O método GTD (Getting Things Done) é sem dúvida um dos métodos de organização mais populares. Foi inventado por David Allen e consiste em ordenar todas as nossas tarefas, projetos, ideias, compromissos, documentos… usando o seguinte sistema:
Nota: Se você quiser saber mais sobre esse sistema, convido você a ler o artigo Como aumentar sua produtividade com o método GTD?
Quando você vê esse método pela primeira vez, você é seduzido por sua lógica. GTD oferece uma maneira de resolver todas aquelas coisas que normalmente atrapalham nossas mentes.
No papel, o sistema, portanto, parece lógico e simples. O problema é quando você começa a aplicá-lo no dia a dia. Rapidamente percebemos que é realmente pesado e complexo.
Leo Bauta, autor do blog Zen Habit , oferece uma versão light do método GTD. Ele o chama de método ZTD (Zen To Done).
O método ZTD pega os melhores aspectos do método GTD e os simplifica.
Neste artigo, veremos quais são os 5 principais problemas do método GTD e como o método ZTD os resolve.
Os 5 problemas do método GTD
GTD e hábitos
O problema com o método GTD é que ele exige a mudança de vários hábitos ao mesmo tempo. Quando adotamos o método, temos que mudar a forma como abordamos nossos projetos, nosso cronograma, nossa forma de ordenar, nossa forma de delegar…
Todos nós sabemos o que acontece quando tentamos mudar muito rapidamente. Rapidamente voltamos aos nossos velhos hábitos.
Se tantas pessoas desistem de suas resoluções de Ano Novo, é porque querem mudar muitas dimensões de suas vidas de uma só vez. Eles querem começar a praticar esportes, meditar , mudar sua dieta…
Mas todas essas mudanças exigem muito esforço e força de vontade.
Para mudar nossos hábitos a longo prazo, devemos fazê-lo gradualmente. É por isso que o método ZTD nos convida a mudar nossos hábitos um a um.
GTD não foca o suficiente na ação
O GTD é uma ótima maneira de classificar todas as nossas tarefas, projetos e ideias, mas muitas vezes acabamos gastando mais tempo classificando nossas tarefas do que realmente executando-as.
Pessoalmente, apliquei esse método por várias semanas e descobri que o GTD às vezes tornava minha organização desnecessariamente complexa. Passei muito tempo imaginando como arquivar minhas tarefas no sistema quando provavelmente teria mais tempo para fazê-las imediatamente.
Ao contrário do GTD, o método ZTD solicita que façamos em vez de classificar .
GTD não oferece estrutura suficiente
Estruturar nossos dias é a melhor forma de avançar em nosso trabalho. Quando você sabe com antecedência quais tarefas realizar e quando, ganha visibilidade e serenidade. Nossos dias são governados como um relógio.
O problema ao aplicar o método GTD é que você não segue nenhuma estrutura. Assim que concluímos uma tarefa, a riscamos da nossa lista de tarefas e passamos para a próxima. Nós realmente não os planejamos, nós os fazemos no dia-a-dia.
O método ZTD aborda este problema de várias formas, nomeadamente definindo antecipadamente as nossas 3 TPIs (as Tarefas Mais Importantes) do dia, criando rotinas diárias e acordando momentos de planeamento.
GTD faz muito
O GTD nos permite classificar absolutamente tudo, nossas tarefas, nossos projetos, nossas ideias, nossos compromissos, nossos favoritos… o que pode parecer bom à primeira vista. O problema é que isso também cria estresse em nossas vidas porque nos sentimos compelidos a arquivar tudo constantemente. Se não o fizermos, sentimos que estamos fazendo as coisas erradas.
Com o método ZTD, não tentamos classificar tudo continuamente. Pegamos o que somos capazes de levar e focamos no que é importante.
GTD não foca o suficiente nos objetivos
Com GTD, não tentamos realmente descobrir se nossas tarefas estão conectadas aos nossos objetivos ou não. Pegamos um pouco de tudo que vem e depois classificamos usando o sistema. Estamos mais em um modo reativo.
O método ZTD é mais proativo. Todos os dias definimos 3 TPIs, ou seja, 3 tarefas que consideramos importantes para atingir os nossos objetivos e as realizamos com prioridade.
Os 10 hábitos do método ZTD
O método ZTD se resume a 10 hábitos. Leo Babauta esclarece que nada nos obriga a aplicar os 10. A ideia é testá-los um após o outro e ver a mudança que faz em nossa vida. Devemos, portanto, ver esses hábitos como avenidas a serem exploradas e não como regras absolutas.
1. Colete
O primeiro hábito é coletar nossas tarefas, projetos ou ideias que vêm à mente e transferi-los para um meio como um caderno, Post-its ou aplicativos .
O meio não importa. Tudo o que importa é que é fácil de usar e transportar. O objetivo é poder descarregar nossa mente a qualquer momento das informações que a atrapalham.
2. Tratar
Lidar consiste em adquirir o hábito de lidar com nossas várias caixas de entrada pelo menos uma vez por dia. Ou seja, nossa caixa de e-mail, nossa caixa postal, nosso sistema de mensagens, nosso notebook, nossa lista de tarefas … todos os lugares (virtuais e físicos) onde encontramos o que chamamos de entrada (e-mails, cartas, mensagens de voz, solicitações , etc)
Quando processamos nossas entradas, começamos no topo da pilha, depois as encadeamos uma após a outra, decidindo a cada vez o que vamos fazer com elas. Para fazer isso, basta usar o método GTD:
- Se o elemento demorar menos de 2 min para fazer, fazemos imediatamente
- Se não for importante jogamos no lixo
- Se for endereçado a outra pessoa, nós o delegamos
- Se você quiser salvá-lo, arquive-o
- Se queremos planejar, adicionamos à nossa lista de tarefas ou ao nosso calendário
Novamente, se você quiser saber mais sobre como lidar com esses diferentes elementos, convido você a ler o artigo: Como aumentar sua produtividade com o método GTD?
3. Plano
Ao aplicar o método ZTD, deve-se escolher diariamente entre 1 e 3 TPIs. Em outras palavras, entre 1 e 3 tarefas que você absolutamente deseja realizar antes do final do dia. Essas são nossas pedrinhas grandes para usar a analogia do professor e do balde .
Devemos realizar esses TPIs preferencialmente no início do dia, quando temos mais energia e concentração.
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4. Agir
Agir é determinar as tarefas importantes do nosso dia e focar exclusivamente nelas, ignorando as distrações.
Para trabalhar de forma eficaz, você precisa fazer uma coisa de cada vez e evitar multitarefas . Temos que pausar, e-mails, smartphone… a hora de realizar nossos TPIs.
Quando você é interrompido por alguém ou alguma coisa, você tem que anotar em algum lugar para se lembrar de lidar com isso mais tarde. Isso não deve nos impedir de continuar nosso trabalho.
Trabalhar em blocos de tempo ininterruptos é a melhor maneira de realizar nosso trabalho.
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5. Sistematizar
Com o método ZTD, as listas contextuais são definidas. Uma lista @work para todas as tarefas relacionadas ao trabalho, uma lista @home para todas as tarefas domésticas, uma @shopping list, para compras…
Mantemos as coisas muito simples. Não há necessidade de sobrecarregar nossa lista de tarefas com dezenas de categorias ou tags. Quanto mais sobrecarregamos nosso sistema, menos o tornamos prático.
Ao simplificar nosso sistema, gastamos menos tempo mantendo-o e mais tempo avançando com nosso trabalho.
6. Organizador
Para poupar tempo, temos de nos certificar regularmente de que tudo está no seu devido lugar: as nossas tarefas, os nossos projetos, as nossas ideias, os nossos documentos… Não devemos esperar que estas coisas se acumulem. É a melhor maneira de manter nosso espaço de trabalho organizado e nossas mentes claras.
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7. Examinador
Toda semana temos que revisar nosso sistema e nossos objetivos. Isso significa reexaminar cada um de nossos objetivos anuais, observando o progresso que fizemos e o que ainda temos que fazer.
Também uma vez por mês, devemos planejar uma revisão mensal de nossos objetivos e, no final do ano, reservar um tempo para fazer uma revisão de final de ano .
Esses diferentes pontos regulares nos permitem ter certeza de que estamos progredindo bem em direção aos nossos objetivos e que não somos distraídos por tarefas acidentais.
8. Simplifique
A maior característica do método ZTD é a simplificação. Devemos desenvolver o hábito de ir ao essencial , de não nos sobrecarregar com coisas acidentais, de definir os objetivos que são realmente importantes para nós e de nos concentrar neles incansavelmente.
Esse conselho parece óbvio, mas às vezes podemos nos surpreender ao ver o quanto carregamos nossos dias com coisas inúteis.
9. Rotina
Definir rotinas nos ajuda a estruturar melhor nossos dias, criar um ritmo constante em nossas vidas e avançar em direção aos nossos objetivos.
As rotinas são únicas para cada indivíduo. Temos que definir algo que funcione para nós. Por exemplo, podemos começar nossos dias fazendo alguns minutos de meditação, seguidos de um pouco de exercício, e depois acabamos cuidando de nossos TPIs.
O interesse dessas rotinas é tornar nossas ações automáticas.
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10. Encontre sua paixão
A melhor maneira de trabalhar produtivamente é encontrar sua paixão. Quando você é apaixonado, você não procrastina. Quando você é apaixonado, acorda todas as manhãs motivado e cheio de energia. Quando você é apaixonado, você está totalmente focado, trabalha em um estado de fluxo . Nossa lista de tarefas se transforma em uma lista de recompensas.
Nossa missão na vida deve, portanto, ser encontrar nossa paixão e permanecer curioso. É a melhor maneira de descobrir novas áreas e ao mesmo tempo descobrir a nós mesmos.
Conclusão
O método ZTD é uma maneira rápida e fácil de se organizar. Utiliza o método GTD e o torna mais leve para torná-lo mais prático.
Como lembrete, este método é baseado em cerca de 10 hábitos:
- Coletar: Grave tudo.
- Oferta: tome uma decisão rápida sobre tudo na sua caixa de entrada, não adie.
- Agenda: Selecione seus TPIs para a semana e para o dia.
- Agir: Complete uma tarefa de cada vez sem se distrair.
- Sistematize: Faça listas simples, verifique-as diariamente.
- Organize: Habitue-se a colocar tudo no seu devido lugar
- Revisão: Revise seu sistema e metas semanalmente.
- Simplifique: reduza seus objetivos e tarefas ao essencial.
- Estabeleça rotinas: estabeleça rituais.
- Encontre sua paixão: encontre um trabalho pelo qual você seja apaixonado.