Organização pessoal – Métodos e ferramentas para ser mais organizado

Quer melhorar sua organização pessoal , mas não sabe por onde começar?

Neste guia, você descobrirá os melhores métodos e ferramentas para ser mais organizado. Esses métodos permitirão que você planeje seus dias de forma eficaz, priorize suas tarefas, mas o mais importante, recupere o controle sobre sua vida, seja sua vida profissional ou sua vida pessoal .

Métodos de organização pessoal

método GTD

O método GTD é sem dúvida um dos métodos de organização pessoal mais populares. Ele permite que você tire todas as suas tarefas, projetos e ideias da sua cabeça e organize-os. 

Para isso, basta seguir o seguinte circuito:

Este circuito irá ajudá-lo a lidar com todas as coisas que você precisa fazer. Você saberá se precisa planejá-los, eliminá-los, incubá-los, transferi-los para um arquivo de referência, fazê-los imediatamente, delegá-los, adicioná-los à sua próxima ação ou até mesmo transferi-los para o seu calendário. 

Para saber como aplicar esse método passo a passo, recomendo que você leia: Como organizar sua lista de tarefas com o método GTD?

regras
regras

método ZTD

O método GTD é uma ótima maneira de organizar sua mente de todas as coisas que a preocupam, mas não é para todos. Algumas pessoas até o criticam por ser bastante pesado e complexo. 

É por isso que Leo Bauta, autor do blog Zen Habit, oferece uma versão light do método GTD que ele chama de método ZTD (Zen To Done). 

O método ZTD pega os melhores aspectos do método GTD e os simplifica. Para aplicar esse método, você só precisa adotar um ou mais dos 10 hábitos a seguir:

  • Coletar : Colete todas as suas tarefas, projetos e ideias e escreva-as em algum lugar (caderno, aplicativos)
  • Processar : Processe suas caixas de entrada uma vez por dia (e-mail, caixa de correio, mensagens, notebook, lista de tarefas)
  • Plano : Escolha entre 1 e 3 tarefas que você realmente deseja realizar antes do final do dia.
  • Agir : Concentre-se nas tarefas mais importantes do seu dia e ignore as distrações
  • Sistematize : Organize suas tarefas em categorias amplas. Uma categoria de trabalho, uma casa, uma corrida…
  • Organize : Certifique-se regularmente de que tudo esteja organizado (suas tarefas, projetos, ideias, documentos, etc.)
  • Revisão : A cada semana revise seus objetivos.
  • Simplifique : Desenvolva o hábito de ir direto ao ponto . Não se acumule com tarefas e projetos incidentais, mantenha apenas o essencial.
  • Rotina : Estabeleça rotinas que lhe permitam manter um ritmo constante e avançar em direção aos seus objetivos.
  • Encontre sua paixão : Quando você é apaixonado, não procrastina, investe 100% no seu trabalho. E, em última análise, é a melhor dica de produtividade.

Esses 10 hábitos permitirão otimizar sua organização pessoal. Para saber mais sobre esse método, leia: Método ZTD (Zen to Done): Sucesso sem estresse

tele trabalho
tele trabalho

Método PARA

O método PARA é um sistema universal que permite organizar metodologicamente todos os seus dados, suas notas, seus arquivos, suas pastas, seus e-mails, suas tarefas, seus cursos, seus favoritos…

É também um método de gestão do conhecimento. Ao aplicar o PARA, você consegue organizar melhor todo o seu conhecimento seja em artigos, treinamentos, cursos, conferências, podcasts, vídeos… 

Tiago Forte, o criador do método PARA, explica que é um pouco como construir um segundo cérebro porque com este sistema todos os seus dados são capturados, estruturados e acessíveis a qualquer momento.

Então, o que exatamente significa PARA?

PARA é uma sigla que se refere a:

  • Projeto : Um projeto é uma série de tarefas associadas a um objetivo com um prazo.
  • Área de responsabilidade : Uma área de responsabilidade é uma atividade com um padrão a ser mantido ao longo do tempo.
  • Recurso : Um recurso é um tópico ou tema de interesse contínuo.
  • Arquivo (Arquivo) : Estes são os elementos inativos das outras 3 categorias.

Para ser organizado, você deve, portanto, classificar todos os seus dados entre essas 4 categorias principais. Para saber como, leia o Método PARA: Como organizar toda a sua vida?

Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é um método de organização pessoal que você certamente já ouviu falar. Consiste em organizar todas as suas tarefas de acordo com sua importância e urgência.

Muitas vezes tendemos a confundir esses 2 termos, mas eles são muito diferentes.

Uma tarefa urgente é uma tarefa que você precisa fazer o mais rápido possível. Quando você faz isso, você é pressionado pelo tempo. Em vez disso, você está no modo reativo porque “se submete” à tarefa.

Uma tarefa importante é uma tarefa que contribui para a realização de seus objetivos de longo prazo. Quando você faz esse tipo de tarefa, você está mais no modo ativo porque é você quem decide realizar a tarefa. Não é ela que se impõe a você.

A matriz de Eisenhower consiste, portanto, em classificar todas as suas tarefas de acordo com essas 2 variáveis. Você acaba com 4 categorias principais:

  • Urgente e Importante : Estas são todas as tarefas com as quais você precisa lidar imediatamente
  • Importante, mas não urgente : Estas são as tarefas a serem planejadas para mais tarde
  • Urgente, mas não importante : Estas são as tarefas que você deve delegar
  • Nem urgentes nem importantes : Estas são as tarefas a eliminar

Leia também: Matriz de Eisenhower: Como gerenciar melhor suas prioridades

Método Pomodoro

O método Pomodoro é um método que lhe permite gerir melhor a sua energia e o seu tempo. Graças a ele, você pode controlar seus dias com muito mais eficiência.

Para aplicá-lo, é simples, comece focando em uma determinada tarefa por um intervalo de 25 min (1 intervalo = 1 Pomodoro) e depois faça uma pausa de 5 min. Após esse intervalo, retome o trabalho por 25 minutos e pare novamente por 5 minutos. E continue assim. Após 4 Pomodoros, você pode fazer uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.

Francesco Crillo, o inventor do método, nomeou-o “Pomodoro” (tomate em italiano) como uma lembrança do cronômetro em forma de tomate que ele estava usando ao desenvolver essa técnica.

Leia também: Método Pomodoro: Como melhorar sua gestão do tempo?

Método de bloqueio de tempo

Como você provavelmente já sabe, multitarefa é contraproducente. Fazer várias tarefas ao mesmo tempo desperdiça seu tempo e faz com que você cometa mais erros. O bloqueio de tempo evita precisamente isso. 

Este método consiste em organizar suas semanas em blocos de tempo durante os quais você trabalha em suas tarefas e projetos de forma ininterrupta.

Por exemplo, você bloqueará 1 hora todos os dias entre 11h e 12h para processar todos os seus e-mails ou reservar um horário de 2 horas na terça e quinta-feira para escrever artigos. 

Em vez de dividir sua agenda em mil e uma pequenas tarefas e interrupções, você cria grandes blocos de trabalho durante os quais se concentra totalmente em seu trabalho.

Com este método você consegue organizar seus dias de forma mais eficiente sem ser constantemente interrompido por e-mails, mensagens, solicitações… 

Leia também: Gerencie melhor seu tempo com bloqueio de tempo

ampulheta
ampulheta

Método ABCDE

O método ABCDE é um método simples de priorização que consiste em classificar suas tarefas em 5 categorias principais:

  • A = Tarefas muito importantes : Tarefas muito importantes são aquelas que você absolutamente deve fazer. Estas são as 2, 3 coisas que você absolutamente deve fazer antes do final do dia. Não fazer isso pode ter consequências graves.
  • B = Tarefas Importantes : Tarefas importantes são aquelas que você faz depois de completar as tarefas muito importantes. Elas não são tão importantes quanto as tarefas da Categoria A. A falha em completá-las terá apenas consequências menores.
  • C = Tarefas opcionais : as tarefas opcionais são aquelas que você executa somente se as tarefas nas categorias A e B forem concluídas. Estas são as tarefas bônus. Aqueles que você faz se tiver um pouco de tempo sobrando no dia. Se você não os fizer, não terá realmente nenhuma consequência negativa.
  • D = Tarefas a delegar : As tarefas a delegar são aquelas que você transfere para outras pessoas para liberar seu tempo. 
  • E = Tarefas a eliminar : As tarefas a eliminar são todas as tarefas que deve eliminar da sua lista de tarefas, seja porque não lhe são úteis ou porque já não são relevantes.

Ao categorizar suas tarefas nessas 5 categorias amplas, você saberá exatamente no que se concentrar primeiro.

Leia também: Priorize suas tarefas com o método ABCDE

Método MoSCoW

O método MoSCoW é muito semelhante ao método ABCDE, pois também consiste em classificar todas as suas tarefas em 4 categorias principais. 

  • DEVE FAZER: DEVE TER são as tarefas mais importantes do dia. Estes são os que você precisa priorizar. Eles não são negociáveis, você não deve perdê-los em nenhuma circunstância.
  • FAZER : DEVE TER são tarefas importantes e de real valor agregado. Ao contrário dos MUST HAVES que devem ser processados ​​hoje, os DEVE HAVES podem ser processados ​​mais tarde.
  • SE PUDER FAZER : PODERIA TER são tarefas opcionais. Completá-los é uma vantagem, mas se você ficar sem tempo, PODERIA TER são as tarefas que você ignoraria primeiro.
  • NÃO FAZER : WILL NOTs são as tarefas que você pode querer fazer um dia, mas por enquanto elas não são uma prioridade.

Este método é chamado de MoSCoW porque é um acrônimo para DEVE TER, DEVE TER, PODERIA TER, NÃO. O o não significa nada, eles apenas servem para tornar o método mais fácil de lembrar.

Leia também: Gerenciando suas prioridades com o método MoSCoW

Agora que vimos os principais métodos de organização pessoal, falaremos de algo que os complementa muito bem: ferramentas de organização pessoal.

ferramentas de organização pessoal

Existem centenas de ferramentas por aí e pode ser difícil escolher apenas uma, então aqui estão as que eu recomendo.

mapa mental
mapa mental

Todoist 

O aplicativo Todoist é o que eu uso pessoalmente. O que eu gosto neste aplicativo é que ele vai direto ao ponto . Permite criar tarefas facilmente e organizá-las por projeto, tag e nível de urgência. 

A força do Todoist é que você pode adicionar suas tarefas muito rapidamente graças a um sistema de reconhecimento de idioma. Por exemplo, se você escrever: “ Ligue para Paul em uma semana ” Todoist reconhecerá automaticamente a data e criará um lembrete para você no dia desejado. E se você escrever “ Faça a contabilidade todo dia 25 do mês ”, o aplicativo criará automaticamente uma tarefa recorrente a cada 25. Esse reconhecimento de idioma torna a experiência muito suave e agradável.

Se você quer um aplicativo de tarefas simples, então eu recomendo Todoist.

Tique Tique

Se você deseja um aplicativo simples e minimalista como o Todoist, mas deseja acessar mais alguns recursos, o TickTick é para você. 

O TickTick oferece a mesma funcionalidade do Todoist, você pode criar e organizar facilmente suas tarefas por tag, projeto e nível de urgência, mas vai ainda mais longe.

TickTick também lhe dá acesso a um calendário, permite definir a duração das suas tarefas, criar vários lembretes para não perder nenhum prazo, criar listas inteligentes e ainda dá acesso a um temporizador Pomorodo.

Este aplicativo irá satisfazê-lo se você estiver procurando por simplicidade e recursos ricos.

homem correndo
homem correndo

Trello

O Trello é sem dúvida uma das ferramentas de organização pessoal mais populares. 

Esta ferramenta permite organizar todas as suas tarefas de forma visual graças a um sistema de colunas e cartões. Cada cartão pode representar uma tarefa, um projeto ou uma ideia. Você também pode associá-los a um prazo, etiquetas, fotos, uma descrição ou até mesmo atribuir o cartão a alguém.

O que torna o Trello poderoso são os power-ups. Power-ups são miniaplicativos que estendem a funcionalidade do Trello. Existem centenas de Power-ups, por exemplo um Calendário de Power-ups que dá uma visão geral de todas as nossas tarefas por dia/semana/mês ou mesmo um Power Ups Card Repeater que transforma algumas das nossas tarefas em tarefas recorrentes (praticar desporto 3 uma vez por semana, medite uma vez por dia…)

O Trello é perfeito para gerenciamento de projetos, também é conveniente para colaborar, pois muitas pessoas já estão familiarizadas com a ferramenta.

Notion  

De todas as ferramentas de organização pessoal, Notion é a mais personalizável. Com o Notion, você pode criar seu próprio aplicativo de produtividade do zero. Você pode dar a forma e a funcionalidade que desejar. É uma espécie de Lego dos gerenciadores de tarefas. 

O aplicativo visa substituir vários aplicativos como Google Docs, Evernote, Trello, Dropbox paper… Noção irá atender você perfeitamente.

Todoist, TickTick, Trello e Notion são as ferramentas de organização pessoal que eu recomendo. Se você quiser descobrir mais ferramentas desse tipo, recomendo que você dê uma olhada na página de recursos do Everlaab , você encontrará muitos outros aplicativos lá.

Conclusão 

Tirar algumas horas para otimizar sua organização pessoal é provavelmente uma das coisas mais produtivas que você pode fazer. Aprendendo os métodos certos e usando as ferramentas certas, você poderá economizar um tempo considerável a longo prazo, mas também viver mais pacificamente no dia a dia.

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