Se você está procurando uma maneira de organizar melhor sua vida, considere seriamente o método PARA de Tiago Forte , fundador da Forte Labs.
Este sistema de organização é brilhante porque é:
- Universal: Permite classificar absolutamente todas as informações imagináveis (notas, e-mails, artigos, cursos, pastas, tarefas, arquivos, PDFs, vídeos, etc.)
- Flexível : O sistema funciona independentemente dos nossos projetos ou atividades.
- Simples : Não requer manutenção pesada. É leve e intuitivo.
- Aplicável : É facilmente aplicável independentemente dos métodos que já utilizamos no dia a dia.
- Multiplataforma : Funciona em absolutamente todas as plataformas e aplicativos (Dropbox, Google Drive, Evernote, Gmail, Todoist…)
- Orientação para resultados : O sistema nos permite estruturar melhor nossos dados e melhor explorá-los para que possamos fazer nosso melhor trabalho diariamente.
- Modular : permite ver ou ocultar informações em diferentes níveis, dependendo das necessidades das tarefas em que você está trabalhando.
Neste guia, veremos o que é o método PARA e como aplicá-lo passo a passo para organizar sua vida.
O que é o método PARA?
PARA é um sistema de organização universal que nos permite estruturar melhor todos os nossos dados, notas, arquivos, pastas, emails, tarefas, cursos, favoritos…
É também um método de gestão do conhecimento ( Knowledge Management ) porque nos dá uma forma de guardar e organizar de forma eficiente todo o nosso conhecimento, seja qual for a sua fonte: artigos, formações, cursos, conferências, podcasts, vídeos, etc.
Tiago Forte explica que aplicar o método PARA é como construir um 2º cérebro no sentido de que todos os nossos dados são capturados, estruturados e acessíveis a qualquer momento.
Então, o que exatamente significa PARA?
PARA é uma sigla que se refere a:
- Projeto _
- Para área de responsabilidade
- Recurso _
- Arquivo _
O método consiste, portanto, em estruturar todos os nossos dados através dessas 4 dimensões principais que veremos agora em detalhe.
Projeto
Um projeto é um conjunto de tarefas associadas a um determinado objetivo e que inclui um prazo.
Alguns exemplos de projetos:
- Prepare uma viagem
- Preparar um plano de ação empresarial
- Defina um roteiro de produto
- Organize uma conferência
Área de responsabilidade
Tiago Forte define áreas ou esferas de responsabilidade como “ esferas de atividade com um padrão a ser mantido ao longo do tempo. ”
Simplificando, essas são as principais dimensões de nossa vida que queremos/devemos cuidar a longo prazo. Aqui estão alguns exemplos de esferas:
- Saúde (cuidar da sua saúde, ter uma alimentação saudável, etc.)
- Esporte (praticar uma atividade esportiva regular)
- Finanças (poupança, investimento)
- Desenvolvimento pessoal (crescimento intelectual e espiritual)
- A família (fazendo atividades familiares)
- Amigos (ter uma vida social)
- Viajar (descobrir novos países, novas culturas)
- Escrita (escrita regular em um diário)
Essas esferas são diferentes dos projetos porque não possuem prazo. São coisas com as quais lidamos continuamente. Nós nunca terminamos realmente de cuidar da nossa saúde, por exemplo. Devemos cuidar dele ao longo de nossas vidas. Assim como o desenvolvimento pessoal, não há momento em nossa vida em que possamos dizer a nós mesmos: “ Eu desenvolvi o suficiente, posso riscar isso da minha lista de verificação ”.
As esferas são, portanto, coisas pelas quais somos permanentemente responsáveis.
Essas esferas também contêm vários elementos:
- Nossos projetos : As esferas integram os diferentes projetos em que estamos trabalhando. Na área da saúde, por exemplo, poderíamos encontrar o projeto “ Participe de uma oficina de culinária para aprender a comer melhor. ” E na esfera do desenvolvimento pessoal “ Leia 2 livros por mês sobre desenvolvimento pessoal .”
- Nossas tarefas que não têm projeto associado: As esferas incluem todas as nossas tarefas que não pertencem a nenhum projeto em particular. Fazer compras, cozinhar, limpar, por exemplo, são tarefas que não estão associadas a nenhum projeto, mas que podem ser encontradas na esfera Pessoal .
- Nossos arquivos, pastas e notas: Cada esfera também contém todos os documentos associados a ela. Se tomarmos por exemplo a esfera Trabalho , encontraremos lá todas as notas da reunião, todas as apresentações, as planilhas do Excel, os arquivos PDF associados ao trabalho. E se tomarmos a esfera Travel , encontraremos toda a documentação sobre os diferentes países que queremos visitar, mas também todas as fotos que tiramos de viagens anteriores.
Recurso
Um recurso é “ um tópico ou tema de interesse contínuo ”. Em outras palavras, é tudo o que achamos interessante e que queremos manter em algum lugar para poder consultá-lo mais tarde.
Veja alguns exemplos de recursos:
- Notas tomadas em um artigo ou livro
- Artigos, white papers ou vídeos salvos
- Treinamentos, cursos, tutoriais que seguimos ou que desejamos seguir
- Sites que achamos interessantes e que pretendemos revisitar mais tarde
- Ferramentas que usamos ou que gostaríamos de usar um dia
- Ideias que tivemos
- Podcasts
Sempre que algo nos nutre intelectualmente, emocionalmente ou espiritualmente, nós o guardamos na seção de recursos.
Arquivo (Arquivo)
O arquivo inclui “ itens inativos das outras 3 categorias ”.
Assim encontramos nos arquivos:
- Todos os projetos que concluímos
- As esferas pelas quais não desejamos mais ser responsáveis (Exemplo: fazemos parte de uma associação e decidimos parar, a associação ficará em nossos arquivos)
- Recursos que não nos interessam mais
Projetos, esferas de responsabilidade, recursos e arquivos são, portanto, as 4 dimensões do método PARA que nos permitem organizar nossas vidas. Agora veremos como configurar esse método passo a passo.
Como organizar sua vida com o método PARA?
Passo 1: Liste seus projetos
O primeiro passo na aplicação do método PARA é definir os projetos que estão em andamento. Para isso, pegamos uma folha em branco e listamos todos os nossos projetos profissionais e pessoais.
Exemplos de projetos:
- Faça um estudo de mercado
- Preparando-se para a reunião de marketing
- Organize as férias de verão
- Preparação para torneios de basquete
Uma vez que listamos todos os nossos projetos, nós os dividimos em subtarefas.
Faça um estudo de mercado
- Preparar uma pesquisa
- Escreva um e-mail para promover a pesquisa
- Enviar e-mail para todo o banco de dados
Preparando-se para a reunião de marketing
- Reúna todos os dados de marketing do mês
- Preparar a apresentação em Power Point
Organize as férias de verão
- Escolha um destino
- Defina uma rota
- Reservar hotéis
Preparação para torneios de basquete
- Corra 3 vezes por semana até os torneios
- Faça 2 horas de arremesso 3 vezes por semana
Depois de listar nossos projetos e subtarefas, passamos para a etapa 2.
Passo 2: Liste suas áreas de responsabilidade
No passo 2 listamos todas as esferas de responsabilidade que podemos imaginar. Podemos começar a partir de projetos para ajudar uns aos outros, se necessário. No meu exemplo, se eu partir dos meus projetos definidos no passo 1, já consigo identificar 3 esferas principais de responsabilidade:
- Faça um estudo de mercado e prepare a reunião de marketing → Esfera de trabalho
- Organize as férias de verão → esfera de viagem
- Prepare-se para torneios de basquete → Esfera do esporte
Então temos que pensar em todas as outras esferas pelas quais somos responsáveis e que não têm um projeto específico. Se meditarmos todos os dias, por exemplo, adicionaremos a esfera Wellness à nossa lista. E se fizermos nossas contas todo mês, completaremos com a esfera Financeira . Assim terminamos com as seguintes áreas de responsabilidade:
- Trabalhar
- Viagem
- Esporte
- Bem-estar
- Finança
Etapa 3: liste seus interesses
Para o passo 3, listamos todos os principais temas que nos interessam na vida, por exemplo:
- Psicologia
- Marketing
- Produtividade
Estas são as principais categorias nas quais adicionaremos todos os nossos recursos posteriormente.
Agora que listamos nossos projetos, nossas esferas e nossos recursos, resta estruturar nosso espaço de trabalho.
Etapa 4: estruture seu espaço de trabalho com PARA
Todos os nossos dados geralmente estão espalhados em lugares diferentes. Alguns estão em nosso aplicativo de tarefas, outros estão em pastas em nosso computador, outros estão no Dropbox, Google Drive ou Evernote.
Na etapa 4, revisitaremos cada um desses locais e aplicaremos a estrutura PARA a cada um deles, cada vez adicionando uma seção de Projetos, Áreas (ou Esferas), Recursos e Arquivos.
Começamos com nosso aplicativo de tarefas, onde adicionamos uma seção de Projetos e Áreas. Também tomamos o cuidado de adicionar dentro de cada projeto e esfera as tarefas que identificamos nas etapas anteriores.
É verdade, afinal, eu lhe disse antes que as esferas (áreas) continham os projetos. Parece, portanto, bastante lógico que os projetos estejam nas esferas a que pertencem.
Você pode realmente usar o método PARA dessa maneira. Mas, pessoalmente, prefiro tirar meus projetos das minhas esferas para acessá-los rapidamente. Acho mais legível. Esta é também a forma como Tiago Forte estrutura as suas ferramentas. Para o resto deste tutorial, continuarei a tirar meus projetos das minhas esferas, mas no seu caso, você pode muito bem incluí-los, se preferir.
Depois de estruturarmos nosso afazer, adicionamos os mesmos projetos e esferas em todos os outros aplicativos que usamos. Então, se usarmos o Evernote, por exemplo, criaremos uma pilha de Projetos, Áreas, Recursos e Arquivo.
Em nosso computador, encontraremos os mesmos arquivos.
E em cada uma dessas pastas, adicionamos as mesmas subpastas. Aqui estão as subpastas encontradas em Áreas, por exemplo.
Depois de estabelecer essa mesma estrutura em todos os lugares, agora devemos armazenar todos os nossos dados existentes nas pastas corretas.
Todos os nossos arquivos, notas de reunião, documentos Word e Excel… relacionados ao trabalho devem ser movidos para a pasta Trabalho. Todos os documentos que reunimos para a realização de nossos projetos devem ser agrupados nas pastas Projetos. Todos os projetos concluídos devem ser movidos para a pasta Arquivos… Resumindo, devemos pegar todos os nossos dados e reclassificá-los de acordo com o método PARA.
Esse trabalho pode levar tempo, especialmente se você não mexer em seus dados por anos. Mas uma vez que todos os seus dados estejam organizados de acordo com a lógica PARA, você não apenas poderá encontrá-los mais facilmente, mas também saberá exatamente onde armazenar todos os dados futuros recebidos, dando a você uma incrível sensação de ordem e clareza.
Conclusão
PARA é uma sigla que significa Projetos, Áreas, Recursos, Arquivos. É um método simples que permite que você organize sua vida de forma eficaz.
Para aplicá-lo, basta seguir 4 passos:
- Passo 1: Liste suas prioridades
- Passo 2: Liste suas áreas de responsabilidade
- Etapa 3: liste seus interesses
- Etapa 4: estruture seu espaço de trabalho com PARA