Todos nós conhecemos a procrastinação, que é essa tendência irritante de adiar as coisas até o dia seguinte . E todos nós sabemos qual é o problema.
O que é menos conhecido, porém, é que existe outra tendência oposta, igualmente improdutiva, mas que, ao contrário da procrastinação, é bem percebida pela maioria das pessoas.
Isso é precrastinação .
Neste artigo veremos o que é a precrastinação e como superá-la.
O que é precrastinação?
A pré-crastinação é a tendência de querer fazer tudo imediatamente. É o fato de se apressar para realizar determinada tarefa assim que ela se apresenta.
Um cliente nos envia um e-mail para nos solicitar um serviço? Paramos tudo o que fazemos para lhe responder.
Nosso chefe nos pede para fazer um trabalho? Interrompemos nossas tarefas para cuidar deles imediatamente.
A pré-crastinação é muitas vezes o reflexo de pessoas conscienciosas, perfeccionistas, mas também ansiosas.
Poderíamos dizer que este é um bom reflexo porque nossas tarefas são feitas imediatamente, mas isso traz vários problemas:
- Perda de eficiência: Para ser eficiente , devemos nos organizar. Ou seja, definir nossos objetivos, preparar um plano de ação e cumprir nossas tarefas uma após a outra. Quando precrastinamos, toda essa organização entra em colapso porque colocamos o inesperado antes de tudo. A prioridade é dada a novos pedidos que muitas vezes não servem a nenhum propósito.
- Má definição de prioridades: Quando precrastinamos, consideramos que todas as nossas tarefas são importantes e urgentes . Acreditamos que tudo deve ser feito imediatamente. Por isso, estamos constantemente trabalhando com pressa, o que causa muito estresse e ansiedade. Se lermos nas entrelinhas, perceberemos que apenas um punhado de tarefas realmente importa.
- Interrompendo nosso fluxo: Estar no fluxo é estar totalmente focado no que estamos fazendo. Muitas vezes é nesses momentos que produzimos nosso melhor trabalho. A desvantagem de precrastinar é que você é constantemente interrompido por novas tarefas, o que impede que você fique 100% focado.
Querer fazer tudo imediatamente, portanto, não é um reflexo tão bom. Certamente nos tornamos mais disponíveis para os outros, mas o fazemos em detrimento de nossa eficiência e nosso bem-estar.
Por que precrastinamos?
Precrastinamos principalmente por 2 motivos.
A primeira é que tentamos aliviar o estresse causado pelas tarefas da nossa lista de tarefas . Enquanto eles não são realizados, eles nos preocupam. Isso se deve principalmente ao efeito Zeigernik . Realizá-los imediatamente nos permite aliviar nossa carga mental e recuperar um pouco de paz de espírito.
A segunda razão pela qual precrastinamos é manter uma boa auto-imagem. Queremos mostrar aos outros que estamos disponíveis, receptivos e conscientes. Queremos evitar a todo custo sofrer com a culpa do retardatário.
Como superar a pré-crastinação
Respeitar e proteger
Quando precrastinamos, muitas vezes colocamos as prioridades de outras pessoas à frente das nossas. Respondemos aos nossos e-mails imediatamente. Imediatamente pegamos o telefone. Realizamos imediatamente as tarefas que nos são solicitadas.
E, infelizmente, quanto mais nos colocamos à disposição dos outros, mais eles abusam de nossa boa vontade. Você então se torna a pessoa a quem todos recorrem para obter ajuda. O problema é que, ao querer satisfazer a todos, acabamos negligenciando nossos objetivos.
Para parar de precrastinar, devemos perceber que nossos objetivos não são menos importantes que os dos outros . Temos que respeitar uns aos outros. Respeite nossas prioridades, mas mais importante, respeite nosso tempo e nosso bem-estar. Porque só temos uma vida e uma saúde.
Conte aos outros sobre nossa abordagem
Quando precrastinamos, acostumamos os outros à nossa reatividade. Eles sabem que, se nos perguntarem alguma coisa, obterão uma resposta dentro de uma hora.
Agora, se decidirmos nos concentrar em nossas prioridades, inevitavelmente levaremos mais tempo para voltar a elas. Eles então perceberão rapidamente que estamos menos disponíveis.
Para evitar que isso seja mal interpretado, é importante explicar claramente a mudança que você está fazendo e por que está fazendo isso.
Por exemplo, você pode escrever um e-mail como:
Olá,
Você sabe que sou extremamente receptivo e que quando você me pede um serviço, geralmente respondo dentro de uma hora. Só eu percebi que essa reatividade me faz ficar para trás no meu trabalho.
Então resolvi mudar minha forma de me organizar. A partir de agora, lidarei com seus pedidos não mais dentro de uma hora, mas no final do dia.
Portanto, não se surpreenda se seus pedidos não forem processados imediatamente. Estou apenas me dando um pouco mais de tempo para cuidar disso.
Claro, se algo for realmente urgente, me avise e eu cuidarei disso imediatamente. Mas para todo o resto, dê-me um pouco mais de tempo.
Permaneço à sua disposição caso tenha alguma dúvida.
Ao avisar os outros, evitamos quaisquer mal-entendidos.
Dedique tempo para o inesperado
Se precrastinamos muitas vezes é porque tememos não ter tempo para cuidar de nossas tarefas e de repente as fazemos imediatamente.
Uma maneira de superar esse medo é planejar 1 ou 2 horas no final do dia para lidar com o inesperado. Ou seja, bloqueamos um horário no dia durante o qual nada está planejado.
Isso permite, por um lado, ter tempo para gerenciar as solicitações e os possíveis problemas e, por outro, concluir as tarefas que levam mais tempo do que o previsto.
Precrastinar apenas em tarefas que levam menos de 2 minutos
O único caso em que você pode fazer as tarefas que surgem imediatamente é quando elas levam menos de 2 min. Normalmente, se um colega nos pede um documento ou se um cliente nos faz uma pergunta rápida, podemos lidar com isso imediatamente. Isso nos salva de desordenar desnecessariamente nossas mentes com pequenas coisas.
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Conclusão
A precrastinação, que é a tendência de querer fazer tudo logo, não é um bom reflexo ao contrário do que se possa pensar. É tão destrutivo quanto a procrastinação.
Como lembrete, aqui está como evitar a precrastinação:
- Priorize nosso trabalho antes do dos outros
- Conte aos outros sobre nossa abordagem
- Dedique tempo para o inesperado
- Faça tarefas que levam menos de 2 minutos imediatamente