O guia para o método PDCA

O método PDCA (Plan Do Check Act) é um método de melhoria contínua que foi popularizado na década de 1950 pelo Dr. W Edwards Deming. 

Esta abordagem já é bem conhecida das empresas que a utilizam para melhorar o seu desempenho em vendas, marketing, gestão… ou qualquer outro aspecto otimizável.

Este método, muitas vezes apresentado como uma ferramenta para empresas, também pode ser útil para nós pessoalmente. Podemos usá-lo para nos organizarmos melhor, desenvolver novas habilidades, atingir nossos objetivos pessoais ou melhorar nosso próprio desempenho.

Neste artigo, veremos exatamente o que é o método PDCA e como aplicá-lo passo a passo.

Definição de PDCA

PDCA é um acrônimo em inglês que se refere aos termos Plan, Do, Check, Act. Cada termo corresponde a uma etapa do método PDCA.

  • Plan (Planejamento): Este é o passo 1. É aqui que analisamos o problema, definimos nossos objetivos e desenhamos nosso plano de ação.
  • Fazer (Realização): Este é o passo 2. Aqui implementamos nosso plano de ação.
  • Verificação: Na etapa 3, verificamos e medimos os resultados obtidos após a implementação do nosso plano.
  • Agir (Melhoria): A etapa 4 é onde aprimoramos nosso plano de ação e o padronizamos de acordo com os resultados obtidos.

Esses 4 estágios são frequentemente simbolizados pelo que é chamado de Roda de Deming. 

La Roue de Deming

Na Roda de Deming encontramos os 4 passos do método PDCA.

PDCA
PDCA

A cada passo concluído, a roda avança. Não há regressão possível. Esta é também a razão pela qual podemos ver uma cunha no diagrama. A cunha simboliza o fato de que a roda só pode avançar e, portanto, estamos em um processo de progressão constante.

Como aplicar o método PDCA ou Roda Deming?

Etapa 1: planejar (planejamento)

A etapa 1 do método PDCA consiste em:

  • Identifique os problemas a serem resolvidos 
  • Definir metas
  • Defina as ações a serem tomadas 
  • Liste os recursos de que precisamos para realizar nosso plano de ação
  • Defina um cronograma para executar nosso plano
  • Defina quem faz o quê (se várias pessoas estiverem trabalhando neste plano de ação)
  • Definir indicadores de desempenho. Ou seja, as coisas que vamos medir para julgar a relevância de nossas ações.

Todos esses elementos permitem saber exatamente o que devemos fazer para alcançar nossos objetivos.

Se você quer aprender a criar um plano de ação e formatá-lo, explico em detalhes como fazer no guia a seguir:

Como você elabora um plano de ação sólido (e cumpri-lo)?

Etape 2 : Do (Réalisation)

Uma vez definido nosso plano de ação, é hora de implementá-lo. Para isso várias coisas podem ajudar:

  • Saber delegar : Se houver várias pessoas trabalhando no projeto, devemos garantir que todos compreendam as tarefas que lhes incumbem e que as executem conforme o planejado.
  • Mantenha o foco : ao executar um plano, às vezes você pode se distrair com outras tarefas e projetos. É importante manter o foco em nosso plano de ação para realizá-lo de forma eficaz. 
  • Não procrastine : Adiar nossas tarefas até o dia seguinte é um atraso desnecessário. Devemos ter o cuidado de respeitar os prazos para que nosso plano de ação saia conforme o planejado.

Esses 3 elementos contribuem para o sucesso da execução do nosso plano.

Etapa 3: verificar

Depois de executar nosso plano de ação, fazemos um balanço. Usamos os indicadores de desempenho que definimos na etapa 1 para julgar a relevância de nossas ações.

Nosso plano nos permitiu alcançar nosso objetivo? Nosso problema foi resolvido? Conseguimos melhorar nosso desempenho?

Todas essas perguntas permitem fazer um inventário das ações que funcionaram e das que falharam.  

Leia também: 4 perguntas para fazer uma avaliação pessoal de fim de ano eficaz (modelo incluído)

Etapa 4: Agir (Melhoria)

Uma vez que nosso plano de ação tenha sido concluído, 2 cenários são possíveis. Ou nossas ações produzem os resultados esperados ou não. 

Se o plano de ação não produzir os resultados esperados, aprendemos com ele e mudamos completamente nossa abordagem para encontrar uma melhor.

Se produz bons resultados, então nós o mantemos e o melhoramos. Por que melhorar se já funciona? Não esqueçamos que o método PDCA é um método de melhoria contínua, o objetivo é fazer sempre melhor. Vamos, portanto, alterar alguns elementos para ver se isso nos permite ir ainda mais longe.

A conclusão da etapa 4 nos leva de volta à etapa de planejamento 1. Ou seja, definiremos um novo plano de ação com base nas lições do que acabamos de realizar. É por isso que chamamos esse processo de melhoria contínua . Você executa um plano de ação, aprende com ele, cria um plano de ação melhor, aprende novas lições com ele e segue em frente.

Qual é a duração ideal do ciclo PDCA?

O ciclo PDCA refere-se ao tempo necessário para completar as 4 etapas: Planejar, Fazer, Verificar, Agir. Então, qual é o tempo ideal para completar um ciclo inteiro? 1 semana? 1 mês ? 1 ano ?

Para ser eficaz, devemos garantir que o ciclo seja curto o suficiente. Quanto mais curto o ciclo, mais rápido podemos progredir em direção aos nossos objetivos. Apenas um ciclo curto nos permite obter feedback rápido e corrigir nossa trajetória, se necessário. 

Para entender melhor a necessidade de trabalhar em ciclo curto, imagine fazer uma roadtrip em um país que você não conhece. Você olha para o seu mapa pela primeira vez para conhecer a sua rota e depois parte. 

Você dirige por 3 dias seguidos sem olhar para o mapa. Ao final do 4º dia você o consulta novamente para verificar seu itinerário. Você então percebe que se perdeu e que agora está a várias centenas de quilômetros do seu destino. Frustrado, você volta atrás e perde várias horas tentando encontrar o caminho certo.

Se você perde tanto tempo é porque esperou 3 dias antes de consultar novamente seu mapa para verificar se estava se movendo na direção certa.

Se você estivesse correndo em um ciclo curto, não teria esse problema porque teria verificado sua rota regularmente. A cada 2, 3 horas você teria consultado seu mapa para ter certeza de que estava no caminho certo.

Esse é o ponto de ciclos curtos. Isso permite que você se mova em direção a um objetivo, obtenha feedback regular e corrija rapidamente sua trajetória, se necessário.

Para completar um ciclo inteiro, a duração ideal deve ser entre 1 dia e 3 meses. Após 3 meses o ciclo começa a ser muito longo.

Leia também: Como ser continuamente eficaz com o método de 12 semanas?

O método PDCA: Exemplos

O método PDCA: exemplo de negócio

Digamos que geramos $ 200.000 em vendas e nosso objetivo é aumentar nossas vendas em 20% em 3 meses, eis como seria o processo.

Etapas 1: Plano 

Na etapa 1, pensamos em diferentes maneiras de alcançar nosso objetivo. Listamos todas as opções que pensamos para aumentar nossas vendas em 20%.

Feito isso, mantemos as ideias que são viáveis ​​e as adicionamos ao nosso plano de ação, que pode se parecer com este.

Plano 
Plano 

Novamente, se você quiser saber como criar este quadro, tudo o que você precisa fazer é seguir o seguinte guia: Como fazer um plano de ação sólido (e cumpri-lo)?

Indicadores de desempenho também são definidos. Aqui poderíamos nos dar os seguintes indicadores:

  • Vendas geradas ao ligar para clientes existentes
  • Vendas geradas pelo envio de campanhas de e-mail que oferecem -10%
  • Vendas geradas por meio de anúncios do Facebook

Etape 2 : Do 

Quando o plano de ação é estabelecido, começamos a trabalhá-lo com nossas equipes, respeitando os prazos que estabelecemos.

Etape 3: Verifique

Uma vez realizadas as diversas ações, levamos nossos indicadores de desempenho para tirar uma conclusão.

  • Vendas geradas ao ligar para clientes existentes → € 8.000
  • Vendas geradas pelo envio de campanhas de e-mail que oferecem -10% → 14.000€
  • Vendas geradas através de anúncios no Facebook → 20.000€

Total = 42.000 €

Aqui é obviamente a campanha de e-mail e os anúncios do Facebook que funcionam melhor.

Étape 4: Ato

Agora temos que decidir quais melhorias fazer em nosso plano de ação. Sabemos que o que funciona melhor é a publicidade no Facebook e as campanhas de e-mail. Talvez devêssemos concentrar nossos esforços nisso para melhorar nosso plano de ação.

Voltamos então ao passo 1 para definir um novo plano, tendo o cuidado de integrar estes elementos na nossa estratégia. E recomeçamos um ciclo.

O método PDCA: exemplo pessoal

Cenário: Queremos perder 5 quilos nos próximos 3 meses.

Etapas 1: Plano

Aprendemos as melhores formas de perder peso consultando os vários programas desportivos existentes. Chegamos ao seguinte plano de ação:

Corra 3 vezes por semana durante 20 min.

E escolhemos nosso peso como indicador de desempenho.

Etapas 2 : Do

Aplicamos nosso plano de ação e corremos 3 vezes por semana durante 3 meses.

Etapas 3: Verifique

Depois de aplicar nosso plano de ação por 3 meses, subimos na balança e fazemos um balanço. Conseguimos perder o peso que queríamos?

Etapas 4: Ato

Se não conseguimos perder o peso desejado no tempo previsto, isso significa que teremos que revisar nosso plano.

Devemos correr mais? Mais frequentemente ? Devemos mudar nossa alimentação? Obter ajuda de um nutricionista?

São reflexões que devemos ter para elaborar um novo plano de ação. Em seguida, partiremos da etapa 1 para definir um novo plano aprimorado.

Conclusão

Aqui estão as grandes conclusões do método PDCA:

  • O método PDCA/Roda Deming refere-se ao processo de melhoria contínua
  • Este método é aplicado em 4 etapas: Planejar, Fazer, Verificar e Agir.
  • Para melhorar rapidamente, é preciso ter muito cuidado para tornar esses ciclos curtos. Entre 1 dia e 3 meses no máximo.

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