Muitas coisas que fazemos são supérfluas.
Processe nossos e-mails, consulte as redes sociais, leia a imprensa…
Se eliminássemos essas coisas do nosso dia a dia, nossos resultados seriam muito pouco impactados.
Por outro lado, há tarefas que são essenciais. De acordo com a lei de Pareto, são os 20% de ações que nos trazem 80% dos resultados.
Para simplificar nosso trabalho e economizar tempo , devemos aprender a identificar esse punhado de ações que fazem a diferença e eliminam o supérfluo. É o que Leo Babauta, autor do blog Zen Habits , chama de produtividade do Haiku ou a arte de ir direto ao ponto .
Neste artigo veremos o que é a produtividade do Haiku, como ela nos beneficia e como ir ao essencial para viver uma vida mais produtiva e mais zen.
O que é a produtividade do haiku?
Para entender o que é a produtividade do Haiku, é preciso primeiro saber o que é o Haiku.
Haiku é uma forma de poema japonês que é composto por 17 sílabas. São poemas limitados, curtos e impactantes. O objetivo desta arte é dizer muito com muito poucas palavras.
A produtividade do haiku refere-se, portanto, à ideia de realizar um número limitado de tarefas impactantes. É aceitar fazer menos para chegar ao ponto.
O que isso significa concretamente?
Bem, em vez de tentar realizar 15 tarefas no dia, vamos realizar apenas 2-3, por exemplo.
Em vez de nos comprometermos com muitos projetos ao mesmo tempo, realizaremos apenas 1 ou 2, mas teremos tempo para realizá-los.
E em vez de trabalhar 8 horas por dia, vamos trabalhar apenas 6 ou 4.
Em suma, decidimos fazer menos para viver de forma mais simples e pacífica.
Os benefícios de ir direto ao ponto
Então, qual é o ponto de ir para o essencial?
Para ter sucesso , não deveríamos tentar fazer o máximo possível para nos dar todas as chances?
É verdade, afinal, um blogueiro sempre será mais conhecido se escrever mais artigos. Um vendedor sempre encontrará mais clientes se participar de mais eventos. E um freelancer sempre pode assinar mais contratos se oferecer mais serviços aos seus clientes.
“ Se outras pessoas investirem 40 horas por semana e você investir 100 horas, mesmo que você faça a mesma coisa, você realizará em 4 meses o que os outros levarão 1 ano para realizar. ”
ELON MUSK
Por que você quer fazer menos quando fazer mais lhe dá uma melhor chance de sucesso?
Porque fazer mais não vem sem consequências.
Quando adicionamos mais tarefas às nossas tarefas, nos comprometemos com mais projetos e perseguimos mais objetivos, podemos ganhar em produtividade, mas geralmente perdemos uma ou mais das seguintes coisas:
- Nosso tempo livre
- Nossa serenidade
- Nossa saúde
Quando aplicamos a produtividade do Haiku, consideramos que nossos objetivos são importantes, mas mais importantes são nosso tempo livre, nossa serenidade e nossa saúde. Estamos, portanto, prontos para realizar menos tarefas e avançar menos rapidamente em direção aos nossos objetivos para preservar esses valores que nos são caros.
Onde a produtividade tradicional valoriza a quantidade de trabalho realizado, a produtividade Haiku valoriza a simplicidade e o bem-estar.
Esta arte de ir ao essencial é benéfica por vários motivos:
- O Haiku nos permite otimizar nosso tempo: Quando nos impomos uma restrição de tempo, quando dizemos a nós mesmos que vamos trabalhar 1 hora ou 2 horas a menos todos os dias, por exemplo, tentaremos otimizar as horas restantes. Obriga-nos a encontrar formas e truques para sermos igualmente produtivos em menos tempo .
- O Haiku simplifica nossa vida: Quando sempre queremos fazer mais, mais cedo ou mais tarde encontramos problemas organizacionais. Os eventos em que desejamos participar se sobrepõem, os projetos em que nos comprometemos devem ser entregues ao mesmo tempo… Tentar fazer tudo funcionar pode rapidamente se tornar uma dor de cabeça. Quando vamos ao essencial, raramente nos deparamos com esse tipo de complicação devido ao número limitado de atividades que realizamos.
- O Haiku oferece mais serenidade: Abra nossa lista de tarefas e veja 15 tarefas para realizar o suficiente para nos deixar nervosos. Quanto maior nossa carga de trabalho, mais nos sentimos sobrecarregados e estressados. Eliminando o supérfluo e escolhendo apenas as tarefas absolutamente essenciais, tiramos esse peso de nossos ombros e ganhamos em serenidade.
- Haiku nos dá mais satisfação: todos nós conhecemos aquela sensação satisfatória de terminar um dia tendo realizado tudo o que queríamos fazer. Quando aplicamos o Haiku, muitas vezes terminamos nossos dias com esse sentimento. Como nos concentramos apenas em 2-3 tarefas essenciais, temos mais tempo para realizá-las e geralmente as terminamos no tempo previsto.
- Haiku nos poupa tempo livre: Quando aplicamos a abordagem Haiku, organizamos nosso tempo livre não de acordo com nosso trabalho, mas organizamos nosso trabalho de acordo com nosso tempo livre. Se decidirmos liberar uma hora de tempo livre extra por dia, pensaremos nas diferentes maneiras de organizar nosso tempo de trabalho em torno dessa restrição.
Agora que você conhece o Haiku e seus benefícios, veremos concretamente como aplicar esse método (mesmo que você seja um funcionário e seu chefe decida seu horário de trabalho).
Como chegar ao ponto com o Haiku
Aqui estão as 5 dicas para aplicar a produtividade do Haiku:
- Determine quais tarefas são essenciais
- Trate o que é inútil ou supérfluo
- Foque no essencial
- Limite-se a 3 tarefas importantes
- Aplique o Haiku gradualmente
Determine quais tarefas são essenciais
Existem duas maneiras de determinar quais tarefas são essenciais.
Primeiro, você pode olhar para o que fez no passado para descobrir o que funciona melhor. Se você é um vendedor, por exemplo, e tem 15 anos de experiência, sabe o que funciona melhor no seu trabalho. A experiência nos ajuda a saber o que é essencial para atingir nossos objetivos de vendas. Tudo o que você precisa fazer é listar nossas ações anteriores que tiveram o maior impacto. Uma vez que identificamos as 2-3 ações que funcionaram melhor, elas se tornam nossas futuras tarefas principais.
Observação: para nos ajudar a determinar o que funcionou melhor no passado, podemos usar o gráfico de Pareto. Escrevi um artigo inteiro sobre isso:
Lei de Pareto: o guia definitivo para a regra 80/20
A segunda maneira de determinar as tarefas essenciais é obter ajuda do que chamo de Desbravador .
Quando você enfrenta uma nova tarefa ou quando não tem experiência, você não tem dados anteriores para confiar. Então, como você sabe no que se concentrar para obter o máximo de resultados?
Bem, podemos capitalizar a experiência dos outros. Você pode procurar conselhos de pessoas que já conseguiram alcançar os objetivos que deseja realizar. Eles compartilharão conosco o que funciona melhor, o que nos ajudará a determinar quais devem ser nossas principais tarefas.
Para saber mais, convido você a ler o seguinte artigo:
Como Tomar Decisões Melhores com o Princípio dos Desbravadores
Quando escolhemos o que é essencial, podemos fazê-lo de forma mais ou menos agressiva. Por exemplo, você pode decidir que poucas coisas são essenciais e liberar muito tempo livre. Foi isso que Leo Babauta fez quando conduziu seu experimento Haiku. Ele eliminou muitas tarefas de sua pendência para trabalhar apenas 3 dias por semana.
Agora, nem todos podem se dar ao luxo de fazer isso. Quando tivermos menos liberdade para definir nosso horário de trabalho porque estamos empregados, por exemplo, teremos que aplicar o Haiku de forma menos agressiva. Em vez de eliminar 80% de nossas tarefas, podemos eliminar apenas 10 ou 20%.
Isso não significa que não nos beneficiamos do método. Reduzir nossa carga de trabalho em até 10% já é uma simplificação em si. Pode nos poupar mais tempo e serenidade.
Trate o que é inútil ou supérfluo
Depois de determinar o que é essencial, devemos escolher o que queremos fazer com o resto. Goste ou não, algumas coisas precisam ser cuidadas mesmo que não sejam essenciais. Lidar com faturas, por exemplo, pode não ser essencial, mas é uma tarefa que não pode ser ignorada.
Para cuidar de tarefas que não são essenciais, temos 3 opções:
- Eliminar : Se as tarefas são supérfluas, simplesmente nos livramos delas.
- Delegado : Se as tarefas precisam ser feitas, mas não são importantes, elas podem ser delegadas a outra pessoa. Para saber o que delegar, leia meu artigo sobre o método Eisenhower e para saber como delegar, use esta abordagem brilhante .
- Automatize : Se as tarefas são necessárias e recorrentes, podemos encontrar maneiras de automatizá-las. Para ajudá-lo, listei na página Recursos diferentes aplicativos de automação que ajudarão você a realizar determinadas tarefas automaticamente.
Foque no essencial
Se nos dermos ao trabalho de eliminar, delegar ou automatizar nossas tarefas, é para não nos deixarmos distrair na menor oportunidade. O objetivo da produtividade do Haiku é fazer menos, mas também fazer melhor. E para fazer melhor, é importante focar intensamente em nossas tarefas.
Para isso, recomendo os 3 artigos a seguir. Eles ajudarão você a se concentrar intensamente e a organizar melhor seus dias:
- Deep Work: Como se concentrar em um mundo distraído
- Método Pomodoro: Como melhorar sua gestão do tempo?
- A arte de saber dizer não
Limite-se a um máximo de 3 tarefas importantes por dia
Idealmente, o volume de tarefas importantes para realizar diariamente não deve exceder 3. Em outras palavras, a cada dia, devemos listar em nosso afazer 3 tarefas não negociáveis para realizar absolutamente antes do final do dia.
3 é um bom volume. É suficiente para avançar em nossos objetivos (desde que as tarefas sejam relevantes, é claro) e também não é excessivo, o que nos permite avançar em nosso trabalho sem medo de não conseguir terminar tudo.
Agora nada nos impede de adicionar 2 ou 3 outras tarefas bônus. Se terminarmos nossas 3 tarefas importantes do dia com antecedência, podemos nos permitir realizar algumas tarefas adicionais.
Aplique o Haiku gradualmente
Ao aplicar a produtividade do Haiku, isso deve ser feito de forma gradual por vários motivos.
A primeira razão é moral. Simplesmente porque não podemos eliminar repentinamente da nossa lista de tarefas todas as tarefas, projetos e objetivos com os quais já nos comprometemos. As pessoas estão contando conosco e deixá-las para trás seria desrespeitoso. Devemos, portanto, ir pelo menos até o fim do trabalho em que já estamos engajados.
A segunda razão é bastante psicológica. Quando começamos a fazer menos, muitas vezes tendemos a nos sentir culpados. E esse sentimento de culpa é ainda mais forte quando de repente dividimos nosso volume de trabalho por 2 ou até 3 durante a noite. Diminuindo a velocidade gradualmente, ou seja, reduzindo nosso número de tarefas dia após dia… reduzimos gradualmente nosso volume de trabalho, o que nos dá tempo de adaptação.
E a terceira e última razão é técnica. A produtividade do Haiku precisa de alguns ajustes. Quando procuramos trabalhar 1 hora a menos todos os dias (veja 2 dias a menos no caso extremo de Leo Babauta), temos que nos dar tempo para encontrar maneiras inteligentes de automatizar nosso trabalho. E essa fase de experimentação leva tempo. Portanto, não tenha medo de se dar 1 ou 2 meses para encontrar um sistema que funcione para você.
Conclusão
Para ter sucesso, muitas vezes ouvimos que é preciso trabalhar duro , sacrificar-se e fazer o máximo.
O método Haiku oferece uma abordagem diferente. Consiste em fazer menos, mas fazer melhor, ou seja, ir ao essencial, eliminar o supérfluo, simplificar a vida e dar-se mais tempo livre.
Para aplicar a produtividade do Haiku, aqui estão as 5 dicas a serem lembradas:
- Determine quais tarefas são essenciais
- Trate o que é inútil ou supérfluo
- Foque no essencial
- Limite-se a 3 tarefas importantes/dia
- Aplique o Haiku gradualmente