Timeboxing é um método de gerenciamento de tempo que permite priorizar, trabalhar com mais eficiência, limitar distrações e superar a procrastinação. Consiste em planejar suas semanas definindo diferentes blocos de tempo durante os quais você se concentra em suas atividades sem interrupção.
A abordagem é simples, mas sua aplicação pode ser difícil. Neste artigo você descobrirá o que é o timeboxing, quais são seus benefícios e como aplicá-lo passo a passo.
E se você já tentou planejar no passado, mas não funcionou para você, não se preocupe, você também aprenderá a cumprir sua agenda, mesmo que não tenha disciplina e seus dias sejam imprevisíveis.
O que é timebox?
Semelhante ao bloqueio de tempo , o timeboxing envolve alocar blocos específicos de tempo todos os dias para concluir suas tarefas. Por exemplo, você bloqueia 2 horas na segunda-feira de manhã para preparar uma apresentação, 1 hora na terça-feira para processar seus e-mails, 2 horas na quarta e quinta-feira para produzir conteúdo…
Durante esses bloqueios, você não faz nada além da tarefa que planejou. Você não atende o telefone, não fica nas redes sociais, não verifica seus e-mails, apenas faz o trabalho sem ser interrompido.
Quando o tempo acaba, você para de trabalhar, mesmo que não tenha terminado completamente. Ao impor esse limite a si mesmo, você evita que seu trabalho se espalhe e ocupe mais tempo do que o necessário.
Na verdade, a lógica do timeboxing é um pouco a mesma dos exames na escola. Quando você era estudante e tinha 2 horas para escrever sua dissertação, eram 2 horas e nem um minuto a mais. Quando a campainha tocava, você tinha que largar a caneta e entregar o papel, mesmo que não tivesse terminado completamente. Com timeboxing, é a mesma coisa. Você define uma duração para realizar suas tarefas e quando o tempo acaba, você para.
Então, qual é o ponto de trabalhar desta forma?
Os benefícios do timeboxing
Você trabalha mais rápido
Quando você define um limite de tempo para realizar um trabalho, é menos provável que você demore, se precipite e se perca nos detalhes. Porque você procura completar sua tarefa da forma mais eficiente possível no tempo disponível. Esse fenômeno é explicado em particular pelo que é chamado de lei de Parkinson . Este afirma que:
Todo o trabalho tende a se expandir para preencher o tempo disponível
Em outras palavras, quanto mais tempo você se permite realizar algo, mais tempo leva para fazê-lo.
Para dar um exemplo concreto, quando lancei minha agência de marketing em 2018, me dei 3 meses para montar meu projeto. E durante esses 3 meses, encontrei uma maneira de ocupar meu tempo com todo tipo de atividades superficiais como: definir as cores da minha marca, preparar roteiros de chamadas, fazer pesquisas de mercado, desenhar lindos cartões de visita… E no final desses 3 meses meses, eu ainda não tinha um único cliente.
Se eu tivesse me permitido apenas uma semana, eu estaria mais pressionado pelo tempo e não teria ficado tão distraído com todas essas coisas. Terei sido direto ao ponto e terei começado a procurar meus primeiros clientes.
O interesse do timeboxing é evitar espalhar muito seu tempo para realizar suas tarefas da maneira mais rápida e eficiente possível.
Você melhora sua concentração
Timeboxing é o melhor antídoto para multitarefa . Ele ajuda você a ignorar as distrações e se concentrar em uma tarefa de cada vez para que você possa trabalhar no modo Deep Work .
Deep Work é a capacidade de se concentrar sem distração em uma tarefa difícil. É uma habilidade que permite dominar informações complicadas e produzir melhores resultados em menos tempo .
CAL NEWPORT
Ao manter o foco em seu trabalho, você perde menos tempo e energia constantemente pulando de uma coisa para outra e se move mais rápido em suas tarefas.
Você supera o perfeccionismo
Se você é perfeccionista, provavelmente perde muito tempo com detalhes sem importância. Muitas vezes você fica preso nas pequenas coisas que outras pessoas nunca percebem. Eu sei porque sou como você. Mas, graças ao timeboxing, evito que assuma proporções muito grandes.
Por exemplo, para escrever o artigo que você está lendo, dei-me apenas 8 horas e nem um minuto a mais. Porque eu sei que se eu não me der esse limite, vou perder horas reformulando minhas frases várias vezes até ficar perfeita (o que é impossível). Mas, ao me impor essa restrição, forço-me a ir ao essencial e a não torturar minha mente com detalhes.
Você melhora sua capacidade de planejar
Ao adotar o método de timeboxing, você notará rapidamente que poderá planejar melhor suas semanas. Porque você se treinará para estimar o tempo necessário para concluir suas tarefas.
No início, você certamente achará difícil estimar a duração do seu trabalho de parto. Você não saberá se está planejando tempo suficiente ou se está planejando demais. Mas quanto mais você se exercita, mais precisamente você será capaz de definir sua programação. Porque você terá uma história para consultar. Você saberá, por exemplo, que o processamento de seus e-mails leva em média 1 hora por dia e que a prospecção leva 3. Assim, você poderá planejar adequadamente e cumprir sua programação, o que talvez não consiga fazer hoje.
Você está progredindo em seus objetivos
Com o timeboxing, você reserva blocos de tempo não negociáveis em sua agenda para avançar em seus objetivos. Você não trabalha de acordo com seu humor ou seus desejos, segue um plano estratégico que permite avançar a cada dia em direção ao seu objetivo.
Agora que tudo isso foi dito, como aplicar o método de timeboxing diariamente?
Como aplicar o timeboxing passo a passo?
Passo 1: Liste suas tarefas
Comece fazendo um inventário de todas as suas tarefas profissionais e pessoais. Você pode usar um Bullet Journal ou uma ferramenta como Todoist, Notion ou Trello para isso.
Etapa 2: identifique suas tarefas prioritárias
Depois de compilar essa lista, defina o que tem prioridade. Uma boa maneira de descobrir é partir de seus objetivos e identificar as tarefas que decorrem deles.
Se o seu objetivo é aumentar seu faturamento, por exemplo, parece bastante lógico que a tarefa de “contatar 100 novos prospects no LinkedIn” seja uma prioridade maior do que “comprar novos cartuchos para a impressora”.
Para identificar suas prioridades, você deve, portanto, ser claro sobre seus objetivos. Se você tem dificuldade em saber quais são seus objetivos ou o que tem prioridade, convido você a ler o seguinte artigo: Como priorizar quando tudo parece importante?
Passo 3: Timebox suas tarefas para a semana
Agora tudo o que você precisa fazer é reservar slots na sua semana levando em consideração suas prioridades e seu ritmo natural .
Tente o máximo possível agendar suas tarefas prioritárias quando tiver mais energia e motivação. Se você é uma pessoa mais matinal, por exemplo, planeje essas tarefas no início do dia para realizá-las nas melhores condições.
Depois de planejar suas tarefas prioritárias, planeje suas tarefas secundárias, certificando-se de deixar horários livres todos os dias para antecipar possíveis eventos imprevistos.
Seguindo estes 3 passos simples, você poderá investir seu tempo estrategicamente e progredir de verdade em direção aos seus objetivos.
4 dicas para fazer o timeboxing funcionar para você
O timeboxing pode ser difícil de adotar no início, especialmente se você tiver problemas para estimar quanto tempo suas tarefas levam ou seguir sua programação, então aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a fazê-lo funcionar.
Mantenha-se firme em sua organização
Quando você adota o timeboxing, muitas vezes pode ser tentado a levar sua agenda de forma leve e conceder privilégios a si mesmo. Por exemplo, se você definir terça-feira às 11h para trabalhar em sua apresentação, poderá decidir fazer algo completamente diferente quando chegar a hora. E se você tiver um dia agitado, pode remarcar sua manhã no último minuto, mesmo que isso signifique sacrificar o que você considerava uma prioridade.
Para que o timeboxing funcione, você precisa evitar fazer esse tipo de alteração de última hora a todo custo. Suponha que no momento em que você definir um bloco de tempo em seu calendário, você não possa movê-lo. É como um encontro inegociável consigo mesmo.
Aprenda a antecipar melhor
A maior dificuldade quando você inicia o timeboxing é estimar o tempo necessário para realizar suas tarefas. Porque você sempre tenderá a ser excessivamente otimista e subestimar o tempo real que seu trabalho levará.
Para antecipar melhor, planeje como um pessimista. Imagine o pior cenário possível e planeje de acordo. Se, por exemplo, você estima que precisa de 2 horas para concluir uma tarefa, reserve um bloco de 3 horas em sua agenda. Se você conseguir concluir sua tarefa em 2 horas, tanto melhor, poderá antecipar suas próximas tarefas. Se, por outro lado, você demorar mais do que o esperado, terá a largura de banda necessária.
Sempre deixe as zonas de amortecimento
Seu diário não é um Tetris. O objetivo não é empilhar tantos blocos quanto possível para ganhar suas semanas. Pelo contrário, você deve sempre deixar espaços livres entre seus blocos para antecipar potenciais imprevistos.
Você sabe disso tão bem quanto eu, seus dias nunca sairão como planejado. Você sempre terá novas tarefas para fazer, novos problemas para resolver, novas emergências… e a única maneira de lidar com eles com calma é manter espaços em branco onde você não planeja nada.
Agrupe tarefas semelhantes
Para aproveitar ao máximo o timeboxing, você pode agrupar suas tarefas semelhantes para trabalhar mais rápido. A vantagem dessa abordagem é limitar o que é chamado de alternância de contexto ou alternância de contexto .
Quando você passa de uma tarefa para outra de natureza diferente, seu cérebro precisa de tempo para se adaptar. Se, por exemplo, você estiver trabalhando na criação de visuais e continuar com sua contabilidade, seu cérebro precisará de tempo para se adaptar. Você não poderá se concentrar instantaneamente em sua nova tarefa, precisará de vários minutos para entrar no ritmo. Portanto, quanto mais contexto você alternar durante o dia, mais tempo você perderá.
Para evitar isso, agrupe suas tarefas semelhantes. Por exemplo, você pode processar seus e-mails de uma só vez ou fazer várias apresentações de uma só vez. Pessoalmente, combino todas as minhas consultas à tarde. Isso me permite encadear chamadas e estar em uma boa dinâmica para meus clientes.
Conclusão
O Timeboxing é um método simples, mas eficaz, para organizar melhor suas semanas e atingir seus objetivos. Como qualquer método, vai demorar um pouco para se acostumar, mas depois que você se acostumar, você se tornará muito mais organizado e produtivo.