Você está se organizando há um tempo, mas ainda sente que está em uma jornada difícil?
Você tem essa sensação de que quanto mais você se organiza, menos tempo você tem para si mesmo?
Enquanto você vê caras, às vezes não tão bem organizados, mas que parecem ser capazes de realizar muitos projetos, serem produtivos enquanto aproveitam a vida.
E além disso eles são capazes de explicar para você o que aconteceu no último episódio de Games Of Thrones.
Enfurecedor, não é?
E então você diz para si mesmo:
“Ainda assim, eu uso a Matriz Eisenhower!! »
Você diz a si mesmo que esse não deveria ser o seu caso.
Você deve ter mais tempo para si mesmo e ser mais sereno diariamente.
Porque você leu… um dia… que a bem utilizada matriz de Eisenhower permitiu evitar situações de sobrecarga e isso ajudou a enxergar com mais clareza em todas as tarefas a serem realizadas…
Como? Você nunca ouviu falar dessa matriz? Despreocupado. Clique aqui para saber mais sobre a Matriz de Eisenhower.
Uma matriz e 2 dimensões
Em suma, a Matriz de Eisenhower (inventada pelo general Dwight David Eisenhower) permite categorizar as tarefas de acordo com duas dimensões. urgência e importância.
Isso lhe dá 4 tipos de tarefas:
- Tarefas importantes e urgentes (que você fará imediatamente)
- Tarefas importantes e não urgentes (com as quais você começará seus dias)
- Tarefas sem importância e urgentes (que você não fará)
- Tarefas sem importância e não urgentes (que você usará como recompensa).
A priori, essa matriz possibilita tomar melhores decisões.
Mas há um porém.
O que o General Eisenhower estava escondendo de nós
Esta matriz tem duas desvantagens:
1. Primeiro você tem que saber o que é importante.
E que, muitos estão tão ocupados pedalando que perdem a direção. Como disse Stephen Covey em seu livro Prioritizing Priorities ,
você pode passar uma vida inteira subindo uma escada só para perceber quando estiver lá em cima que ela não está encostada na parede certa . Princípio básico de uma boa organização: primeiro lidere, depois gerencie
2. Segundo… estamos em um mundo que nos oferece tantas possibilidades, que é preciso aprender a ponderar as atividades que estão no quadro Importante/não urgente.
Você pode passar a vida investindo seu tempo em tarefas que parecem importantes à primeira vista, mas que não trazem muitos benefícios a longo prazo.
Por exemplo, essas tarefas importantes continuarão chegando até você.
- Sim, você é bem organizado.
- Sim, você sabe como definir prioridades.
- Mas você não cria alavancagem em sua vida diária.
É aqui que quero ajudá-lo a “aumentar” sua matriz para torná-la uma ferramenta que o ajude a economizar tempo a médio e longo prazo. Mas isso é algo que meu professor de administração nunca me explicou.
O que os especialistas em organização não te contam
Fiz cursos de organização individual e coletiva. Em nenhum momento alguém me falou das 3 temporalidades. No entanto, ao conversar com meus leitores organizados, percebi que alguns deles estavam usando o que chamo de “Super Matrix de Eisenhower”.
Esta Eisenhower Super Matrix se baseia no fato de que as consequências de nossas ações têm várias temporalidades.
1. Há temporalidade imediata . Eu faço isso, eu entendo aquilo. Eu assisto Netflix, eu me divirto. Eu pratico esportes, eu sofro.
2. Existe a temporalidade intermediária . Eu faço isso, e eu vou conseguir isso. Eu assisto Netflix, meus projetos não estão avançando e estou perdendo tempo.
Eu me exercito, me sinto bem.
3. Há uma temporalidade distante . Eu faço isso, e talvez eu consiga aquilo. Eu assisto Netflix, me sinto culpado por procrastinar e minha reputação despenca. Pratico esportes, administro melhor meu estresse, durmo melhor e sou mais atraente.
As pessoas realmente produtivas levam em consideração as 3 temporalidades
(Quando digo “pessoas produtivas”, traduza, as pessoas realizam seu projeto sem se matar no trabalho ).
Essas pessoas consideram com muito mais frequência a temporalidade de segundo e terceiro níveis, mesmo que isso signifique menos garantias.
Mas como colocar o dedo nessas temporalidades?
É aqui que apresento a pergunta que me ajuda a “priorizar” as tarefas e atividades que estão no quadrante “Importante e não urgente”.
Quanto tempo durarão os efeitos positivos de minhas ações?
A ideia é identificar as atividades que terão um impacto positivo em sua vida. Não em 1 semana. Não em 1 mês. Mas em 10 anos.
O que quero dizer com impacto positivo?
- Economia de tempo
- Ganho de energia
- ganhando dinheiro
- Ganho de habilidade
- Ganhe conexão social
Pode-se visualizar a “supermatriz de Eisenhower” da seguinte forma:
- Eixo de duração dos efeitos benéficos
- Eixo de recurso necessário
O que você está dizendo? Um exemplo? Sim, aqui está um.
(exemplo) A supermatriz aplicada à minha vida como criadora de conteúdo.
Mais tarde, dou outro exemplo que talvez se adapte mais à sua situação.
Mas vamos começar pelo meu dia a dia: eu crio treinamentos online.
Para ganhar a vida, tenho que trabalhar no eixo visibilidade e no eixo vendas (+ fidelização).
Quando escrevi meu primeiro livro, as empresas me contataram para intervir junto a elas. Como palestrante ou como consultor.
Esta oportunidade pode ser julgada como importante e não urgente. Isso me permite gerar uma grande quantidade de renda em um curto espaço de tempo.
Mas quando eu passo essa atividade pelo filtro “quanto tempo os efeitos vão durar?” (e, portanto, para as consequências do segundo e do terceiro nível ) Percebo que, uma vez terminada a conferência, os esforços que fiz não durarão.
- Talvez eles me liguem de volta.
- Talvez eu pudesse ter outros clientes.
- Mas seja o que for, ainda serão tarefas que exigem que minha presença tenha efeito daqui a 10 anos.
Ao escrever este artigo não me traz nenhum dinheiro (sim, essas palavras que você lê).
Mas uma vez publicado este, enquanto o blog do Simon estiver online, é provável que algumas pessoas ouçam sobre esta disciplina de Organisologia (aliás, se você ler estas palavras, o conceito funciona muito bem…).
Assim, certas ações trazem menos benefícios imediatos, mas maiores benefícios a longo prazo.
E os humanos tendem a favorecer o que traz benefícios imediatos (e prazer).
Afinal, é a causa da procrastinação : se divertir no curto prazo e para o inferno com as consequências tão distantes…
Agora você diz para si mesmo “É muito legal sua coisa Julien… mas eu não sou um blogueiro. Como posso aplicar este conceito no meu dia-a-dia? »
(exemplo) Aqui você está na pele de um gerente
Se você é gerente de uma equipe de 10 representantes de vendas, pode dizer a si mesmo: “Cuido de clientes que geram 5% ou mais das vendas… (clientes grandes)” e deixar os outros clientes para minha equipe. Parece lógico.
Mas uma vez que o cliente esteja satisfeito, ele pode recomendá-lo aos amigos dele e você terá que começar de novo e de novo… até esgotar suas habilidades profissionais .
A menos… a menos que você se faça a seguinte pergunta: Em relação a esta atividade, quais ações poderiam me economizar recursos no futuro?
E nesse momento, a organização se torna criativa! Porque você tem que encontrar soluções nas quais você nem sempre pensa.
Nesse caso, você pode criar um curso para treinar sua equipe para lidar com esses clientes importantes. É certo que isso levará mais tempo do que lidar diretamente com seu cliente e, no curto prazo, será até desagradável.
Porque você terá que criar o curso E cuidar dos clientes. Mas, a longo prazo, essas ações economizarão seu tempo. Porque você terá delegado esta importante atividade.
Bem… tudo isso para me falar sobre delegação? E não, não se trata apenas de delegação. Aqui está o porquê:
1. Ao passar suas atividades importantes e não urgentes pelo filtro das 3 temporalidades, você pode largar certas atividades (por exemplo, estou pensando seriamente em largar as redes sociais… porque assim que paramos de criar conteúdo, caímos no esquecimento).
2. Você também pode pensar em automatizar certas tarefas (como pagar suas contas ou economizar, para citar alguns exemplos).
Apresento um pouco abaixo uma regra que permite saber quando delegar/automatizar uma tarefa.
Em suma, o objetivo deste artigo é fazer você se perguntar quanto tempo durarão os efeitos benéficos de suas ações e pensar um pouco menos nos benefícios imediatos, mesmo que seja uma tarefa importante.
Da minha parte, prefiro ter menos impacto a curto prazo, mas um impacto mais forte, mais estável e que não exija menos a minha presença… quando tiver 40 anos.
Exemplos de terceira temporalidade?
- O livro que escrevi continua vendendo sem meus esforços
- Os treinamentos que ofereço a alguns dos meus leitores continuam vendendo (só tenho que cuidar do suporte)
- Vídeos que fiz há 6 anos continuam a “trabalhar para mim”.
Claro, não há garantias. Os vendedores gostam de prometer garantias. De minha parte, citarei Clint Eastwood:
Se você quer garantias na vida, compre uma torradeira.
Como usar essa “super matriz de Eisenhower”?
1. Comece a categorizar suas tarefas como faria com a matriz de Eisenhower.
2. Em seguida, para tarefas importantes e não urgentes, coloque-as novamente em dois eixos:
– O eixo de efeitos benéficos ao longo do tempo
– O eixo de recursos necessários
E selecione as tarefas que são as tarefas que estão no canto superior esquerdo da “matriz na matriz”.
Não tenho equipe. Não sou blogueiro… é possível delegar ou automatizar tarefas importantes e não urgentes?
Sim.
Quando eu era funcionário, às vezes delegava a correção dos manuais e guias que tinha que criar (mais sua formatação) a serviços online como “vintepila.com.br” ou “fiverr.com”.
Você também pode usar um serviço de digitalização online para que todos os seus e-mails sejam entregues em sua caixa de entrada. Custa 5 euros por mês.
A partir de quando devo delegar…?
De acordo com Rory Vaden, autor do livro Procrastinate on Purpose , se automatizar ou delegar uma tarefa leva 30 vezes o tempo necessário para concluir uma tarefa uma vez, então você precisa fazê-lo.
Por exemplo, se você ainda não paga suas contas online, considere seriamente essa possibilidade. Se você leva 2 horas por mês para ir ao balcão, é normal usar até 60 horas para automatizar essa ação.
Porque uma vez que o sistema esteja instalado… seu retorno sobre o investimento de tempo será de 72 horas após 3 anos.
Este é um exemplo, talvez um pouco exagerado, mas se você começar a contar o tempo que leva para fazer outras coisas, essa economia de tempo aumentará e permitirá que você invista esse tempo em outro lugar.
Pegue o correio por exemplo, você sabia que a empresa Getyourpaperboy permite redirecionar seu correio por menos de 5 euros por mês? Além do tempo economizado, está digitalizado e pronto para ser armazenado em seu disco rígido.
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Em conclusão… a matriz de Eisenhower continua a ser uma boa ferramenta fornecida…
Passar tarefas importantes e não urgentes pelo filtro das 3 temporalidades. Assim, você cria recursos a longo prazo e um efeito de alavancagem é criado. Você poderá realizar seus projetos enquanto acompanha Game of Thrones.