Mineração de Tarefas

Para melhorar seu desempenho no trabalho, realizar mais em menos tempo e liberar mais tempo livre, você precisa otimizar seus dias. Ou seja, identificar ineficiências no seu dia a dia e substituí-las por melhores métodos, processos e rotinas.

Para isso, você pode se inspirar no que as empresas estão fazendo para melhorar sua produtividade. Eles costumam usar 2 métodos que são certamente questionáveis, mas eficazes: Task Mining e Process Mining .  

Neste artigo, você descobrirá quais são esses métodos e como usá-los para melhorar sua eficácia pessoal.

O que é Mineração de Tarefas?

Quando uma empresa busca otimizar a produtividade de suas equipes, às vezes pode adotar o que se chama de “Task Mining”. Ou seja, utiliza um software que registra anonimamente todas as operações que os funcionários realizam em seus postos de trabalho (consulta de e-mail, planilha, página web, etc.) 

Este software dá-lhes acesso a um registo de eventos que lhes permite saber com precisão como é o seu dia e, assim, detectar oportunidades de otimização. 

pilha de livros
pilha de livros

Então eu sei o que você está pensando:

“O que ?! Policiar os funcionários para torná-los mais produtivos? Vimos melhor como uma abordagem…”

E eu costumo concordar com você. Embora o Task Mining seja uma abordagem eficaz para melhorar a produtividade da equipe, ele ainda tem um lado muito intrusivo e “Big Brother” com o qual não me sinto muito confortável. 

No entanto, acho que a abordagem é relevante quando faz parte de uma abordagem pessoal. Ou seja, quando é você quem decide por vontade própria instalar o software Task Mining em seu computador para analisar seus dias. 

Se você estiver interessado, em alguns instantes darei alguns softwares para fazer essa análise, mas primeiro vamos falar sobre a 2ª maneira que as empresas melhoram sua produtividade: Process Mining (Process Exploration).

O que é Mineração de Processos? (Mineração de Processos)

A Mineração de Processos consiste em examinar os processos de uma empresa para identificar potenciais otimizações.

Então, o que exatamente queremos dizer com “processo”?

Um processo é uma sequência logicamente relacionada de etapas operacionais que podem ser registradas como eventos. Por exemplo, o processo de negócios de uma empresa normalmente se parece com isso:

  • Passo 1: Entrando em contato
  • Passo 2: Análise das necessidades do cliente
  • Passo 3: O lance
  • Etapa 4: Reformulação das objeções
  • Passo 5: Negociação
  • Passo 6: Fechando a venda
  • Passo 7: Mantendo o relacionamento comercial

Cada etapa envolve a execução de tarefas e o uso de software e ferramentas. Com o Process Mining, as empresas exploram seus processos de ponta a ponta para otimizá-los. E para isso, eles novamente usam software de rastreamento. 

Process Mining e Task Mining são, portanto, 2 abordagens complementares, uma vez que uma analisa os processos como um todo e a outra permite examinar detalhadamente a atividade do usuário.

agenda
agenda

Agora que você conhece esses 2 métodos, como você pode usá-los pessoalmente para melhorar sua eficiência? Como você analisa suas tarefas e processos? E como identificar oportunidades de otimização?

Você poderia usar o mesmo software que os usados ​​pelas empresas para fazer este trabalho, o problema é que muitas vezes são caros (contam vários milhares de euros) e seu manuseio é difícil. A boa notícia é que existem alternativas que permitirão que você faça Task Mining e Process Mining de forma gratuita e fácil.

Na próxima parte, você descobrirá quais são essas alternativas e como usá-las para melhorar seu desempenho no trabalho.

Como melhorar seu desempenho no trabalho?

Passo 1: Examine seus dias

Para melhorar seu desempenho no trabalho, comece analisando seus dias. Observe seu tempo de trabalho, suas tarefas, suas rotinas, seus momentos produtivos, seus momentos de distração… 

Para isso, você pode usar aplicativos como RescueTime , Timing ou Clockify . Uma vez instalado em seu computador, eles rastrearão tudo o que você fizer. Você saberá hora a hora o que realizou, verá os aplicativos em que esteve, os sites que visitou, as reuniões que teve. Você também verá quando foi mais produtivo e quando se distraiu. Tudo será apresentado em um relatório detalhado.

A primeira vez que usei um desses aplicativos, fiquei surpreso com quanto tempo estava perdendo com coisas inúteis. Passei muito tempo verificando meus e-mails e mensagens ou analisando minhas estatísticas no Google Analytics. Eu sabia que estava fazendo essas atividades, mas não tinha percebido sua magnitude.

Muitas vezes pensamos que temos uma ideia de como nosso tempo é investido, mas é só quando registramos nossas atividades hora a hora que percebemos que nossa percepção das coisas é completamente tendenciosa. E esse é o objetivo de usar aplicativos de rastreamento de tempo. Um rastreador de tempo não vai mentir para você. Ele coletará dados e mostrará de fato como você passa seus dias, o que permitirá que você faça os ajustes necessários.

planejamento
planejamento

Etapa 2: modele seus processos

Depois de saber como são seus dias, observe mais de perto seus diferentes processos.

Você pode não perceber, mas passa por uma infinidade de processos diariamente. Você os acompanha para prospectar, entregar projetos, criar conteúdo… Cada vez que você faz um trabalho que envolve várias etapas, você segue um processo. E para otimizá-los, basta modelá-los. Vamos dar um exemplo para ver como funciona. 

Digamos que você poste regularmente em seu blog, veja como pode ser o seu processo:

  • Etapa 1: procurando uma ideia de conteúdo
  • Etapa 2: você pensa no seu plano de conteúdo
  • Etapa 3: você escreve seu conteúdo no Google Doc
  • Etapa 4: você transfere o conteúdo para o WordPress
  • Etapa 5: você formata o conteúdo
  • Etapa 6: você publica o conteúdo
  • Passo 7: Você compartilha nas redes sociais

Ao modelar seus processos dessa maneira, você poderá ver o que é problemático e o que pode ser potencialmente otimizado. 

Passo 3: Otimize suas tarefas, projetos, rotinas e processos

Agora que você tem uma ideia clara do que está fazendo hora a hora e já modelou seus processos, é hora de otimizar tudo.

Para fazer isso, analise os dados que você coletou. Talvez ao fazer este exercício você perceba que perde muito tempo fazendo certas tarefas, que certas atividades repetitivas podem ser automatizadas ou que seus processos podem ser simplificados. Sempre que você identificar essas ineficiências, faça a si mesmo as 4 perguntas a seguir:

  • “ Posso eliminá-lo?  (eliminar = remover completamente uma tarefa, projeto, rotina ou etapa do processo)
  • “ Posso sistematizá-lo?  (sistematizar = criar sistemas para facilitar a execução da tarefa, projeto, rotina ou processo)
  • “ Posso automatizar?  (automatizar = usar ferramentas para automatizar algumas ou todas as suas tarefas, projetos, rotinas e processos)
  • “ Posso delegar?  (delegar = transferir todas ou parte de suas tarefas, projetos, rotinas e processos)

Vamos pegar o exemplo do processo de criação de conteúdo que falei um pouco antes e ver como fica quando você se faz essas 4 perguntas. 

  • Passo 1: Procurando uma ideia de conteúdo => Você pode sistematizar este passo tendo uma lista de ideias de conteúdo já pronta.
  • Etapa 2: você pensa em seu plano de conteúdo => Você pode sistematizar essa etapa usando modelos de plano prontos para uso. 
  • Passo 3: Você escreve seu conteúdo no Google Doc => Você pode manter este passo como está ou decidir delegar a escrita.
  • Passo 4: Você transfere o conteúdo para o WordPress / Passo 5: Você formata o conteúdo / Passo 6: Você publica o conteúdo => Você pode automatizar completamente esses 3 passos com Wordable .
  • Passo 7: Você compartilha nas redes sociais => Você automatiza o compartilhamento de conteúdo com uma ferramenta como o Zapier . 
ampulheta
ampulheta

Aqui está o resultado antes e depois da otimização: 

Como você pode ver, o 2º processo é mais curto, mais simples e mais rápido. Ao adotá-lo, você não apenas facilitará sua vida, mas também economizará tempo. E este é apenas um exemplo entre muitos outros. 

Imagine otimizar o processamento de seus e-mails , prospectar, gerenciar seus projetos , fazer anotações , gestão administrativa… você poderá melhorar seu desempenho no trabalho e liberar mais tempo no seu dia.

Conclusão

As empresas usam 2 abordagens para melhorar sua produtividade e eficiência: Task Mining e Process Mining. Estes 2 métodos complementares permitem-lhes analisar e otimizar a sua produtividade.

Para melhorar seu desempenho no trabalho, você pode se inspirar nessas 2 abordagens seguindo estas 3 etapas:

  • Etapa 1: revise seus dias usando software de rastreamento como RescueTime, Timing ou Clockify.
  • Etapa 2: modele seus processos identificando as diferentes etapas necessárias para concluir suas tarefas, projetos e rotinas.
  • Passo 3: Otimize suas tarefas, projetos, rotinas e processos perguntando-se o que você pode eliminar, sistematizar, automatizar ou delegar.

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