mura: Mura são irregularidades ou inconsistências em processos. 2 funcionários que se encontram trabalhando na mesma tarefa porque a gerência da empresa se esforça para se comunicar com clareza é um Mura, por exemplo. 
  • Muri: Muri correspondem a dificuldades em realizar nossas tarefas. Essas dificuldades podem vir de treinamento insuficiente ou ferramentas inadequadas. Se o nosso computador é muito lento para fazer um determinado trabalho, por exemplo, é um Muri. Se alguém tem dificuldade em realizar um trabalho técnico por falta de treinamento, aí também é um Muri porque se gasta mais tempo do que o necessário para realizar a tarefa dada.

Quando aplicamos o método Kaizen, devemos, portanto, identificar nossos Muda, Mura e Muri e agir de acordo para evitar desperdícios.

smartphone
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Consultar outros

Quando as decisões são importantes ou quando buscamos ideias, Kaizen nos lembra que é sempre bom consultar outras pessoas ou buscar o conselho de especialistas. É a melhor maneira de enriquecer nosso pensamento e integrar coisas que não consideraríamos de outra forma.

Leia também: Como tomar melhores decisões com o Princípio dos Desbravadores

3 exemplos de métodos Kaizen

O método PDCA

PDCA é um acrônimo em inglês que se refere aos termos Plan, Do, Check, Act. Cada termo corresponde a uma etapa do método PDCA.

  • Plan (Planejamento): Este é o passo 1. É aqui que analisamos o problema, definimos nossos objetivos e desenhamos nosso plano de ação.
  • Fazer (Realização): Este é o passo 2. Aqui implementamos nosso plano de ação.
  • Verificação: Na etapa 3, verificamos e medimos os resultados obtidos após a implementação do nosso plano.
  • Agir (Melhoria): A etapa 4 é onde aprimoramos nosso plano de ação e o padronizamos de acordo com os resultados obtidos.

Leia também: O guia para o método PDCA ou Deming Wheel

O método 5S

O método 5S é um método para otimizar nosso espaço de trabalho. É baseado em 5 palavras japonesas que começam com a letra S:

  • Seiri (整理): Livre-se, remova o desnecessário. Em outras palavras, devemos eliminar ou reciclar todos os arquivos, pastas, objetos e dispositivos que não usamos ou usamos pouco. 
  • Seiton (整頓): Seiton significa organizar, ordenar e classificar. O objetivo desta 2ª etapa é otimizar nosso espaço de trabalho para que tudo tenha um lugar bem definido. 
  • Seiso (清掃): Uma vez que você se livrou do inútil (Seiri), guarde o resto (Seiton), você tem que limpar e restaurar (Seiso). Este é o 3º S do método 5S.
  • Seiketsu (清潔): Agora que você tem um espaço de trabalho limpo e ideal, é importante mantê-lo assim pelo maior tempo possível. Este é o estágio Seiketsu. 
  • Shitsuke (躾): O último S do método 5S refere-se a Shitsuke que significa rigor. É o S que torna tudo mais possível. É de facto necessário ser rigoroso para respeitar este processo de optimização. Sem rigor é difícil manter um espaço de trabalho limpo e arrumado. 

Leia também: Método 5S: Como otimizar seu espaço de trabalho?

Gerente de marketing
Gerente de marketing

O método dos 5 porquês

O método dos 5 porquês consiste em fazer a si mesmo a pergunta do porquê 5 vezes para voltar à origem de um problema e encontrar uma solução adequada. 

Digamos que tenhamos ficado para trás na criação do nosso site, veja como seria o método dos 5 porquês:

1) Por que estou atrasado na criação do meu site?

“ Porque estou sobrecarregado e tenho muitos projetos em andamento. ”  

2) Por que tenho muitos projetos em andamento?

“ Porque muita gente veio até mim pedindo ajuda. ” 

3) Por que tantas pessoas me procuraram pedindo ajuda?

“ Porque muitas vezes digo sim a eles quando me pedem ajuda. 

4) Por que muitas vezes digo sim a eles?

“ Porque acho difícil dizer não a eles. 

5) Por que acho difícil dizer não a eles?

“ Porque tenho medo de ofender as pessoas que me pedem ajuda. 

Em 5 perguntas, voltei à origem do problema. Se fiquei para trás no meu projeto é porque estava envolvido com muitas pessoas e não podia dizer não. Agora eu sei qual problema corrigir.

Leia também: Método dos 5 porquês: O guia prático em 3 passos

homem trabalhando
homem trabalhando

Conclusão

O método Kaizen é um método de melhoria contínua baseado em vários princípios principais: 

  • O questionamento constante
  • Priorizando alterações
  • Correção imediata de erros
  • Proatividade
  • A busca pela sustentabilidade
  • Eliminação de resíduos
  • Consulta de outros

Para aplicar estes princípios, existem diferentes métodos, nomeadamente o método PDCA, o método 5S e o método dos 5 porquês.

Notas:

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