Ocupações na administração pública
Todos aqueles que trabalham em ou para uma autoridade têm um emprego na administração pública. Eles assumem tarefas administrativas para o estado ou outra instituição pública (por exemplo, fundações de direito público) e muitas vezes são funcionários públicos, mas também podem trabalhar como funcionários. Alguns especialistas em administração pública trabalham para o governo federal, alguns para estados ou municípios.
Um trabalho clássico é, por exemplo, o de um escrivão administrativo: ele trabalha em uma instituição pública, como um escritório do cidadão, universidade, escritório da igreja ou escritório de assistência social e cuida, por exemplo, de questões de passaporte, avisos de alunos, certificados de batismo ou pedidos de subsídio de habitação. Especialistas administrativos também são procurados no exterior. Como um especialista administrativo qualificado, por exemplo, você é responsável pelas questões administrativas do serviço de estrangeiros de nível superior: Por exemplo, você realizar notificações e emitir passaportes ou cartões de identificação em missões diplomáticas alemãs no exterior. Como especialista em serviços do mercado de trabalho , você é especificamente responsável pela administração de benefícios de desemprego e benefícios sociais. Os funcionários públicos também incluem professores. Se você está estudando para se tornar um professor sociais, social e ciências humanas , matemática / professores de ciências naturais , professor de desporto ou linguagem professor, você quer se tornar um funcionário público ou você pode cumprir o mandato educacional do Estado como um professor assalariado.
Profissões de administração de empresas
O que deve ser feito no setor público também se aplica ao setor privado. Uma profissão administrativa é praticada por aqueles que têm um foco comercial – ou seja, todos que lidam com questões organizacionais, assumem tarefas de contabilidade ou gestão de pessoal ou têm muito a ver com finanças. Isso inclui os empregos como escriturário industrial , escriturário para comunicações de marketing , comerciante para gerenciamento de escritórios e seguro comercial e financeiro . Também como assistente comercial do escritório / secretaria e como assistente comercial na área de processamento de dados / contabilidade você é responsável por recursos humanos, vendas, administração ou contabilidade?
Outras profissões com tarefas administrativas
As seguradoras de saúde têm especialistas que lidam com a verificação de pagamentos recebidos, processamento de reembolsos de prêmios e reembolsos: Como funcionário da previdência social , você também criará planos de benefícios e aconselhará os clientes sobre todos os aspectos da saúde. Como fiscal, você se concentra no direito tributário e comercial . Você processará declarações de impostos, verificará autuações e cuidará da folha de pagamento. Por outro lado, como especialista em mídia e serviços de informação , você administrará dados, informações e mídia. Você os compra e cuida de empréstimos, devoluções, lembretes e pré-encomendas.
Profissões administrativas que lidam com a lei e a ordem
Um grande número de profissões administrativas está relacionado com a lei e a ordem. Portanto, se você se interessa por normas e textos jurídicos, pode escolher uma das seguintes profissões: auxiliar de notário , auxiliar de justiça ou auxiliar de justiça . O foco dessas ocupações de formação dual é a preparação para o trabalho do notário ou advogado. Como assistente de notário, você redigirá contratos, procurações e testamentos. Você também é responsável por faturar e monitorar as transações de pagamento. Como paralegal, você mantém arquivos, prepara documentos e fica de olho nas datas e prazos importantes. Você é um advogado treinado ?organizar e administrar o trabalho administrativo em tribunais e promotores públicos. Você está familiarizado com procedimentos legais e proteção de dados e lida com questões financeiras. E os funcionários jurídicos também têm muitas tarefas administrativas. Além da responsabilidade de tomar decisões judiciais, são responsáveis pela elaboração de reclamações, cálculo de prazos e fixação de custos.
Atividades
Os especialistas em organização empresarial atuam em todas as áreas especializadas da organização empresarial de uma empresa. Como especialistas comprovados, atuam nas áreas de estrutura, gerenciamento de projetos e processos e, neste contexto, são proficientes em uma ampla gama de métodos e técnicas.
Especialistas em organização corporativa atuam como pessoas de contato entre os departamentos responsáveis e os especialistas em TI. Você está envolvido na criação de dados de teste e na avaliação dos resultados do teste. Você cria regras de arquivamento e descarte e monitora a garantia de qualidade de dados e documentação.
Os especialistas em organização empresarial assumem tarefas exigentes de gestão empresarial. Ao trabalhar em equipes interdisciplinares, eles permitem que seus conhecimentos generalistas fluam para a mudança, as TIC e a gestão da qualidade. Ao planejar e analisar novos projetos, eles levam em consideração as relações comerciais e avaliam os principais números da contabilidade financeira e operacional, bem como da contabilidade.
Para implementar mudanças organizacionais, os especialistas em organização corporativa precisam não apenas de força técnica e metodológica, mas também de habilidades sociais. Você lidera equipes de projeto e atua como um centro entre a administração e os funcionários, entre os negócios e as TIC ou entre a estratégia e a implementação operacional. Ao realizar os projetos, deve-se levar em consideração as diversas normas legais.
Especialistas em organização corporativa mantêm os funcionários informados sobre os processos de mudança na empresa, motivam-nos e dão o suporte de que precisam durante a fase de reestruturação. Sua forma de pensar em rede e boas habilidades em línguas estrangeiras tornam mais fácil para eles negociar com parceiros de negócios e participantes do projeto.
Como faço para construir uma organização eficiente?
Se você deseja administrar uma empresa com eficiência e transparência, precisa de uma organização corporativa . É um termo estabelecido em economia e administração de empresas. A organização especifica as regras e estruturas da empresa. Quanto mais a divisão do trabalho uma empresa trabalha e quanto mais atividades diferentes devem ser realizadas, mais claras as tarefas, deveres e direitos devem ser atribuídos aos trabalhos individuais e seus proprietários .
A organização da empresa unifica e integra o que seria separado por meio da divisão do trabalho. É feita uma distinção entre a estrutura organizacional e a organização do processo .
- A organização de processos trata da estruturação espacial e temporal dos processos de cumprimento das tarefas que surgem na empresa.
- A estrutura organizacional, por outro lado, define principalmente os níveis de hierarquia .
Mesmo na hora de abrir uma empresa, pode ser útil estruturar com clareza os processos de trabalho na prática.
Qual é a organização do processo?
A organização do processo responde às perguntas sobre como funciona uma empresa. Trata da estruturação espacial e temporal dos processos de cumprimento das tarefas que surgem na empresa. Ele especifica regulamentos, sequências ou especificações de tempo para os processos e tenta padronizá-los sempre que possível .
A organização de processos geralmente atende ao objetivo de tornar os processos e procedimentos mais rápidos, mais eficientes, mais transparentes e, acima de tudo, mais econômicos . A palavra-chave é otimização do processo . A organização do processo serve como base para os métodos de gerenciamento lean para a chamada produção lean.
As formas de organização orientadas para o processo mostram-se úteis nas áreas em que as tarefas são caracterizadas por um alto grau de estabilidade e rotina . No interesse de uma produção “mais enxuta”, a organização do processo geralmente tem prioridade sobre a organização hierárquica estrutural, a estrutura organizacional . Às vezes, porém, também é entendido como um acréscimo útil ou necessário à estrutura organizacional .
O que significa organização estrutural (auto-organização)?
Quem é responsável por quê na empresa? Isso é o que a estrutura organizacional representa: ela representa a estrutura hierárquica da empresa e também é chamada de auto-organização. A estrutura organizacional define a atribuição e subordinação dos cargos e departamentos individuais, bem como dos funcionários e cargos. As responsabilidades podem ser derivadas da estrutura organizacional, mas não dos processos de trabalho que passam por departamentos de igual posição.
Enquanto a divisão do trabalho separa áreas cujas atividades não estão diretamente vinculadas, a auto-organização pode ser vista como um elemento vinculante e integrador. Assim, também serve como uma espécie de diretriz para a cultura corporativa .
Com a organização do processo e da estrutura , todas as áreas de atividade da empresa devem ser definidas, atribuídas e delimitadas. Isso permite descrições de cargos e perfis de requisitos claros para os funcionários, por exemplo, em anúncios de emprego.
O que é um organograma?
Um organograma é a representação gráfica da organização de uma empresa . As pessoas pensam figurativamente. Você se orienta opticamente e entende relacionamentos complexos com mais facilidade se eles forem visualizados graficamente .
Um exemplo de organograma na organização de processos é o chamado mapa de processos: ele divide as cadeias de processos em etapas individuais em termos de tempo e espaço. Por exemplo, uma produção desde a entrada de mercadorias das matérias-primas ou peças do fornecedor até a configuração da máquina e fabricação dos produtos finais até sua entrega ao cliente. As interfaces com as áreas afetadas, como compras ou contabilidade, também devem ser visíveis no contexto no mapa do processo .
Na estrutura organizacional, o organograma mostra como a empresa está subdividida em departamentos e áreas de trabalho e quais canais de comunicação existem entre eles. Esse organograma hierárquico pode, por exemplo, ser apresentado na forma de uma árvore de Natal: No topo, a gestão e gestão, incluindo as áreas individuais e subdepartamentos (por exemplo, produção, marketing, administração) como filiais e, se necessário, cada estação de trabalho ou funcionário.
Cada funcionário deve reconhecer sua posição no gráfico da estrutura organizacional e quem está abaixo ou acima dela.
Organização da empresa: clássico versus moderno
As formas clássicas de organização com suas estruturas hierárquicas e rígidas geralmente não atendem aos requisitos da estrutura organizacional de hoje . Em seu lugar, os fundadores podem orientar-se cada vez mais para os modernos conceitos organizacionais, a fim de alcançar a flexibilidade empreendedora exigida pelo mercado . São exemplos a referir, em particular, as formas organizacionais orientadas para a obtenção de sinergias de rede, que podem ser implementadas sob a forma de joint ventures, sistemas de franquia, subcontratados ou empresas virtuais .
Um exemplo de uma forma mais contemporânea de organização operacional é chamada de TQM e significa Total Quality Management . Em um sistema TQM , cada funcionário recebe mais flexibilidade para que possam lidar com processos inteiros de forma independente. Também permite autoajuste e otimização constantes . Quando se trata de atendimento ao cliente, o sistema simplifica o princípio de um contato com base no lema: serviço completo – tudo de uma única fonte.
Gestão da Qualidade
O termo gestão da qualidade resume todas as ações e especificações da organização para otimização de processos e melhoria da qualidade em produtos e serviços. Em setores como a indústria automotiva, aeroespacial ou tecnologia médica, o gerenciamento de qualidade – QM para abreviar – é uma exigência. O mesmo se aplica às subáreas dos cuidados de saúde ou da indústria alimentar.
Os sistemas de gestão da qualidade padronizam os processos ou introduzem padrões mínimos de qualidade . Eles servem para aumentar a eficiência ou garantia de qualidade. Os sistemas de QM são certificados de acordo com padrões internacionais como EN ISO 9001ff para requisitos mínimos, avaliados por meio de auditorias por organizações como a TÜV. Esses padrões são frequentemente usados em publicidade. No entanto, eles nada dizem sobre a real qualidade dos produtos, apenas permitem tirar conclusões sobre a qualidade do processo de fabricação .
Em organizações como os sistemas de franquia , os sistemas QM são usados para autoavaliação e para comparações da empresa , por exemplo, para benchmarking dentro da rede. Você dá aos parceiros individuais a oportunidade de se orientarem em relação às melhores empresas em seu sistema de franquia e de se avaliarem .
Organização em redes de franquias
Os sistemas de franquia são redes de empreendedores independentes. Mas, ao contrário das estruturas organizadas em uma base cooperativa, a franquia não é uma parceria de igual importância. Existe uma estrutura hierárquica com o franqueador ou o centro do sistema operado por ele no topo.
O franqueador detém todos os direitos de propriedade industrial – de marcas e design corporativo a quaisquer patentes ou modelos de utilidade. O franqueado não está apenas autorizado, mas também obrigado pelo contrato de franquia e manuais de administração, a adotar e implementar os requisitos do sistema 1: 1 .
A organização do processo de um sistema de franquia reflete a divisão do trabalho na rede . A sede assume muitas tarefas administrativas, como compras, marketing ou organização. Isso dá aos franqueados locais a oportunidade de usar mais mão de obra para vendas e atendimento ao cliente. Além disso, a sede é responsável pela transferência de know-how, ou seja, treinamento e formação contínua dos franqueados e seus funcionários durante o estabelecimento e durante as operações comerciais em curso.
Conclusão: organização da empresa desde o início
As estruturas mais importantes da empresa já devem ser definidas na fase de preparação para o arranque de uma empresa – a começar pela definição dos processos de trabalho. A empresa pode construir sua organização nesta base e crescer estrategicamente de forma direcionada. Qualquer pessoa que decida abrir uma franquia está integrada em uma infraestrutura funcional desde o início, tanto hierarquicamente quanto operacionalmente.