O guia de gestão do conhecimento

A Gestão do Conhecimento (GC) , ou gestão sobre o conhecimento , é um conjunto de métodos que visa melhor armazenar, organizar e compartilhar o conhecimento dentro das empresas. Ao otimizar a maneira como gerenciam as informações, eles são capazes de criar mais valor para o mercado e inovar.

Esses métodos também podem nos ajudar a organizar e usar melhor nossos dados pessoais. Isso também é chamado de Gerenciamento de Conhecimento Pessoal (PKM ) .

Se você é como eu, provavelmente consome muita informação diariamente. Entre os artigos e livros que você lê, os vídeos que você assiste, os cursos que você segue, as notas que você faz… você acumula muitos dados ao longo do tempo. E o problema é que nem sempre é fácil saber organizá-los. 

Como resultado, você acaba com uma infinidade de informações espalhadas por todo o lugar. Você os tem no computador, no disco rígido, no smartphone, nos aplicativos, nos notebooks… tudo se mistura. E quando você quer encontrar algo, é um inferno, é como procurar uma agulha no palheiro.

A gestão do conhecimento pessoal evita isso. Ele ajuda você não apenas a organizar e encontrar melhor seus dados, mas também a explorá-los melhor. 

Neste guia, veremos com mais detalhes o interesse de ter um sistema de gerenciamento de dados pessoais, as ferramentas de Gestão do Conhecimento e como melhor gerenciar seu conhecimento passo a passo.

estoicismo
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Os benefícios da Gestão do Conhecimento (GC)

A Gestão do Conhecimento é benéfica por várias razões.

Você faz melhor uso de seus dados 

Ao organizar metodicamente seus dados, tudo está em seu lugar. Você pode encontrá-los mais facilmente e, portanto, fazer melhor uso deles. A qualquer momento você pode trazer informações para produzir um artigo, um vídeo, uma apresentação, um relatório…

Você é como um grande chef que sabe perfeitamente onde estão guardados todos os seus utensílios e ingredientes e que pode tirá-los de olhos fechados para preparar um prato delicioso.

Você economiza tempo 

Quando tudo está organizado e arquivado, você economiza muito tempo. Você sabe exatamente onde encontrar as informações. Você gasta menos tempo pesquisando e mais tempo aproveitando e explorando seus dados, o que melhora seu gerenciamento de tempo .

Você é mais sereno 

Um bom sistema de Gestão do Conhecimento dá-lhe tranquilidade. Encontrar suas informações não é mais uma dor de cabeça, torna-se um prazer. Não há nada mais satisfatório do que saber que tudo o que você armazenou por anos pode ser acessado em segundos.

Então, como você vai criar esse sistema?

Bem, você tem que começar escolhendo sua ferramenta de Gestão do Conhecimento.

Ferramentas de Gestão do Conhecimento (GC)

Há uma infinidade de ferramentas de Gestão do Conhecimento e nem sempre é fácil saber qual escolher. Para determinar qual é o mais adequado para você, você precisa escolher um que corresponda à sua maneira de pensar. 

Existem 3 principais formas de pensar quando se trata de gestão do conhecimento.1

Os arquitetos 

Arquitetos são pessoas que gostam de estruturar e organizar seus conhecimentos de A a Z. Eles querem poder configurar suas ferramentas nos mínimos detalhes. O que eles procuram acima de tudo são ferramentas flexíveis. 

As aplicações mais indicadas para arquitetos: Noção e Coda .

tele trabalho
tele trabalho

Bibliotecários 

Os bibliotecários gostam de coletar informações. Eles querem ser capazes de encontrar facilmente o que armazenaram. Para eles, a melhor forma de organizar e classificar seus conhecimentos é utilizar pastas, subpastas, arquivos e tags. 

Os aplicativos mais adequados para bibliotecários: Evernote , Bear ou Onenote

Os jardineiros 

Jardineiros são pessoas que gostam de coletar e cultivar seus dados. Eles não pensam em termos de pastas, arquivos, compartimentos, mas sim em termos de redes. 

Eles abordam cada informação como um nó que faz parte de uma rede de dados maior. Acima de tudo, eles procuram entender como as coisas estão conectadas umas às outras. 

As aplicações mais adequadas para jardineiros: Roam ou Obsidian 

Leia também: Método Zettelkasten: Como fazer anotações úteis?

Arquitetos, bibliotecários e jardineiros são, portanto, as 3 principais formas de abordagem da Gestão do Conhecimento. 

Agora, não é impossível que você se encontre em várias dessas categorias. Talvez você seja 80% jardineiro e 20% arquiteto ou 70% bibliotecário e 30% arquiteto. 

De qualquer forma, é importante se conhecer bem para escolher o melhor app para você. Se você escolher uma ferramenta sem considerar como opera, acabará com a ferramenta errada. E você não poderá explorar totalmente seus dados. Então, primeiro veja como você pensa antes de olhar para os aplicativos existentes.

Leia também: Os melhores aplicativos para organizar suas tarefas

Como criar seu sistema de Gestão do Conhecimento (GC)?

Existem várias maneiras de criar seu sistema de gerenciamento de conhecimento, dependendo de você ser arquiteto, bibliotecário ou jardineiro. Nas etapas a seguir, sugiro que você crie um deles com o Evernote.

Por que eu escolhi o Evernote?

Porque é um aplicativo confiável que existe há anos, mas também porque facilita a captura, organização e localização de informações.

Portanto, se você deseja seguir os próximos passos, recomendo que baixe o aplicativo Evernote gratuitamente em seu computador e em seu smartphone.

maquina de escrever
maquina de escrever

Nota: não sou afiliado ao Evernote.

Passo 1: Estruture seu sistema com PARA

Para começar, você precisa estruturar seu aplicativo Evernote de acordo com o método PARA. 

PARA é um acrônimo que significa Projeto, Área, Recurso, Arquivo. É a isso que se refere:

  • Projeto : Um projeto é um conjunto de tarefas associadas a um determinado objetivo com um prazo. Por exemplo, preparar uma viagem, desenvolver um aplicativo ou até mesmo organizar uma conferência são projetos.
  • Área de responsabilidade : As áreas de responsabilidade são as grandes dimensões de sua vida pelas quais você é responsável. Eles não têm prazo e você tem que cuidar deles continuamente. Por exemplo, cuidar de sua saúde, praticar esportes ou administrar suas finanças são esferas de responsabilidade.
  • Recurso : Recursos são qualquer coisa que você ache interessante e queira manter em algum lugar para consultar mais tarde. Os recursos podem ser, por exemplo, artigos que você leu, sites que você colocou nos favoritos, notas que você fez em um curso de treinamento.
  • Arquivo : Os arquivos são os elementos inativos das outras categorias. Ou seja, projetos que você concluiu ou abandonou, áreas de responsabilidade com as quais não se importa mais e recursos com os quais não se importa mais.

Então você tem 4 categorias principais:

  • Projeto
  • Área (Área de Responsabilidade)
  • Recurso (Recurso)
  • Arquivo (Arquivo) 

Cada categoria é uma pilha no Evernote. Se você não sabe o que é uma pilha, é uma pasta grande que contém várias subpastas.

Na pilha de projetos, você encontrará todos os seus projetos nos quais está trabalhando atualmente, na pilha de áreas, todas as áreas pelas quais você é responsável, na pilha de recursos os vários assuntos que lhe interessam e em Arquivo os elementos inativos de outras categorias.

Nota: Ao criar suas subpastas, verifique se elas são genéricas o suficiente. Se você estiver interessado em esportes, por exemplo, não crie uma subpasta de tênis, uma subpasta de basquete e uma subpasta de golfe, caso contrário, com o tempo, você acabará com uma lista de subpastas tão longas quanto seu braço, o que fará encontrar informações mais difícil. Em vez disso, crie uma pasta de esporte grande e para indicar qual é o esporte, use tags. Eu vou te contar sobre isso um pouco mais tarde.

Uma vez que você estruturou seu Evernote de acordo com o sistema PARA, você estabeleceu as bases para o seu sistema de Gestão de Conhecimento e pode começar a capturar informações.

Leia também: Método PARA: Como organizar toda a sua vida?

Etapa 2: capturar as informações

Com o Evernote, você pode capturar informações de várias maneiras. 

A primeira maneira é, claro, a tomada de notas tradicional. Para fazer isso, é simples, basta clicar no botão Nova Nota , ou pressionar Ctrl + N no Windows ou Cmd + N no Mac para criar uma nova nota. Então tudo que você tem a fazer é tomar notas como faria normalmente. 

Se você deseja escrever notas mais rapidamente, pode ativar o ditado de voz. Você só terá que falar e o Evernote se encarregará de escrever para você. Para fazer isso, vá para Editar > Iniciar Ditado

Leia também: Os melhores métodos de anotações (software e modelos incluídos)

A segunda maneira de capturar informações com o Evernote é usar o Web Clipper . O Web Clipper é uma pequena ferramenta muito útil que você baixa para o navegador Chrome, Firefox ou Safari e que permite salvar páginas da web de maneira rápida e fácil.

Tenho certeza que isso já aconteceu com você antes. Você lê algo na web e acha que gostaria de salvá-lo em algum lugar. Bem, o Web Clipper permite fazer isso com apenas um clique. O que eu gosto nessa ferramenta é que ela oferece diferentes opções de backup, como:

  • Artigos
  • Artigos simplificados
  • página inteira
  • Favorito
  • Captura de tela

Baixe o Web Clipper gratuitamente no seu navegador e descubra como salvar páginas da web com facilidade.

A terceira maneira de capturar informações é usar a opção de foto/digitalização. Com o aplicativo Evernote, você pode tirar fotos e digitalizar documentos em segundos. Outra maneira de registrar informações visuais.

E a maneira final de capturar informações é fazer anotações em áudio. Para fazer isso, crie uma nova nota e clique no microfone para gravar uma nota de voz.

Com todas as opções de captura que o Evernote oferece, você pode salvar qualquer informação.

Passo 3: Classifique as informações

Depois de capturar as informações, você precisa classificá-las. Para fazer isso, comece escolhendo a pasta apropriada. Por exemplo :

  • Para salvar um artigo sobre produtividade → escolha a pasta de produtividade abaixo da pilha de recursos. 
  • Para uma nota em um curso de finanças → escolha a pasta Finanças abaixo da pilha de Recursos. 
  • Para uma conta de luz → escolha a pasta administrativa abaixo da pilha Áreas.
  • Para uma nota relacionada à organização de suas férias futuras → escolha a pasta de viagem abaixo da pilha de Projetos

Depois de adicionar sua nota à pasta correta, tudo o que você precisa fazer é marcá-la. 

Uma etiqueta é uma etiqueta que adiciona às suas notas que facilita a sua localização mais tarde. As tags fornecem detalhes sobre as informações salvas.

Por exemplo, se você fizer uma anotação em um curso de Finanças, você pode atribuir a tag “curso” para indicar que é um curso, “finanças corporativas” para especificar que tipo de financiamento é e por que não adicionar também uma tag “ {nome do professor}” para indicar o nome da pessoa que ministra este curso.

Essas diferentes tags permitirão que você faça pesquisas dinâmicas posteriormente. Você pode então pesquisar todas as suas notas de curso, ou apenas as de Finanças, ou apenas as de Finanças Corporativas ou mesmo apenas aquelas feitas no curso de um determinado professor. As tags permitem adicionar mais ou menos granularidade à sua pesquisa.

Para criar um sistema de Gestão do Conhecimento eficiente, pense cuidadosamente em como você irá marcar todas as suas anotações. Deve haver alguma lógica por trás de sua abordagem. Se você marcar suas anotações escrevendo um pouco o que passa pela sua cabeça no momento, rapidamente se encontrará com uma infinidade de tags que significam mais ou menos a mesma coisa ou que têm sintaxes diferentes, o que dificultará muito a pesquisa.

espaço de trabalho
espaço de trabalho

Para criar um sistema de tags ideal, você precisa definir uma convenção. Uma convenção é um conjunto de regras que você define para padronizar suas tags.

Aqui estão algumas opções a serem consideradas ao criar seu contrato:

  • Suas tags podem ser plurais ou são apenas singulares?
  • Você se permite usar o inglês em suas tags ou apenas o francês?
  • Você vai usar números? Caracteres especiais?
  • Você está usando todas as letras maiúsculas ou é tudo em minúsculas?
  • Você impõe um limite no número de palavras em suas tags? 

Ao responder a essas poucas perguntas, você poderá marcar melhor suas anotações e, portanto, encontrá-las com mais facilidade.

Etapa 4: encontre as informações

Se você seguiu todas as etapas até agora, todos os seus dados agora devem ser classificados e organizados metodicamente. Para encontrá-los, tudo o que você precisa fazer é digitar alguns comandos no teclado.

Em seguida, escreva algumas palavras-chave para encontrá-lo e o Evernote mostrará todas as notas que contêm essa palavra-chave no título de suas notas, no corpo do texto, nos PDFs que você salvou e até nas fotos se elas contiverem as palavras-chave em questão.

Se tiver poucas notas, esta simples pesquisa será suficiente para encontrar o que procura. Agora, se você tiver centenas ou mesmo milhares de anotações, provavelmente precisará pesquisar um pouco mais.

E é aí que a sintaxe de pesquisa do Evernote é útil.

O Evernote criou uma sintaxe que você pode usar para fazer pesquisas avançadas. Basicamente, essas são frases que você precisa adicionar à janela de pesquisa do Evernote para informar ao aplicativo o que você está procurando.

Aqui estão alguns exemplos : 

  • Escreva “qualquer:” antes do termo de pesquisa. Por exemplo any:course finance e você encontrará todas as suas notas contendo “course” ou “finance”
  • Escreva “tag:” antes do termo de pesquisa. Por exemplo, tag:tools e você encontrará todas as suas notas que contêm as ferramentas de tag
  • Escreva “-tag:” antes do termo de pesquisa. Por exemplo -tag:tools e você encontrará todas as suas notas que não contêm a tag de ferramenta
  • Escreva “intitle:” antes do termo de pesquisa. Por exemplo, intitle:marketing e você encontrará todas as suas notas que contêm a palavra-chave marketing no título
  • Você também pode combinar as sintaxes. Por exemplo, se você escrever intitle:marketing tag:tools, você encontrará todas as suas notas que contêm a palavra-chave marketing no título e que também possuem as ferramentas de tag

Há toneladas de outras frases para fazer sua pesquisa no Evernote. Para saber mais sobre o assunto, recomendo que consulte esta página que lista todas as sintaxes.

Conclusão

Agora você tem todos os elementos para criar seu sistema de Gestão do Conhecimento. Espero que este guia tenha ajudado você a ver as coisas com mais clareza.

Para resumir, aqui estão os principais passos a seguir para criar seu sistema:

  • Passo 1: Estruture seu sistema com PARA. Organize todos os seus dados no Evernote criando 4 grandes pilhas, Projetos, Áreas, Recursos e Arquivos.
  • Passo 2: Capture informações rapidamente usando os diferentes recursos oferecidos pelo Evernote (Web Clipper, foto, digitalização, áudio)
  • Etapa 3: Classifique as informações usando subpastas e tags.
  • Etapa 4: encontre informações usando as várias sintaxes de pesquisa avançada

Fonte :

  1. Como escolher o aplicativo de anotações certo

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