É realmente possível realizar mais sem trabalhar mais?
A resposta é sim.
Tudo que você precisa fazer é ser produtivo, eficaz e eficiente.
O problema é que essas são habilidades que nunca fomos ensinados a desenvolver.
Na escola, nunca nos ensinaram como ser produtivos, como trabalhar com mais eficiência ou como aprender mais rápido.
Recebemos aulas e depois cabia a nós conseguir tirar boas notas.
Se tivéssemos métodos de trabalho contraproducentes e se gastássemos mais horas do que o necessário para revisar, isso não era realmente um problema, desde que tivéssemos a média para passar na classe superior.
E esse paradoxo realmente não muda quando você entra no mundo do trabalho.
Quando nosso chefe nos dá uma lista de tarefas a cumprir e nos define uma meta a atingir, cabe a nós conseguirmos obter os resultados.
Se nossos métodos de trabalho são contraproducentes e se ficamos até tarde no escritório para terminar nossas tarefas, o problema é nosso. Tudo o que nosso chefe quer é que seus objetivos sejam alcançados, não importa como façamos isso. E quando se trata de julgar nosso trabalho, geralmente é baseado em nossos resultados, não nos métodos que usamos para chegar lá.
Então, naturalmente, como somos constantemente julgados por nossos resultados e não por nossos métodos, nunca somos incentivados a otimizá-los. Resultado? Acabamos usando os mesmos métodos de trabalho ineficientes por anos, mesmo que desperdicem nosso tempo e energia.
É hora de se livrar desses métodos e aprender alguns novos.
Nesta página, você encontrará todos os recursos necessários para ser produtivo, eficaz e eficiente. O objetivo desses recursos é obter melhores resultados mais rapidamente.
Mas antes de chegar ao cerne da questão, vamos fazer uma pequena observação semântica.
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Seja produtivo, seja eficaz e seja eficiente
Ser produtivo, ser eficaz e ser eficiente não significam a mesma coisa ao contrário do que se possa pensar. Há uma diferença muito real entre esses termos. Vamos ver a distinção.
- Ser Produtivo: Diz-se que alguém é produtivo quando faz muito. Se uma pessoa realiza muitas tarefas, por exemplo, diremos que ela é produtiva. E se uma empresa fabrica mais peças do que seus concorrentes, será considerada mais produtiva do que as outras. Então, por trás da noção de produtividade, existe a ideia de quantidade, volume, tamanho.
- Ser eficiente : Alguém que é produtivo não é necessariamente alguém que é eficiente. Se uma pessoa arruma a cama, varre, lava a louça, faz recados e deixa a correspondência, pode-se dizer que teve um dia produtivo. Somente se seu objetivo fosse escrever as primeiras páginas de seu livro, ela teria sido ineficaz. Tudo o que ela realizou não lhe permitiu avançar em direção ao seu objetivo. Ser eficaz, portanto, significa fazer as coisas certas para atingir um determinado objetivo.
- Ser eficaz: Alguém que é produtivo e eficiente não é necessariamente alguém eficiente. Ser eficiente significa encontrar a melhor maneira possível de atingir um determinado objetivo, desperdiçando o mínimo de recursos possíveis. Se uma pessoa completa 15 tarefas em um dia e atinge seu objetivo, diz-se que ela foi produtiva e eficiente. Mas se uma pessoa conseguir obter o mesmo resultado realizando apenas 3 tarefas e gastando metade do tempo, diremos que foi eficiente porque terá alcançado o objetivo desperdiçando menos tempo e energia.
A distinção entre esses termos é sutil, admito, mas é muito real.
Para simplificar, basta lembrar que:
- Ser produtivo = fazer muito
- Ser eficiente = fazer as coisas certas
- Ser eficaz = realizar as tarefas de forma otimizada
Quando você é produtivo, eficaz e eficiente, é quando você obtém os melhores resultados no menor tempo possível. Você não apenas faz um bom trabalho, mas também otimiza seus recursos.
Na próxima parte você verá como desbloquear essa produtividade graças a algumas técnicas e exercícios.
Nota: Acabamos de ver que ser produtivo, eficaz e eficiente não significa a mesma coisa. Mesmo que esses termos sejam diferentes, admito que não faço a distinção no Everlaab. Quando falo em produtividade, também me refiro à eficácia e eficiência. Eu me permito esse amálgama porque fazer a distinção entre esses termos a cada vez seria pesado para escrever, mas também para ler. Então, quando você vir o termo produtividade, saiba que também quero dizer eficácia e eficiência. Agora que esclareci este ponto, vamos ver concretamente como ser produtivo (e, portanto, eficaz e eficiente).
Como ser produtivo
Quando você lê artigos sobre produtividade, geralmente fica com a impressão de que os métodos de produtividade são universais e adequados para todos. E quando eles não funcionam para nós, geralmente concluímos que é porque estamos fazendo as coisas erradas.
Quantas vezes você ouve as pessoas dizerem: “ use a matriz X e você será mais produtivo” ou “ incorpore essa rotina no seu dia a dia e você realizará mais ”?
Você recebe esses métodos sem nem mesmo estar interessado em você e em seu trabalho. Um pouco como ir ao médico e ele te dar um tratamento sem nem te examinar.
Na realidade, cada pessoa é diferente. Métodos que funcionam para os outros podem não funcionar para você e vice-versa.
Quando dizemos, por exemplo, que para sermos produtivos, não devemos olhar nossos e-mails pela manhã. Isso pode ser verdade para um desenvolvedor web, mas para um vendedor esse conselho é contraproducente. Abrir a caixa de e-mail é uma das primeiras coisas que ele deve fazer quando começa o dia. É consultando seus e-mails pela manhã que ele poderá responder rapidamente aos seus prospects e clientes, que poderá organizar ligações e enviar propostas. O conselho “ não lide com seus e-mails de manhã ”, portanto, não funciona para ele.
E quando dizemos que você não deve ser multitarefa para ser produtivo, certamente é relevante para um blogueiro, mas é contraproducente para um chef. Para ser eficaz, um chef deve ser multitarefa com precisão. Ele deve receber pedidos, preparar pratos e gerenciar sua brigada ao mesmo tempo. É pela multitarefa que seus clientes são atendidos na hora.
Se você quer ser produtivo, você deve, portanto, mudar seus métodos de trabalho, mas acima de tudo você deve certificar-se de que eles sejam adaptados a você. E para isso você precisa experimentar para descobrir o que funciona melhor.
Se você deseja ser produtivo no trabalho ou em casa, aqui estão alguns recursos que devem ajudar. Nestes artigos, você descobrirá uma infinidade de métodos. Teste-os e veja qual funciona melhor para você:
- 40 técnicas para ser mais produtivo : Aqui você encontra as melhores técnicas de produtividade. Discutimos em particular o método GTD, a técnica TIO (Touch It Once), a regra dos 2 minutos, a técnica Sandwich, como abordar reuniões de forma mais eficiente, como agrupar suas tarefas e muito mais.
- As 6 armadilhas da produtividade : Nosso cérebro às vezes nos prega peças. Às vezes, podemos ter a impressão de ser produtivos quando objetivamente não o somos. Depois de ler este artigo você poderá detectar melhor quando isso acontece para melhor evitá-los.
- As 11 leis da produtividade : Descubra as 11 leis que lhe permitirão ser mais produtivo todos os dias. Essas leis são fáceis de lembrar e enriquecerão seu pensamento.
- 4 lições estóicas para ser mais produtivo : Os estóicos já falavam em produtividade em seu tempo. Entre seus principais princípios, há 4 lições poderosas que permitirão que você seja mais produtivo.
Os melhores livros para ser produtivo
Se você quiser estudar os métodos de produtividade com mais profundidade, aqui estão os melhores livros de produtividade:
- Organizando para o Sucesso – Método GTD de David Allen (Aff)
- Trabalho Profundo: Encontrando o Foco em um Mundo de Distrações por Cal Newport (Aff)
- A Única Coisa de Gary Keller (Aff)
- Essencialismo por Greg McKeown (Aff)
- Entediado e Brilhante por Manoush Zomorodi (Aff)
- A regra dos 5 segundos de Mel Robbins (Aff)
- Mais esperto mais rápido melhor por Charles Duhigg (Aff)
- Lifehacker por Adam Pash (Aff)
Os limites da produtividade
Quando queremos ser produtivos, muitas vezes tendemos a racionalizar nosso trabalho o máximo possível. Priorizamos, tentamos focar o máximo possível nas coisas que nos trazem mais resultados.
Embora essa seja geralmente uma boa abordagem, você ainda precisa ter cuidado para não ir a extremos. Às vezes, é justamente quando racionalizamos demais as coisas que perdemos oportunidades.
Percebi isso há alguns anos quando era assistente de vendas em uma loja Cartier na Austrália.
Um dia, um russo bastante estranho entra na loja. Ele estava vestido com muita simplicidade e não usava jóias.
Todos os meus colegas se contentaram com um sorriso e um olá para recebê-lo sem ir mais longe. Nenhum deles procurou iniciar uma conversa como normalmente faria com outros clientes. Eles sabiam que era a coisa mais produtiva a fazer.
Quando você vê centenas e centenas de clientes todos os meses, você identifica imediatamente aqueles que podem comprar e aqueles que não podem. E este homem claramente não podia pagar nada na loja. Servir seria, portanto, uma perda de tempo e meus colegas sabiam disso.
Mas eu não sabia disso. Eu era novo na loja e não tinha experiência como vendedor. Eu era incapaz de distinguir entre pessoas que tinham potencial para comprar e aquelas que não tinham.
Na ignorância, decidi, portanto, servir a esse russo. Fiz-lhe perguntas, interessei-me por ele, mostrei-lhe a boutique, servi-lhe um copo de água e um café… enfim, dei-lhe toda a experiência Cartier.
Depois de 40 minutos com ele, ele me agradece e sai sem comprar nada.
Durante esse tempo, meus colegas deram as boas-vindas a outros clientes. E seus clientes não saíram da loja de mãos vazias. Eles haviam comprado vários colares e pulseiras no valor de vários milhares de dólares.
À primeira vista, meus colegas foram mais produtivos do que eu durante esse período. Em 40 minutos, eles tiveram tempo de atender vários clientes e fechar várias vendas enquanto eu tinha acabado de falar com um russo.
Mas eu não tinha ideia do que ia acontecer a seguir.
1 mês depois, o mesmo russo volta, mas desta vez com sua esposa e pede para me ver. Estamos conversando novamente. Ele quer que eu lhe mostre o anel de diamante que viu da última vez.
Eu faço sua esposa experimentar e ela se apaixona pelas joias.
Após cerca de dez minutos, ele me disse:
“ Nós vamos levá-lo. ”
Eu não podia acreditar. Esse cliente que à primeira vista não podia pagar nada na butique tinha acabado de me dizer que queria comprar um anel de US$ 98.000. Foi a maior promoção do mês!
Em choque, convido o casal russo a um dos salões da loja para fechar o contrato. O marido liga para o banco, transfere o dinheiro, assina o contrato e sai sorrindo com a esposa.
A moral desta história é que a produtividade nem sempre é a resposta para tudo.
Se eu tivesse tentado ser produtivo, provavelmente teria passado muito menos tempo atendendo esse cliente russo. Ao analisar seu comportamento, eu teria concluído que passar 40 minutos conversando com ele era uma perda de tempo. Eu teria, portanto, encurtado nosso intercâmbio para focar em outros clientes que tivessem maior poder aquisitivo. Mas é justamente porque me aproximei espontaneamente dele e me dediquei a me interessar por ele que consegui assinar este contrato.
Às vezes é quando você não calcula nada e não planeja nada que você desbloqueia as melhores oportunidades.
Portanto, sempre deixe espaço para a espontaneidade. Não tente racionalizar tudo e planejar constantemente. Tome ações espontâneas de tempos em tempos sem esperar nada em troca.
Tome um café com um empreendedor só para saber mais sobre ele e seu projeto, faça um favor a alguém, organize um evento para conectar as pessoas da sua rede…
Às vezes, essas coisas não vão te fazer bem. Às vezes eles vão te trazer mais do que você pode imaginar. De qualquer forma, você fará do mundo um lugar melhor e isso já é benéfico por si só.