A falta de tempo é um problema que todos nós enfrentamos.
Deve-se dizer que muitas coisas exigem nossa atenção nos dias de hoje. Entre trabalho, e-mails, projetos profissionais e pessoais, filhos, vida social, esporte, tarefas administrativas… há o suficiente para se sentir sobrecarregado.
Então, de onde exatamente vem essa sensação de falta de tempo? E como liberamos mais tempo para as coisas que são realmente importantes para nós?
De onde vem a falta de tempo?
Falta de tempo, um problema de priorização
Se sentimos que estamos ficando sem tempo, muitas vezes é porque temos problemas para priorizar. Tudo é considerado importante e urgente . Então, estamos correndo por aí tentando manter as coisas sob controle.
Somente se dermos um passo para trás, perceberemos que apenas um punhado de coisas realmente importa e o resto tem pouca ou nenhuma importância.
No final das contas, o verdadeiro problema não é tanto a falta de tempo, mas sim a falta de priorização.
Incapacidade de dizer não
A falta de tempo também pode resultar da incapacidade de dizer não.
Quando nos pedem um favor, muitas vezes dizemos sim. Sim para se preparar para a reunião. Sim para co-organizar a viagem de fim de ano. Sim para enviar o relatório. Sim para acompanhar nosso amigo à noite…
Dizemos sim porque queremos fazer o bem, porque queremos ajudar, mas também porque não queremos ofender.
O problema é que ao dizer sim o tempo todo, você acaba se comprometendo com muitas coisas. Como resultado, temos menos tempo para cuidar do que realmente importa para nós.
Estimativa de tempo ruim
Como nos lembra a Lei de Hofstadter , todos nós tendemos a subestimar o tempo que nossas tarefas levam.
Por exemplo, espera-se que uma reunião dure 30 minutos e, finalmente, 2 horas depois, ainda estamos lá. Ou nos damos 3 horas para preparar uma apresentação, mas entre as idas e vindas, os dados que faltam e as modificações de última hora, acabamos gastando 6.
Como pensamos que nossas tarefas levam pouco tempo, somos muito otimistas ao planejar nossos dias . No mesmo dia, realizamos uma reunião de equipe, uma apresentação estratégica, 2 reuniões com clientes. E ainda achamos que temos tempo depois do trabalho para fazer compras, limpar e preparar o jantar.
Mas você sabe tão bem quanto eu, nada nunca sai como planejado. Surgem problemas, nos perguntam, nos deparamos com imprevistos, as reuniões se arrastam… E, finalmente, nunca temos tempo para fazer tudo.
É por todas essas razões que estamos ficando sem tempo.
É porque é difícil priorizar, difícil dizer não e difícil estimar nosso tempo que nos sentimos sobrecarregados o tempo todo.
Então, como você se organiza melhor?
Como ter mais tempo?
Defina suas prioridades
Como acabamos de ver, a falta de tempo muitas vezes nada mais é do que a falta de prioridade.
Para nos organizarmos melhor, devemos, portanto, definir claramente o que é uma prioridade para nós. Para isso, basta se perguntar:
- O que é realmente importante?
- O que nos dá os melhores resultados?
- O que nos deixa mais felizes?
- No que você gostaria de dedicar mais tempo?
Ao responder a essas perguntas, saberemos exatamente o que é essencial. Podemos então eliminar todas as tarefas supérfluas que atrapalham nossa agenda.
Leia também:
- Como priorizar quando tudo parece importante
- Priorize suas tarefas com o método ABCDE
- Gerencie suas prioridades com o método MoSCoW
Excluir tarefas
Nada melhor do que fazer uma grande faxina de primavera em nossa lista de tarefas para liberar tempo.
Para isso, devemos listar em uma folha todas as nossas tarefas, nossos projetos, nossos compromissos, nossas reuniões, nossos eventos… enfim, todas as coisas que planejamos fazer nos próximos dias e semanas.
Então decidimos o que queremos eliminar. Para saber o que eliminar, basta ter em mente nossas prioridades. Se algo não é absolutamente essencial, é eliminado.
Não deve haver pena ou remorso ao fazer este exercício. Se eliminarmos, não é por diversão, é porque é necessário. É porque humanamente não temos tempo para fazer tudo.
Leia também: Como ir direto ao ponto com a produtividade do Haiku?
Automação de tarefas
Se nossas tarefas são repetitivas, mas necessárias, devemos procurar maneiras de automatizá-las para economizar tempo. Além disso, costuma-se dizer em produtividade que, se você fizer a mesma coisa mais de 3 vezes, precisará encontrar uma maneira de automatizá-la.
O melhor exemplo de automação é o de tarefas administrativas. São coisas que fazemos todos os meses e que consomem um tempo considerável.
Tudo isso pode ser automatizado com ferramentas como Hazel ou File Juggler . Este software permite criar regras de automação para classificar automaticamente nossos arquivos e pastas.
Por exemplo, pode-se criar uma regra segundo a qual qualquer fatura salva na pasta de download é renomeada automaticamente de acordo com uma determinada convenção e depois transferida para a pasta apropriada.
Automatizar esse tipo de tarefa administrativa pode economizar várias horas por mês.
Mas a automação não para nas tarefas administrativas. Também podemos criar regras de automação para nossos e-mails.
Muitas vezes nos perguntam as mesmas coisas por e-mail:
- Você poderia me enviar sua última apresentação?
- Você poderia me enviar as faturas do mês de novembro?
- Quais são suas taxas?
- Quando você está disponível?
- Como fazer X, Y ou Z?
Para evitar repetir as mesmas coisas repetidamente, podemos criar regras de automação em nossa caixa de correio.
Para isso, basta identificar determinadas palavras-chave nos e-mails que nos são enviados, escrever um e-mail padrão que aponte para o recurso solicitado e criar regras de automação. Discuto isso com mais detalhes no artigo a seguir:
Responda automaticamente aos seus e-mails com este recurso oculto
Tarefas administrativas e emails são apenas exemplos de automação, mas há muito mais. Você só precisa pesquisar um pouco para encontrá-lo e economizar tempo a longo prazo.
Delegar tarefas
Se uma tarefa não pode ser eliminada ou automatizada, ela sempre pode ser delegada.
Delegar uma tarefa é a maneira mais rápida de economizar tempo. Ao transferir nossas tarefas para outras pessoas, liberamos instantaneamente espaço em nossa agenda.
Por exemplo, podemos delegar tarefas não importantes aos nossos colegas, pedir nossas compras pela internet e mandar entregar, ou até mesmo contratar alguém para fazer certas tarefas para nós.
Por menos de 100€ por mês, alguém pode vir limpar a nossa casa uma vez por semana. E por 300€ por mês podemos ter um assistente pessoal que se encarrega de atender o nosso telefone e os nossos emails. Esses serviços são bastante acessíveis, especialmente quando você considera o tempo que eles nos economizam.
Leia também: Uma abordagem brilhante para delegar tarefas de forma eficaz
aprenda a dizer não
Para reduzir o volume de coisas com as quais nos comprometemos, devemos aprender a dizer não com mais frequência. Dizer não é a melhor maneira de economizar nosso tempo e manter nossa carga de trabalho gerenciável.
Agora dizer não não é fácil. Sempre temos medo de ofender, ferir ou parecer egoístas. Se você tiver problemas para dizer não por esses motivos, recomendo ler A arte de dizer não.
Conclusão
A falta de tempo é um problema muito comum que muitas vezes vem de um problema de priorização, uma incapacidade de dizer não ou mesmo uma má estimativa do nosso tempo.
Para administrar melhor nosso tempo, devemos definir nossas prioridades, eliminar tarefas não essenciais, automatizar ou delegar outras pessoas e aprender a dizer não.